Nel corso delle loro attività, le persone giuridiche spesso prendono decisioni su questioni sottoposte a un'assemblea generale, a cui possono partecipare fondatori, azionisti, capi unità e rappresentanti di parti che sono partner commerciali. In una situazione del genere, i compiti da risolvere durante l'assemblea vengono redatti utilizzando un modulo come il verbale dell'assemblea generale. Questo è un documento piuttosto specifico, che in breve forma riflette il corso dell'intero evento e può anche contenere un breve riassunto delle informazioni presentate.
Problemi risolti sulla base del verbale dell'assemblea generale
I verbali dell'assemblea generale sono necessari per risolvere vari problemi che sono parte integrante dell'organizzazione o dell'impresa. Con l'aiuto di questo documento, possono essere individuati cambiamenti nella composizione di fondatori o azionisti, emissione di azioni, riorganizzazione o liquidazione di un'impresa.
Nelle materie per le quali è necessaria una decisione collettiva, è necessario utilizzare il protocollo dell'assemblea generale. Il modello di compilazione è lo stesso per tutti questi eventi all'interno della stessa organizzazione. Pertanto, essendo un riflesso dell'attività economica dell'impresa, questo documento ha un significato giuridico importante.
Il verbale dell'assemblea generale, un campione della sua raccolta e le regole applicabili al suo contenuto sono stabiliti da vari atti legislativi della Federazione Russa. Pertanto, è necessario rispettare rigorosamente i requisiti stabiliti per la sua esecuzione, poiché le autorità di regolamentazione durante le ispezioni hanno il diritto di invalidare le decisioni di un'entità legale sulla base delle violazioni esistenti e del mancato rispetto dei requisiti di base del protocollo.
Requisiti legali per la registrazione
Il verbale dell'assemblea generale dei membri che partecipano alle attività economiche dell'organizzazione deve essere redatto entro e non oltre 15 giorni dalla data della sua partecipazione. Il documento è preparato in duplice copia e deve contenere un set di dati specifico:
- Data e luogo dell'incontro.
- Il numero di voti di proprietà dei partecipanti.
- Il numero totale di voti dati ai partecipanti assenti.
- Cognome e nome del presidente della riunione.
- La composizione del presidio.
- L'agenda
Di norma, i verbali indicano sotto forma di abstract le principali questioni sottoposte a discussione e votazione e i risultati che sono stati approvati.
Scopo del protocollo
Verbale dell'assemblea generale - questo è un documento delineare il corso delle decisioni che determinano collettivamente la direzione della persona giuridica. Tutte le forme e i tipi di protocolli hanno lo scopo di documentare le decisioni prese dagli organi collegiali. Il protocollo viene inoltre elaborato durante riunioni d'affari, riunioni di commissioni, negoziazioni, riunioni deliberative. Lo scopo del protocollo è documentare le decisioni e gli accordi collegiali raggiunti.
Qualsiasi impresa o organizzazione dovrebbe utilizzare i metodi decisionali collegiali ed essere in grado di redigere correttamente i verbali delle loro riunioni. L'importanza di registrare le decisioni adottate a livello collegiale è di grande aiuto per il corretto svolgimento delle loro attività da parte di un'entità giuridica.
Se il fondatore o il direttore dell'azienda prende una decisione unica in merito allo svolgimento delle attività commerciali, una riunione deliberativa è necessariamente raggruppata per prendere decisioni importanti sulla società.Pertanto, l'esame di tali decisioni e questioni emergenti è registrato nel verbale dell'assemblea generale.
Procedura importante
Il processo di compilazione del protocollo consiste in diverse fasi:
- Definire e preparare l'agenda.
- Redazione e preparazione della documentazione necessaria.
- Notifica a tutti i partecipanti del luogo dell'assemblea generale.
- Distribuzione delle informazioni necessarie affinché i partecipanti possano prepararsi all'agenda della riunione, coprendo alcuni dei suoi problemi.
Prima di iniziare i negoziati, è necessario registrare i dati di registrazione dei partecipanti alla riunione nel protocollo. A tal fine, viene compilato un elenco di tutti i partecipanti, il cui numero deve corrispondere al numero di voti necessari per prendere una decisione legalmente legale.
Per documentare ulteriormente le informazioni sulle decisioni prese e sul corso dell'assemblea generale, vengono utilizzati i moderni mezzi tecnici di registrazione audio o video, che vengono utilizzati per la stenografia e l'elaborazione di tutti i discorsi e le decisioni prese. Inoltre, contemporaneamente alla registrazione, è necessario redigere una bozza di verbale per iscritto durante la riunione. Assicurati di indicare l'elenco dei documenti che hanno partecipato alla presentazione di domande per il voto o la discussione. Si tratta di relazioni, progetti, riferimenti utilizzati nell'assemblea generale.
Regole per la registrazione
Il verbale dell'assemblea generale dei proprietari o dei partecipanti deve essere redatto con competenza e rispettare pienamente i requisiti normativi della legislazione della Federazione Russa.
In base al suo contenuto, il documento può essere sia un riassunto dettagliato che un riassunto della riunione. Tutti i discorsi che hanno avuto luogo durante l'assemblea generale dell'organo deliberativo sono esposti in forma completa. La forma breve contiene solo informazioni sui relatori, l'argomento del discorso pronunciato. La forma abbreviata si chiama uno schema di protocollo. Il modulo di redazione del protocollo è determinato dal presidente dell'assemblea o durante la decisione collegiale. Di seguito viene presentato un esempio di verbale dell'assemblea generale dei partecipanti.
Questo documento è redatto in conformità con tutte le norme e i requisiti del lavoro d'ufficio per rendere i dettagli in conformità con GOST.
Il contenuto del protocollo. Dati dell'organizzazione
Il verbale dell'assemblea generale, di cui è in fase di sviluppo un campione, deve necessariamente contenere dati sul nome completo dell'organizzazione, nonché le abbreviazioni accettate relative alla forma giuridica (LLC, JSC, ecc.). In questo caso, il nome deve corrispondere a quello specificato nella carta dell'impresa e inserito nel registro di stato unificato, nonché avere una decodifica completa senza l'uso di abbreviazioni.
Se questo è il protocollo dell'assemblea generale della LLC, il campione viene redatto secondo le stesse regole e standard delle organizzazioni che hanno una diversa forma legale di proprietà. Stabilisce la posizione dell'entità legale, che si riflette nella forma di una registrazione dell'indirizzo legale dell'organizzazione, e deve corrispondere a quella inserita nei documenti costitutivi, così come la registrazione nel registro di stato unificato.
Riunione dei dati
Nella sezione successiva, dopo aver specificato i dati legali che riflettono il nome effettivo della sede dell'impresa, è necessario indicare le informazioni relative all'ora e alla forma della riunione. Innanzitutto, viene indicato il tipo di assemblea generale, che può essere annuale, straordinaria, programmata, ecc. Il protocollo dell'assemblea generale dei partecipanti alla LLC secondo l'attuale legislazione è determinato con una frequenza di almeno una volta all'anno.
Moduli per riunioni
La forma della riunione può essere definita come:
- Presenza personale di rappresentanti autorizzati o membri degli azionisti.
- Modulo di corrispondenza raccogliendo la documentazione inviata in precedenza per chiarire le opinioni sulle questioni relative al voto.
Sono inoltre indicati la data e il luogo della riunione del comitato consultivo, è stato indicato l'indirizzo effettivo presso il quale i partecipanti si sono riuniti.
La parte principale del protocollo
Vengono indicati l'argomento, le questioni su cui si è svolta la riunione. Nel caso di riunioni annuali, la legge definisce una serie di questioni che devono essere considerate. Nel resto dell'incontro, i partecipanti sono liberi di scegliere gli argomenti necessari per la risoluzione.
Devono essere indicati l'orario di inizio e fine della registrazione delle persone che hanno il diritto di partecipare e partecipare alla discussione. In questo caso, l'organizzatore o il segretario esegue la procedura di registrazione per tutti gli arrivi stabilendo l'identità dei presenti e inserendo questi dati nella sezione "Presente" del protocollo. Assicurati di indicare il partecipante, nonché la posizione ricoperta e il numero di voti da lui ricoperti. Nel caso di società per azioni, possono anche essere inseriti dati su una carta d'identità o una procura emessa.
Anche in questa parte sono indicati i tempi di apertura e chiusura della riunione collegiale, i risultati delle votazioni, che sono fissati al momento del conteggio dei voti.
Nel considerare ciascun punto dell'ordine del giorno, deve essere indicato quanto segue:
- Il numero di voti ammessi a partecipare alla riunione.
- Il numero di voti espressi.
- Il numero di voti espressi per le diverse opzioni di voto.
- La formulazione delle decisioni prese.
Questa è seguita da una sezione in cui sono registrate tutte le principali disposizioni dei discorsi ascoltati, nonché i nomi delle persone che hanno parlato su ogni questione. Le informazioni sono presentate sotto forma di abstract che compongono un riassunto dei discorsi.
Parte finale
Dopo aver redatto il verbale dell'assemblea generale dei fondatori, degli azionisti o di altri partecipanti, deve essere apposto le firme del presidente, nonché il segretario dell'assemblea. Viene anche stabilita la data della sua preparazione, che potrebbe non coincidere con la data della riunione.
Protocolli e riunioni speciali
Un altro esempio interessante di tale documentazione è il verbale dell'assemblea generale dei proprietari della casa o partenariato orticolo. Tali riunioni e la loro registrazione si distinguono per il fatto che i partecipanti hanno pari diritti e, nel caso in cui un gran numero di persone non appaiano, le decisioni possono ancora essere prese sulla base delle opinioni di coloro che sono arrivati e hanno partecipato alla risoluzione delle questioni sottoposte a discussione. Sulla base di tale protocollo, i restanti membri del patrimonio immobiliare o del partenariato per il giardinaggio sono tenuti a sottomettersi alle decisioni prese, indipendentemente dal fatto che abbiano partecipato o meno a questo incontro.
Quando si redige un documento del genere, di solito indica la composizione del comitato di contabilità. Sia le persone autorizzate che quelle selezionate votando dai partecipanti presenti possono fungere da presidente e segretario della riunione. modo di gestione condominiale oppure un partenariato orticolo è selezionato dall'assemblea generale dei proprietari di locali residenziali o terreni. Le decisioni prese su questi temi sono vincolanti per tutti i proprietari.
L'esecuzione del processo verbale dell'assemblea generale richiede un'attenzione speciale e determinate capacità documentarie. L'abbandono delle regole stabilite per l'esecuzione di questo documento non dovrebbe essere consentito, in quanto è l'unico riflesso documentale della legalità delle decisioni della riunione collegiale, che sono importanti, e hanno anche una grande forza legale e sono fornite durante audit autorità di regolamentazione.
