Szinte minden alkalmazottnak kéznél kell lennie egy minta-feljegyzéshez. Ez egy nagyon fontos belső kommunikációs dokumentum, amely nélkül a legtöbb nagy intézmény normál működése lehetetlen.
Jelentés megjegyzés meghatározása
A feljegyzés olyan dokumentum, amelynek célja az információk továbbítása a függőleges szolgáltatás mentén alulról felfelé. Célja, hogy tájékoztassa a közvetlen főnököt a munka elvégzésében bekövetkező tényekről és eseményekről.
Az adatszolgáltató munkavállaló tájékoztatása mellett annak összeállítója olyan intézkedéseket kínál, amelyeket a helyzet elemzése után kell alkalmazni.
Szinte minden osztályvezető tudja, hogyan kell helyesírni feljegyzés. minta mindig az asztalon van. A jelentés felépítése szinte megegyezik, de kissé eltér a hangsúly.
feljegyzés vízszintesen, a vezetőtől az egy szint vezetőjéig kerülnek elküldésre. A jelentést az alárendelttől a közvetlen feletti függőlegesen kell írni.
A jegyzetek témája
A memorandum megírásának oka lehet a vállalkozás bármely eseménye. Manapság például a munkavállalói durvaságról szóló memorandum mintája nem olyan gyakori, ám még 30-35 évvel ezelőtt széles körben elterjedt jelenség volt.
Ma gyakrabban számolnak be a hivatalos feladatok ellátásának elmulasztásáról, a késésről. Összeállíthatók egy adott alkalmazott vagy az egység teljes személyzetének kérésére is.
A munkavállalók jelentéseket is készítenek a magasabb hatóságoktól kapott utasítások végrehajtásáról, különösen, ha azokat írásban adták.
A termelési események, előre nem látható helyzetek vagy tervezett intézkedések szintén rendszeresen információs alkalommá válnak a jelentés elkészítéséhez. Ezért e dokumentum tárgya meglehetősen kiterjedt, és lefedheti a gyártási folyamat minden szempontját, amelyet be kell jelenteni a felsőbb hatóságoknak.
Jelentéstételi fókusz
Minden vállalat tudja, hogy kétféle feljegyzés létezik: belső és külső. Gyakrabban használt belső. Nem haladják meg az egyik szerkezeti egység határait, és a munkavállalótól küldik a közvetlen felügyelőhöz. Bárki, akinek van ilyen igénye, írhatja azt. Erre példa a hivatalos feladatok nem teljesítéséről szóló feljegyzés, amelynek mintája az egyes személyzeti osztályokban található.
A külső jelentéstétel meghaladja a strukturális egység határait, és a feje nevében a magasabb menedzsernek küldi el. Ha a belső oldal elkészíthető egy normál A4-es méretű lapon, akkor a külső küldemény csak levélpapíron kerül elküldésre, és ha van, akkor az egység pecsétjével van igazolva. De mindkettőt szigorúan a GOST szerint kell összeállítani, különben nem csatolhatók a vállalkozás általános dokumentációjához.
kellékei
A GOST szerint a feljegyzés mindegyik mintájának tartalmaznia kell bizonyos részleteket, amelyek nélkül a dokumentum nem szűnik meg.
A jelentés a vállalkozás vagy annak szerkezeti egységét megnevező részletekkel kezdődik. Továbbá, ahogy az a nyilatkozatban is, van egy fejléc, amely jelzi a címzettet és a jegyzet szerzőjét. Nagyon fontos feltüntetni a hozzászólás teljes nevét.A dokumentum nevét egy új sorra írják, és közvetlenül alatta van a címe, amely "Regarding ..." vagy "Oh ..." szavakkal kezdődik. Ez azonnal felkészíti az olvasót arra, hogy milyen információk kerülnek bemutatásra a dokumentum törzsében. A fő rész két feltételes részből áll. Az első ismerteti az eset egészét, a második pedig ajánlásokat fogalmaz meg vagy petíciót készít a fenti ok megtétele érdekében. A jelentést az előadó dátuma és aláírása értelmezésével zárja le.
Jelentések készítésére jogosult személyek
A vállalkozás mindenkinek tudnia kell, hogyan kell jelentést készíteni a munkavállalóról vagy az eseményről. Ettől függ, hogy jogszerű-e és vajon minden további cselekedet meghaladja-e a törvény hatályát.
Bárki, akinek hasonló szüksége van, készíthet ilyen dokumentumot. Az alacsony szintű alkalmazottak gyakran informatív megjegyzéseket nyújtanak be a megbízások, üzleti utak és ellenőrzések végrehajtásának előrehaladásáról. Ritkábban jelentkeznek kollégáikról munkájuk elmulasztása miatt.
De az osztályvezetők gyakran ellenőrzik a munka fegyelemét. Megsértése válik a pénzügyi szankciók okaként. De kinevezésükhöz erős érveket kell alátámasztani.
Általános szabályként a memorandummal együtt magyarázó levelet küldenek a menedzsernek, amely jelzi az esemény jó vagy nem túl jó okait. E két dokumentum alapján a vállalkozás számára megfelelő rendelést készítenek.
A megvalósíthatóság bizonyítéka
Mindegyik személyzeti osztályon és bármely számviteli osztályon található egy feljegyzés mintája. Ez a dokumentum súlyos megerősítésként szolgál arra, hogy bizonyos tevékenységeket ésszerűen hajtottak végre.
Az állami tulajdonú vállalatoknál gyakran fordul elő különféle szolgálatok által végzett ellenőrzés. Mindegyik célja a költségvetési források cash flow legitimitásának megerősítése. A díj indokolatlan elhatárolása vagy a bérből való levonás súlyos szabálysértés, amely büntetéseket von maga után.
Ugyanakkor a memorandum megléte, amelyben jogi lépéseket tettek, komoly igazolást jelent ennek vagy ennek a ténynek. Az emlékeztető akkor is érv lehet egy tárgyalás során, ha formájában elkészíti, és azt a címzett jóváhagyja, aki megkapta és megismerte annak tartalmát.
A feljegyzések prevalenciája
Történelmileg történt, hogy a memorandum formája, amelynek mintáját ebben a cikkben adjuk meg, egyáltalán nem vezette be a magánvállalkozást. A magánszemélyek tulajdonában lévő cégeknél és vállalkozásoknál a termelési kérdéseket szokásos módon szóban vagy megrendelések kidolgozása révén oldják meg. Ennek oka az a tény, hogy a vállalkozásnak lényegesen kevesebb külső ellenőrző testülete van, amely miatt nem szükséges jelentést tenni egyes tevékenységek legitimitásáról. De itt van hely a pénzügyi forgalommal kapcsolatos jelentésekre, mivel az adóhatóságok továbbra is ellenőrzik őket.
A kormányzati intézményekben a feljegyzések gyakori jelenség. Lehetővé teszik az egyes beosztottak viszontbiztosítását, és a dokumentummal együtt a probléma megoldásáért felelõsek a közvetlen feletteseikre.
Példa alkalmazott emlékeztetőre
A legegyszerűbb jelentést a hivatalos kötelezettségek nem teljesítése vagy a munkafegyelem megsértésének tényéről állítják össze.
A dokumentumot az egység nevével kezdjük: „Az Agrárkutatási Intézet Információs Osztálya”. Ezután kalapot írunk: „Az információs osztály vezetőjének, Ivanov I. I.-nek, a Petrov P. P. harmadik szintű programozójától.”
A jelentés szövegében kifejtjük a megjegyzés lényegét: „Felhívom a figyelmére, hogy Sidorov Ivan Ivanovics junior programozó 2011. február 2-án, késő 2 órakor jött dolgozni, és extrém intoxikációs állapotban volt.A jogsértő nem szolgáltatott megalapozott indokolást és bizonyítékokat, de a kérésre nyílt durván durván reagált a számomra. Tekintettel a munka fegyelem ilyen jellegű megsértésének szabályszerűségére, azt javaslom, hogy hozzanak megfelelő megbüntetést megrovással és büntetés levonását, amely megegyezik a munkájának 2 órás fizetésével, a fizetésből, amelynek során I. Sidorov nem volt munkahelyi. ”
A jelentést dátum és aláírás visszafejtéssel zárja le.
Összeállítási ajánlások
Ha alaposan megvizsgálja az egyes mintajelentéseket, észrevehető, hogy mindegyiket szigorú hivatalos-üzleti stílusban tervezték. Nincs értelme eltérni tőle, és beszélgetési stílusban a részletekbe menni a leírással. Minél világosabb és tömörebb a szöveg, annál közelebb van a jelen jelentéshez.
Feltétlenül elemezze a leírt eseményt és adja meg az ezzel kapcsolatos ajánlásait. Ez nem azt jelenti, hogy így lesz. A vezetőnek joga van dönteni arról, hogy milyen szankciókat alkalmaz, de gyakrabban egyetért a jelentés összeállítójának javaslataival, mivel nincs ideje belemerülni a részletekbe.
Ne felejtse el, hogy a memorandum teljes értékű jogi dokumentum, amelynek pontosságát saját aláírásával igazolja.
