A kísérőlevél egy univerzális dokumentum, amelyet a vállalkozás üzleti tevékenységének legkülönfélébb területein használnak. A megfelelően összeállított kíséret megmenti az összes felet sok hiányosságtól és kétértelműségtől. Hogyan lehet kísérőlevelet írni a dokumentumokhoz?
Mikor szükséges?
Egy vállalkozás munkáját, különösen a nagyvállalatok munkáját, számos kérdés kíséri, amelyeket leggyakrabban írásban kell kitölteni. A szerződő felek üzeneteket és értesítéseket cserélnek egymással, dokumentumokat a bank, az adó, a nyugdíjalap és az auditorok igényelnek. Az ügyfelek különféle információk és dokumentációk iránti kérelmeket is írnak.
Mindezen esetekben egy életmentő és egyidejűleg kísérőlevél a vállalat méltó arcává válik. Szilárd formában írt, megfelelően összeállított és helyesen végrehajtott formában nemcsak megfelelő benyomást kelt a címzettről, hanem számos gyakorlati funkciót is ellát a feladónak:
- elmagyarázza a címzettnek, hogy ki írja őt és miért;
- vállalja az információs szerepet, megszabadítva a mellékelt dokumentációt a szemantikai túlterheléstől;
- részletezze a csatolt dokumentumok listáját;
- pénzt takaríthat meg a felesleges levelek eltávolításával egy készlet segítségével;
- teljesítsék a teljes bizonyíték egy teljes halom dokumentum kézbesítésének szerepét.
A szokásos „kíséret” a megfelelő megközelítéssel nagyon hasznos lehet!
Hogyan lehet kísérőlevelet írni a dokumentumokhoz?
Nem mindenki tudja, hogyan kell kísérőlevelet írni a dokumentumokhoz, bár ez fontos.
A „kíséret” összeállításának bevezető mondattal kell kezdődnie: utaljon a beérkező kérelem számára, vagy mondja ki annak a kérdésnek a lényegét, amelyen a levélváltás folyamatban van. A levél következő bekezdéseiben logikus megjelölni a dokumentum indokát: szabályozási jogi aktusok, a szerződés kikötései, vizsgálati aktusok, a szabályozó hatóságok végzései és egyebek.
A nyilatkozat kéréssel, ajánlattal vagy igénygel ér véget. A szöveg összeállítása után feltüntetik a csatolt dokumentumok listáját, a számozással, nevével és részleteivel, valamint a csatolt lapok számával.
A dokumentumokhoz mellékelt levél szükséges részletei
A kísérő levél írása a dokumentumokhoz, a fentiekben tárgyaltunk. Most egy kicsit a kialakításáról.
- A dokumentum "sapka". Itt fel kell tüntetni a címzett vezetõjének vagy más képviselõjének beosztását, a vállalkozás nevét vagy a magánszemély teljes nevét, utónevét és családtagját; teljes cím és irányítószám.
- A kísérőlevél összeállításának dátuma, és ha a feladó jogi személy, akkor a regisztráció kimenő száma.
- A címzett megcélzása az üzleti levél szabályai szerint. Függetlenül attól, hogy magánszemély vagy vállalkozás vezetője, névvel és névvel fordulnak hozzá, hozzáfűzve a "tiszteletben tartott" fellebbezést.
- A csatolt dokumentumok részletes listája, mert maga a név azt sugallja, hogy a betű "kíséri" egy bizonyos alapvető indulást.
- A levelet a szervezet első személye vagy meghatalmazott képviselője írja alá, akinek a vezetője ilyen jogot kapott. Ha a levél magánszemélytől származik, akkor a feladó vagy képviselője meghatalmazással aláírja a „kísérőt”. Aláírás előtt szokás, hogy kézzel írja a „tisztelet” biztosítékot.
- A levél előadójának vezetékneve, kezdőbetűi és kommunikációs eszközei.
Ezek a levél formájának alapvető követelményei.
Minta kísérőlevél a dokumentumokhoz
Az előkészítés kiváló referenciapontja a gyakorlatban bevált minta kísérőlevél a dokumentumokhoz. A tartalom természetesen a fordító igényeitől függően változik, de a teljes vászon változatlan marad.
A goloseevszki adóellenőr vezetője
Khitrun I.V.
Str. Vasziljevszkaja, 3,
Kukino - 31005
562, kelte: 2015.05.4
Kedves Ivan Vasziljevics!
A nem tervezett helyszíni ellenőrzés kiadásáról szóló, 2015. január 4-i 12/389 számú megrendelésével kapcsolatban az alábbiakat értesítjük.
A „Gedeon” rendkívüli társasággal fennálló szerződéses kapcsolatokra vonatkozó dokumentumok egy részét a 2015. február 3-i lefoglalási jegyzőkönyv alapján vették igénybe (a példányt csatolták). A vállalkozás rendelkezésére álló dokumentumokat a függeléknek megfelelően hitelesített másolat formájában küldik el Önnek.
Felvitel (összesen 6 liter):
- másolat fizetési megbízás a 3. bank 15/15/15 dátummal ellátott jelölésével - 1 litertel.
- A fizetési megbízás másolata a 6. számú bankjegyekkel, 02/14/15-én kelt - 1 liter.
- másolat egyeztetési jelentés a 12.15.14-i 56 / P szállítási szerződés alapján - 1 litertel.
- A lefoglalási jegyzőkönyv 15/02/15 keltezésű példánya - 3 liter.
Üdvözlettel
A Goloseevsky Húsfeldolgozó Ügynökség igazgatója
Golokhvastov F.E.
Művész: Pupko A.V.
(067)4658291
Az ilyen „kíséret” sok kimenő anyaghoz alkalmazható, állami, szabályozási és bűnüldöző szervek kérésére, azt csak kissé hozzá kell igazítania az Ön igényeihez.
Kísérőlevél a szerződéses dokumentumokhoz
Az üzleti szerződések megkötésekor gyakran felmerül a helyzet, ha az ügyfelek földrajzilag távol vannak egymástól és nem engedhetik meg maguknak, hogy egy másik városba utazzanak a szerződés aláírása céljából.
Ebben az esetben a kísérő levél végrehajtása egyfajta jelzőfényré válik, amely lehetővé teszi, hogy távolról jogilag érvényes szerződést kössön, képviselői személyes találkozója nélkül. Motivációs levél segítségével az egyik fél nem csak elküldheti az aláírt szerződéses nyomtatványokat megfontolásra, hanem írásban kifejezheti álláspontját a megállapodás lényeges kérdéseiről is.
Ezenkívül egy kísérőlevél lehetővé teszi, hogy rögzítse, hogy mit és mennyit csatoltak és küldtek a címzettnek. Például a tartalom a következőképpen határozható meg.
"Az információs szolgáltatások nyújtásáról szóló szerződés két példányát küldjük el Önnek, aláírással és pecséttel. Javasoljuk, hogy fontolja meg a meghatározott tervezetet, és amennyiben megállapodik, írja alá a szerződést az aláírt példányok egyikének visszaküldésével. Függelék: A szerződéstervezet 2 példányban, 6 laponként ”.
Követeléslevél - szükséges?
Előfordul, hogy olyan helyzet alakul ki, amikor kötelezettséget nem teljesítő megállapodás alapján valamelyik félnek kell követelést küldeni. Általában az összes állítást, indoklást és kérelmet közvetlenül a keresetlevél tartalmazza. Úgy tűnik, miért lehet szüksége kísérőlevélre?
A helyzet az, hogy a kereset nemcsak hivatalos bizonyítékká válhat a bíróságon, hanem bizonyos esetekben végrehajtó dokumentumként is. Jogilag helyes és jelentős dolgokat kell feltüntetnie, de nem gyakorol kommunikációs funkciót.
Ha az ügyfélnek nemcsak panaszt kell benyújtania, hanem informális köszöntő vagy magyarázó szavakat is el kell küldenie, jobb, mint egy kísérőlevél, akkor egyetlen dokumentum sem fogja betölteni ezt a szerepet.
A kísérőlevél jó módszer a megismerésre.
A társaság gyakran érdekes promóciót tart, vagy csak meg akarja tenni kereskedelmi ajánlat korlátlan személyek köre. Erre a tipikus, szórakoztató és tömör kísérőlevél is megfelelő.
Egy ilyen "névjegykártyához" csatolhat promóciós termékeket, katalógusokat, árlistákat, árlistákat és bármilyen anyagot, amely érdeklődik a potenciális ügyfelek vagy partnerek számára.
Még ha egy egész csomó levél is is van, a fejnek vagy a vezető menedzsernek nem kell sok időt költenie rájuk: csak írja alá a kész klipet, és a kívánt módon elküldheti őket!
Ki írja alá a kíséret?
És végül, tisztázunk egy fontos kérdést. Ki írja alá a kísérőokmányt? Ehhez a hierarchiára vonatkozó szabályt alkalmazzák: jobb, ha kapcsolatba lép a vállalat elnökével a vállalkozás igazgatójával; a dokumentációt a banknak a főkönyvelő átviheti; A foglalkoztatási központban található információk "kísérőjét" az emberi erőforrások igazgatóhelyettese írhatja alá.
A kísérőlevél helytelenül kiadott névjegykártyává válhat!
