Munkavállalói személyi dosszié: mintaterv

A személyzeti osztály alkalmazottainak pontos, teljes és objektív információval kell rendelkezniük a vállalkozás minden alkalmazottjáról, aki annak alkalmazottaiban van. Az egyes nyilvántartások dokumentációját, amely információkat tartalmaz az egyes munkavállalók szakmai tevékenységéről, egyfajta dossziéban gyűjtik. Ezután megvizsgáljuk, hogyan történik a munkavállalók személyi aktáinak kialakítása a vállalkozásnál.

Általános információk

A munkavállalóra vonatkozó dokumentáció szükséges a rendelkezésre álló információk rendszerezéséhez, egy helyen történő összefoglalásához. A munkavállaló személyi aktája, amelynek mintáját az alábbiakban mutatjuk be, egy iratkészlet, amely a következőkre vonatkozik:

• Foglalkoztatás.
• Promóciós folyamat.
• A munkafegyelem szabályainak betartása.
• A munkáltatóval fenntartott kapcsolatok megszűnése és más.

A munkavállalók fő kategóriái

Meg kell jegyezni, hogy a munkavállalók személyes aktáinak kezelése nem kötelező minden alkalmazott számára. Példa erre a 79. sz. Szövetségi törvény. Ez előírja a közszolgálatban lévő alkalmazottak személyi aktáinak kötelező nyilvántartásba vételét. Más munkavállalók esetében a dokumentáció elkészítésének eljárását helyi természetű jogszabályok határozzák meg. A személyes fájlokat a következő alkalmazottak tárolhatják:

1. Vezetők (vállalkozások vezetői, képviselők, asszisztensek).
2. A szerkezeti osztályok vezetői és helyetteseik.
3. Vezető (fő) szakemberek.
4. Munkavállalók.
5. Olyan alkalmazottak, akik szerepelnek a személyzeti tartalékban a különleges jelentőségű pozíciókra való áttéréshez.
6. Szakemberek, akik a vállalatirányítási eszköz tevékenységét végzik.

A dosszié összeállításának előnyei

Meg kell jegyezni, hogy egy alkalmazott személyi aktája nagyon kényelmes adatforrás az egyes munkavállalókra vonatkozóan. Egy mappában összegyűjtésre kerülnek a munkavállaló személyes iratainak minden másolata, a vele szemben hozott megrendelések és így tovább. Ez lehetővé teszi, hogy a legteljesebb legyen a munkavállalóra jellemző, tudomásul veszi érdemeit, vagy fordítva, a vállalkozásban folytatott szakmai tevékenysége során elkövetett jogsértéseket és visszaéléseket.

A vállalkozás belső cselekedetei: a munkavállaló személyi aktája

A dokumentumokat a különböző alkalmazottak gyűjtik és állítják össze a menedzsment belátása szerint. Ha a személyes papírokkal ellátott mappák minden alkalmazottra vonatkoznak, akkor tanácsos megfelelő helyi törvényt készíteni. Ezenkívül tartalmaznia kell egy szekciót, amely előírja, hogy minden teljes munkaidős alkalmazottra, beleértve a műszaki személyzetet is, meg kell nyitni egy alkalmazott személyi aktáját. Néhány vállalkozásnál a vezetők inkább külön jogszabály kidolgozását választják, amely rögzíti a dokumentáció összeállításának minden sajátosságát.

A fő árnyalatok

A munkavállalók számára a dokumentációk összeállításának szabályozási formájától függetlenül a velük való munka során meg kell határoznia:

1. Az alkalmazottak kategóriái, amelyeken személyes iratokat tárolnak. Valamennyi alkalmazott vagy csak külön csoportok lesznek. Például csak az összes vezetési osztály vezetői lehetnek.
2. A munkavállaló személyes aktájának összeállításának módja. A mintának tartalmaznia kell az összes szükséges szakaszt és oszlopot, amelybe a szakemberrel kapcsolatos információkat be kell adni.
3. A dokumentációban összegyűjtött papírok összetétele. Ugyanakkor meg kell jelölni, hogy mely dokumentumokat másolat formájában nyújtják be, és melyeket az eredetiben.
4. A dossziék összeállításának sorrendje.
5. A munkavállalónak a rá vonatkozó dokumentumok megismerésének szabályai.
6. Az alkalmazottak személyes fájljainak tárolására szolgáló eljárás.

Szükség van-e dokumentációra részmunkaidős foglalkoztatáshoz?

Ez attól függ, hogy a munkavállaló olyan helyet foglal-e el, amelyen szükséges a munkavállaló személyi aktája. Ugyanakkor egy új dossziét rendszerint elindítanak a külső részmunkaidős alkalmazottak számára, és a belső mappák esetében a megfelelő dokumentumokat a meglévő mappákba helyezik. Ha a vállalkozás előírja a személyi ügyek kötelező lebonyolítását a jogszabályokban, akkor a meghatározott eljárással összhangban részmunkaidős foglalkoztatásra is sorolják őket.

A részmunkaidőben foglalkoztatottak esetében a dokumentációt az egyes vállalkozásokra meghatározott általános szabályok szerint állítják össze. Az Art. A Munka Törvénykönyve 283. cikke értelmében az állampolgár, amikor egyidejűleg kinevezi posztjára, útlevelet vagy más személyi igazolást mutat be. Ha a beosztás speciális ismereteket igényel, akkor a munkáltatónak jogában áll megkérni a leendő szakembert, hogy nyújtson be oklevelet vagy más oktatási vagy képzési okmányt (vagy annak másolatát, igazoltan). Nehéz vagy veszélyes (káros) munkakörülményekkel rendelkező vállalkozásra történő jelentkezéskor a munkáltató igazolást kérhet a munkavállaló fő helyének tevékenységéről és jellegéről. A benyújtott dokumentumok másolatait a személyes iratba kell iktatni.

Kezdeti összeállítás

A személyi dossziék létrehozása a munkavállalókkal kapcsolatos dokumentált információk rendezett csoportosítása céljából történik, közvetlenül a velük való munkaviszony rögzítése során. A fordítást általában külön-külön mappában végzik minden alkalmazott számára. A személyes ügyek lebonyolításának ezen formáját az információszervezés legkényelmesebb módjának tekintik. Ugyanakkor nem szabad megfeledkezni arról, hogy tilos olyan információk fogadása, feldolgozása és a dokumentációhoz csatolása, amelyek megmutatják politikai, vallási és egyéb hiedelmeit, magánéletét, tagságát állami szervezetekben, ideértve a szakszervezeteket is.

Alapvető követelmények

A gyakorlatban a személyes fájlok összeállításakor a dokumentumokat egy mappába helyezik. A borítóján a dokumentációhoz rendelt sorszám található. Ennek alapján a munkavállaló személyes dossziéját regisztrálják a megfelelő számviteli naplóban (könyvben). Ezt a követelményt az 1. cikk tartalmazza. Az állami szervek, a helyi önkormányzatok működésének folyamatában létrehozott archívummodell iratok 695 (b) pontja, a tárolási idő megjelölésével. Miután az alkalmazott elhagyta a vállalkozást, dokumentációját eltávolítják a mappából. Ezután a személyes fájlt végrehajtják az archívumba való átvitelhez és letétbe helyezik.

Számviteli napló (könyv) információk

Ez a dokumentum a következő adatokat tartalmazhatja:

1. A dokumentáció száma.
2. Teljes név specialista.
3. A kezdeti dokumentációk száma.
4. A dokumentumoknak az archívumba történő átadásának dátuma
5. Egyéb információk belpolitika vállalkozás.

Az első végrehajtás során egy polgár foglalkoztatását igazoló iratokat csoportosítanak, majd a szervezetben alkalmazott alkalmazott szakmai tevékenységével kapcsolatos információkat.

Törzsadatlista

A jogszabályokban a személyi aktákba beillesztendő dokumentumok listája nincs meghatározva. A köztisztviselők számára előírják, hogy dossziéjuk tartalmazzon személyes és egyéb adatokat a szolgálatba való felvételre, az átadásra és az elbocsátásra vonatkozóan. A személyes adatok magukban foglalják az állami ügynökségek tevékenységének biztosításához szükséges információkat is. A dosszié a következőket tartalmazza:

1. A papírok belső leltára.
2. Személyes regisztrációs lap vagy jelentkezési lap.
3. Önéletrajz.
4. példányszám:

• személyazonosító okmány;
• biztosítási igazolás;
• TIN (ha egy alkalmazott biztosítja);
• katonai nyilvántartási igazolások a katonák és a polgárok számára, akiket tervezet tárgyát képez;
• értékpapírok, amelyek megerősítik a szakember adókedvezményhez való jogát, amelyet a művészet előír. 218 adószám;
• igazolások a fogyatékosság, a fogyatékosság korlátozásának szintjének meghatározásáról (ha egy szakember biztosítja);
• az állami befogadásra vonatkozó parancsok (parancsok);
• munkaköri leírás;
• megállapodás a felelősség elfogadásáról (ha a helyzet ezt előírja);
• munkaszerződés (ha az eredeti dokumentumot külön mappában tárolja).

5. Az információkhoz való hozzáférésről szóló dokumentumok, amelyek törvény által védett titkot képeznek (ha a szakember feladatainak ellátása magában foglalja az ilyen információk felhasználását).

6. A szakmai alkalmasság megállapítása érdekében elvégzett előzetes orvosi vizsgálat (vizsgálat) eredményei (a törvényben előírt esetekben).

Kiegészítő iratok

A szakember munkája során személyes dossziéjába a következőket lehet benyújtani:

1. A fő szerződéshez kötött megállapodások másolatai (vagy azok másolatai).
2. Értesítések a munkaszerződés feltételeinek megváltozásáról a munkáltató kezdeményezésére.
3. példányszám:

• a munkavállaló jelentései és magyarázata, nyilatkozata és petíciója különféle kérdésekről;
• a munkavállaló másik tevékenységre (pozícióra) való áthelyezéséről, a fegyelmi szankciók, ösztönzők megszüntetéséről és a tevékenység megszüntetéséről szóló utasítások (utasítások);
• munkakönyv.

4. Az időszakos (kötelező) orvosi vizsgálatok eredményei.

5. Tanúsító anyagok (ha a pozíció ezeket az intézkedéseket megköveteli).

6. A szakember tevékenységével kapcsolatos egyéb dokumentumok a vállalkozásban.

Szakember fotó

Jelen van a személyi aktában is. Általában 4x6 méretű fényképet használunk. Hátul a teljes név szerepel alkalmazottja. Javasoljuk, hogy a fényképet legalább ötévente cserélje, vagy egy bizonyos kor elérésekor. Ezt a kérdést a hatóságok belátása szerint szabályozzák.

Részletek módosítása

A vállalkozás előkészítéséért és vezetéséért felelős személyzetnek figyelemmel kell kísérnie állapotát és időben frissítenie kell az információkat. Nincs szükség a kérdőív vagy a regisztrációs lap módosítására, valamint arra, hogy szakértő kérje újra a papír kitöltését. Minden kiigazítást egyedi aktusok elkészítésével hajtanak végre. Egy adott szakasz kiegészítésének (például a kérdőív kiegészítésének) hívják őket. Általában táblázatos formában mutatják be őket. A megfelelő formák kidolgozása a munkáltató belátása szerint történik.