הסמכת כוח אדם היא מרכיב חשוב למדי בניהול, והיא גם הצורה היעילה ביותר של הערכת כוח אדם. חובה עבור אותם עובדים שעבורם נקבע נוהל כזה על פי החוק החל.
הסמכת כוח אדם מרצון מתבצעת ישירות על ידי החלטת צוות ההנהלה על מנת לייעל את הניהול, כמו גם להגדיל את היעילות והיציבות של העסק. ראוי לציין כי הליך זה כיום, ללא הגזמה, יכול להיקרא אחת הצורות הפופולריות ביותר להערכת עובדים, או ליתר דיוק, האם הם באמת תואמים את המשרה שהם מעסיקים.
הסמכה קבועה של כוח אדם, הכוללת בדיקת תכונות עסקיות ואישיות של כל עובד בודד, כמו גם מדדי העבודה שלו, מאפשרת ליישם את התוצאות באופן מעשי. זה עוזר לשיפור הגיוס של הצוות, כמו גם לעידוד מתמיד של עובדים לשפר את כישוריהם שלהם. אחרי הכל, האפקטיביות של כל חברה היא שילוב של כל המשאבים הארגוניים, כולל הפוטנציאל של העובדים.
מדוע זה נעשה?
ראשית, אישור כוח אדם מתבצע כך שמנהלים יכולים לקבל החלטות ניהוליות מסוימות. בתחילה, נערכת הערכה כיצד הפוטנציאל של העובדים מספק לחברה אפשרות לממש את המטרות שלהן. נוהל כזה הוא די רלוונטי עבור חברות מבטיחות שמתפתחות באופן פעיל למדי, בעלות מבנה ומערכת ניהול גמישות.
כמו כן, עקב כך המנהלים מקבלים את המידע הדרוש להם כדי להבטיח את העבודה היעילה ביותר עם הצוות. בעזרתו הם יכולים להתאים את הפעילות וההתנהגות של העובדים, כמו גם לזהות את התחומים הדורשים שליטה מוגברת. פיתוח קפדני של המערכת להעברת עובדים מובטח בדיוק בעזרת נתונים כאלה. ראשית כל זה חשוב כאשר עובדים עם מומחים. הערכה ואישור כוח אדם מספקים הזדמנות לספק תנועה יעילה וזולה בהרבה של עובדים, במיוחד אם כרגע החברה סובלת ממחסור באנשי מקצוע. כמו כן מתפתחת ומעודדת מערכת הכשרה ופיתוח של צוותים, וההחלטות בנוגע לפיטורי כוח אדם שונים מתייעלות.
בין היתר, כדאי להזכיר כי כל שלבי הסמכת כוח האדם מאפשרים לכם ליצור מערכת של מוטיבציה ותמריץ לעובדים להגדיל את יעילות עבודתם. כתוצאה מכך, האחריות של כל עובד גדלה למידת יכולתו של מילוי תפקידו שלו, ומכניסים תמריצים על מנת להגביר את המקצועיות ולשפר את הידע והמיומנויות. אי אפשר שלא לומר שבדרך זו המטרות האישיות של העובדים מתקרבות לאותן משימות שצריכות להיפתר על ידי החברה עצמה.
כמה זה יעיל?
האפקטיביות של סוגי הסמכת כוח האדם תלויה בעיקר במידת הביצוע של ההליך, אופן ההתמודדות של מומחים מוסמכים וכן באילו עקרונות נוהגים מדיניות כוח האדם של הנהלת החברה.
יש לחזות את כל ההחלטות הארגוניות המופעלות בחברה ויש לקחת בחשבון ולתכנתן בתהליך ההכנה והפיתוח הראשוני של מערכת ההסמכה על מנת למזער את הקשיים במידת האפשר. מצבים בלתי צפויים יכולים להיווצר בתהליך ביצוע הבדיקה עצמה, ולכן עליכם לעשות הכל כדי למנוע אותם. לפיכך, הליך אישור כוח האדם יהפוך ליעיל בהרבה, וגם לא יכלול רגעים בלתי צפויים או לא מדויקים.
אם אדם אינו מכיר את ההיבטים המשפטיים של ההסמכה או פשוט לא עוקב אחר עקרונות כמו אובייקטיביות של ההערכה, כמו גם הבטחת סודיות מוחלטת של התוצאות, אז תהליך זה ייתן תוצאה שלילית עבור החברה, שתתבטא בהתרחשות של קונפליקטים. והוצאות זמן בלתי מוצדקות לחלוטין.
מה המטרה?
מטרת הסמכת כוח האדם היא לחשוף את יכולות החברה על מנת לנסח החלטות על סמך תוצאות ההערכה, וכן לספק השפעה על רמת נאמנות העובדים והמחויבות לחברה. זה יעזור לערב כל עובד באסטרטגיה של החברה. הבטחת תוצאות כאלה ניתן להשיג רק אם קיימת מטרה מוגדרת בבירור של ביצוע נוהל זה, שכמובן ניתן לשנות לאחר מכן בהתאם לאסטרטגיית הארגון ומטרותיו הכלליות, כמו גם רמת החיבור והתלות ההדדית של נוהל זה מתחומי עבודה אחרים עם הצוות. מסיבה זו, עבודה כזו מתוכננת ומאורגנת באופן פרטני עבור כל חברה.
אם ההערכה וההסמכה של אנשי המפעל מתבצעות במיומנות, הדבר ישפיע לטובה על כל תחומי העבודה של לא רק צוות הניהול, אלא גם על המומחים. פעילויות שקשורות לארגון עצמו, כמו גם הסמכה, מספקות מחקר מעמיק הרבה יותר של אנשי צוות, משפרות את נכונות הבחירה שלהם ומאפשרות גם לבצע השמה יעילה יותר של כוח האדם והשימוש בו. הסמכה מניעה לפתח פעילות ויצירתיות יצירתית מצד העובדים, וזה חשוב במיוחד בתנאים מודרניים.
איך זה מתבצע?
הסמכת כוח אדם, שהדוגמה לכך ניתן לראות כיום ברוב החברות המודרניות, מתבצעת במספר שלבים, כאשר כל אחד מהם חייב להתבצע במיומנות רבה. הליך זה דורש גישה מעמיקה ותשומת לב מצד מומחים.
שלב מקדים
במקרה זה, הכנת פרויקט יישום ההסמכה מתבצעת. בין היתר, המומחים האחראים לביצוע נוהל זה מבססים ומעבירים מצגת מפורטת עבור צוות ההנהלה.
פורמליזציה של תקנים, כללים ונהלים
מומחים מפתחים חבילה שלמה של תיעוד רלוונטי, כמו גם מקבלים החלטות ארגוניות יחד עם הנהלת החברה (או שההנהלה עושה זאת בכוחות עצמה). תיעוד נכון של ההליך כולו בפעם הראשונה מאפשר לך להשתמש נכון בשיטות שנוצרו להסמכת כוח אדם בעתיד.
מומלץ מאוד לפתח פיסקה כמו "תקנות להסמכת כוח אדם", אשר לאחר מכן תהווה מסמך רגולטורי תאגידי פנימי אחד. היא תזהה דרישות נפוצות לגבי התדר, הטכנולוגיה, תהליך ההסמכה, וגם מה הוא כולל ואיך יש לפתח אותו.פורמליזציה של נוהל זה במתכונת תיעודית מעוררת את הצורך לפרט ולקחת בחשבון באופן מלא את כל הכללים, להתעמק בפרטים הקטנים ביותר, לתאר את כל הסוגיות האפשריות ופרטים כיצד יש לקיים אירוע זה.
לפיכך, מערכת הסמכת כוח האדם תהפוך לשקופה ביותר, כמו גם מובנת למומחים מבחינה טכנית.
שלב ניסיון
על מנת לבחון את הנוהל המוצע, נוצר פרויקט פיילוט במחלקת ניהול כוח האדם. בשלב זה מתבצעת בדיקה ועידון יסודי של כל קטע נפרד מהמתודולוגיה אשר בהמשך ישתמש במיזם.
הכנה
לפני כל נוהל הסמכה, המתוכנן מראש, מומחים ממחלקת ניהול כוח אדם צריכים לבצע עבודות ייעוץ מפורטות. בפרט, שבועיים לפני ביצוע ההליך עצמו, מועברים קריטריונים מפורטים, שאלות לבחינה, מתקיימת שיחת הסבר וכן התייעצות מה ייעשה ואיך.
הסמכה
פעילויות ההסמכה עצמן מתבצעות באופן ישיר המתבצעות בהתאמה מלאה לכללים ולשיטות שפיתחו מחלקת ניהול כוח האדם בשלבים המוקדמים.
סיכום
צוות ההנהלה מקבל החלטות ניהול, וגם דן בתוצאות ההסמכה בצוות. בין היתר מתבצעת גם הערכה של התקופה הנדרשת לצורך אישורים נוספים.
גרף
לוח הזמנים של תדירות ההסמכת כוח אדם צריך להתבצע ישירות תלוי באיזו גרסה מסוימת של הליך זה מעורב.
- אחר
הסמכה כזו מתבצעת לפחות אחת לחמש שנים, והיא חובה לכל עובד בחברה. הבסיס להליך כזה הוא מידע על האופן בו פעילות מקצועית עובד בתהליך עבודתו לפרק זמן מסוים, וכן איזו תרומה הוא תורם לעבודה הקולקטיבית של הצוות. מידע זה מצטבר בהדרגה בתוך מאגר נתונים משותף, ובהמשך הוא יכול לשמש את ההנהלה לצורך הסמכה נוספת.
- יוצא דופן
הסמכה כזו מתבצעת אם יש צורך להעריך את הפעילויות, כמו גם את התכונות האישיות של העובד, במידת הצורך, כדי להגדיל את תפקידו או על מנת ליצור עתודה למינוי או לבחור ללימודים להמשך ההכשרה. במידת הצורך נקבעים גם הסיבות לעבודה הלא מספקת של יחידה מסוימת או של עובד ספציפי.
- הסמכה לקידום קריירה או החלטה על העברת עובד ליחידה אחרת
הליך זה מתבצע תוך התחשבות בדרישות המשרה המוצעת החדשה או אחריות חדשה. במקביל נקבעות היכולות הפוטנציאליות של העובד, כמו גם באיזו רמת הכשרתו המקצועית.
- חוזר על עצמו
מונה על סמך האישור, אם העובד העיר הערות מסוימות, וגם נקבעה תקופה שלשמה עליו לתקן אותן. הליך זה יכול להתבצע על ידי כל קריטריון בשיטה ספציפית או מספר שיטות בו זמנית.
- תום תקופת הניסיון
במקרה זה, תהליך אישור כוח האדם מתבצע על מנת לקבל מסקנה מתועדת על תוצאות נוהל זה, וכן להמליץ על המלצות מנומקות כיצד ניתן להשתמש בעובד זה בעתיד.
מה מדורג?
ללא קשר לאיזו אישור מסוים מדובר, נקבעים כמה קריטריונים בסיסיים.
- תכונות התנהגות
במקרה זה, פעילויות העובדים מנותחות באופן ראשוני, וקובעים סטנדרטים מסוימים של התנהגות שיכולים להשפיע על יעילות העבודה. ברוב המכריע של המקרים, הקריטריונים משמשים להערכת אנשי הצוות שעבודתם כרוכה במגע ישיר עם לקוחות החברה.
- אפקטיביות
זה מחייב קביעת קריטריוני ביצוע מדויקים, בוחן בפירוט את מידת ההתאמה של ההחלטות שקיבל העובד, וכן מעריך את הפעולות שננקטו על ידו. אפשרויות למדידת קריטריונים לביצוע כוללות את הדברים הבאים: שיקול דעת של מומחים על ידי ההנהלה, הערכת עלות יעילות העובד וקביעת שביעות רצון הלקוחות.
- רמת השגת יעדים
זה דורש הגדרה חובה של משימות מדויקות, כמו גם קריטריונים לאופן בו נפתרו משימות אלה. זה מאפשר ניתוח מעמיק של הגורמים לכישלון בהשגת מטרה ספציפית. טכנולוגיות מדידה כוללות קביעת התוצאה הכלכלית וכן ביצוע הערכת מומחים. בנוסף נקבעת מידת ביצוע החובות הרשמיות. ניתוח זה משמש בתנאים שבהם האחריות לתפקיד מוגדרת בבירור ומוסדרת איכשהו.
בין היתר, ראוי להזכיר כי מאפייני אישיות העובד כפופים גם להערכה אם מתבצעת הבחירה והתכנון המשך של ההתפתחות האישית של עובד זה לטובת הארגון.
באילו קריטריונים משתמשים במהלך האימות?
קריטריוני הערכה המפותחים בחברה מסוימת מחולקים לשתי קטגוריות עיקריות:
- כשירות מקצועית
זה כולל קריטריונים שונים המתאימים לתפקיד המועסק, כמו גם לסוג הפעילות הספציפי. נקבעות תוצאות העבודה שמושגות על ידי העובד בתהליך מילוי תפקידו, כמו גם אינדיקטורים כמותיים ואיכותיים ליעילות בכל אחד מהרכיבים האישיים בפעילות.
- כשירות תאגידית
קטגוריה זו כוללת קריטריונים לאופן בו כל עובד בודד מבין את המשימות והיעדים שהוצבו עבור החברה, וכן אילו תכונות אנושיות שיש לו שעשויות להועיל או להפך, לפגוע בעבודתו.
