Potvrđivanje osoblja prilično je važna komponenta upravljanja, a ujedno je i najučinkovitiji oblik procjene osoblja. Obavezna je za one zaposlenike za koje je takav postupak predviđen važećim zakonom.
Dobrovoljno certificiranje osoblja provodi se izravno odlukom menadžerskog tima u cilju optimizacije upravljanja, kao i povećanja učinkovitosti i stabilnosti poslovanja. Vrijedi napomenuti da se ovaj postupak danas, bez pretjerivanja, može nazvati jednim od najpopularnijih oblika procjene zaposlenika, točnije, odgovara li on stvarno položaju koji zauzimaju.
Redovna potvrda osoblja, koja uključuje provjeru poslovnih i osobnih kvaliteta svakog pojedinog zaposlenika, kao i njegovih pokazatelja rada, osigurava praktičnu primjenu rezultata. To pomaže poboljšati zapošljavanje osoblja, kao i stalnom poticanju zaposlenika na poboljšavanje vlastitih vještina. Uostalom, učinkovitost bilo koje tvrtke kombinacija je svih organizacijskih resursa, uključujući i potencijal zaposlenika.
Zašto se to radi?
Prije svega, provodi se certificiranje osoblja kako bi menadžeri mogli donositi određene upravljačke odluke. U početku se procjenjuje kako potencijal zaposlenika pruža tvrtki mogućnost da realizira vlastite ciljeve. Takav je postupak prilično relevantan za perspektivna poduzeća koja se prilično aktivno razvijaju, imaju fleksibilnu strukturu i sustav upravljanja.
Također, zbog toga menadžeri dobivaju informacije koje su im potrebne da bi osigurali najučinkovitiji rad s osobljem. Uz njegovu pomoć mogu prilagoditi aktivnosti i ponašanje zaposlenika, kao i prepoznati ona područja koja zahtijevaju pojačanu kontrolu. Pažljiv razvoj sustava za kretanje radnika osigurava se upravo uz pomoć takvih podataka. Prije svega, ovo je važno pri radu sa stručnjacima. Evaluacija i certificiranje osoblja pruža mogućnost da se osigura mnogo učinkovitije i jeftinije kretanje zaposlenika, posebno ako tvrtka trenutno ima manjak profesionalnog osoblja. Također se razvija i usavršava sustav usavršavanja i usavršavanja osoblja, a odluke u vezi s otpuštanjem različitog osoblja pojednostavljuju se.
Između ostalog, vrijedno je napomenuti da sve faze certificiranja osoblja omogućuju stvaranje sustava motivacije i poticaja za zaposlenike da povećaju učinkovitost svog rada. Kao rezultat toga, povećava se odgovornost svakog zaposlenika za to koliko kompetentno ispunjava svoje dužnosti, a uvode se i poticaji za povećanje profesionalnosti i poboljšanje znanja i vještina. Nemoguće je ne reći da se na taj način pojedinačni ciljevi zaposlenika približavaju onim zadacima koje mora riješiti sama tvrtka.
Koliko je učinkovit?
Učinkovitost vrsta certificiranja osoblja prvenstveno ovisi o tome koliko je dobro provedena procedura, kako se kvalificirani stručnjaci njome bave, a također i kakvim se načelima slijedi kadrovska politika uprave tvrtke.
Sve organizacijske odluke koje se primjenjuju u poduzeću i koje se moraju uzeti u obzir i programirati u procesu pripreme i inicijalnog razvoja sustava certificiranja moraju se predvidjeti kako bi se što manje otežale poteškoće. Neočekivane situacije mogu nastati u samom procesu provođenja provjere, tako da morate učiniti sve što je moguće kako biste ih spriječili. Stoga će postupak certificiranja osoblja postati mnogo učinkovitiji i neće uključivati neočekivane ili netočne trenutke.
Ako osoba ne poznaje pravne aspekte ovjere ili jednostavno ne slijedi načela poput objektivnosti procjene, kao i osiguranja potpune povjerljivosti rezultata, tada će ovaj postupak za društvo dati negativan rezultat, što će se očitovati u pojavi sukoba. i apsolutno neopravdani troškovi vremena.
Koja je svrha?
Svrha certifikacije osoblja je otkrivanje sposobnosti tvrtke u svrhu formuliranja odluka na temelju rezultata procjene, kao i pružanja utjecaja na razinu vjernosti i predanosti zaposlenika tvrtki. Ovo će pomoći da se svaki zaposlenik uključi u strategiju tvrtke. Osiguravanje takvih rezultata može se postići samo ako postoji jasno definiran cilj provođenja ovog postupka, koji se, naravno, može naknadno izmijeniti u skladu sa strategijom organizacije i općim ciljevima, kao i razinom međusobne povezanosti i međuovisnosti ovog postupka s drugim područjima rada s osobljem. Iz tog razloga se takav rad planira i organizira pojedinačno za svaku tvrtku.
Ako se procjena i certificiranje osoblja u poduzeću provode kompetentno, to će se pozitivno odraziti na sve aspekte rada ne samo rukovodećeg tima, već i stručnjaka. Aktivnosti koje su povezane sa samom organizacijom, kao i certificiranje, pružaju puno dublje proučavanje osoblja, poboljšavaju ispravnost njihovog odabira, a također omogućavaju učinkovitiji smještaj osoblja i njegovu upotrebu. Certifikacija motivira za razvoj kreativne aktivnosti i inicijative od strane zaposlenika, što je osobito važno u modernim uvjetima.
Kako se provodi?
Potvrda osoblja, čiji se primjer danas može vidjeti u većini modernih tvrtki, provodi se u nekoliko faza, od kojih se svaka mora provesti izuzetno kompetentno. Ovaj postupak zahtijeva temeljit pristup i pažnju stručnjaka.
Preliminarna faza
U ovom slučaju provodi se priprema projekta provedbe certifikata. Između ostalog, stručnjaci odgovorni za provođenje ovog postupka dokazuju i provode detaljnu prezentaciju za upravljački tim.
Formalizacija standarda, pravila i postupaka
Stručnjaci razvijaju kompletan paket relevantne dokumentacije, kao i donose organizacijske odluke zajedno s upravom tvrtke (ili uprava to radi sama). Pravilna dokumentacija cjelokupnog postupka po prvi puta omogućuje vam pravilno korištenje formiranih metoda potvrde osoblja u budućnosti.
Visoko je preporučljivo da izradite i stavak poput „Propisi o certificiranju osoblja“ koji će nakon toga biti jedinstveni interni regulatorni dokument. Identificirat će zajedničke zahtjeve za učestalost, tehnologiju, postupak certificiranja, kao i ono što uključuje i na koji način treba razvijati.Formalizacija ovog postupka u dokumentarnom formatu izaziva potrebu da se preciziraju i u potpunosti uzmu u obzir sva pravila, udubite u najsitnije detalje, opišete sva moguća pitanja i pojedinosti o načinu održavanja ovog događaja.
Tako će sustav certificiranja osoblja postati vrlo transparentan i stručnjacima razumljiv s tehničkog stajališta.
Probna faza
Kako bi se testirao predloženi postupak, u odjelu za upravljanje osobljem formira se pilot projekt. U ovoj se fazi vrši temeljita provjera i preciziranje svakog pojedinog odjeljka metodologije koji će kasnije koristiti u poduzeću.
trening
Prije svakog postupka certificiranja, koji je unaprijed planiran, stručnjaci odjela za upravljanje osobljem trebali bi provesti detaljan savjetodavni posao. Konkretno, dva tjedna prije provedbe samog postupka objavljuju se detaljni kriteriji, postavljaju se pitanja za ispit, vodi se objasni razgovor, kao i konzultacije o tome što će se raditi i kako.
potvrđivanje
Aktivnosti certificiranja provode se izravno, a provode se u potpunosti u skladu s pravilima i metodama koje je odjel za upravljanje osobljem razvio u ranim fazama.
sažimanje
Menadžment tim donosi upravljačke odluke, a također raspravlja o rezultatima certificiranja u timu. Između ostalog, provodi se i procjena potrebnog razdoblja za daljnje ovjere.
raspored
Raspored koliko često treba provoditi certificiranje osoblja ovisi o tome u kojoj se konkretnoj verziji radi.
- još jedan
Takvo ovjeravanje provodi se najmanje jednom u pet godina, a obvezno je za svakog zaposlenika tvrtke. Osnova za takav postupak su informacije o tome kako profesionalna djelatnost zaposlenika u procesu svog rada tijekom određenog vremenskog razdoblja, kao i kakav doprinos daje kolektivnom radu tima. Te se informacije postupno nakupljaju u zajedničkoj banci podataka i kasnije ih uprava može koristiti za daljnje certificiranje.
- izvanredan
Takvo certificiranje provodi se ako je potrebno procijeniti aktivnosti, kao i individualne kvalitete zaposlenika, ako je potrebno povećati mu radni položaj ili stvoriti rezervu za nominaciju ili odabrati za studij za daljnju prekvalifikaciju. Ako je potrebno, utvrđuju se i razlozi nezadovoljavajućeg rada određene jedinice ili određenog zaposlenika.
- Potvrda o napredovanju u karijeri ili odluka o premještanju zaposlenika u drugu jedinicu
Ovaj se postupak provodi uzimajući u obzir zahtjeve novog predloženog položaja ili nove odgovornosti. Istodobno se određuju potencijalne mogućnosti zaposlenika, kao i na kojoj se razini njegova profesionalna obuka.
- ponovljen
Imenovan je na temelju potvrde, ako je zaposlenik dao određene primjedbe, a utvrđeno je i razdoblje koje ih mora ispraviti. Ovaj postupak se može provesti bilo koji kriterij koristeći bilo koju određenu ili nekoliko metoda istovremeno.
- Istek probnog roka
U ovom se slučaju provodi postupak certificiranja osoblja kako bi se dobio dokumentirani zaključak o rezultatima ovog postupka, kao i dati obrazložene preporuke o tome kako se ovaj zaposlenik može koristiti u budućnosti.
Što se ocjenjuje?
Bez obzira o kojoj se konkretnoj potvrdi radi, određuje se nekoliko osnovnih kriterija.
- Značajke ponašanja
U ovom se slučaju preliminarno analiziraju aktivnosti zaposlenika i utvrđuju određeni standardi ponašanja koji mogu utjecati na radnu učinkovitost. U velikoj većini slučajeva, kriteriji se koriste za procjenu osoblja čiji rad uključuje izravan kontakt s klijentima tvrtke.
- efikasnost
Potrebno je utvrditi točne kriterije rada, detaljno ispituje primjerenost odluka koje donosi zaposlenik, a također procjenjuje i radnje koje je poduzeo. Opcije za mjerenje kriterija uspješnosti uključuju sljedeće: stručno prosuđivanje uprave, procjenu ekonomičnosti zaposlenika i utvrđivanje zadovoljstva kupaca.
- Razina postizanja ciljeva
Zahtijeva obvezno definiranje točnih zadataka kao i kriterija za rješavanje tih zadataka. Omogućuje temeljitu analizu uzroka neuspjeha u postizanju određenog cilja. Mjerne tehnologije uključuju određivanje ekonomskog rezultata, kao i provođenje stručne procjene. Uz to se određuje stupanj izvršavanja službenih dužnosti. Ova se analiza koristi u onim uvjetima kada su odgovornosti za posao jasno definirane i na neki način regulirane.
Između ostalog, vrijedno je napomenuti da se osobnosti zaposlenika također podvrgavaju evaluaciji ako se provodi odabir i daljnje planiranje individualnog razvoja ovog zaposlenika u korist organizacije.
Koji se kriteriji koriste tijekom provjere?
Kriteriji za evaluaciju koji su razvijeni u određenoj tvrtki podijeljeni su u dvije glavne kategorije:
- Profesionalna kompetencija
To uključuje razne kriterije koji su primjereni za posao koji se obavlja, kao i za određenu vrstu aktivnosti. Određuju se rezultati rada koje radnik postiže u procesu izvršavanja svojih dužnosti, kao i kvantitativni i kvalitativni pokazatelji učinkovitosti u svakoj pojedinoj komponenti aktivnosti.
- Korporativna kompetencija
Ova kategorija uključuje kriterije koliko svaki pojedinačni zaposlenik razumije zadatke i ciljeve postavljene u poduzeću, kao i koje ljudske osobine koje bi mu mogle biti korisne ili, obrnuto, naštetiti njegovom radu.
