Bármely szervezet munkája, általában, számos dokumentumhoz kapcsolódik. Ez bejövő levelezés és a neki küldött válaszok, a munkavállalók különféle megrendelései és nyilatkozata, műszaki utasítások és számviteli jelentések. Mindegyik időben történő könyvelést és optimalizálást igényel. A probléma megoldásának egyik lehetősége a dokumentumok leltára.
A törvénynek megfelelően
A vállalkozás irodai munkáját végző szakember a legjobban tudja, mi a dokumentumok leltára. Az év folyamán hatalmas mennyiségű papír halad át rajta. Mindegyik fontos, és mindegyik külön-külön játszik szerepet ennek vagy a kérdésnek a megoldásában. Egyszerűen lehetetlen eldobni az ilyen poggyászot, mivel ezeknek az okmányoknak van egy bizonyos tárolási periódusa, amely alatt érvényesek és hasznosak lehetnek. Az ilyen dokumentumokat általában az archívumban helyezik el, ahol állandóan vannak.
Bármikor elvihetők onnan és felhasználhatók a rendeltetésszerűen. A 2004. októberi „Levéltári ügyekről” szóló szövetségi törvényben az összes lehetséges felsorolás található típusú dokumentumok és mindegyiknek van egy meghatározott határideje, amelyre a tulajdonosnál kell lennie. De hogyan lehet figyelembe venni a tároláshoz kapott óriási mennyiségű papírt? Ehhez van egy dokumentumok leltára. A dokumentumot az archiválásért felelős alkalmazott állítja össze, és kötelező kiegészítése minden tartós tároláshoz benyújtott mappához vagy esethez.
Fontos iratok küldése
A vállalkozás titkára szintén gyakran összeállítja a dokumentumok jegyzékét. Ez nem jelenti a bejövő vagy kimenő levelek regisztrálását. Ehhez minden titkárnak van külön naplója. Itt a levél kézhezvételének vagy elküldésének időpontját ennek megfelelően rögzítik, feltüntetve a dátumot, a címzettet és az ügyvezetőt. A leltár bizonyos esetekben lehet az ilyen levelezésen belül.
Például egy szervezet dokumentumcsomagot küld a címre. Nem lehet csak borítékba helyezni és dobozba dobni bélyegzéssel. Hol van a garancia arra, hogy az iratok teljes mértékben eljutnak? Természetesen, ha ezek prospektusok vagy egyszerű szórólapok, akkor ne aggódjon. Bármikor elküldhetők újra. De néha hivatalos kérésre súlyos dokumentumokat kell küldenie. Ebben az esetben a fő értékpapírokon kívül kísérőlevelet és leltárt kell csatolni a csomaghoz, amely az erre a címre küldött dokumentumok listája lesz.
Dokumentumátvitel
A szerződéskötésben részt vevő alkalmazottak nagyon jól tudják, mi a nyilvántartás a dokumentumokról. Könnyedén elkészíthet mintát.
A lényeg az, hogy ez a cikk tartalmazza az összes szükséges információt:
- A feladó nevét a bal felső sarokban írják, vagy a vállalati bélyegzőt felhelyezik.
- A jobb oldalon található a címzett adatai (a cég neve és a fej teljes neve).
- A központ alatt található a név. Például „A szerződéshez továbbítandó dokumentumok listája” lesz, amelynek számát és dátumát szintén meg kell adni.
- Ezenkívül véletlenszerűen összeállítunk egy táblázatot, amelyben legalább 4 oszlopnak kell lennie (szám sorrendben, a dokumentum neve, száma és dátuma, a példányszám, a lapok száma).
- Ezt követően végleges nyilvántartást vezetnek arról, hogy hány dokumentumot továbbítottak a leltár szerint. Ki kell számítania a mellékletek összes számát.
- Az oldal alján egy feljegyzés található arról, hogy kik továbbították és fogadták ezeket az iratokat, a dátummal, vezetéknévvel és beosztással.
Ez a dokumentumok leggyakoribb listája, amelynek mintáját a tisztviselők a 107-es postai űrlapszám szerint ismerik. A kész űrlapokat bármikor elő lehet venni bármilyen postahivatalban annak érdekében, hogy lassan kitöltsék és ellenőrizhessék azokat a munkahelyen.
Az archiválás finomságai
Az archívum minden alkalmazottja ismeri az ügydokumentumok listáját. Az értékpapírok tárolásra történő átadásakor készülnek. Ez a dokumentum nem csak egy adott mappa tartalma. Ez lehetővé teszi bármikor, hogy rengeteg cikk között megtalálják a szükséges információkat.
A megrendeléseket, jelentéseket és egyéb befektetéseket rendszerezik és összefoglalják egy táblázatban, amely hat kötelező oszlopot tartalmaz:
- Sorozatszám.
- Egy adott dokumentum indexe a nómenklatúrával összhangban.
- A dátum (a regisztrációkor feltüntetett).
- Cím (megrendelés, levél, szerződés).
- Lapszámok.
- Megjegyzés.
Az asztal lehet elég nagy. Mindenesetre a végén mindenképpen végleges nyilvántartást kell készíteni arról, hogy hány dokumentum szerepel a benne, valamint a kiszámolt oldalak teljes számáról. Most egy ilyen mappába tekintve könnyedén megtalálhatja a kívánt papírt a kívánt paraméterekkel, anélkül, hogy bármilyen különleges erőfeszítést tennie.
A leltár jellemzői
A dokumentumok belső listája különleges ismereteket és különös figyelmet igényel a szerkesztőtől. Néha a tervezési hibák eredményeként a papír egyszerűen elveszik egy hatalmas információáramban. A helyén kívül esik a látványtól.
Például a tervezett ellenőrzés Az adóhatóságnak tavaly ezelőtt jelentésre volt szüksége, és azt egyéb dokumentumokkal együtt gondatlanságból nyújtották be. Volt olyan helyzet, amikor a vállalkozás alkalmazottja nem tudja megerősíteni ezt vagy azt a korábban szolgáltatott információt. Az ilyen félreértés pénzbírságot eredményezhet a szervezet számára, és büntetést vonhat maga után az információért és az okmányok tárolásáért felelős alkalmazottak számára. A veszteség mértéke a keresett adatok fontosságától függ. Ennek elkerülése érdekében a dokumentumok nyilvántartását megfelelő módon kell vezetni. Ez a folyamat természetesen nagyon összetett és időigényes. Ezen túlmenően figyelembe kell venni az eljárás többlépcsős szakaszát és sorrendjét.
Az alkalmazottak személyes iratai
Bármely vállalkozás vagy szervezet személyzeti szolgálata szintén olyan szakasz, amelyen keresztül számos különféle dokumentum átjut. Legtöbbjük felhalmozódik a munkavállalók személyes irataiba.
Az elbocsátásig a helyükön tárolódnak, és csak ezt követően archiválják. Ebben az esetben a személyzeti tisztviselőnek nyilvántartást kell készítenie a személyes dossziékról. Érdemes megjegyezni, hogy Oroszország jogszabályaiban nincsenek bizonyos szabályok annak előkészítésére vonatkozóan. Minden szabály a szovjet időkből származik. Nekik összhangban az ilyen leltárnak hét oszlopból álló típusú táblázatnak kell lennie:
- Szám sorrendben.
- Egy adott dokumentum indexe.
- Date.
- A dokumentum címe és összefoglalása.
- Lapszámok.
- A dokumentum beillesztésének dátuma.
- Megjegyzés a különleges megjegyzésekhez.
A végén kiszámolják a listában felsorolt összes dokumentumot. Mindez a személyzeti tiszt aláírása alatt történik, feltüntetve az ügy átadásának dátumát.
