A strukturális egység a szervezet olyan szerkezeti része, amely bizonyos termelési vagy funkcionális feladatokat hajt végre az alkalmazottak alapszabálya és munkaköri leírása keretében.
A szerkezeti egységek munkájának jogi szempontjai
A strukturális egységet nem lehet a vállalkozástól elkülönülten tekinteni, mert nem rendelkezik jogi vagy gazdasági függetlenséggel. A törvénynek megfelelően e szerkezeti egységek alábbi jellemzői különböztethetők meg:
- ha a vállalkozás vezetése úgy döntött, hogy létre kell hozni egy strukturális egységet, akkor nincs szükség vagy kötelezettség erről jelentést tenni a regisztrációs hatóságoknak;
- regisztráció az adóhatóságnál, a nyugdíj- és biztosítási alapoknál nem szükséges;
- a strukturális egységre vonatkozóan nem vezetnek külön számviteli dokumentumokat, és tevékenységeit tükrözik a szervezet általános mérlegében;
- erre a hivatkozásra nincs külön statisztikai kód hozzárendelve;
- nem megengedett külön bankszámlák nyitása egy strukturális egység számára.
A szétválásról szóló rendeletek
A szerkezeti egység tevékenysége speciális rendelkezés alapján zajlik, amelyet a vállalkozás vezetése dolgoz ki a megállapított törvényi normáknak megfelelően. A dokumentum a következő fő szakaszokat tartalmazza:
- általános rendelkezések, amelyek magukat a vállalkozást írják le, valamint egy adott szervezeti struktúra létrehozásának szándékait;
- áttekintés a személyzet létszámáról és összetételéről, általában és az egyes egységekre egyaránt;
- funkciók, amelyeket a szerkezeti egységnek végre kell hajtania;
- tevékenységének céljainak meghatározása, valamint azok elérése érdekében kitűzött célok meghatározása;
- az egységek vezetésének kinevezése, valamint a megbízatásuk meghatározása
- a szerkezeti egységek, valamint az irányító testületek közötti kölcsönhatás mechanizmusának leírása;
- az egység egészének, valamint a vezető és az egyes alkalmazottak személyes felelősségének meghatározása;
- a szerkezeti kapcsolat felszámolására vonatkozó eljárás, amely feltünteti az eljárást, valamint a jelentős indokokat.
A szerkezeti egységekre vonatkozó követelmények
A folyamatos hatékony működés biztosítása érdekében a szerkezeti egységnek meg kell felelnie számos kötelező követelménynek, nevezetesen:
- az alárendelést központosítani kell, azaz minden alkalmazottnak közvetlenül elszámoltatnia kell ennek a szerkezeti egységnek a vezetõjét, amely viszont rendszeresen jelentést tesz az ügyvezetõ igazgatónak;
- az egység munkájának rugalmasnak kell lennie, és képesnek kell lennie arra, hogy gyorsan reagáljon a szervezeten belüli és a külső környezetben bekövetkező változásokra;
- az egyes szervezeti egységek munkájának szigorúan szakosodottnak kell lennie (vagyis a kapcsolatnak felelnie kell egy bizonyos tevékenységi területért);
- az egyik vezető terhe nem lehet túl nagy (legfeljebb 20 fő, ha a középső láncról beszélünk);
- Függetlenül attól, hogy funkcionális célja, az egységnek minden lehetséges módot meg kell adnia a pénzügyi források megtakarítására.
A szerkezeti egységek funkciói
A szervezet minden egyes szervezeti egységét fel kell hívni bizonyos funkciók végrehajtására, amelyek a vonatkozó rendelkezésben tükröződnek. Tartalomuk a kapcsolat tevékenységétől és típusától függ. A szolgáltatások fejlesztésekor az útmutatásnak a következő követelményeken kell alapulnia:
- a funkciók megfogalmazása magában foglalja a feladatok egyidejű megfogalmazását azok elérése érdekében;
- a dokumentumban a funkciók meghatározása csökkenő sorrendben történik (az alaptól a másodlagosig);
- a különböző szerkezeti egységek funkciói nem fedhetik át egymást és meg kell ismételni őket;
- ha a kapcsolatnak bizonyos kapcsolatai vannak más strukturális egységekkel, akkor az ellentmondások elkerülése érdekében funkciójukat össze kell hangolni;
- az egységek összes funkciójának egyértelmű numerikus vagy ideiglenes kifejezéssel kell rendelkeznie annak érdekében, hogy lehetőséget biztosítson a munka minőségének felmérésére;
- a funkciók fejlesztésekor ügyelni kell arra, hogy azok ne haladja meg a vezetés felhatalmazását vagy jogait.
Osztályvezetés
Mint a vállalkozás egésze, minden kapcsolata hatékony irányítást igényel. A feladat végrehajtásáért a szerkezeti egység vezetõje felelõs. Érdemes megjegyezni, hogy a módszertant és az irányítási modelleket a helyi önkormányzatok választhatják meg függetlenül, vagy felülről delegálhatják.
Az egység tevékenységi körétől, valamint a feje felelősségének mértékétől függően az utóbbinak joga van bizonyos hatásköröket átruházni alárendeltjeire. Ugyanakkor szigorú jelentési és ellenőrzési rendszert kell betartani. A munka eredményéért a végső felelősség kizárólag a menedzseré.
A tevékenységeket a következőképpen kell megszervezni:
- az időszak elején a vezető elvégzi a vonatkozó dokumentumokban rögzített tervezést;
- ezután folyamatosan ellenőrzik a munka eredményeit annak érdekében, hogy időben tudjunk reagálni az eltérésekre;
- A jelentési időszak végén ellenőrzést végeznek a kapott mutatóknak a tervezett mutatókkal való megfelelése tekintetében.
megállapítások
A szervezet strukturális egysége az a fő munkaegység, amely a vonatkozó rendelkezéssel szabályozott bizonyos funkciókat lát el. Érdemes megjegyezni, hogy az ilyen szerkezeti felosztás csak nagyvállalatok keretein belül tanácsos, mivel a kisvállalkozásokban a hatalom megoszlik az egyes alkalmazottak között.
Fontos a hatékony együttműködés megszervezése a különféle strukturális részlegek között. Funkcióikat nem szabad megismételni, és ellentmondani egymásnak. Különös figyelmet fordítanak a vezetés szervezésére. A strukturális kapcsolat főnökei, noha széles körű hatáskörrel rendelkeznek a menedzsment terén, mindazonáltal vállalják, hogy szigorúan betartják a főigazgató összes utasítását és követelményét.
