משרד בחזרה - מה זה? מה העבודה במשרד האחורי בבנק?

מילה אנגלית חדשה "back office" הופיעה בחיי היומיום ברוסיה. מה זה אילו פונקציות הוא מבצע? באילו חברות זה קיים? בואו ננסה להבין ביתר פירוט.

משרד אחורי. מה זה

יחידות אלה קיימות בארגונים רבים. משרד אחורי הוא מחלקה או מחלקה בחברה שיש להם תפקידים מסוימים. מדובר בשגרה, ניהולית ושירותית. באופן מסורתי, הפונקציות כוללות גם טכנולוגיית מידע (שירותי ניהול ותמיכה), משאבי אנוש וחשבונאות.

בארגונים מסוימים נקבע בנפרד כיווני עבודה נוספים שעל המשרד האחורי לבצע. מה זה לעיתים קרובות עובדי מחלקה זו עוסקים בחשבונאות סטטיסטית ואנליטית של מכירות, רכישות, יתרות מלאי ושמירה על הארכיון.

אם משרד אחורי זה הוא חלוקה של הבנק, הפונקציות כוללות פעולות סליקה, שירותי הסדר מזומנים שוטפים וכן הלאה.

היסטוריה במשרד האחורי

בשלבים הראשונים של פיתוח עסקי, פריסת בית העסק של כל חברה הייתה מיוחדת. החזית תפסה את המשרד הקדמי. זה נעשה כך שללקוחות הייתה אפשרות למצוא במהירות ובקלות את העובד הנכון. באופן טבעי, ההנהלה השקיעה רבות בחדר זה, ביצעה תיקונים יקרים, ניקוי וריהוט. המשרד הקדמי היה צריך לעשות את הרושם הטוב ביותר, מכיוון שהוא "הפנים" של כל חברה.

על עובדיו להיות גם עקביים בסגנון הלבוש וההתנהגות. זה הצד הציבורי של כל חברה.

ברקע, המשרד האחורי נמצא באופן מסורתי. זה מקום כזה בו הייצור עצמו בוצע, הייתה מערכת של הנחות אדמיניסטרטיביות, מחלקות שונות, מחסנים וכו '.

לכן, באופן מסורתי, שטחים אלה היו מלוכלכים, קודרים ולא מטופחים במיוחד. הנוכחות של הנחות אלה לא נצפתה במיוחד מכיוון שלקוחות מעולם לא הופיעו בהן. מטבע הדברים, לא נדרשות דרישות מיוחדות למראה עובדים. תשומת לב רבה יותר הוקדשה לכישורים מקצועיים.

חלוקה זו של המשרד לשתי חטיבות גדולות המבצעות פונקציות שונות הוכיחה את עצמה היטב וקיימת עד היום.

עובדי המשרד הקדמי יוצרים עבור החברה "תמונה" יפה. יחד עם זאת, זה בזכות הצוות האחורי שהחברה מפתחת ופורחת. למה? בואו נסתכל.

חשיבותה של משרד האחורי לפיתוח חברות

תרגול מראה עד כמה תפקידה של יחידה זו חשוב לארגון.

ראשית, המשרד האחורי עוזר לשמור על המוניטין של החברה בסביבה תחרותית ביותר. מטבע הדברים, אם העובדים מבצעים את תפקידם בצורה טובה וברורה. אכן, עבור כל לקוח, הקריטריון העיקרי לחברה טובה הוא שירות איכותי. בזכות עובדי המשרד האחורי מבוצע מחזור שלם של פעולה מסוימת.

שנית, ניהול הסיכונים מתבצע גם על ידי המשרד האחורי. מה זה מביא לחברה? עובדי מחלקה זו הם שמגבשים דוחות, בוחרים נתונים, גורמים ועושים חישובים על סמך אילו החלטות ניהול מתקבלות. לכן, נכונותם ודיוקם חשובים מאוד לעתיד החברה. עובדים מבצעים עבודה אחראית במיוחד, ומפחיתים משמעותית את הסיכונים.

שלישית, שירות המשרד האחורי מפתח גם שיטות חיסכון חדשות הצעות רציונליזציה. מטבע הדברים עובדים אינם מרוויחים ישירות משאבים כספיים עבור החברה. אך הם יכולים להשפיע בעקיפין על התהליך הזה.

משרד אחורי בבנק

זוהי יחידה חשבונאית תפעולית. בזכות עבודתו מובטחת פעילות המחלקות העיקריות.

המשרד האחורי עוסק בחשבונאות ורישום עסקאות עם ניירות ערך, ניהול התחייבויות ונכסים וכן הסדרים עם לקוחות. אבל זה רק קצה הקרחון.

המשרד האחורי מבצע פעולות לעיבוד הלוואות. בנוסף, עובדים לעיתים קרובות בפתיחת חשבונות, הנהלת חשבונות וניהול סיכונים.

משרד אחורי. ביצוע תיעודי ותמיכה בעסקה בשוק ניירות הערך

בבנקים המשרד האחורי מורכב לעתים קרובות מכמה חטיבות. במיוחד אם הארגון מבצע מספר רב של עסקאות בשוק ניירות הערך. תפקידם של העובדים כולל עיבוד אלקטרוני ותיעודי, תמיכה שלהם. בואו להתעכב על זה ביתר פירוט.

ראשית, העובד האחורי מקיים פנקס עסקאות, מכהה חוזה למכירת ניירות ערך של מנפיק מסוים.

הבא הוא תהליך רישום מחדש של ניירות ערך. זהו העברת בעלות. כדי להתחיל בתהליך זה, על העובד האחורי להוציא צו העברה ולהעניק לגיטימציה לעסקה הנוכחית.

לאחר ביצוע הרישום מחדש ומתקבל מסמך תומך, העובד שולט בתהליך הפשרה הסופי.

יש לעובד האחריות אחריות גדולה מאוד. אם קיימת אי הדיוק הקל ביותר בתהליך הניירת, העסקה מוכרת כלא תקפה. כתוצאה מכך הלקוח יסבול, והחברה תסבול הפסדים חמורים.

בנוסף, המשרד האחורי עוסק בעסקאות אנליטיות (פנימיות) בין מחלקות בארגון במערכת חלוקת הכספים מחדש.

בתחום הסחר בשנים האחרונות הם משתמשים לעתים קרובות במגוון תוכניות אוטומציה.

משרד אחורי קמעונאי

כאשר הוא מארגן עסק, עומד בפני בעיות רבות. יש צורך לספק לרחבת המסחר סחורות, אוטומציה של חשבונאות מחסנים בארגון, ניהול תמחור, אינטראקציה עם ספקים וסניפים.

על מנת לפתור בעיות אלה ורבות אחרות, כאמור, יש תוכניות מיוחדות למשרד האחורי.

במערכת הקמעונאית, עובדי יחידה כזו יסייעו בבקרה על הגעתם ושחרורם של סחורות, מחיקה והעברה, הערכה מחודשת, החזרת החזרות, מזומנים פעולות בנקאיות לעבוד עם ציוד סחר.

חבילת התוכנה יכולה להיות בעלת תצורות שונות: קמעונאות שאינה מזון, חנות נוחות, חנות נוחות או סופרמרקט. יש כרגע בחירה.

משרד אחורי ברשת

תחומי העבודה העיקריים במסחר ברשת הם:

• ביצוע שינויים ותוספות למגוון גדול של מוצרים;
• חילופי נתונים בין מחלקות;
• חשבונאות ריכוזית;
• קבלת דוחות תפעוליים על תפקוד הסניפים וכו '.

כדי להקל על העבודה ולהבטיח את האינטראקציה של המשרד עם רשת שקעים, הם משתמשים לעתים קרובות בגרסה אוטומטית של משרד האחורי. תוכניות אלה מאפשרות לארגון לעבוד בצורה יעילה ומהירה יותר.

משרד אחורי בקייטרינג

עבודת צוות הקייטרינג האחורי היא בעיקר פעילות שוטפת. באופן מסורתי הם כוללים את הדברים הבאים:

• ביצוע פעולות חובה שגרתיות;
• ניהול חשבונאות סחורות ומחסנים;
• תהליך השליטה בייצור הכלים;
• איסוף וניתוח נתונים;
• דיווח.

תלוי בגודל ובמחזור הארגון, המשרד האחורי בסחר מונה בדרך כלל בין שלושה לשלושה עשר לחמישה עשר איש.

נכון לעכשיו, כאמור, יש מערכות אוטומטיות המאפשרות יישום פעולות שעובדים חייבים לבצע. זה כמובן רגע חיובי עבור ראש הארגון. אבל לא תמיד לעובדים. העיסוק מראה כי רכישת מערכות אוטומטיות שמבצעות את מרבית העבודה המשרדית מביאה לצמצום הצוות.