במהלך השנים האחרונות חלה מגמה מתמדת לעלייה במספר העסקים המנפיקים כרטיסי בנק עסקיים. זאת בשל העובדה כי הם נוחים מאוד לשימוש בתשלום הוצאות שוטפות, כך או אחרת הקשורות בפעילות הכלכלית של המוסדות. למרות הפופולריות הגוברת, חלקם של פליטתם הוא קטן יחסית, ולכן אי אפשר לקרוא להם מוצר המוני.
מגוון כרטיסי תאגיד
ככלל, הם משמשים ארגונים גדולים העובדים מקרוב עם חברות זרות. המוסד חותם על חוזה עם הבנק, שעל בסיסו נפתח כרטיס חברה עבור אדם אשר לאחר מכן ישלם עבור ייצוגו והוצאות נסיעה עמו. על פי תנאי ההסכם, לעובד החברה ששמה החשבון פתוח יש את הזכות המלאה להיפטר מהכספים העומדים לרשותו. כיום ישנם שני סוגים של כרטיסי תאגיד:
- אשראי, שבאמצעותו מתבצעים הסדרים על חשבון הכספים שמספק הבנק בתנאי הסכם הלוואה;
- הסדר - כל החישובים נעשים על חשבון הכספים העצמיים המחוזרים תקופתיים של המיזם.
לבקשת הלקוח, לכרטיס הבנקאות הארגוני עשויה להיות מגבלת מזומן קבועה. ניתן להשתמש במאזן המינימלי רק במקרים חריגים. יש לציין תנאי זה בחוזה. בנוסף, ניתן לפתוח חשבון כרטיסי חברה לעובד אחד או יותר. בהתאם לגודל, סוג הפעילות והפעילות של החברה, הבנק בוחר את צורת הארגון האופטימלית של תשלום ההוצאות השוטפות.
מהן הפונקציות של כרטיס חברה?
ראשית כל, השימוש בו מאפשר לצמצם משמעותית את הזמן הדרוש לרואה חשבון לעיבוד הוצאת או החזרת הכספים לאחראים. כמו כן, עובד מיושב במיזם חוסך זמן וכסף בהכרזת כספים בעת העברת בקרת המכס. כרטיס ארגוני מאפשר לך ליצור שליטה קפדנית על האופן בו אדם דין וחשבון מוציא כסף. בעזרתו משולמים רשימות נסיעות, שירותי שירות והוצאות אירוח.
כללי פתיחה
על נציג החברה לפנות למוסד הבנקאי הנבחר ולהגיש בקשה לכרטיס תאגידי, שעל בסיסו ייחתם הסכם פתיחה ושירות שירות לאחר מכן. בנוסף על החברה לספק לבנק רשימת עובדים שעל שמם ייפתחו הכרטיסים. בעלי עתיד צריכים לכתוב בקשה כדי לקבל אותם. לכל האמור לעיל צריך להיות מלווה בחבילת מסמכים הנדרשת לפתיחת חשבון עובר ושב.
חשבונאות כרטיסי תאגיד
הבסיס לבקרה חשבונאית על תזרים המזומנים הוא הצהרת בנק או נתונים מיומן אלקטרוני במערכת "לקוח-בנק".
פתיחה או סגירת חשבון, החברה מחויבת להודיע למשרד המס על כך תוך שבעה ימים. אחרת הוא עומד בפני קנס משמעותי. בפוליסה החשבונאית של החברה יש לספק מגבלות בכרטיס, רשימת תיעוד לדיווחים מקדימים, רשימת הוצאות ופעולות המותרות לעובדים וכן עיתוי נוהל ודיווח.
היתרונות העיקריים עבור החברה
כרטיס תאגידי מאפשר להשיג הפחתה משמעותית של זמן ועלויות התפעול להנפקת מזומנים אחראים. זה חוסך את הנהלת המיזם מהצורך לקבל ולאחסן במוסד הבנקאי את הסכומים המיועדים לשלם עבור הוצאות ייצוג, נסיעות ומשק בית. בנוסף, החברה שהנפיקה את הכרטיס הארגוני מקלה משמעותית על עבודת הנהלת החשבונאות ויש ירידה במספר תיעוד הדיווח.
החברה מקבלת את ההזדמנות לשלוט על הוצאות עובדים לא רק באמצעות הצהרות בנק, אלא גם על ידי הגבלת הפעילות המותרת. אם עובד שנמצא בנסיעת עסקים בדחיפות זקוק לכספים נוספים, החברה יכולה לחדש את החשבון בכל עת. כדי להבטיח את בטיחות הכספים בכרטיס אבוד, ההסכם מאפשר אפשרות לחסום אותו בשיחת טלפון של הבעלים. בעת חציית גבול המדינה, אין צורך להכריז על הכספים בכרטיס התשלום. בנוסף, במהלך נסיעות עסקיות זרות, מחזיק הכרטיס מבטל את הצורך ברכישת מט"ח. כל הפעולות הנעשות בחו"ל כפופות להמרה אוטומטית.
כיצד להשתמש בכרטיס ארגוני?
השימוש בכרטיסים כאלה כפוף לכללים החלים על כל עובדי ארגון מסוים. על הוראות השימוש לכלול את הפריטים הבאים:
- נוהל הפעולה במקרה של אובדן;
- דרישות לאבטחת מידע PIN;
- רשימה מציינת של תיעוד שהתקבל כראיה להוצאות;
- פרק הזמן בו העובד מחויב להכין ולהגיש דוח הוצאות עם מסמכים המצורפים אליו, המאשרים את ההוצאות שנגרמו.
בכדי לאפשר לעובדים לדעת מה יכול לשמש כהוכחת הוצאות, תוכלו ליצור אלבום מיוחד של דוגמאות ולצרף אותו לתקנה לגבי השימוש בכרטיסים. רצוי שהכללים יקבעו מגבלות על התנחלויות מותרות בכרטיסים, רשימת פעולות והוצאות שעשויות להיות מחויבות על ידי עובד. רשימת הפעולות המותרות עשויה להשתנות בהתאם לטריטוריה של המדינה שבה החברה רשומה. גבולות הפשרה עשויים להשתנות בהתאם למיקום בו מחזיק הכרטיס. בין היתר, על החוק לפרט את פרק הזמן שבסיומו על העובד להחזיר את הכרטיס, כמו גם את מידת האחריות והליך הפיצוי בגין אי עמידה בכללים שנקבעו.
שיעורי שירות
כל בנק קובע באופן עצמאי את העמלה עבור פתיחה ושירות לאחר מכן של כרטיס חברה. ברוב המקרים זה למעשה לא שונה מהתעריפים הסטנדרטיים החלים על אנשים.
בתהליך ההרשמה, לקוח הזכות לבחור בכיתת כרטיסים. ייצור כרטיסים מיידיים ולא מותאמים אישית אורך בדרך כלל לא יותר מחצי שעה, ואילו שחרורם של כרטיסי שם יוקרתיים יכול לארוך מספר ימי עסקים.
