מהו תיעוד המכרז. הכנת מסמכי מכרז

ארגונים רבים משתתפים במכרזים שונים. אך יחד עם זאת, לרוב הם לא יודעים להכין ולאשר מסמכי מכרז כראוי. יתרה מזאת, שאלה כזו היא אחת החשובות ביותר שדורשות התייחסות מיוחדת. גם הנוהל וגם הרכב תיעוד המכרז נקבעים על ידי חוקים ותקנות עליהם הם נדרשים לעמוד.

קונספט מכרז

מכרז הוא תחרות על מתן שירותים, טובין או ביצוע של עבודה כלשהי. הכללים לביצוע בחירות מסוג זה מצוינים בתיעוד המכרז, לפיו המשתתפים המעוניינים לקחת חלק במאבק צריכים לספק לעמלה את התנאים הנוחים ביותר המוצעים ללקוח.

חוזה המכרז נחתם עם המשתתף שיכול לספק את ההצעה המועילה ביותר עבור המארגן, על האחרון לעמוד במלואו בהוראות שהוצאו.

תיעוד מכרז הוא חבילה של מסמכים החושפים את תנאי המכרז ותכני החוזה העתידי.

זה בהכרח מכיל חלקים טכניים ומסחריים כאחד.

החלק הטכני מורכב ממידע על תנאי ההתקשרות, מאפיינים ותיאורים של נושא או מושא ההצעה, הוראות המיועדות לספקים, וכן כרטיסי מידע המציינים את הנוהל ליישום והגשת בקשות להשתתפות במכרזים. בחלק זה מופיעות גם הדרישות לתוכן הזמנת הרכש: שם, לוחות זמנים נפחיים, התייחסות לתקנים תנאים טכניים.

החלק המסחרי של תיעוד המכרז מכיל את כל המחירים ואת נוהל חישובם, תנאים שנקבעו לפי לוח התשלומים, מקורות המימון לחוזה זה. זה גם מציין את הערבויות שהעניק הבנק לביצוע עסקת המכרז על ידי הלקוח, ואת הדרישות לביטוחים מסוגים שונים.

תיעוד מכרזים, יישום מדגם והמלצות למילוים כלולים ב- MDS 80-4.2000 Gosstroy שברוסיה. התוכן המפורט יותר של התיעוד נקבע על ידי ועדת המכרזים.

עריכת נוהל

הכנת מסמכי המכרז הינה הליך נפרד, חשוב מאוד ובלתי ניתן לבחירה לביצוע כל הצעה תחרותית. הוא קובע בהתאם לחוקים החלים את תוכן המידע האישי, כגון:

• שם המארגן.
• הכתובת החוקית שלו ומספרי הטלפון שלו.
• מספרי פקס וכתובות דוא"ל.
• מחיר, מקום ותנאים לקבלת חבילת מסמכים.

רשויות הפיקוח מציבות תמיד דרישות לזמינות טיוטת חוזה מרשימת התנאים שנקבעו. התיעוד מציין גם את השיטה להערכת ההצעות שהושמעו באמצעות מערכת ספציפית.

אישור

פיתוח תיעוד מכרז יכול להתבצע הן על ידי המארגן והן על ידי חברת ייעוץ מיוחדת. כדי להרכיב אותה, אתה יכול להשתמש בדגימות הסטנדרטיות ובהנחיות, כמו גם בחקיקה, המפרטת את הדרישות הרגולטוריות לקומפילציה. אתה יכול גם לפנות למרכז הפיננסי, שם מומחה בתיעוד מכרזים יציע את שירותיו לצורך הכנתו המוסמכת. הנה אתה ב תנאים קצרים לספק סיוע מקצועי ומוסמך.

תוכן

טופס תיעוד המכרז, בנוסף למידע המיועד למציעים עתידיים, אמור להכיל מידע כמו התוכן המספרי והמפורט של חבילת התיעוד שנערכה על ידי הספק, והביע אישור על בקשתו להשתתפות:

• בקשה להשתתפות.
• תיאור המסמכים המצורפים.
• התייחסות בנקאית להיעדר חובות מאיחור.
• מידע טכני, תפעולי ואיכות חובה, כמו גם תיאור מפורט של החומרים והסחורות שנרכשו.
• טיוטת חוזה לרכישות מתוכננות.
• הוראות מתודולוגיות לביצוע חישובים על בקשת המכרז, לרבות מרכיביה, כגון הוצאה לתשלום דמי ביטוח ומכס, שירותי הובלה, מיסים וחובות שונים, בנוסף למחיר הטובין שנמסרו, וכן טבלת מחירים מפורטת.
• מצוין המטבע איתו המחירים מבוטאים במכרז.
• דרישות למכרז.
• נדונה האפשרות לשנות או לבטל בקשות אלה במהלך המועד האחרון להודעת תוצאות המכרז ולפני כן.
• מועדים מועדים, מקום הגשת בקשות.
• מקום, תאריך ושעה של פתיחת מעטפות למכרזים.
• מידע על האפשרות לספק סדרי עדיפויות עבור יצרנים מקומיים.

לספק פוטנציאלי יש את הזכות לפנות בכתב למארגן המכרז בבקשה לבירור הסעיפים וההוראות בתיעוד המכרז לא יאוחר מעשרה ימים לפני ההחלטה הסופית. בתורו, על מארגן המכרזים, תוך שלושה ימים מקבלת בקשה כאמור, לשלוח הסברים מתאימים לכל הספקים המשתתפים במכרז זה, מבלי לציין את מחבר הבקשה הראשונית.

ביצוע שינויים ותוספות

תוספות או שינויים כלשהם עשויים להתבצע על ידי מומחה בהכנת מסמכי מכרז לבקשת מארגן המכרז. פעולות כאלה אינן חוקיות או לא חוקיות. במידת הצורך, יש למארגן המכרזים לערוך שינויים בחבילת המסמכים הקשורים לביטוי יוזמתו או כתגובה לבקשה של ספק פוטנציאלי, לא יאוחר משבעה ימים קלנדריים לפני המועד האחרון להגשת המכרזים.

לאחר ביצוע שינויים עליהם, יש צורך מייד להודיע ​​לכל הספקים הפוטנציאליים אליהם הוצא תיעוד המכרז. המועד האחרון ליישום הודעות כאלה והחלפת תיעוד אצווה נקבע ל -5 ימי עבודה.

תוכן אפליקציות מכרז

הדרישות לתיעוד המכרז קובעות את הרכבו:

• בקשת השתתפות במכרז ורשימת המסמכים שהוגשו צורפו אליו.
• מסמכים המאשרים את העמידה בדרישות שהוצגו לספק פוטנציאלי.
• טבלת המחירים, שצריכה לשקף באופן מלא את כל העלויות שהתקבלו בפועל, משתתפת במחיר הסופי.
• אם המכרז הוא אספקת סחורה או מכשירים טכניים כלשהם, הקפד לצרף את המאפיינים הטכניים של הדגמים המוצעים.
• מחיר הרשימה המוצעת של שירותים קשורים, אם בכלל.
• המסמך המקורי, שהוא האישור בפועל לאחריות המכרז.

מסמכים המאשרים את עמידתו של הספק הפוטנציאלי בדרישות ההסמכה המוצעות

כל ספק פוטנציאלי שהחליט לקחת חלק במכרז נדרש למסור את המסמכים הבאים:

• העתקים של רישיונות המאשרים את זכותו של ספק או יצרן פוטנציאלי לבצע את פעילותם.
• עותק של המסמך המספק את הזכות לעסוק בפעילות יזמית, מאושר על ידי רשות נוטריון.
• הביקורת המקורית לשנת הדיווח האחרונה או העתק נוטריוני שלה.
• תעודת רישום מדינה של הארגון או המפעל והעתק שלו.
• במקרה של יזם יחיד - העתק של תעודת זהות או דרכון אזרחי.
• אמנת הארגון המציינת את הרכב מייסדיה, בעלי מניותיה וכן כל בעלי המניות בצורה של העתק נוטריוני.
• התעודה המקורית שהונפקה על ידי רשויות המס ובה נאמר כי לספק אין פיגורי מס.
• תעודה ממוסד הבנק על היעדר חובות שהועברו בשלושת חודשי הפעילות האחרונים.

טבלת תמחור

רישום מסמכי המכרז לוקח בחשבון מחירונים. ספק פוטנציאלי מחויב לערוך טבלת מחירים המציינת ורישום יחידות הסחורה, המחיר הכולל הכולל של כל האספקה. יש להרכיב אותו ולהציג בצורה של מחירונים מודפסים וגם אלקטרוניים.

הטבלה היא גם מפרט טכני עבור הטובין והשירותים הניתנים וחייבת לעמוד במלוא כל הדרישות המפורטות בתיעוד המכרז.

כאשר מכינים תיעוד מכרזים, נקבע הרכב המחירים הסופיים. הערך המצוין, בנוסף למחיר הטובין של הסחורה, אמור לכלול בהרכבו:

• הוצאות שנגרמו לאחר אישור, נהלי ביטוח והובלת סחורות ליעד שצוין.
• כל תשלומי המס, החובות וסוגים אחרים של תשלומי חובה ואגרות, אשר נקבעים בחקיקה הנוכחית של הפדרציה הרוסית.
• רכיבי מחיר אחרים שהספק הפוטנציאלי רואה בהם צורך לכלול במחיר הסופי של הסחורה.

אם הספק הפוטנציאלי אינו מציין רכיבים שונים בו בטבלת המחירים הכוללים את העלויות שתוארו לעיל, ועדת המכרז רואה בנתונים על מחיר הטובין המסופקים על ידיה את העלות הכוללת, תוך התחשבות בכל העלויות. במקרה זה, לא ניתן עוד לשנות או לשנות מחירים אלה בסיום החוזה.

המחירים המצוינים בטבלה נותרו קבועים לאורך כל תקופת מילוי ההתחייבויות החוזיות על רכש ואספקה ​​ולא ניתן לשנותם.

המחירים צוינו במטבעות שנקבעו בדרישות שהועלו בעת הגשת המכרז. התשלום לספק מתבצע עם מסירת הסחורה ליעד, עם הגעת כספי התקציב, אלא אם כן מסופקים ותנאים אחרים צוינו בחוזה.

אבטחת אפליקציות

בחלק מהמקרים מספק הספק אבטחת ערבות, המתבטאת במזומן, בצורה של משכון לחשבונות הבנק של המארגן, בסכום של לפחות 3% מהסכום הסופי בחוזה, עם תקופת תוקף של לפחות מסגרות הזמן שנקבעו שצוינו בגוף המכרז.

תמיכה כספית מובטחת של קבלן פוטנציאלי לביצוע המכרז בצורה של משכון בסכום כספי מופקדת בחשבון שנוצר במיוחד של מארגן המכרזים.

אם הספק הפוטנציאלי לא יזכה במכרז, הכספים הניתנים למארגן כערובה ליכולתו הכספית יוחזרו במסגרת המועדים שנקבעו בחוזה.

הגשת מכרזים

המכרזים ניתנים על ידי ספקים פוטנציאליים בצורה תפורה, ממוספרים ועליהם להיות חתומים וחתומים.

מוגשים גם המפרט הטכני של המכרז, המאובטח גם בחתימה וחותם, והערבות המקורית. מסמכים אלה חתומים במעטפה אחת יחד עם בקשת המכרז ומוגשים לנציבות.

רק הספק הפוטנציאלי או הנציג הרשמי שלו יכולים לחתום על הבקשה. אסור להכניס תוספות, תת-כתוביות ופוסטים שונים בתיעוד.

ספקים פוטנציאליים אוטמים באופן ידני את המסמכים במעטפה, המציינת את השם והכתובת החוקית של הארגון שלהם, ומארגן המכרזים, התאריך והשעה שנקבעו לפתיחת המעטפות מצוינים בצורת הכתובת "לא נפתחים עד ..." ככתובת המסירה.

ניתן לשלוח תיעוד מכרזים הן באופן אישי והן בעזרת סניפי דואר בתוך המועדים שנקבעו. כל מכרז שהתקבל לאחר התאריכים והשעות שנקבעו יידחה או יוחזרו ללא פתיחה בפני המבקשים.

מבלי להפר את המועדים ואת הנוהל שנקבע לתיעוד מכרז, ניתן להחיל תיקון, החלפת תנאים, מחירים וכדומה על עיצובו. ניתן לבצע שינויים או לסגת את המכרז הסופי לפני שתום המועד האחרון מבלי לאבד את הזכות לערוך אותו או להבטיח אותו. הודעה שנערכה על ידי ספק פוטנציאלי בדבר הכוונה לתקן את בקשתו או לחזור בה לחלוטין, נשלחת למארגן בכתב ולא יאוחר מהתאריך האחרון שצוין להגשתה. בסוף התאריך והשעה שנקבעו, לא ניתן לבצע התאמות כאלה.

לאחר שהתקבלו כל הבקשות בפרק הזמן שנקבע, מארגן המכרזים פותח את המעטפות ובעזרת נציבות המכרז, בוחר את הזוכה, המוכרז בהודעה בכתב על כל הספקים הפוטנציאליים המשתתפים בהחלטה, עם העתק של פרוטוקול ועדת המכרז.

ביצוע ותיעוד נאותים קובעים במידה רבה את הצלחת המכרז עצמו.