A munkafolyamat abból áll, hogy a vezetõ feladatokat állít fel, és azokat a vállalat alkalmazottai hajtják végre. Időnként minden alkalmazott elkészíti az előrehaladási jelentést. A gyakoriság a vállalkozás belső szabályaitól, valamint a formától függ. Ne becsülje alá e dokumentum jelentőségét a menedzsment szempontjából.
Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogyan lehet helyesen összeállítani egy jelentést az elvégzett munkáról, egy dokumentum kitöltésének mintáját és néhány tippet annak elkészítésére.
Miért kell tudnia jelentést tennie a munkáról
A munkafolyamat bemutatható egy komplex mechanizmus formájában, amelyben a vállalat minden alkalmazottja felszerelés. Ebben a példában a szervezet vezetője mérnök, aki biztosítja, hogy minden mechanizmus zökkenőmentesen és a lehető leggyorsabban működjön.
A valóságban a főnökök számára nehéz megbecsülni, hogy a munkavállalók milyen jól teljesítik munkájukat, ha nem látják munkájuk eredményét. Ezért szinte minden vállalkozásban a vezetés minden munkavállalót kötelezi arra, hogy rendszeresen készítsen jelentést az elvégzett munkáról. Ezt a dokumentumot gyakran 1 hétig készítik. Így a főnökök láthatják, mit csináltak az alkalmazottak, valamint azt, hogy mennyire hasznosak voltak a vállalat számára.
Rossz példa
A dokumentum szabad formában készült. Talán ezért van sok olyan jelentés, amelyek nem szólnak a vezetőséggel semmiről, vagy arra késztetik Önt, hogy a munkavállaló nem bánik vele a rá ruházott funkciókkal. Sőt, egy adott alkalmazott valódi kemény munkás lehet, és túlteljesítheti a tervét. Ennek hibája a helytelenül elkészített jelentés az elvégzett munkáról. Az alábbiakban található egy ilyen dokumentum mintája.
“Címzett: Ivanov P. M., a tervezési osztály vezetője
Feladó: Petrov Y. R., a tervezési osztály 1. kategóriájának közgazdásza
A dokumentum típusa: a 02.15.16 és 02.19.16 közötti időszakra vonatkozó előrehaladási jelentés
A következők teljesültek:
- végrehajtott munkaidő gyártó műhely;
- az időmérési eredmények szerepelnek a munkaprogramban;
- kiszámított új időszabványok;
- Összeállították a válaszokat a munkaügyi felügyeletek, valamint számos ügyfél kérésére;
- részt vett egy konferencián a vállalkozás munka hatékonyságának javításáról.
Az összeállítás dátuma: 02.19.16
Aláírva: Petrov Y. R. ”
Ha a munkavállaló jelentést készít az így végzett munkáról, akkor a vezetés úgy ítéli meg, hogy nincs megfelelően betöltve.
Melyek a hibák?
A fenti példa egyértelmûen bemutatja az ilyen dokumentumok elõkészítése során bekövetkezett standard hibákat.
A főbbek a következők:
- a végrehajtandó feladatok listájának hiánya;
- nincs terv a következő jelentési időszakra;
- hiányosság;
- nincs elemzés;
- a munkavállaló kezdeményezésének hiányát hangsúlyozza az ajánlatok hiánya a munkaterületen.
A fenti követelményeket mind a heti űrlapok elkészítésekor, mind az év során elvégzett munkáról szóló jelentés elkészítésekor figyelembe kell venni.
Megfelelő lehetőség
Valószínű, hogy a minőségi jelentés összeállításakor először nem sikerül. Annak érdekében, hogy megkönnyítsük Önnek, adunk egy példát arra, hogyan lehet az első példában bemutatva jelentést írni a vezetőnek az elvégzett munkáról:
“Címzett: Ivanov P. M., a tervezési osztály vezetője
Feladó: Petrov Y. R., a tervezési osztály 1. kategóriájának közgazdásza
Jelentés a (02.15.16-19.02.16 gg.) Szülés eredményeiről
A jelentési hétre a következő feladatokat állítottam elő számomra:
- A gyártó műhely munkájának ütemezése, amelynél a jelenlegi időszabványok hiányoznak vagy elavultak.
- A mérések alapján készítsen jóváhagyásra új szabványokat az adott szerkezeti egység munkájához.
- Vegyen részt a vállalkozás munkaerő-hatékonyságának javításáról szóló konferencián, amelyet 2016.02.18-ra terveztek, kérdéseket és javaslatokat készítsen.
Az összes feladat befejeződött, nevezetesen:
- Ötször töltöttek el, és ugyanannyi új szabványt állítottak össze a gyártóüzem munkájához;
- részt vett a konferencián, feljegyzés a mellékelt javaslatokkal.
Emellett a beérkező dokumentumokkal is elvégezték a munkát, nevezetesen:
- Összeállított 2 választ az IOT kérésekre.
- Gr levelekre adott válaszok. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
A 02.22.16-tól 02.26.16-ig terjedő időszakra üzleti utakat terveznek a Pechersk-fióktelep szerkezeti egységének munkájának ellenőrzésére.
Az összeállítás dátuma: 02.19.16
Aláírás: Petrov Y. R. ”
Egyetértenek abban, hogy a jelentés ezen verziója jobban olvasható, és a vezetőség láthatja, hogy az egyik alkalmazott mennyire jól dolgozik.
Hogyan lehet hosszabb ideig jelentéseket írni?
Természetesen egy hetes idő a gyönyörűen papírra festeni nem nehéz. Nehezebb jelentést készíteni a fél vagy akár egy évig elvégzett munkáról. Ennek ellenére könnyebb megtenni, mint az első pillantásra tűnhet. Például, ha van heti jelentése a kívánt időszakról, akkor biztonságosan használhatja azokat.
Maximális mennyiség - 1 A4-es lap
Ugyanakkor meg kell próbálnia kissé kibővíteni az információt, hogy az eredmény 1-2 oldalon elférjen. Abban az esetben, ha a szervezetben nem végeznek heti eredményeket, de kötelessé vált, hogy jelentést készítsen az év során elvégzett munkáról, ne essen pánikba és küzdjön hisztériában.
Az összes információ körül van: nézd meg az üzenet történetét a dokumentumnaplóban vagy e-mailben, nyissa meg a mappát a jelentésekkel, vizsgálja meg az utazási lapokat. Mindez segít felidézni a kizsákmányolást, amelyet a munka év során elvégeztél.
Összefoglalva
A fentiekben néhány példát adott az előrehaladási jelentés elkészítésére. A lényeg az elvégzett műveletek feltüntetése, a mennyiségi jellemzők feltüntetésével (sokszor vagy ilyen, ilyen darabszám, stb.). Így tájékoztatja az útmutatót arról, hogy pontosan mekkora munkát tudott elvégezni.
Ne felejtse el a jelentés elején feltüntetni az elvégzendő feladatok listáját. Fontos rész a jelentés kitöltése. Feltétlenül írja meg azt, amit a közeljövőben szeretne megvalósítani. Ily módon megmutatja, hogy szélesebbnek tűnik, mint azonnali feladatai és funkciói, amelyeket a munkaköri leírás szerint kell elvégezni.
A fenti példát is figyelembe veheti.
Az ilyen jelentések összeállításának megkönnyítése érdekében a napi munkát jegyzetfüzetben vagy elektronikus dokumentumban rögzítheti. Naponta csak 3–5 percet fog költeni erre a kicsire. Ez nem annyira. Ilyen nyilvántartások miatt azonban a jövőben bármilyen probléma nélkül jelentést készíthet munkájáról.
