כמעט על כל עובד צריך להיות מוכן לדוגמא. זהו מסמך חשוב מאוד של תקשורת פנימית, שבלעדיו אי אפשר לתפקד התקין של מרבית המוסדות הגדולים.
הגדרת הערת דוח
תזכיר הוא מסמך שנועד להעביר מידע לאורך אנכי השירות מלמטה למעלה. הוא נועד ליידע את הבוס המיידי על העובדות והאירועים המתרחשים בתהליך ביצוע העבודה.
בנוסף ליידע את העובד המדווח, המהדר שלה מציע הצעדים שיש ליישם לאחר ניתוח המצב.
כמעט כל ראש מחלקה יודע לאיית תזכיר. מדגם זה תמיד על שולחן העבודה. לדוח כמעט אותו מבנה, אך מיקוד שונה במקצת.
תזכיר נשלחים אופקית, מהמנהיג למנהיג ברמה אחת. הדיווח נכתב מהכפוף למפקח המיידי אנכית.
נושא הערות
הסיבה לכתיבת מזכר יכולה להיות כל אירוע במפעל. בימינו, למשל, מדגם של תזכרון בגסות העובדים אינו שכיח כל כך, אך אפילו לפני 30-35 שנה זו הייתה תופעה נפוצה.
כיום ישנם דיווחים תכופים יותר על אי מילוי תפקידים רשמיים, על איחור. הם יכולים גם להיות מורכבים כדי להשמיע את בקשתו של עובד מסוים או כל צוות היחידה.
עובדים כותבים גם דוחות המיידעים על ביצוע הוראות שהתקבלו מרשויות גבוהות יותר, במיוחד אם ניתנו בכתב.
אירועי ייצור, מצבים בלתי צפויים או פעולות מתוכננות הופכים באופן קבוע לאירוע הסבר לכתיבת דו"ח. לפיכך הנושא של מסמך זה הוא די נרחב ויכול לכסות לחלוטין את כל ההיבטים של תהליך הייצור, אותם יש לדווח לרשויות הגבוהות.
התמקדות בדיווח
כל חברה יודעת שיש שני סוגים של תזכירים: פנימיים וחיצוניים. נפוץ יותר בשימוש פנימי. הם לא חורגים מגבולותיה של יחידה מבנית אחת ונשלחים מהעובד למפקח המיידי. מי שיש לו צורך כזה יכול לכתוב את זה. דוגמא לכך היא תזכיר על אי מילוי תפקידים רשמיים, שהמדגם נמצא בכל מחלקת כוח אדם.
הדיווח החיצוני חורג מגבולות היחידה המבנית ונשלח מטעם ראשה למנהל הגבוה שלה. אם ניתן להכין את הפנימי על דף רגיל בגודל A4, אז החיצוני נשלח רק על נייר מכתבים ומאושר בחותם, אם קיים, ביחידה. אבל יש לשלב את שני הסוגים הללו בקפדנות על פי GOST, אחרת לא ניתן לצרף אותם לתיעוד הכללי של הארגון.
דרישות
על פי GOST, על כל מדגם של התזכיר להכיל פרטים מסוימים, שבלעדיהם המסמך לא מפסיק להיות כך.
הדוח מתחיל בפרטים המציינים את שם העסק או היחידה המבנית שלו. יתר על כן, כמו בהצהרה, יש כותרת המציינת את הנמען ואת מחבר השטר. חשוב מאוד לציין את שמם המלא של הפוסטים שלהם.שם המסמך כתוב בשורה חדשה ומיד מתחתיו כותרתו, שמתחילה במילים "לגבי ..." או "אה ...". זה מכין את הקורא מייד לאיזה סוג מידע מוצג בגוף המסמך. החלק העיקרי מורכב משני חלקים מותנים. הראשון מפרט את כל מהות האירוע, והשני נותן המלצות או מגיש עתירה לנקוט בפעולה מהסיבה לעיל. הדו"ח נסגר בתאריך ובחתימתו של המגירה עם פרשנותו.
אנשים הזכאים לערוך דוחות
כל מי שבמיזם צריך לדעת לכתוב דוח על העובד או על האירוע. תלוי בכך אם זה יהיה כדין והאם כל הפעולות שלאחר מכן יחרגו מתחומי החוק.
מי שיש לו צורך דומה יכול להכין מסמך מסוג זה. עובדים בדרגה נמוכה מגישים לעיתים קרובות הערות אינפורמטיביות לגבי התקדמות ביצוע משימות, נסיעות עסקיות ובדיקות. לעתים קרובות פחות הם כותבים דיווחים על עמיתיהם על כישלונם בביצוע עבודות.
אך ראשי המחלקות עוקבים לעיתים קרובות אחר תחום העבודה. הפרתה הופכת לסיבת העונשים הכספיים. אך למינוים יש צורך לעלות טיעונים חזקים.
ככלל, יחד עם מזכר, מוגש מכתב הסבר למנהל, המציין סיבות טובות או לא טובות מאוד לאירוע. על סמך שני מסמכים אלה, נערך הזמנה מתאימה לארגון.
עדות לכדאיות
בכל מחלקת כוח אדם, בכל מחלקת הנהלת חשבונות יש מדגם של תזכיר. מסמך זה משמש אישור כבד על כך שפעולות מסוימות בוצעו באופן סביר.
במפעלים בבעלות המדינה מתרחשות לעתים קרובות בדיקות על ידי שירותי רשויות שונות. כולם נועדו לאשר את הלגיטימיות של תזרים המזומנים של כספי התקציב. צבירה לא סבירה של פרמיה או ניכוי משכר היא הפרה חמורה, הכרוכה בעונשים.
אולם נוכחותו של מזכר, שעליו ננקטו פעולות משפטיות, משמשת הצדקה רצינית לעובדה זו או אחרת. תזכיר יכול להיות ויכוח אפילו במשפט אם הוא מנוסח ומאושר על ידי הנמען שקיבל והכיר את תוכנו.
שכיחות מזכרים
זה קרה באופן היסטורי כך שצורת התזכיר, שמדגם שלה ניתן במאמר זה, כלל לא השתרשה בעסקים פרטיים. בחברות ועסקים שבבעלות אנשים פרטיים, מקובל יותר לפתור בעיות ייצור מילוליות או באמצעות ניסוח הזמנות. זה נובע מהעובדה שלעסק יש פחות גופים חיצוניים השולטים עליו, שאין צורך לדווח עליהם על הלגיטימיות של פעולות מסוימות. אך כאן יש מקום לדיווחים המתייחסים למחזור הכספי, שכן השליטה בידי רשויות המס עדיין קיימת.
במוסדות ממשלתיים מזכרים הם תופעה שכיחה. הם מאפשרים לבטוח מחדש כל כפוף, ומעבירים יחד עם המסמך את האחריות לפיתרון הבעיה לממונה המיידי שלהם.
דוגמא לתזכיר עובדים
הדו"ח הפשוט ביותר נערך על עובדה של אי מילוי תפקידים רשמיים או הפרת משמעת העבודה על ידי עובד.
אנו מתחילים את המסמך בשם היחידה: "מחלקת המידע במכון למחקר חקלאי". בשלב הבא אנו כותבים כובע: "לראש מחלקת המידע, איבנוב א ', מתכנת דרגה ג' פטרוב פ '."
בגוף הדו"ח אנו מציינים את תמצית ההערה: "אני מביא את תשומת ליבך כי המתכנת הזוטר סידורוב איוואן איבנוביץ 'הגיע לעבודה ב- 02/02/2011 בשעה שתיים בצהריים ובמצב של שיכרון קיצוני.המפר לא מסר נימוקים ותקפות ראיות, אך הגיב לבקשה בגסות רוח גלויה שהופנה אלי. לאור הסדירות של הפרות מעין אלה של משמעת העבודה, אני מציע לקחת עונשים מתאימים עם נזיפה וניכוי קנס השווה לתשלום עבודתו למשך שעתיים מהשכר, שבמהלכו א. סידורוב לא היה בעבודה. "
הדוח נסגר לפי תאריך וחתימה עם פענוח.
המלצות אוסף
אם אתה בוחן בזהירות כל דוח מדגם, מורגש שכולם מעוצבים בסגנון רשמי-עסקי קפדני. לא הגיוני לצאת ממנו וללכת לפרטים עם התיאור שלהם בסגנון שיחה. ככל שהטקסט ברור ותמציתי יותר, כך הוא מתקרב יותר לדו"ח הנוכחי.
הקפד לנתח את האירוע המתואר ולתת את המלצותיך בעניין זה. זה לא אומר שזה יהיה כך. לזכותו של הראש להחליט איזה סוג של סנקציות יש לנקוט, אך לעיתים קרובות יותר הוא מסכים עם הצעות המהדר של הדו"ח, מכיוון שאין לו זמן להתעמק בכל הפרטים.
זכרו, התזכיר הוא מסמך משפטי מן המניין לדיוק בו אתם מתחייבים לחתימתכם.
