אם אי פעם תצטרך לכתוב הערת הסבר, וכפי שמראה בפועל, ישנם מקרים כאלה לעתים קרובות למדי, אז עשו זאת בצורה נכונה. אל תזלזל במסמך זה. גישה רצינית תעזור להימנע מאי הבנות נוספות ומצעדים משמעתיים. מאמר זה יעזור לכם בכך. אנו לומדים כיצד לכתוב הערת הסבר, מהם הסוגים והדרישות לכך. בנוסף, מידע זה יהיה מועיל למנהלים ואנשים אשר מיומנותם כוללת נושא זה.
מהו הערת הסבר?
במובן הכללי של המילה, יש להבין את דברי ההסבר כמאמר עסקי מיוחד, אשר מורכב כדי לספק הסברים על הוראות מסוימות במסמך הראשי (תוכנית, דוח, טיוטה) או לתת הערה על הסיבות לכל עובדה, אירוע או מעשה כלשהו.
ניתן לחלק את התנאי למספר גדול של וריאציות וריאציות של מסמך זה לשתי קבוצות.
סוגי הערות הסבר
- ליווי המסמך הראשי או מתן הסברים על הוראותיו האישיות.
- הערות הסבר על כל אירוע, מעשה, סיטואציה והתנהלות שוטפת של עובדים בודדים בארגון. זהו המסמך הנפוץ ביותר שנערך על ידי עובדי הארגון לבקשת מנהל ישיר או בכיר. הם מתייחסים ליחסים המתעוררים בתהליך של עבודה וייצור. ככלל, נכתב הערת הסבר למנהל בקשר למצב חירום, הפרת עבודה ו (או) משמעת ייצור, עבירות משמעת והפרות וכו '. במקרים אלה על המעסיק לבקש זאת מהעובד (על פי קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, סעיף 193). מכיוון שהוא נחשב על ידי המחוקק כסוג של הגנתו העצמית. לפיכך, הערת הסבר (מדגם להלן) היא חלק בלתי נפרד מתהליך משמעת העובד.
הנפקת הערת הסבר
עבור התיעוד מהסוג הראשון, ניירת היא דרישת חובה; לטקסט השני, כתב יד שנכתב על גיליון סטנדרטי של נייר A4 מקובל. כל אחד צריך לדעת לכתוב הערת הסבר ועל מה לציין בה, כי בפועל זה נפוץ מאוד. לא משנה עד כמה אתה עובד למופת, המצבים שונים ואף אחד לא בטוח מהם. מבנה הערת ההסבר כולל את מרכיבי החובה הבאים:
- פרטי הנמען;
- שם המסמך, אינדיקציה מסוג;
- כותרת הטקסט (מתחיל עם מילת המפתח "O (O) ...");
- טקסט גוף;
- תאריך כתיבת המסמך;
- חתימה אישית.
הערת ההסבר (דוגמא ניתנת להלן) בחלק התוכן אמורה לשקף נתונים אובייקטיביים על אירועים ועובדות ספציפיות, לתת הסברים ברורים. הטקסט העיקרי משקף את עמדתו האישית של העובד במצב הנוכחי, את יחסו להתנהגות בלתי הולמת ותוצאות מושלמות. אם העובד מודה באשמת ההתנהגות הלא נכונה, הוא יכול לשקף זאת בחלק המהותי, לציין את תשובתו על המעשה, ולהבטיח לא לחזור על כך בעתיד. אם הוא רואה את עצמו חף מפשע, יש הזדמנות להביע את עמדתו ולהביא את טענותיו ואת הראיות הנדרשות.
לסיכום, אנו יכולים לומר כי תו ההסבר הוא דוגמא כיצד עובד יכול להגן על עצמו בנוכחות מצב שנוי במחלוקת. הסבריו תורמים בעיקרו להערכה אובייקטיבית של המעביד על עובדה מסוימת ומאפשרים לזהות את כל נסיבות העבירה ובמידת הצורך לבחור מידה הוגנת של סנקציה משמעתית.
הודעה על הסבר לעובד
כאמור, המעסיק נדרש לבקש הסבר בכתב מעובדו בטרם ננקטת פעולה משמעתית (סעיף 193 לחוק העבודה RF). בנוסף, המועדים שבהם יש לתת הסבר - שני ימי עבודה. בהתבסס על העובדה שהמחוקק מקצה זמן מסוים, על המעסיק לתעד את המועד בו ביקש מעובדו למסור פתק. אין דרישת חובה לכך, אך מבחינה מעשית מסמך כזה יהיה מועיל. ראשית, זהו תאריך ההתחלה, ושנית, ראיות תיעודיות לכך שלא הופרו זכויות העובד. אנו נותנים דוגמה להלן כדי להבהיר מה צריך לציין בה ואיך לכתוב. על נייר המכתבים מתבקשת הערת הסבר עם חתימת הנציג מהמעביד, אשר כשירותו להוציא סנקציות משמעתיות. בדרך כלל זה המנהיג או האדם שאליו הוטלה סמכות זו.
דוגמת הודעה
סגן רופא ראשי
Kukushkina R.R.
על מתן הסבר כתוב
בקשר לביצועך הלא תקין של חובות עבודה, שהתבטאו בהיעדר במקום העבודה בין התאריכים 12/21/14 עד 12/23/14, אני מבקש ממך לספק הסבר בכתב על עובדה זו למחלקת כוח האדם לפני השעה 18:00 ביום 26 בינואר 2014.
רופא ראש (חתימה) פ 'סורוקין
ההודעה התקבלה ב- 24 בינואר 2014
סגן רופא ראשי (חתימה) Kukushkin R.R.
יכול להיות שהעובד מסרב לקבל ולחתום על מסמך כזה, ופתק ההסבר לעבודה נכתב באיחור, כאשר כבר לא ניתן להחיל את האמצעי המשמעתי וכל מועדי המועד עברו. במקרה זה, יכולה להיות הדרך הבאה החוצה - למסור את ההודעה לנציבות, כלומר בנוכחות המפקח המיידי, נציג מטעם האיגוד המקצועי, היועץ המשפטי של הארגון וגורמים מעוניינים אחרים. אם הייתה סירוב, כדאי לערוך מעשה עם חתימות כל מי שהיה נוכח. בדרך זו אתה מאשר את קיום הוראות סעיף. 193 לחוק העבודה של הפדרציה הרוסית.
הערת הסבר (מדגם) לעבודה: דוגמא מספר 1
המצבים הנפוצים ביותר הקשורים להיעדרות או איחור לעבודה.
מפקד היחידה הצבאית 65487
אל"מ סידורוב ס.ס.
מעובד משרד הביטחון של הפדרציה הרוסית, פקיד
וולקובה R.L.
הערת הסבר
על איחור לעבודה ב- 16 במאי 2014
אני, וולקוב רומן לבוביץ ', איחרתי לעבוד 4 שעות ב -16 במאי 2014. בעיקרו של דבר אני יכול להסביר את הדברים הבאים. הבוקר, במהלך נסיעתי לעבודה במכוניתי, הייתי עד לתאונה. בעניין זה הוא נאלץ להעיד בפני משטרת התנועה. זה לקח הרבה זמן. אני מצרף עותק של הפרוטוקול כראיה וכתובה תומכת על ידי מפקח משטרת התנועה אורלובה פ.פ.
16 במאי 2014 (חתימה) Volkov R.L.
דוגמא מספר 2
למנהל חנות פארוס
מלינינה M.M.
ממנהל המחסן
Smorodintseva S.S.
הערת הסבר
על איחור לעבודה ב- 30 בדצמבר 2014
אני, Smorodintseva סופיה Semenovna, ב 30 בדצמבר 2014, איחרתי לעבודה במשך שעתיים. העובדה היא שיום לפני שקניתי שעון חדש עם שעון מעורר. לאחר שלא הבנתי היטב את המנגנון, הנחתי את הטיימר בצורה לא נכונה ושקעתי במשך שעה אחת. אני מכיר בטעות שלי. אני מבטיח שמעכשיו זה לא יקרה שוב.
30 בדצמבר 2014 (חתימה) Smorodintseva S.S.
שגיאה הערה הסבר: דוגמה
מסמך מסוג זה נמצא גם לעתים קרובות למדי.שגיאות יכולות להיות מסוגים שונים הנוגעים פעילויות מעשיות ניירת, וכו '. במקרה זה, המצב עם אי קיום תוכנית העבודה נחשב.
למנהל חברת Money Money LLC
Monetkina L.D.
מהמומחה הראשי ר 'בוז'קינה
הערת הסבר
על אי מימוש התוכנית לספטמבר 2014
אני, מונטקינה ליודמילה דניסובנה, לאחר שניתחתי את המצב הקיים באי קיום התוכנית לסיום הסכמי הלוואה, מסביר את הדברים הבאים. הבעיה קשורה למחסור בעובדים שכן שני מומחים פוטרו בחודש ואף אחד לא נשכר כדי להחליף אותם. שני העובדים הנותרים לא יכולים להתמודד עם היקף העבודה, למרות שהם עובדים מעבר לנורמה.
15 באוקטובר 2014 (חתימה) Monetkina L.D.
עריכת מעשה של אי הגשה על ידי עובד של הערת הסבר
אם בתום התקופה שנקבעה לא נמסר על ידי העובד הערת הסבר (דוגמה לעיל), אז בהתאם לסעיף שצוין בחוק העבודה של הפדרציה הרוסית, על המעסיק לערוך מעשה מיוחד. נכון, המחוקק אינו מציין איזה עובד מסוים צריך לעשות זאת, באיזו מסגרת זמן והאם הוא נדרש להכיר את העובד אליו. זה נקבע ברמה הארגונית, תוך התחשבות כללי עבודה במשרד. המעשה נערך בהשתתפות קבוצת אנשים ומאשר את האירועים או העובדות שנקבעו על ידם. לפיכך, יש צורך לחבר אותה באופן קולקטיבי, רצוי למשוך את אותם עובדים שנכחו בזמן שהועבר לעובד הודעה על הדרישה למסור הערת הסבר. זה כתוב על גבי טופס נפוץ ויכול להיות שהטופס יוצג להלן.
חוק לדוגמא
מעשה
10.07.2014
על כישלונו של העובד במתן הסבר בכתב בקשר לעבירת משמעת
אני, ראש מחלקת כוח האדם, קורולבה א.א., בנוכחות רואה החשבון הראשי איבנובה נ.נ. והכלכלן פבסובה R.I. חוק זה נערך כדלקמן:
07/06/2014 רואה החשבון פטרובה I.I. הוצע על פי סעיף 193 לחוק העבודה של הפדרציה הרוסית ב- 9 ביולי 2014 לספק הסבר בכתב על עבירת המשמעת שביצעה, אשר התבטאה בהיעדר במקום העבודה במשך 6 שעות ברציפות. פטרובה I.I. היא לא עשתה זאת בזמן שנקבע, ואמרה שהיא כבר נתנה הסבר בעל פה ולא מתכוונת לכתוב שום דבר אחר.
מעשה זה נעשה בשכפול.
/ חתימה / Koroleva E.E.
/ חתימה / Ivanova N.N.
/ חתימה / Pevtsov R.I.
העתק מהמעשה שהתקבל:
/ חתימה / פטרובה I.I.
אל תראו בסירוב לכתוב הערת הסבר עבירת משמעת חדשה, מכיוון שזו זכותו הבלעדית של העובד, ולא חובה. ועם מעשה זה, המעביד רק מאשר כי כל כללי החוק התקיימו.
ההבדל בין תו ההסבר מההרצאה לרשמי
אל תבלבלו את שלושת המושגים הללו. כבר מינו את הראשון. בידיעה לכתוב הערת הסבר, תוכלו להתמודד בקלות עם השאר. בואו נדבר עליהם בקצרה. תזכיר ההפך. מטרת כתיבתו היא ליידע את ההנהלה על המצב, המצב, העובדות שהתרחשו, כלומר להניע אתכם לנקוט בכל פעולה.
תזכיר כרוך בהעברת מידע מסוים על ענף ההנהלה "האופקי", כלומר ממנהל אחד למשנהו, עובד מחלקה אחת לעובד אחר, וכו '. ככלל, הם מתייחסים לנושאים מהותיים, טכניים, ארגוניים, כלכליים ואחרים. למעשה, מדובר בהתכתבויות עסקיות.
כיצד לכתוב הערת הסבר (דוגמה או דוגמא) ניתן למצוא בקלות ברשת. אולם אין צורה אחת, אך קיימות דרישות מסוימות שהצבנו. אתה יכול להשתמש ולעשות מחדש את הדוגמאות לעיל מחדש "לעצמך".
