כללי משרד חדשים

כללי העבודה המשרדית בפדרליים גופי ביצוע הרשויות אינן מתארכות לעבוד עם מעשים המכילים סודות מדינה. על פי הדרישות, המבנה המורשה מפתח הנחיות למילוי, אחזקה ואחסון ניירות. בעת אישור כללי העבודה המשרדית הם מתואמים עם הנהגת הארכיון הממלכתי.

צור מעשים

כללי העבודה הדתית בגופים המנהלים הפדרליים קובעים כי מבנים אלה יכולים להשתמש בצורות מיוחדות, בגיליונות נייר סטנדרטיים בפורמט A5 או A4. יצירת מעשים בצורה אלקטרונית מותרת. ללא קשר לטופס, על המסמך להכיל את הפרטים הנדרשים, הנמצאים באופן שנקבע. טפסים מפותחים בהתאם לאיות הזוויתי או האורך שלהם. במקרה הראשון הפרטים ממוקמים בפינה העליונה משמאל לגליון. בשיטה האורך הם ממוקמים במרכז הטופס למעלה. כללי הניירת בניירת מאפשרים להשתמש בתבניות בהכנת מעשים אלקטרוניים. יש לספק כניסה על כל יריעה: לפחות 20 מ"מ משמאל, לפחות 10 מ"מ מצד ימין, ו -20 מ"מ בחלקו העליון והתחתון. יש לאשר ראש הרשות הפדרלית המבצעת תבניות אלקטרוניות וטפסים לדוגמה.

דרישות

הכללים לניירת בניירת קובעים כי יש לבצע את המעשים על ידי:

1. סמל המדינה של רוסיה.
2. שם המבנה המהווה את המעשה.
3. שם היחידה המבנית.
4. שם תפקידו של המורשה המפיק את המסמך.
5. מידע על סימוכין על המבנה.
6. שם סוג המסמך.
7. תאריך הידור.
8. מספר רישום.
9. קישור לנתוני המעשה הנכנס.
10. מקום הפרסום (אוסף).
11. סרגל להגבלת גישה לתוכן.
12. יעד
13. נשר של אישור.
14. החלטה (הוראות לביצוע המעשה).
15. טקסט
16. סימן ייחוס.
17. הקלט על היישום.
18. חתימה (הערה על חתימה אלקטרונית).
19. נשר על אישור.
20. ויזה
21. הדפס מיקום.
22. תיעוד האמן.
23. הערה על יישום המעשה ושליחתו לעסק.
24. תיעוד קבלת המסמך.
25. קישור למעשה.

הרכב הפרטים ייקבע בהתאם לסוג המעשה ותכליתו. כללים כלליים של עבודת משרד קובעים כי אישור הנייר מאושר על ידי אשרת עובד מורשה. הוראה זו חלה על מעשים פנימיים של המבנה. תיאום מסמכים שנערך במוסד הביצועי הפדרלי מול גופים ממלכתיים אחרים מאושר בחותמת חתימה, פרוטוקול או מכתב.

מסירה, קבלה ורישום מעשים

בעבודה הדתית של גופים פדרליים מבצעת משתמשים במסמכים הבאים:

1. תיבת הדואר הנכנס
2. נשלח.
3. פנימי

שליחת ומסירת מעשים מתבצעת באמצעות טלקומוניקציה, דואר, שליחויות. כללים ניירתיים כלליים קובעים את העיבוד הראשוני של ניירות נכנסים. לאחריה, רישום ושיקול מקדים של מעשים מתבצע להמשך הניהול שלהם. עיבוד ראשוני של ניירות ערך כולל אימות המסירה הנכונה, זמינות התיעוד והיישומים. מומחי מארח ממיינים גם אישורים עבור ולא כפופים לרישום. האחרון מתבצע ביום הקבלה, ההכנה (חתימה או אישור) או למחרת (יום העבודה), אלא אם כן נקבע אחרת בחוק.

העברה ליחידות מבניות

הכללים לעבודה פקידותית ברשויות הפדרליות קובעים כי יש להגיש למנהלה מעשים לאחר ההרשמה לשיקול. עם זאת, מותר לשלוח ניירות ערך לגורם אחר. זה מחייב את פרסום ההחלטה הרלוונטית על ידי הראש. המסמכים או העותקים שלהם עם החלטות (הוראות ביצוע) חייבים להעביר לאנשים האחראים על ידי שירות הנהלת המשרד. המעשה המקורי נשלח אל יחידה מבנית עליו מופקדת יישומה. אם מספר מחלקות פועלות כפרפורמרים, המקור מועבר לאחראי עליהן, בעוד שהאחרות מקבלות עותקים. אם ליחידה המורשית יש גישה להעתק אלקטרוני, המעשה המקורי עשוי להישאר בשירות הרישום, אם זה מוגדר בתקנות הרלוונטיות.

הגשת מעשים

לאחר חתימה על ידי ראש הגוף המנהל או עובד מורשה אחר, המסמכים מועברים לעובדי מחלקת המשרד. האחרונים מבצעים את הרישום והשליחה שלהם. כללי העבודה הדתית בגופים המנהלים מחייבים את העובדים לאמת את נכונות ההדרכה, השלמות והתאמה של מספר העותקים לרשימת התפוצה. יש להחזיר מעשים שהושלמו באופן שגוי ליחידות האחראיות ליישומן. אם אין בהן הפרות, יש לשלוח את המסמכים ביום הרשמתם או למחרת (יום עבודה). העברת מסמכים מיחידה מבנית אחת לאחרת נעשית באמצעות מחלקת המשרד.

תכונות חשבונאות

הכללים הבסיסיים של עבודת משרד כוללים את נוהל סיכום המידע על מעשים נכנסים, מנוסחים ונשלחים. ניתוח ושיטתיות של מידע מתבצע על ידי המחלקה האחראית. דיווחים נמסרים לראש הגוף המבצע באופן שצוין על ידו. כדי לתעד ולחפש מעשים במאגר אלקטרוני, מידע חובה על המעשים מוחל, בהתאם לנספח. מותר להשתמש בנתונים נוספים.

קרן דוקומנטרית

זה נוצר ממעשים המשמשים בעבודת מבנה המדינה. הגוף הפדרלי הביצוע, בהסכמה עם המחלקה הארכיבית, מפתח ומאשר רשימת ניירות שנוצרו במהלך עבודתו, כמו גם את תפקודם של מוסדות הכפופים לו. יתר על כן, עבור כל מעשה מצוין תקופת האחסון. הגוף המנהל מפתח גם תבניות אלבומים לטפסים מאוחדים ומסמכים שנוצרו. העובדים האחראיים על פעילות זו מתאמים אותה עם ראש המבנה. כללי הניירת קובעים היווצרות של שמות של מעשים. על עובדים אחראיים להבטיח את בטיחותם, חשבונאותם והעברתם לארכיון.

שמות

כללי הניירת כוללים את היווצרותה במשימות היחידה המבנית הרושמת. שם:

1. נערך על בסיס המידע החשבונאי של המחלקות.
2. אושר על ידי ראש הגוף הפדרלי המבצע. במקרה זה, יש לבצע תיאום ראשוני עם ועדת המומחים. האישור מתבצע לא יאוחר מסיום התקופה הנוכחית. המינוח נכנס לתוקף מתחילת השנה הבאה (החל מה -1 בינואר).
3. אחת לחמש שנים הוא מאושר על ידי נציבות הבדיקה המומחית לארכיון המדינה. מעשי קרן הארכיון שנוצרו במהלך העבודות מועברים אליו לצורך אחסון קבוע.
4. בעת שינוי המבנה או הפונקציות של הרשות הפדרלית יש להסכים עם סמכות ועדת המומחים.

שמות חלקי הננומקלטור הם שמות יחידות מבניות.

פרטי אחסון

בהיווצרות מקרים הם מופצים בהתאם למשך התוכן בארכיון. יש קטגוריות של אחסון קבוע וזמני.כללי ניהול כוח האדם קובעים לתקופות של יותר מעשר שנים עבור ניירות על כוח אדם. תקופת האחסון הזמנית עשויה להיות נמוכה מהערך שצוין. מקרים מיום היווצרותם ועד העברתם לארכיון או להשמדה כלולים ביחידות המבניות במקום ההרכבה. ניתן להנפיק ניירות לשימוש זמני לעובדים לתקופה שקבע ראש המוסד. לאחר תום תקופה זו הם עשויים לחזור. סוכנויות ממשלתיות אחרות מוציאות מעשים בהתאם לבקשותיהם בכתב באישורו של ראש הגוף הפדראלי המבצע או סגנו. במקרים חריגים מותר להסיר את ניירות הערך מאחסון קבוע. במקביל, כללי העבודה המשרדית לרשויות הפדרליות קובעים להשאיר עותק של ניירות שאושרו באופן הקבוע, וכן מעשה על הסיבות להוצאת מקור.

ארכיון

תיקים של זמן (יותר מעשר שנים) ותקופת אחסון קבועה יישלחו לא מוקדם יותר משנה, אך לא יאוחר משלוש שנים ממועד סיום שירותם הכמורה. העברת ניירות ערך מתבצעת בהתאם למלאי. מקרים שתקופת האחסון הזמנית שלהם היא פחות מעשר שנים (כולל) אינם מועברים לארכיון. בתום התקופה שצוינה הם נתונים להרס. הבסיס להרכבת מלאי הוא המינוח של המקרים.

תכונות של עבודה עם מעשים אלקטרוניים

כללי ניהול המשרדים קובעים כי יצירה, עיבוד ואחסון של מידע יכולים להתבצע במערכת המידע במבנה המדינה. במקרה זה, יש לערוך מעשים אלקטרוניים בהתאם לדרישות החלות על מעשי נייר. עליהם להיות בעלי הפרטים הנדרשים, למעט סמל המדינה של רוסיה. הרכב המעשים האלקטרוניים נקבע על ידי רשימת המסמכים, אשר העיצוב, האחסון והשימוש בהם לאחר מכן מתבצע באופן בלעדי בצורה דיגיטלית בעת ארגון העבודה הפנימית של המבנה. רשימה זו מפותחת בהתאם להמלצות ארכיון המדינה. רשימת המעשים, אשר הידור, אחסנה ושימוש בהם לאחר מכן יבוצעו בצורה דיגיטלית, מאושרת על ידי ראש המוסד בהסכמה עם מחלקת הארכיונים.

עיבוד מעשים אלקטרוניים

על המסמכים להיות חתומים על ידי חתימה דיגיטלית משופרת מוסמכת של גורם מורשה. משלוח וקבלת מעשים אלקטרוניים מתבצע על ידי שירות הרישום של המוסד. לאחר קבלת המסמך, על שירות ניהול המשרדים לוודא את תקפות החתימה הדיגיטלית. מעשים אלקטרוניים הכלולים במערכת המידע מוקצים לנתוני רישום ורישום. הם מספקים ניהול מסמכים. בין היתר, זה כולל חיפוש, גישה, אחסון, בקרה, שימוש וכו '. רישום של מעשים שהתקבלו על הנייר מתבצע עם יצירת עותק אלקטרוני. מהנושאים המציינים עולה כי המקרה מתנהל בפורמט דיגיטלי. זה מצוין בכותרת העליונה או בשדה "הערה". לאחר יישום או שיגור, יישמרו פעולות אלקטרוניות לתקופות שנקבעו למקרים דומים שביצעו על הנייר. בסוף התקופה, מידע הכלול בצורה דיגיטלית ייהרס.

הנחיות

הם מתוארים בהוראות הרלוונטיות. כללי הניירת משמשים בסיס לפיתוח הנחיות ומעשים מקומיים אחרים השולטים בטכנולוגיה לעבודה עם ניירות במוסד. הם מגדירים טכניקות, נהלים להרכבה, נוהל עבודה עם נתונים. בפועל על בסיס צו ממשלתי מס '477, הכלל של רישום הרשומות מוגדר לכל מבנה מדינה על ידי מעשים מקומיים כאלה בדיוק.

תכונות פיתוח

בעת עריכת ההמלצות המתודולוגיות, נלקחים בחשבון הכללים הנוכחיים של עבודת המשרד של הפדרציה הרוסית. על הגורמים האחראים לפיתוח להיות מונחים על ידי תקנות המודל ולתאם את הפרויקט עם המוסד הציבורי הארכיוני. בהתאם ל- GOST R ISO 15489-1-2007, על כל מוסד לקבוע ולתקן את הכללים הפנימיים של עבודת המשרד. מטרתם צריכה להיות הקמת מערכת ניהול עם פעולות אמינות, אותנטיות ושימושיות שיכולות לתמוך בפעילות עסקית בפרק הזמן הדרוש.

תוכן ההמלצות

מבנה הטקסט אינו נשלט על ידי תקנות בעלות חשיבות בין מגזרית. בדרך כלל, ההמלצות כוללות הוראות כלליות, קטעי נושאים ונספחים. בבלוק הראשון קבעו:

1. היקף ההמלצות. לדוגמא: "ההוראה חלה על כל תיעוד המוסד."
2. אחריות לאי ציות.
3. על היחידה האחראית להבטיח נוהל אחיד לעריכת מעשים ועבודה עימם כל המחלקות האחרות.
4. המסגרת הרגולטורית.

מדורים

בדרך כלל הם מתחילים בכללי ארגון הניירת. סעיף זה מספק סיווג של מעשים המשמשים ליישום פעילויות מידע, מינהליות ואחרות במוסד. הפסקה הבאה מציגה דרישות נייר עיקריות. כל כלל ניהול משרדים נקבע על ידי פיסקה נפרדת. זה כולל גם את הנוהל לצפייה, תיאום, חתימה. הכללים מוגדרים גם בלוק זה:

1. רישום ואישור עותקים (אפליקציות).
2. שימוש ואחסון של בולים, טפסים, אטמים.
3. עבודה עם מעשים של אנשים האחראים ליישומם.

פריטים אחרים עשויים להיות בחלק זה. לדוגמה, ניתן להרחיב את התוכן כך שיכלול הכנת מעשים של מבנה קולגיאלי, סגן ראשי וכו '. בסעיף "ניהול מסמכים" יש לקבוע:

1. הנוהל שלפיו מתבצעת קבלת, עיבוד והפצה של מעשים נכנסים.
2. כללי הובלה והעברה מיחידה אחת לאחרת.
3. מקרים מרכזיים לתנועת מעשים.
4. כללים להכנה ולשליחת תיעוד יוצא.
5. הנוהל להקלטת נפח המעשים.

החלק "רישום" קובע:

1. כללים שעל פיהם מוקצים מעשים נכנסים, פנימיים ויוצאים מספרים.
2. שיטות, טפסים ומועדי הרשמה.
3. נוהל פעולות האינדקס.

בסעיף "עבודות עזר" קבועים:

1. עקרונות הקמת מערכת הפניה במוסד.
2. תיאור ארונות קבצים, מסדי נתונים ומקורות אחרים.
3. טכנולוגיה ליישום פעילויות לאחזור מידע.

החלק "בקרה על ביצוע מסמכים" מגדיר:

1. סוגי מעשים הכפופים לאימות חובה.
2. הנוהל לפיו מסמכים נשלטים.
3. כללים ליישום בדיקות. ניתן לתאר כאן טפסים של קלפים, שימוש בסימנים מיוחדים וכן הלאה.
4. אחריות של מבצעים.
5. מועדים אופייניים ליישום מעשים.
6. נוהל עריכת מידע על בקרה.
7. כללים שעל פיהם תודיע ההנהלה על הבדיקות שבוצעו.

החלק "אחסון מקוון" כולל מידע על:

1. הנוהל לתוכן המעשים. הוא מותקן הן עבור שירות ניהול המשרדים והן עבור יחידות מבניות אחרות.
2. אחריות גורמים ספציפיים להבטיח את בטיחות המעשים.
3. הכללים שעל פיהם מתבצעת הקמת קטגוריות מסוימות של מסמכים בעסקים.
4. הנוהל לפיתוח ושימוש עוקב אחר הנוזל.
5. כללי הצמדה ושיטתיות של תיקים.

בסעיף "הכנה למסירה לארכיון" מוגדרים:

1. סדר הבדיקה.בפרט מתוארת הטכנולוגיה של בחירת תיעוד לצורך אחסון והרס לאחר מכן.
2. הנוהל להכנת מעשים לארכיון.
3. דרישות לעיצוב והתיאור של המקרים שהועברו.
4. הנוהל שלפיו אנשים אחראים משדרים ומקבלים מעשים.

בהתאם לטכנולוגיה שאומצה, ניתן להוסיף ולשנות את הפרטים של הפעילות, תנאי העבודה, הרכב הקטעים. כך, למשל, בהוראות, תוכלו לכלול בלוקים שקובעים את הנוהל לעבודה עם פניות אזרחים, פעולות בהיקף מוגבל, תמיכה טכנית בהדרכה (שורטורט, הדפסה, הקלטת קול וכן הלאה).

יישומים

עליהם לכלול מקסימום חומר עיון ואיור. יש לבצע שיטתיות בהתאם לסדר החלקים. בנספחים קיימות תוכניות זרימת מסמכים, דוגמאות לחותמות וחותמות, טפסים לדוגמה, ביצוע סוגים מסוימים של מעשים, רשימות של תיעוד מבוקר, טפסים של חשבונאות וכדומה.

מסקנה

הכללים הרשמיים הנוכחיים של עבודת המשרדים מאפשרים נוהל ברור לעבודה עם מעשים בעלי אופי שונה המשמשים בגופים המנהלים של הממשלה הפדרלית, כמו גם במוסדות ממשלתיים אחרים. הם קובעים דרישות מפתח לעובדים האחראים על עריכתם ורישוםם, קבלתו ושליחתם של מסמכים. הכללים קובעים גם את הנוהל לעבודה עם צורות אלקטרוניות של מסמכים, מאגרי מידע. כל מוסד ספציפי מפרט אותם תוך פיתוח מסמכים מקומיים. כאחד מהם הוא הוראות בנושא ניירת. זה אמור לשקף את כל התהליך של עבודה עם מעשים, פעולות טכנולוגיות הממוקמות ברצף הגיוני. ההוראה מסדירה את פעילותם של לא רק השירות המשרדי. מכיוון שהמעשים מועברים בין חטיבות מבניות, יש להכיר את עובדיהם גם לנוהל הקבוע. פיתוח מסמכי רגולציה מקומיים מתבצע על ידי שירות ניהול המשרדים. במקביל, עובדי המחלקות הארכיוניות והמשפטיות משתתפים בתהליך. יש להסכים על הטיוטה ולחתום על ידי ראש המוסד. הבוס מוציא צו שלפיו ההוראות נכנסות לתוקף. בכל היחידות המבניות יש להשתמש בזה כמעשה נורמטיבי. יתרה מזאת, הוראותיה צריכות להיות מנוסחות באופן ברור וברור לעובדים. על פי הוראותיו ודרישותיו המוסד יכין, ירשום ויפיץ מסמכים.