כל המשתתפים במחזור העסקים נדרשים לנהל רשומות - כפי שנקבע בחוק. האחריות המשפטית לנכונותו ובזמינותו מוטלת על הבעלים או על ראש החברה המוסמך על ידו, כמו גם על רואה החשבון הראשי.
ישויות חתימה
ראש המיזם והרואה החשבון הראשי, ככלל, חותמים על כל מסמכי החשבונאות של המיזם. זכות כזו מוקצית להם באופן חקיקתי או על ידי המסמכים הפנימיים של המיזם.
סמכויות המנהיג קבועות בדרך כלל במסמכים המרכיבים ובחוזה; ניתן לתקן את סמכויותיו של רואה החשבון הראשי בתיאור תפקידו, לפי סדר הראש או בחוזה ההעסקה.
מה לעשות אם גורמים רשמיים ישתנו
החלפת דירקטור או רואה חשבון ראשי היא עסק בעייתי למדי ומחייב גישה מהורהרת. במקרה זה, החברה צריכה לא רק להודיע לרשויות הרגולציה ולבנק המשרת, אלא גם לבצע נכון את קבלתם והעברתם של מסמכי חשבונאות ראשוניים לעובד חדש.
באופן חקיקתי צו כזה ניתן רק לארגוני תקציב; ארגונים תומכים עצמית קובעים את זה באופן עצמאי, למשל על פי הוראה או תקנה נפרדים. בכל מקרה, נערך מעשה של קבלת מסמכים שהדוגמא שלו ניתנת להלן.
בהתבסס על הנוהג העסקי הרווח, כאשר משנים את האנשים האחראים לניהול חשבונאות, נוצרת במיזם עמלה מיוחדת, המבצעת ביקורת פנימית ומקבלת מסמכים מהראש או רואה החשבון הראשי.
ביקורת אינה חובה, עם זאת, החברה יכולה להעסיק באופן עצמאי מבקרי אשר יתנו חוות דעת על מצב החשבונאות וחשבונאות המס. מסמך כזה יכול לסייע לחברה להימנע מסנקציות כספיות עתידיות של גופי פיקוח.
אם הגורמים המתחלפים היו אחראיים כלכלית, אזי מלאי חובה של רכוש ומסמכים מתבצע באופן שנקבע.
כיצד להעביר מסמכים בצורה נכונה בעת החלפת דירקטור או רואה חשבון ראשי
בגין הפרה של נוהל הנהלת החשבונות במפעל, רשאים לפקידים אחריות עד אחריות פלילית, לכן חשוב כל כך לסדר נכון את הקבלה והעברת המסמכים בעת שינוים.
התיקים מועברים לדירקטור או לרואה החשבון הראשי, ובהעדר מועמדים לוועדה, או לעובד שמונה בצו. לאחר מכן העבירה הנציבות או המנכ"ל את המסמכים המקובלים לדירקטור או לרואה החשבון הראשי. אם החשבונאי הראשי מתחלף, אז ראש המפעל יכול לקבל ישירות את המסמכים.
המעשה מבוצע בשלושה עותקים: אחד לעובד המשמרת, השני לעובד שמונה והשלישי לחשבונאות. פעולת קבלת מסמכים עם החלפת דירקטור נחתמת על ידי חברי הוועדה או עובד אחראי, רואה חשבון ראשי וראש חדש. ובמקרה של שינוי ברואה החשבון הראשי, חברי הוועדה, ראש המפעל ורואה החשבון החדש עושים זאת.
פעולת קבלת המסמכים: מדגם
תוכן ניירות ההעברה נקבע על ידי המיזם בכוחות עצמו. להלן פעולת קבלת והעברת המסמכים בעת החלפת רואה החשבון הראשי. זוהי אפשרות מעידה, למשל, עסק אחד.
פעולת קבלת מסמכי חשבונאות ראשוניים של LLC "Rank".
תאריך, מקום לקט.
אנו, מנהל חברת "רנג" פבלוב איוואן טרופימוביץ 'של LLC, פועלים על בסיס אמנה, חברי הוועדה לקבלת מסמכים על ידי הכלכלן לפטה א.ב., רואה החשבון קוד נ.פ., הארכיוניסט רודנקו ט. מצד אחד, ורואה החשבון הראשי V.A. Alferova, שפעל על בסיס צו תעסוקה ותיאורי תפקידים, ומצד שני, מעשה זה נערך באותו Alferova V.A. העברות ו- LLC "Rang" באדם של הדירקטוריון והוועדה מקבלת את המסמכים הבאים של LLC "Rank" לתקופה שבין אפריל 2010 לאפריל 2015 (רשימה מפורטת):
- חשבוניות לשחרור טובין וחשבוניות מס, פועלת לשחרור טובין וחומרים וסחורות, חוזים, חשבוניות, מעשי עבודה שבוצעו, מעשים פיוס;
- דיווח מס וכספי;
- פירוט סכומי החוב, הנכסים וההתחייבויות;
- תיעוד שכר;
- פעולות קבלה והעברת מסמכים לארכיון;
- בדיקות של רשויות רגולטוריות (אם קיימות).
המנהל והוועדה קבעו מחסור בחשבונית מס 1 מיום 04/01/2014 במסגרת חוזה אספקה מס '3 מיום 01/01/2014. על עובדה זו מאת ו 'אלפרובה. התקבלה הערת הסבר, והתבקש הכפיל של המסמך החסר מהצד הנגדי.
שאר ההערות על רשומות חשבונאיות אינן זמינות.
בדיקת ביקורת והמלאי לא בוצע בגלל חוסר הצדקה.
המעשה נערך בשלושה עותקים אותנטיים: האחד עבור V. A. Alferova, השני עבור מחלקת הנהלת החשבונות של LLC "Rank", השלישי עבור מנהל חברת LLC "Rank" ונחתם על ידי שלושה צדדים.
ייעוץ משפטי: מטעמי נוחות ניתן להוציא את רשימת התיעוד בצורה של נספח חובה לפעולת הקבלה.
מי ואיך להודיע על שינוי של אנשים אחראיים
בתוך 10 יום ממועד השינויים, על המיזם להודיע לרשויות המס על שינוי האדם האחראי. הודעה כזו מונפקת על ידי הגשת טופס הרשמה מאושר.
כמו כן, יש צורך בבקשה לבנק שירות המספק כרטיס חדש עם חתימות מדגם, נוטריוני.
אם לחברה חתימה דיגיטלית אלקטרונית, עליכם לפנות למרכז ההסמכה לביטול הקודם ולהנפיק חתימה דיגיטלית חדשה, ההכרחית להגשת דוחות אלקטרוניים.
במקרה של החלפת דירקטור, יש צורך גם לתקן את מרשם המפעלים הממלכתי: מסופק טופס מיוחד לכך.
אחריות וסנקציות
אם יש הפרות פנימיות שנחשפו במהלך העברת התיקים, על הוועדה לבקש הסברים בכתב מאת המנהל או רואה החשבון הראשי. אם המסמך חסר או נהרס, יש צורך להודיע על כך לרשויות אכיפת החוק בכתב ולכלול את נציגן בוועדה.
החוק קובע כי החתומים נושאים באחריות לחשבונאות שגויה, אולם אין בכך כדי לפטור את החברה מסנקציות אפשריות במהלך הבדיקות. הדירקטור או רואה החשבון החדש לא ישא באחריות לטעויות הקודמות, וייתכן שיוטלו על המיזם סנקציות כספיות כישות עסקית. לכן כל כך חשוב לתכנן נכון את תהליך קבלת והעברת המסמכים בעת החלפת בעלי תפקידים.
פעולת העברת ענייני רואה החשבון הראשי
