הנפקה בדוח משנה: כללים. לדוגמה בקשה להנפקת כסף בדוח

בעסקאות במזומן, לדוחות מקדמה חשיבות רבה. במקרה של מילוי מסמכים שגוי, המס עשוי לחייב מס הכנסה אישי נוסף, כמו גם קנס. כדי להפחית את הסיכון לריבית, עליכם לפעול על פי הכללים להנפקת כספים בדוח משנה: להוציא כסף על בסיס בקשה ולקבל דוח בזמן. אבל ישנם עוד ניואנסים של פעולות עיבוד.

מטרה

הנפקת כסף במסגרת הדוח לצורך הדוח עשויה להידרש ל:

• רכישת טובין וחומרים;
• תשלום הוצאות נסיעה;
• התנחלויות בחוזים.

פעולות מסוג זה מוסדרות על ידי פקודת בנק רוסיה מס '3210 "על נוהל פעולות מזומנים".

אלגוריתם

לפני שתקבל בקשה חדשה, עליך לבדוק אם יש לעובד אותו סכום חוב. אם יש כזה, לא ניתן לקבל את המסמך. על העובד לערוך בקשה להנפקה לדוח המשנה (לדירקטור) בכל צורה שהיא. על הטקסט לציין את הסכום ותאריך קבלת הכספים. על המנהל לחתום על הצהרה. בשלב הבא רואה החשבון מונה וחותם על צו מזומן להוצאות (KO-2). על סמך מסמך זה, הקופאית, לאחר הצגת הדרכון על ידי העובד, מעניקה לו מזומן. ההזמנה חתומה על ידי הקופאית והמקבל. יש להציג את העסקה בפנקס המזומנים.

בקשה להוצאת כסף בדוח משנה חייבת להיכתב גם על ידי הראש. לחברה אותו חוזה איתו כמו עם עובדים אחרים. אם אין בקשה, רשויות המס רשאיות לעכב סכומים נוספים של מס הכנסה אישי.

מסמכים

על העובד לדווח על השימוש בכסף. דוח הוצאות יש לספק תוך 3 ימי עסקים לאחר החזרה מהטיול, היציאה לעבודה או תום התקופה שלשמן הועבר הכסף. המסמך מועבר לרואה החשבון או למנהל. הצד המקבל בודק את השימוש המלא בכספים, את זמינות המסמכים התומכים ונכונות הדו"ח. אם אין שגיאות, המסמך חתום על ידי הראש, ואחריו מחויב הכסף. כך מתבצעת הפרשת הכספים בדוח המשנה. קרא כיצד לכתוב הצהרה בהמשך.

יישום דיווח: מדגם

מנהל LLC "(שם)" פ. I. O.
מהנהג F.I.O.

הצהרה

אני מבקש מכם להוציא דוח בסכום של 6,000 (ששת אלפים) רובל לתקופה של שמונה ימים קלנדריים לרכישת נוזל לרדיאטור לרכב העבודה TATA.

02/12/2016 (חתימה)

בשלב הבא, המסמך ממלא על ידי רואה החשבון.

יתרת ההתנחלויות על סכומים שהונפקו בעבר:

החוב של העובד על הסכומים שהונפקו בעבר חסר לדוח המשנה.

רואה חשבון ____________

במאי _____________ שם מלא

02/12 / 20__ גרם.

ניואנסים

אם מוציאים פחות כסף ממה שהונפק, היתרה מוחזרת לקופאית ומונפק עבורו צו קבלה. במצב הפוך, על הארגון להחזיר לעובד את סכום ההשתלטות בפרטים המפורטים בדוח. פעולה זו, כמו גם הנפקה לדוח משנה, מבוצעת בצו הוצאה.

אם הכספים לא מוחזרים לקופאית, יש לנכות אותם מהשכר (סעיף 137 לחוק העבודה של הפדרציה הרוסית). על העובד לתת הסכמה בכתב למבצע זה. אחרת, האוסף יהיה דרך בית המשפט. סכום השמירה החודשי אינו יכול לעלות על 20% משכר העובד.

גבולות

הנפקת הכספים בדוח משנה מהקופה מוגבלת ל 100,000 רובל. יש כמה תנאים. אם עובד המשתמש באמצעי החשבון מטעמו שילם עבור השירותים שניתנו לו (לדוגמא, במהלך נסיעת עסקים), המגבלה אינה מוחלת.אם הוא משתמש בכספי דין וחשבון לצורך התנחלויות במסגרת חוזים שנחתמו מטעם הארגון, יש להקפיד על מגבלה של 100 אלף רובל לעסקה. התקופה המקסימאלית אינה מוגדרת בחקיקה. אך אם מונפקים כסף לתקופה ארוכה, הפקחים יכולים לראות את הסכום כהלוואה ולחייב את כל המסים.

אם מדיניות חשבונאית הנפקת הכספים הניתנים לחשבון ניתנת על ידי העברתם לכרטיס, יש צורך בחברה לחוזה מתאים עם הבנק.

אם בקשת ההנפקה לדוח המשנה אינה מכילה את מועד החזרת הכספים, אזי נחשב שהכסף הונפק ליום אחד. במקרה של הפרת מועדי הדיווח על הסכום שהוצא, מחושב מס הכנסה אישי. על מנת להסדיר את תזמון מתן המסמכים, תוכלו לערוך צו להנפקה בדוח משנה. מדגם:

LLC "(שם)"

צו מספר 1
על אישור המועד להוצאת הסכומים בדוח

כדי לשלוט בעלויות הדיווח על סכומים, אני קובע את הכללים הבאים:

1. עובדים המקבלים כספים חייבים להגיש דוח על השימוש בהם:

• לפי משק בית. צרכים - לא יאוחר מ -15 יום ממועד הפקדת הכספים;
• להוצאות נסיעה - תוך 3 ימים לאחר החזרה.

2. יש להקדיש כספים רק לפי ההוראות.
3. עבור הוצאות משק הבית ורכישת טובין ניתן להנפיק כסף בתוך 100 אלף רובל.
4. האחריות לביצוע ההזמנה מוטלת על רואה החשבון הראשי.

במאי ______________ שם מלא

פעולות שנויות במחלוקת

מטעמי נוחות ותפיסה טובה יותר החלטנו להניח את החומר של הבלוק הזה בטבלה.

דוח אימות

יש להקדיש כספים באופן מכוון. יש לאשר כל הוצאה באמצעות המחאה. גם להנפיק תעודת נסיעות מסמכי הובלה. אם מדובר בבית משפט, חשוב שהתיעוד הראשוני ייערך נכון. אז בית המשפט ייקח את הצד של החברה. שקול ביתר פירוט את פרטי המסמכים.

אם עובד קיבל מזומן עבור כרטיסים ונזקקים לפני היציאה לנסיעת עסקים, ואז הוארך הנסיעה, ניתן להעביר כרטיס נוסף לכרטיס. מסתבר שהעובד קיבל שוב את הכספים. אך מכיוון שהם מועברים לאותה נסיעה, על העובד להתייצב ביום אחד על כל הסכומים בבת אחת.

המחאה של קופאית

אם הוא אינו מכיל את שם הרכישה המלא או שהפרטים מודפסים בצורה גרועה, הוא נלקח בחשבון רק אם מסופק קבלת מכירה נוספת. יש לרכוש טובין בשעות הפעילות. לעיבוד מסתמך על שכר נוסף. קבלת מזומן מאשרת את עובדת העברת הכספים. כדי לכלול הוצאות לצורכי מס, אתה זקוק למסמכים אחרים עם הפרטים הבאים: שם מלא של פקידים, חתימותיהם.

קבלת מכירות

לעיתים קרובות חסר חותם או מספר. אף על פי שפרטים אלה אינם נדרשים, רשויות המס עשויות שלא לקבל את המסמך. הדברים גרועים יותר אם התאריכים במזומן ותקבולי המכירה אינם תואמים. ניתן להגן על הוצאות מסוג זה רק דרך בתי המשפט.

TORG-12

על הנמען בהכרח לציין את הנמען, כתובות טעינה ופריקה, מספר כרטיס נסיעה, מספרי רכב ומספר רכב. בלעדיהם המסמך אינו מקובל לחשבונאות. בתוך טיסה לעיתים קרובות אין עמדה של מי שחתם על המסמך, חותם של הנמען, תאריך. פרטים אלה נחשבים לחובה.

העבירו כספים לכרטיס

עובד רשאי לבקש העברת כספים אחראים לכרטיס בנק. פעולה זו אינה מנוגדת לחוק. אבל במקרה זה אתה צריך:

• לקבל מהעובד בקשה להוצאת הכסף בתת הדוח עם הבקשה המתאימה ולציין בה את פרטי החשבון;
• ציין בתשלום כי סכום הדיווח מועבר;
• שים לב במעשים נורמטיביים (תקנה על התנחלויות עם דין וחשבון) כי הכספים מועברים מהחשבון לכרטיס;
• במדיניות חשבונאית, פיתוח טופס דוח משלך עם הערה כי הנפקת הסכומים בדוח המשנה מתבצעת בצורה לא מזומנת;
• בקש מהעובד לשמור את התלויים לאחר כל תשלום בכרטיס ולצרף אותם לדו"ח.

חברת LLC

להזמין

על תיקונים במדיניות החשבונאית לשנת 2016

01/10/2016

אני מזמין:

הוסף מדיניות חשבונאית לסעיף 6:

6. נוהל הסדרים עם דין וחשבון.

6.1 החברה מעניקה לעובדים כספים לצורכי נסיעות או עסקים במזומן או מעבירה אותם לכרטיס שכר.

6.2. שיטת הנפקת הכספים מוסדרת על ידי הדירקטור בכל מקרה.

6.3. העובד מגיש מסמכים המאשרים הוצאות למחלקת הנהלת החשבונות. ללא קשר לשיטת הקבלה, היתרה מוחזרת במזומן לקופאית.

חשבונאות לפעולות בחשבונאות

ביום הנפקת הכספים שהונפקו RKO. החיווט מתבצע ביחידת הבקרה: DT71 KT50 (51).

אם עובד לאחר נסיעת עסקים מחזיר חלק מהכספים לקופאית, נוצר FFP. בתיבת הבקרה מתבצע חיווט הפוך: DT 50 (51) KT 71.

שקול כיצד מונפקות הנפקות בדוח המשנה. מדגם:

מנהל המשרד של החברה ב- 25 במאי 2015 קיבל 2,000 (אלפיים) רובל. במשך 4 ימים לרכישת ציוד משרדי. רואה החשבון הוציא כספים בהתבסס על בקשתו. עובד ב- 27 במאי הוציא 1,000 (אלף) רובל., סיפק צ'קים ודו"ח מראש. המנהל החזיר את הסכום הבלתי מנוצל לקופאית.

• DT71 KT50 - 2000 רובל. - הונפקו כספים מהקופה;
• DT50 KT71 - 1000 רובל. - שולמה יתרת הכספים שלא הושקעו;
• DT10 KT71 - 1000 רובל. - נייר מכתבים שנלקח בחשבון.

העבירו כספים לכרטיס ארגוני

אלטרנטיבה לכרטיס משכורת היא חברות. אתה יכול להעביר אליו כספים במסגרת הדוח לעובדים. עובד צריך רק לכתוב בקשה לטופס חינם לשימוש בכרטיס. העברת הכספים מתבצעת על פי הוראת הדירקטור. רצוי לאשר את הנוהל לשימוש בכרטיסים:

• למחזיקי הפלסטיק אין את הזכות לחשוף את פרטי ה- PIN לצדדים שלישיים.
• יש להגיש את הדוח על הוצאת הכספים בכרטיס לא יאוחר משלושה ימים לאחר חיוב כספים או החזרת העובד מנסיעת עסקים. יש לצרף אליו צ'קים המאשרים את התשלום בכרטיס.
• אם אין מסמכים או שהמנהל לא אישר את השימוש המיועד בכספים, הם מוחלמים משכר העובד.
• בנפרד, יש לערוך רשימת עובדים שיש להם גישה לכספים.
• ההנפקה והחזרת הכרטיסים צריכה להיות מוצגת בספר היומנים.
• במקרה של גניבת פלסטיק, על המחזיק להודיע ​​לבנק מייד.

רגע העברת הכרטיס לעובד אינו מועד הנפקת הכסף לדוח. הרשומות ביחידת הבקרה מתבצעות בעת משיכת הכספים. כל הפעולות עם כרטיס ארגוני מוצגות בחשבון משנה שנפתח לחשבון 55.

דוגמא

ב- 10 ביולי 2015 הונפק למשווק של חברת LLC כרטיס לתשלום עבור הפרסום. 15 ביולי, משך עובד 2,000 רובל מהחשבון. הצהרת הבנק מאשרת חיוב. רואה החשבון משקף את הנפקת הכסף באמצעות פרסום: DT71 KT55.

חשבונאות לפעילות NU

פעולות אלה מטופלות כאל מקדמה.עד שעובד מגיש דוח, הוצאות ה- NPP לא מוחקות. גם ב סכומי דיווח דמי ביטוח ומס הכנסה אישי אינם מחויבים.

אבל אם עובד לא יכול לאשר את הסכום שהוצא, עדיף לעכב ממנו מס. גם אם אדם איבד מסמכים ראשוניים, כתב עליו הערת הסבר, לחברה עדיין יש הכנסות. אבל בעניין זה, השופטים נמצאים בצד הנישומים. אם העובד הביא את הסחורה ללא מסמכים, אין לו חובות למעסיק. ארגון פשוט בא עם ערכים.

דוגמא

15 בפברואר 2012 העובד קיבל כספים לרכישת טובין. המועד האחרון להגשת דוח שאושר בצו הוא חודשיים. כלומר, החל מה 16- במרץ, 2012, ייחשב החוב מאיחור. ההתיישנות בגין זה תהיה שלוש שנים. חוב גרוע יגדיל את ההכנסה החייבת במארס 2015. אם עד לרגע זה העובד חותם על התחייבות לפרוע את החוב, יהיה צורך לספור שוב את תקופת שלוש השנים.

אם בפברואר 2015 עובד כותב מכתב המבקש דחיית חובות, ההכנסה תחל לעלות מפברואר 2017 (אם עד אז החוב לא שולם).

יש לצבור מס הכנסה אישי אם הארגון מחיק באופן עצמאי את החוב. ההכנסה תגדל בחודש בו החברה סלחה על החוב. תצטרך לצבור תרומות לקרנות חוץ-תקציביות גם לאחר חיוב כספים.

לטווח ארוך

כאמור, החוק אינו קובע תקופה מקסימאלית לשימוש בכספים. זה רק הכרחי כי התקופה תצוין בהצהרה עצמה. הסימן יכול להיעשות על ידי הדירקטור, רואה החשבון או העובד עצמו. גם אם יונפקו כספים להוצאות נסיעה למשך שנה, לא יינתנו לחברה קנסות לתקופה כה ארוכה.

חשוב לזכור כי לא ניתן לקבל לעובד מקדמה חדשה עד שהוא מדווח על הישן. לדוגמה, עובד, שקיבל כסף במשך שישה חודשים, אינו ממהר לערוך דוח. אם אתה זקוק בדחיפות לשלוח אותו לנסיעת עסקים, אינך יכול להכין דוח משנה חדש. כמו כן אסור לדרוש דיווח מוקדם על השימוש בכספים. חריג הוא פיטורי עובד.

נניח שבנוסף לחייב אין מישהו אחר שישלח לנסיעת עסקים. אז המנהל יכול לקחת אחריות ולתת קידמה חדשה לעובד. אם פקחים ימצאו תוכנית כזו, הם יקנו את הראש בסכום של 5,000 רובל, ואת החברה בסכום של עד 50 אלף רובל. בגין הפרה של משמעת במזומן. לכן, עדיף להימנע ממצבים כאלה.

תזכיר לרואי חשבון

1. על העובד לכתוב בקשה להוצאת כספים בדוח המשנה.
2. הפעולה מבוצעת על ידי חשבון הפשרה.
3. יש להחזיר את יתרת הכספים שלא השתמשו בקופה.
4. אינך יכול להוציא מקדמה חדשה עד שהעובד ידווח לזקן.
5. הוראת בנק רוסיה קבעה מגבלה על הוצאות כספים בסכום של 100 אלף רובל.
6. יש לאשר צריכת כסף באמצעות המחאה, קבלה, TTN, תעודת קבלה, TORG-12, כרטיסים, הזמנות תשלום.
7. כדי לאשר את תשלום הסחורה במזומן, בנוסף לשיק הקופאית, יש צורך גם בבדיקת סחורות.
8. אם לא מוחזרים כספים במועד, יש לנכות אותם ממשכורת העובד. מס ההכנסה האישית מחויב בסכום דוח המשנה. כל המחלוקות יצטרכו להתקיים בבית המשפט.