הרעיון של "ביקורת כוח אדם" נכנס היטב למלאי הייצוג של חברות ועסקים מקומיים. אבל לא כולם יודעים מה זה. מתוך ההבנה המקובלת, נערכים ביקורת כוח אדם כדי להעריך את תאימות העובדים לתפקידם הנוכחי. אך למעשה, למושג זה יש משמעות רחבה בהרבה.
מהו ביקורת?
ביקורת כוח האדם מתבצעת על ידי עובדים שהוכשרו במיוחד במפעל. זה נובע מהצורך לאמת את תוצאות ניהול העובדים, את האינטראקציה ביניהם ואת סיכויי עמדותיהם לביצוע החברה.
מטבעו, ניתן לייחס ביקורת כוח אדם בארגון לפעולות המלצה, ולא לחובה. ביקורת מסייעת בניתוח המצב הקיים בארגון ומעניקה להנהלה אפשרות להחליט על גיוס עובדים או החלפתם. עם זאת, הזכות לקבל החלטה סופית על שינוי כוח אדם שייכת אך ורק לבוסים של החברה.
יעדי ביקורת
לביקורת יש את המשימות הבאות. ראשית, משימת בדיקת כוח האדם היא להסיק כי המומחים עומדים ביעדי הארגון. יחד עם זאת, כדאי לוודא: האם העובדים עומדים בהוראות המוצעות עבורם על ידי המסגרת הרגולטורית של המפעל, בין אם הם פועלים במסגרת סמכויותיהם, אינם חורגים מתחומי אחריותם, באיזו מהירות הצוות יכול להגיב למצב ולקבל החלטות נכונות. המטרה העיקרית של הביקורת היא ביטול בזמן של בעיות ופערים במדיניות כוח האדם של הארגון.
נושא הביקורת הוא הצוות כולו, שכן הוא הוא האמצעי העיקרי לביצוע ארגוני ולהרוויח מפעילותם.
ביקורת כוח אדם היא סוג של ניהול, או ליתר דיוק, דרך לפקח על ניהול כוח האדם ולנהל אותו.
כמו כל תהליך, ביקורת מבוצעת על פי הנחיות ספציפיות. לאחד העיקריים עקרונות ביקורת ניתן לייחס למקצועיות של ביצועו.
בחירת כוח האדם ואימותו מתבצעת על ידי אנשי מקצוע שהוכשרו במיוחד לצורך התאמת העובדים לתפקידם. יתר על כן, על מומחי ביקורת להיות עצמאות נחוצה ולא צריכים להראות הטיה או התנשאות בפני אנשי הצוות שהם מבקרים.
ביקורת כוח אדם מבוססת על עקרונות הכנות והפתיחות: לאף אחד אין את הזכות להשפיע על אימוץ רואי החשבון על החלטות בדבר קיום כוח האדם לתפקידם.
קריטריוני הערכת כוח אדם
בביצוע פעילויותיהם, רואי החשבון מבקשים לשים לב בעיקר לעמידה בכישורי כוח האדם לדרישות תפקידם או מאפייניהם המקצועיים. במקביל, מבקרים, ככלל, מתייחסים לספר העיון המקצועי המאוחד המפותח. יתר על כן, הסוקרים מעריכים את התועלת וההשלמה של הצוות. כמו כן, יש לברר כיצד הצוות המאוזן משתמש בזמני העבודה שלהם.
יש לציין כי בעת הערכת הצוות, מבקרי החשבון לוקחים בחשבון עד כמה נכון הניהול מספק מדיניות כוח אדם ומה הם המדדים למחזור הצוות.
בהתבסס על תוצאות הביקורת, מבקרי הביקורת מקבלים החלטה על קיום כוח האדם לתפקידים שהם מעסיקים ודרישות החוק, כמו גם צעדים נוספים לשיפור גיוס כוח האדם, ביטול מחסור בצוותים, שיפור ניהולם והגברת הכבוד לממונים על הכפופים להם.
מידע על ביקורת
תנאים מסוימים מוצגים גם לנתונים שעל בסיסם נערך ביקורת כוח האדם. זה הכרחי כי המידע שהתקבל במהלך הביקורת יתייחס באופן ספציפי לאותו פרק זמן בו הוא מתנהל.עליכם גם לוודא כי נתונים אלה מתקבלים במלואם, למרות שהם נחוצים לחלוטין או לא, והם חלים על כל העובדים.
נהוג לקבל את המידע הדרוש בשלוש צורות. הראשון שבהם הוא קבלת מידע בצורת גרפים, תרשימים, טבלאות, דיאגרמות, בדרך כלל בגרסה תיעודית או אלקטרונית.
כמו כן, אחת הדרכים לתפיסת מידע על כוח אדם היא מעקב בזמן אמת אחר האופן שבו אנשי כוח אדם או כפופים להם מתקשרים זה עם זה.
דרך נוספת היא לתקשר עם עובדים ולקבל מהם רשמים ישירים על האקלים בצוות, פוליטיקה בחברה וכו '.
שיטות ביקורת
מומחים מבצעים ביקורת על ניהול משאבי אנוש בשלושה תחומים. הראשון שבהם הוא בעל גישה ארגונית והוא נועד לאמת מסמכים אם הם עומדים בחוק. בנוסף לבדיקת חוקיות, פעולות כאלה עוזרות לברר עד כמה ניהול כוח אדם יעיל.
הגישה השנייה היא הערכת המוטיבציה והמצב הפסיכוסוציאלי בצוות, יחס לתוצאות פעילותם, התמקדות בהצלחה הכוללת של החברה.
התחום השלישי הוא בעל אופי כלכלי והוא מורכב באימות הצלחת העסק.
סיווג ביקורת
מומחים ממליצים לערוך ביקורת על עובדים ותיעוד באופן קבוע. מרבית המומחים מסכימים כי תקופת הביקורת האופטימלית היא אחת לשנתיים לשלוש שנים, תלוי בגודל החברה, במחזור שלה ובהתאם, מחזור עובדים.
בהתבסס על תדירות הביקורת, אנו יכולים לבצע את הסיווג הבא.
ראשית, ניתן לחלק את הביקורת לבדיקה הנוכחית, המתבצעת בפרקי זמן מסוימים, כמו גם זו המבצעית המתבצעת כאשר צורך כזה עולה בחדות.
בהתאם לשלמות נפח הנתונים שנבדקו, ביקורת מדיניות כוח האדם מחולקת למלואה, מקומית ותמטית.
בשיטות אימות זה יכול להיות סלקטיבי ומורכב.
בקשר לרמת הביקורת, בקרה עשויה להתבצע על ידי ההנהלה הבכירה, מנהלי המחלקות או שירות הגיוס עצמו.
עריכת ביקורת על פוטנציאל כוח האדם יכולה, בהתאמה, מומחים מבחוץ ומומחים משלהם. העיקר שהם מוכשרים בעניין זה.
אלגוריתם ביקורת
לכל בדיקה יש מאפיינים משלה. ככלל, ביקורת של ארגון כוח אדם מתבצעת במספר שלבים.
הראשון שבהם הוא ההכנה. בשלב זה עומדים בפני המומחים המשימה לגבש משימות אימות, בחירת המומחים הדרושים להתנהלותה והוצאת מסמכים.
בשלב הבא יש אימות ישיר של המידע, שבמהלכו רואי החשבון אוספים את המסמכים הדרושים, מארגנים פגישות ושיחות עם עובדים, מבצעים סקרים וכו '.
בשלב השלישי, הנתונים שנאספו נבדקים והתוצאות שהתקבלו מושוות למעשי רגולציה. בשלב האחרון, רואי החשבון מכינים את תוצאות הביקורת ומסיקים מסקנות על בסיסן שנשלחות להנהלת הארגון.
ביקורת נמשכת שבועיים-שלושה, לעתים קרובות פחות בחודש. משך הביקורת עשוי להשתנות בהתאם לגודל האיוש. לאחר איסוף והלימוד של המסמכים הדרושים לצורך קיום המסגרת המשפטית, תוצאות אלה מוצגות בדוח הסופי. פרק נפרד מוקדש להם.
לאחר אימות חוזר ונשנה, רואי החשבון מבקשים עותק של הסיכום הסופי. שיטת תיעוד זו של תוצאות הניטור מבטלת את האפשרות לטעויות. ככלל, התוצאות מוצגות על גיליונות בפורמט A-4. עבור עסק ממוצע, הנפח יהיה כ- 50 גיליונות.
הדוח מאשר את הביקורת ומכיל את תוצאותיו.מסמך זה מכיל מידע אודות מצב מדיניות כוח האדם בחברה וכן דרכים לתיקון פערים וטיפים לשיפור המצב בארגון.
ככלל, דוח נערך על בסיס תכנית מקובלת והוא מכיל את הפריטים הבאים:
- אילו מסמכים או מחלקות נבדקו;
- אילו פערים נמצאו;
- חוות דעת מומחה כיצד לתקן פערים בתיעוד;
- נתונים על אי התאמות מזוהה עם החוק החל;
- כמה אמיתי הוא האיום של אחריות משפטית עם חוסר מעש נוסף;
- מידע על האפשרות לשחזר נתונים או מסמכים שאבדו.
כל זה יעזור לייעל את עבודתו של כל מיזם, ולכן, להגדיל את הרווחיות שלו.
