Koncept "revizije osoblja" čvrsto je ušao u kolokvijalne zalihe domaćih tvrtki i poduzeća. Ali ne znaju svi o čemu se radi. U općenito prihvaćenom razumijevanju, revizije osoblja provode se radi ocjene usklađenosti zaposlenika s njihovim trenutnim položajima. Ali u stvari, ovaj pojam ima puno šire značenje.
Što je revizija?
Reviziju osoblja provode posebno obučeni zaposlenici u poduzeću. To je zbog potrebe da se provjere rezultati upravljanja zaposlenicima, njihova interakcija i izgledi na njihovim pozicijama za uspješnost tvrtke.
Revizija osoblja u organizaciji se može po svojoj prirodi pripisati preporukama, a ne obveznoj. Revizija pomaže u analizi situacije koja vlada u poduzeću i pruža mogućnost menadžmentu da odluči o zapošljavanju ili zamjeni zaposlenika. Međutim, pravo donošenja konačne odluke o promjeni osoblja pripada isključivo šefovima tvrtke.
Ciljevi revizije
Revizija ima sljedeće zadatke. Prije svega, zadatak provjere osoblja je zaključiti da stručnjaci ispunjavaju ciljeve poduzeća. Istovremeno, vrijedno je osigurati: poštuju li zaposlenici upute koje su za njih pripremili regulatorni okvir poduzeća, djeluju li u okviru svojih ovlasti, ne prelaze li svoje odgovornosti, koliko brzo osoblje može reagirati na situaciju i donijeti ispravne odluke. Glavni cilj revizije je pravodobno uklanjanje problema i nedostataka u kadrovskoj politici poduzeća.
Predmet revizije je cijelo osoblje jer je on glavno sredstvo uspješnosti poduzeća i dobit od njihovih aktivnosti.
Revizija osoblja je oblik upravljanja, ili bolje rečeno, način praćenja i upravljanja radnom snagom.
Kao i svaki postupak, i revizija se provodi na temelju određenih smjernica. Na jednu od glavnih načela revizije može se pripisati profesionalnosti njegovog izvođenja.
Odabir i provjera osoblja provode posebno obučeni stručnjaci za usklađenost zaposlenika s njihovim položajima. Nadalje, revizorski stručnjaci trebaju imati potrebnu neovisnost i ne bi trebali pokazati pristranost ili ustupiti osoblju koje provode.
Revizija osoblja temelji se na načelima poštenja i otvorenosti; nitko nema pravo utjecati na reviziju donošenja odluka o usklađenosti osoblja s njihovim radnim mjestima.
Kriteriji za ocjenu osoblja
U obavljanju svojih aktivnosti, revizori prvenstveno obraćaju pažnju na usklađenost kvalifikacija osoblja sa zahtjevima njihovih radnih mjesta ili profesionalnih karakteristika. Istodobno, revizori se u pravilu pozivaju na razvijeni objedinjeni referentni knjiga o strukama. Štoviše, recenzenti ocjenjuju korisnost i komplementarnost osoblja. Također je potrebno saznati kako uravnoteženo osoblje koristi svoje radno vrijeme.
Treba napomenuti da revizori prilikom ocjenjivanja osoblja uzimaju u obzir koliko pravilno upravljanje osigurava kadrovsku politiku i koji su pokazatelji prometa osoblja.
Na temelju rezultata revizije, revizori donose odluku o usklađenosti osoblja s pozicijama koje zauzimaju i zahtjevima zakona, kao i daljnje korake za poboljšanje zapošljavanja, uklanjanje nedostatka osoblja, poboljšanje upravljanja i povećanje poštovanja nadređenih među podređenima.
Informacije o reviziji
Određeni su uvjeti i za podatke na temelju kojih se provodi revizija osoblja. Neophodno je da se podaci dobiveni tijekom revizije odnose upravo na razdoblje u kojem su provedeni.Također morate osigurati da se ti podaci primaju u cijelosti, unatoč činjenici da su u potpunosti potrebni ili ne, a odnose se na sve zaposlenike.
Uobičajeno je dobivanje potrebnih podataka u tri oblika. Prvo od njih je dobivanje informacija u obliku grafikona, grafikona, tablica, dijagrama, obično u dokumentarnoj ili elektroničkoj verziji.
Također, jedan od načina percipiranja podataka o osoblju je praćenje u stvarnom vremenu kako osoblje ili podređeni međusobno djeluju.
Drugi način je komuniciranje s zaposlenicima i stjecanje izravnih dojmova o klimi u timu, politici u tvrtki itd.
Metode revizije
Stručnjaci provode reviziju upravljanja ljudskim resursima u tri područja. Prvi od njih ima organizacijski pristup i osmišljen je za provjeru dokumenata za usklađenost sa zakonom. Osim provjere zakonitosti, takvi postupci pomažu da se utvrdi koliko je učinkovito upravljanje osobljem.
Drugi je pristup procjena motivacije i psihosocijalne situacije u timu, odnosa prema rezultatima njihovih aktivnosti, usmjerenosti na ukupni uspjeh tvrtke.
Treće područje je gospodarske prirode i sastoji se u provjeri uspjeha poduzeća.
Klasifikacija revizije
Stručnjaci preporučuju redovito provođenje revizije osoblja i dokumentacije. Većina stručnjaka slaže se da je optimalno razdoblje revizije jednom u dvije do tri godine, ovisno o veličini tvrtke, njenom prometu i, sukladno tome, promet osoblja.
Na temelju učestalosti revizije možemo izvesti sljedeću klasifikaciju.
Prije svega, revizija se može podijeliti na trenutnu, koja se provodi u određenim intervalima, kao i na operativnu, koja se provodi kad se takva potreba naglo pojavi.
Ovisno o cjelovitosti obujma provjerenih podataka, revizija kadrovske politike dijeli se na cjelovitu, lokalnu i tematsku.
Metodama provjere može biti selektivna i složena.
U vezi s razinom revizije, kontrolu može provoditi više rukovodstvo, šefovi odjela ili sama služba za zapošljavanje.
Provesti reviziju kadrovskog potencijala mogu stručnjaci izvana i njihovi stručnjaci. Glavna stvar je da su oni kompetentni u ovom pitanju.
Algoritam revizije
Svaka provjera ima svoje karakteristike. Revizija kadrovske organizacije u pravilu se provodi u nekoliko koraka.
Prva od njih je priprema. U ovoj se fazi stručnjaci suočavaju sa zadatkom formuliranja verifikacijskih zadataka, odabira potrebnih stručnjaka za njegovo provođenje i izdavanja dokumenata.
Zatim slijedi izravna provjera informacija tijekom kojih revizori prikupljaju potrebne dokumente, organiziraju sastanke i razgovore s zaposlenicima, vrše ankete itd.
U trećoj fazi, prikupljeni podaci se provjeravaju i dobiveni rezultati uspoređuju s regulatornim aktima. U posljednjoj fazi, revizori pripremaju rezultate revizije i na temelju njih daju zaključke koji se šalju menadžmentu organizacije.
Revizija traje dva do tri tjedna, rjeđe mjesečno. Trajanje revizije može varirati ovisno o veličini osoblja. Nakon prikupljanja i proučavanja potrebnih dokumenata za sukladnost s pravnim okvirom, ovi se rezultati prikazuju u završnom izvješću. Posebno poglavlje posvećeno im je.
Nakon ponovljene provjere, revizori izrađuju kopiju konačnog sažetka. Ova metoda dokumentiranja rezultata praćenja eliminira mogućnost bilo kakvih pogrešaka. Rezultati se u pravilu prikazuju na listovima formata A-4. Za prosječno poduzeće, volumen će biti oko 50 listova.
Izvješće potvrđuje reviziju i sadrži njegove rezultate.Ovaj dokument sadrži informacije o stanju kadrovske politike u tvrtki, kao i načine ispravljanja nedostataka i savjete za poboljšanje stanja u poduzeću.
U pravilu se izvješće sastavlja na temelju opće prihvaćene sheme i sadrži sljedeće stavke:
- koji su dokumenti ili odjeli provjereni;
- koje su praznine pronađene;
- stručno mišljenje o ispravljanju nedostataka u dokumentaciji;
- podaci o utvrđenim neusklađenjima s primjenjivim zakonom;
- koliko je stvarna prijetnja pravne odgovornosti daljnjim neakcijama;
- Informacije o mogućnosti povrata izgubljenih podataka ili dokumenata.
Sve to pomoći će optimizirati rad bilo kojeg poduzeća, a samim tim i povećati njegovu profitabilnost.
