A személyes hatékonyság a siker fő titka minden ügyben, és többek között attól függ, hogy képes-e az időforrások helyes elosztása. Az időgazdálkodás magában foglalja a tudományos tanulmányozást és a tervezést. Vannak speciális technikák, amelyek lehetővé teszik az idő helyes elosztását, hogy mindennek elegendő legyen.
Időgazdálkodási koncepció
Egy személy születésekor egyedülálló, pótolhatatlan erőforrást kap az idő. Gyakran az, hogy miként gondoskodik róla, egy személy üzleti sikerétől, hatékonyságától függ. Az időgazdálkodás, vagy az időgazdálkodás egy többlépcsős folyamat, amely magában foglalja a folyamatok tervezésének, elemzésének és szervezésének ismereteit.
Az időgazdálkodás gondolata egyáltalán nem új, még a korszak első éveiben is, Seneca római filozófus azt írta, hogy az idő különleges hozzáállást igényel, és megfogalmazta az időgazdálkodás első szabályait: el kell tartania egy időnaplót, ki kell értékelnie, hogy mennyi időt töltött és hogyan Az időszak telített volt eseményekkel. Később a filozófusok többször is elgondolkodtak azon, hogy miként lehet megtartani az áramló időt, elméleteket dolgoztak ki és módszereket dolgoztak ki gazdaságossá és ésszerű kiadására.
De tudományos irányítási megközelítés ez az erőforrás csak a 19. és 20. század fordulóján jelenik meg. Frederick Taylor, egy amerikai mérnök javasolta a munkavállalói időgazdálkodás koncepcióját, és ezt a folyamatot a motivációval és a célok kitűzésével kapcsolta össze. Az 20. század elején az orosz tudósok létrehoztak egy egész területet, a „munka tudományos szervezete” elnevezést, és komoly alapot teremtettek az időgazdálkodás modern elméletéhez. Az „időgazdálkodás” kifejezés csak a 20. század 70-es éveiben jelenik meg, és a 21. század elejére ez az ipar a menedzsment egyik legfontosabb és legfejlettebb részévé vált.
Az idő típusai
Annak érdekében, hogy valamit kezeljünk, meg kell értenünk a tárgy lényegét. Az idő a gazdálkodás sajátos tárgya, annak megfelelő elköltése érdekében érdemes típusokra osztani. Az első osztályozás a munka és a szabadidő fogalmain alapul, amely esetben az idő megoszlik a munka és a szabadidő, vagy a szabad. Az évszakok kezelése lehetővé teszi a fajok megkülönböztetését, például a szezonális időszámítást: a főszezon és az alacsony szezon ideje.
Ideiglenes erőforrásokat is besorolhat attól a tevékenységetől függően, amelyre dedikálják, majd a munka, a személyes és a társadalmi idő hozzárendelésre kerül. A munkavállalót a hivatalos feladatok elvégzésére, a tervezést, a személyes tevékenységeket magában foglalja a szabadidőt, az oktatást, a szórakozást, a közönséget pedig a családdal, a barátokkal, a különféle kommunikációk létesítésére költik. A tervezésnél a munkaidőt általában figyelembe veszik, bár természetesen mindenfajta típusra alkalmazni kell az időtakarékos gazdaság elsajátítását.
Időkezelési szolgáltatások
Bármely vezetés végzi a fő funkciót - ez az erőforrások ésszerű felhasználása. Az időgazdálkodás feladata ennek a nem megújuló erőforrásnak a tervezése, elosztása és kiadása. Az időgazdálkodás szükséges a rendelkezésre álló időtartalék lehető leghatékonyabb felhasználásához, amely közvetlenül befolyásolja egy személy vagy alkalmazott alkalmazhatóságát. Az időgazdálkodás fő funkciói az időfelhasználás tervezése, az idő felhasználására szolgáló folyamatok megszervezése, az alapelvek betartásának ellenőrzése és az eltöltött idő rögzítése.
Az időgazdálkodás előnyei
Az időgazdálkodás számos pozitív eredményt hoz.Bármely tevékenység sikere eléréséhez meg kell tanulnia, hogyan kell időt tölteni. Az a személy, aki elsajátította az időgazdálkodás technológiáját, a következő előnyökkel jár:
- gyorsabban és gyakrabban érinti el céljait;
- megteremti életének körülményeit és ellenőrizheti azokat;
- bármilyen tevékenységben bármely célt és sikert elérni képes;
- kevésbé ideges tapasztalatok, mivel az életében nincs hiúság és sietség;
- elég ideje van önképzésre és szellemi fejlődésre;
- minden nap rendelkezik cselekvési tervvel, fegyelmezettebbé és gyűjtőbbé válik;
- többet nyugszik, ezért vidám és egészségesnek érzi magát, több lehetőséget kínál barátaival és rokonaival való kommunikációra, hobbiórákra;
- termelékenyebb a munkában;
- végül az ember magabiztosabb és boldogabb.
Időkezelési folyamat felépítése
Az időkezelő rendszer több alapvető folyamatot foglal magában:
- elemzés - ahhoz, hogy valahova költözzön, tudnia kell, mit akar, és milyen erőforrása van;
- stratégiai tervezés;
- célok meghatározása;
- taktikai és operatív tervezés;
- cél elérése;
- az erőforrás-felhasználás és a célok elérésének ellenőrzése.
Az időgazdálkodás szerkezetének meghatározására más megközelítések is vannak, ez megkülönbözteti a tudás, készségek és szokások kialakításának 4 területét, ideértve a következőket:
- célmeghatározás, célmeghatározási technikák elsajátítása;
- prioritási képesség;
- a tervezési eszközök használatának képessége és kompetens alkalmazása;
- az idő racionális felhasználásának készségeinek fejlesztése, megszilárdítása és alkalmazása.
Az időgazdálkodás típusai
Mint minden menedzsment, a fő időgazdálkodás stratégiai és operatív tervezésre is felosztható. Az erőforrás kezelésének típusait idő szerint is fel lehet osztani: hosszú távú és rövid távú, ami valójában megismétli az első osztályozást.
A stratégiai tervezés a hosszú távú, globális célok elérésével jár, miközben az időt egy vagy több évre szánják. Ez a helyzet mélyreható elemzésén alapuló előrejelzéssel jár.
A jelenlegi időgazdálkodás rövid távú célok elérésével jár: egy hónaptól hat hónapig. Ez beágyazódik a stratégiai tervbe, de csak a közvetlen részét fedi le.
Az idő operatív elosztása a hét és a nap terveinek elkészítéséhez kapcsolódik. A taktikai erőforrás-elosztás egy valós, aktuális helyzethez kapcsolódik, amelyben a körülmények javíthatnak.
Az időgazdálkodás általános alapelvei
Az időgazdálkodási folyamatok a fő alapelveken alapulnak, ideértve a következőket:
- Helyes célmeghatározás. Ettől függ elérhetősége és elérésének motivációja. Különböző célmeghatározási technikák léteznek, a leghíresebb és leghatékonyabb a SMART modell.
- Motiváció. Az időmegtakarításnak tudatosnak kell lennie és egyes fontos igények kielégítésével kell járnia, különben az időgazdálkodás sikere nem várható el.
- Megtakarítást. Az időgazdálkodás szükséges az időhiány megszüntetéséhez vagy csökkentéséhez, a termelékenység növeléséhez ugyanazon időszakokra.
Időkezelési módszerek
Manapság az idő elosztására és felhasználására vonatkozó különféle stratégiák és technikák ismertek. A legismertebb időkezelési módszerek a következők:
- Az Eisenhower mátrix. Ez a módszer egy mátrix kitöltését foglalja magában 4 jellemző alapján: fontos, nem fontos, sürgős, nem sürgős. A tervezési időszak valamennyi esetét ezen a skálán értékelik, és a végrehajtáshoz rangsorolják. Mindenekelőtt sürgõs és fontos kérdéseket hajtanak végre, kevésbé sürgõs és fontos kérdéseket a második fordulóra halasztják, a lényeg az, hogy ne halasszák végrehajtásukat úgy, hogy ne kerüljenek az elsõ kategóriába.A sürgős és kevésbé fontos eseteket lehetőség szerint a beosztottaknak kell átruházni, a nem sürgős és nem lényeges ügyeknek nem szabad felhalmozódniuk, ezért azokat át kell ruházni, vagy egyáltalán nem kell végrehajtani, és ki kell zárni a tervekből.
- B. Franklin piramisa. Ez a szilárd modell először alapos előkészítést igényel, majd egyszerűen használható. A piramis alapja a globális célok és az élet emberi értékek. A második szint hosszú távú célok 10-20 évre. A harmadik stratégiai terv, döntések a globális célok eléréséről. Következő a következő évi terv, majd a rövid távú terv. Az emeleten egy terv a napra. Az ilyen piramisokat időszakonként felül kell vizsgálni és frissíteni kell.
Vannak más időgazdálkodási technikák is, amelyek mindegyike azon alapszik, hogy képesek elválasztani a fontosat a fontositól, a helyes és elérhető célok kitűzési képességén, valamint az időmegtakarítás motivációján alapulnak.
Munkaidő-kezelés: alapvető technikák és szabályok
A munkaidő racionális eloszlása a legfontosabb feladat az emberek hatékonyságának növelése érdekében. Időkezelési módszerek, menedzsment a munkaidő hiányának kiküszöbölésére. Ezért rendkívül fontos, hogy a következő elvek alapján tervezzen egy munkanapot:
- biztosítani kell a különféle műveletekre fordított idő rögzítésének képességét;
- a terv elkészítése során az idő 60% -át a tervezett munkára, 20% -ot az előre nem látható ügyekre, 20% -át a spontán feladatokra kell fordítani;
- meg kell határozni az "időigényeket", és amennyire csak lehetséges, azokat meg kell szüntetni;
- a munkafeladatokat sürgősség és fontosság szerint kell rangsorolni;
- az időtervezésnek szisztematikusnak, következetesnek, indokoltnak kell lennie.
A szervezetben az idő kezelésére gyakran alkalmazzák az ABC módszert, amely lehetővé teszi a vállalati erőforrások fontossági fok szerinti besorolását. Három alapelvre épül:
- a legfontosabb dolgokat a vezető végzi el, ideje 15% -át rájuk költi;
- a közepes jelentőségű feladatokat a vezetőkre ruházzák, a munkaidő 20% -át kapják meg;
- kevésbé fontos feladatokat ruháznak fel az előadóművészekre, akik idejük 65% -át töltik el.
Szervezeti időgazdálkodás
Az időgazdálkodás egy vállalatban lehetővé teszi a szakember munkaidejének akár 30% -ának megtakarítását. Ezért kellő figyelmet kell fordítani erre. Az időgazdálkodás a szervezeten a vezetők vállára esik, akik operatív és középtávú munkaterveket készítenek az előadók számára. Manapság számos számítógépes program lehetővé teszi az alkalmazottak munkaidejének megtervezését, valamint a feladatok végrehajtásának és az eltöltött időnek a figyelemmel kísérését. Például: Toggl, Bitrix “Team” és “Project”. A szervezet időgazdálkodásának három fő stratégiája van:
- Gyorsulás. Minimálisra kell csökkenteni a tipikus, különösen az ismétlődő műveletek elvégzéséhez szükséges időt.
- A felhalmozódás. Minden egyes termelési szakaszban meg kell határozni a tartalékokat és a prioritásokat, hogy időtartalékot képezzen az előre nem látható feladatok elvégzésére.
- Rendelés. Hatékony rendszereket kell bevezetni az időkiadás tervezésére és ellenőrzésére.
Szabadidő menedzsment
Bármely személy mindig érzi a szabadidő hiányát, és ugyanolyan gondosan kell megtervezni, mint egy dolgozót. Ehhez meg kell tanulnia, hogyan kell szigorúan elválasztani a munkát a szabadidőtől, hogy legyen idő a munkaképesség helyreállítására. Az ünnepek alatt el kell engednie magát a munkahelyi hívásoktól és üzenetektől, hogy teljes mértékben pihenjen. A háztartási munkát meg kell tanulni a maximális időmegtakarítással megszervezni. Fejleszteni kell a legfontosabb feladatok azonosításának készségét, hogy legyen elég idő nem csak a pihenésre, hanem az önfejlesztésre is. Meg kell tanulnia elhagyni a kis rutinszerű, haszontalan dolgokat is, maximális időt hagyva a prioritási célok elérésére.
