Registrazioni contabili primarie. Forme di documenti contabili primari. I documenti principali sono ...

I documenti primari sono oggetti materiali in cui vengono raccolti i dati iniziali, ottenuti a loro volta durante osservazioni, sviluppo, ricerca e altri tipi di attività umana. In molte aree, tali documenti fungono da base per la segnalazione. Consideriamo ulteriormente quali forme di documenti primari possono essere.

Informazioni generali

I documenti primari sono una conferma della validità legale di qualsiasi operazione o azione. In altre parole, dimostrano che questo o quel fatto è avvenuto. La registrazione dei documenti primari viene effettuata al momento dell'azione o dell'operazione. Attraverso questi documenti, viene stabilita la responsabilità di artisti specifici.

Documenti contabili primari

Tutte le operazioni commerciali eseguite dall'impresa devono essere registrate in assoluzioni. Sono accettati per la contabilità se compilati nel modulo presente negli album corrispondenti dei moduli unificati. Queste riviste sono conformi alla PBU approvata con ordinanza del Ministero delle finanze n. 34. Se necessario, è possibile includere colonne e righe aggiuntive nelle forme dei documenti contabili primari. In questo caso, tutti i dettagli richiesti stabiliti dalle disposizioni normative devono essere conservati. Le correzioni che verranno apportate ai moduli sono confermate da ordini e ordini pertinenti. Le forme dei documenti contabili primari che fissano le transazioni in contanti non sono soggette a modifiche.

codici

I documenti primari unificati sono forme in cui le informazioni sono inserite in conformità con i classificatori in vigore nel paese. Alcuni codici non hanno riferimenti a questi standard. Sono progettati per sistematizzare e generalizzare i dati durante l'elaborazione tramite computer. Tali operazioni sono registrate secondo il sistema di codifica approvato dall'azienda.

Inoltre

I moduli unificati sviluppati direttamente dalla società stessa possono anche essere accettati per la contabilità. Devono inoltre conservare i dettagli obbligatori forniti per altri tipi di campioni. L'azienda stessa può sviluppare un elenco di documenti primari non contenuti negli album.

Dettagli obbligatori

I documenti principali dell'organizzazione dovrebbero contenere:

• nome;
• data di compilazione;
• nome dell'azienda per conto della quale viene compilato il modulo;
• un'indicazione delle posizioni delle persone responsabili dell'operazione e della sua fissazione.

Tutti i moduli devono essere approvati da quelle entità le cui informazioni sono presenti in esse. I documenti di firma primaria di certificazione fungono da prova dell'autenticità e della validità legale dei titoli.

Persone responsabili

I documenti contabili primari devono essere compilati in modo tempestivo e corretto. Questo compito è svolto da persone che, di fatto, le compongono e le appoggiano. I dipendenti responsabili assicurano inoltre il trasferimento tempestivo dei documenti al reparto contabilità per la loro successiva riflessione sulla rendicontazione. I funzionari sono tenuti a inserire solo informazioni affidabili sui moduli. L'elenco dei dipendenti che possono firmare documenti primari è approvato dal management dell'azienda in accordo con il dipartimento finanziario e di regolamento. I documenti che registrano le transazioni commerciali relative al flusso di cassa sono approvati direttamente dal direttore della società.Il capo contabile ha anche il diritto di firmare questi documenti.

classificazione

I documenti primari sono moduli utilizzati in varie aree dell'impresa. Tutti questi documenti possono essere suddivisi in:

1. Organizzativo e amministrativo. Questi includono ordini, ordini, procure, istruzioni e così via. Tutti consentono l'implementazione di determinate operazioni.
2. A discarico. Questa categoria comprende i certificati di ricevuta, i requisiti, le fatture, gli atti di accettazione e così via. Tutti questi documenti sono documenti della contabilità primaria delle transazioni. I dati che contengono sono registrati nei rispettivi registri.
3. Forme di rendiconti finanziari. Questi documenti vengono utilizzati per la contabilità.

Alcune forme sono simultaneamente considerate assolte e permissive. Questi, in particolare, includono libro paga ordine di spesa in contanti e così via.

Lavoro d'ufficio

Un programma speciale è in fase di sviluppo presso l'impresa, in base al quale vengono determinati i termini e le procedure per lo spostamento della documentazione primaria all'interno dell'azienda, nonché la sua ricevuta in contabilità. Dopo il trasferimento di titoli al dipartimento finanziario e di regolamento, vengono controllati. In particolare, viene monitorato:

1. La forma del documento. Un dipendente autorizzato verifica la correttezza e la completezza del riempimento, la presenza di dettagli obbligatori.
2. Fedeltà aritmetica dei calcoli.
3. Contenuto. I documenti non devono contenere contraddizioni interne, vedere chiaramente la relazione di alcuni indicatori.

registri

Dopo l'accettazione dei documenti contabili primari, le relative informazioni vengono inserite in fogli speciali. Allo stesso tempo, i moduli sono contrassegnati, escluso il loro riutilizzo. Ad esempio, viene impostata una data. Il registro contabile è chiamato fogli speciali per l'immissione e l'organizzazione delle informazioni. Sono conservati in riviste o libri speciali, su schede e pagine separate, sotto forma di tipogrammi ottenuti utilizzando i computer. I registri possono essere sotto forma di nastri magnetici, floppy disk, dischi e altre unità. La fissazione delle operazioni commerciali viene eseguita in ordine cronologico. Tutte le azioni sono raggruppate nei conti corrispondenti.

Tipi di registri

La classificazione viene effettuata per vari motivi. Quindi, in apparenza, i registri sono divisi in:

1. Libri (principale, contanti).
2. Carte (per materiali contabili, immobilizzazioni, ecc.).
3. Riviste con fogli stampati o non allineati.

A seconda del tipo di record prodotti, i registri possono essere:

1. Sistematica (contabilità generale dei conti).
2. Cronologico (libri di registrazione).
3. Combinato (warrant).

Per quanto riguarda il livello di dettaglio delle informazioni distinguere i registri:

1. Combinato (rivista-mandato).
2. Sintetico (contabilità generale).
3. Analitico (carte).

Punto importante

Le informazioni inserite nei documenti contabili primari devono essere registrate assicurando la loro sicurezza per il tempo stabilito per la loro conservazione nel dipartimento di archiviazione. Le informazioni possono essere in formato elettronico o cartaceo. Nel primo caso, la società è obbligata a proprie spese a produrre copie di documenti su carta. Ciò è necessario per fornire informazioni agli altri partecipanti alle operazioni commerciali, alle autorità di vigilanza autorizzate, alla procura e al tribunale.

Conservazione della carta

Prima di inviare i documenti all'archivio, vengono raggruppati in ordine cronologico, quindi completati e intrecciati. Tutti i documenti sono archiviati in cartelle speciali. Quando si invia la documentazione all'archivio, viene compilato il certificato corrispondente. Durante l'archiviazione dei registri, deve essere garantita la loro protezione contro l'introduzione non autorizzata di adeguamenti. Le informazioni contenute nei documenti si riferiscono al segreto commerciale dell'azienda. Le persone con accesso a tale documentazione non hanno il diritto di divulgare informazioni.Per violazione dei segreti commerciali, i responsabili sono responsabili secondo le leggi della Federazione Russa. La durata di conservazione della documentazione primaria, ai sensi dell'art. 17 La legge federale "Contabilità" è stabilita secondo le norme in vigore presso l'impresa. Inoltre, il periodo non dovrebbe essere inferiore a 5 anni.

aggiustamenti

Se c'è un errore nei fogli, quest'ultimo dovrebbe essere corretto. La correzione in questo caso è accompagnata da una giustificazione ed è certificata dalla firma dell'impiegato responsabile con la data. Non sono consentite correzioni bancarie e bancomat. Il resto del modulo di adeguamento deve essere effettuato solo previo accordo con altri partecipanti alle operazioni commerciali. Ciò è confermato dalle firme degli stessi dipendenti che hanno certificato i documenti. In questo caso, viene indicata la data della rettifica. Gli oggetti di scena che verranno corretti devono essere barrati. La linea dovrebbe essere sottile ma chiara in modo da poter vedere il valore originale. Scritto a mano accanto ad esso è contrassegnato "Credi corretti". L'adeguamento è certificato dalla firma dell'impiegato che ha contribuito, indicando il suo nome e le iniziali.

Recupero della carta

La legislazione in materia di contabilità non ha regole chiare che disciplinano la procedura per la compilazione della documentazione in caso di smarrimento. Alcune altre normative del settore specificano anche solo i periodi di conservazione. A causa del fatto che la legislazione non stabilisce ciò che è esattamente necessario per la società quando i documenti primari vengono persi a causa di motivi al di fuori del proprio controllo, le seguenti raccomandazioni sono fornite nella lettera dell'UMNS:

1. Nominare per ordine della commissione autorizzata a condurre un'indagine interna sulle cause di morte, documenti mancanti. Se necessario, i rappresentanti della vigilanza statale, degli organi investigativi e della sicurezza dovrebbero essere invitati alla sua composizione.
2. Adottare le misure consentite dalla legge per ripristinare quei documenti che sono soggetti ad aggiornamento e conservazione durante i tempi stabiliti. Ad esempio, è possibile ottenere copie degli estratti conto sui movimenti dei conti in contanti da società bancarie di servizi, le controparti possono richiedere fatture, atti, contratti e così via.

Tuttavia, lungi dall'essere sempre la società ha l'opportunità di chiedere duplicati di tutti i documenti persi. Quindi, ad esempio, ciò può accadere in presenza di un numero elevato di appaltatori, a causa dell'assenza di acquirenti o fornitori a indirizzi precedentemente noti o a causa della perdita di informazioni di contatto. Pertanto, vi sono circostanze abbastanza obiettive che possono creare alcuni ostacoli al ripristino della documentazione. Allo stesso tempo, molti manager hanno una domanda logica: l'autorità fiscale dovrebbe essere informata di cosa è successo? Secondo alcuni esperti, non è necessario notificare l'ispezione. In ogni caso, ciò non eliminerà la probabile responsabilità. Per la mancanza di documentazione primaria nella legislazione prevede un'ammenda. Questa punizione è stabilita, in particolare, nell'art. 120 codice fiscale.

Possibile soluzione al problema

Un contribuente che, per un motivo o per l'altro, ha perso la documentazione originale, può effettuare una delle seguenti operazioni:

1. Recupera, se possibile (almeno parzialmente) la carta.
2. Effettuare registrazioni correttive per le spese non documentate e che riflettono gli adeguamenti in dichiarazione rivista imposta sugli utili del periodo. I costi non certificati da titoli non sono rilevati come spese nel reporting fiscale.
3. Consentire ai rappresentanti del servizio fiscale di stabilire gli importi da pagare al bilancio al momento del controllo. Ciò avviene sulla base dei dati detenuti dall'imprenditore, nonché delle informazioni su altre imprese simili. Questa possibilità è prevista dall'art. 31, comma 1, comma 7 del Codice Fiscale.

Rimozione della carta

Questa procedura può essere eseguita solo dalle autorità autorizzate.Questi includono, in particolare, organi di indagine preliminare, indagini, pubblici ministeri, ispettorati fiscali, tribunali e dipartimenti di polizia. La documentazione principale viene sequestrata sulla base delle decisioni di tali autorità adottate nel quadro della legge. La lettera del Ministero delle finanze n. 16/176 approvava l'istruzione secondo la quale viene eseguita questa procedura. Il sequestro della documentazione viene effettuato in caso di occultamento o eufemismo da parte del contribuente del reddito o di altri oggetti soggetti a tassazione. Sia l'impresa che il funzionario e il cittadino possono agire come violatori. Il contabile principale o altro dipendente responsabile della società è autorizzato, con il consenso e in presenza di rappresentanti delle autorità che effettuano il ritiro, a fare copie dei documenti primari indicando la data di questa procedura.