Parmi toute la diversité des documents relatifs à correspondance commerciale un endroit spécial est la lettre d'excuses. Afin de le compiler correctement, vous devez avoir une idée claire des documents de ce type.
Document Caractéristique
Les activités de toute organisation sont liées à la solution d’une grande variété de problèmes de production et autres. Il arrive parfois que des actions incorrectes d'un côté puissent entraîner des problèmes pour les deux partenaires. De tels conflits nécessitent une résolution immédiate. C'est dans ces cas qu'une lettre d'excuses est rédigée.
Plutôt, cela peut être attribué aux papiers. étiquette d'affaires. Un tel message a deux fonctions. Tout d’abord, le coupable doit s’excuser auprès du destinataire pour les inconvénients qu’il a causés. Deuxièmement, la lettre d'excuses devrait comporter un message positif et une volonté de maintenir de bonnes relations et une compréhension mutuelle entre les parties. Avec cela, vous devez essayer de lisser les angles et de résoudre le problème de manière pacifique. Une lettre d'excuses est généralement envoyée dans les cas suivants:
- Les actions non qualifiées de l’un des employés sont devenues publiques et ont porté atteinte à la réputation du compagnon.
- Il y avait un malentendu entre les employés des deux entreprises.
- Il y a un manquement flagrant au respect des obligations contractuelles.
- Force Majeure.
Chacune de ces situations, à sa manière, a conduit à l’émergence d’un conflit qui doit être tenté pour être résolu sincèrement
Règles d'inscription
Une lettre officielle d'excuses doit obligatoirement être rédigée sur un papier à en-tête, c'est-à-dire une feuille A4 avec les détails imprimés, rangée d'une certaine manière. Il est écrit au nom du chef d'une entreprise et s'adresse à toute l'équipe d'une autre. Bien sûr, parce que le réalisateur s’excuse le plus souvent non pas pour lui-même, mais pour les actes de ses subordonnés.
Parfois, une telle lettre est rédigée par le représentant responsable de la société et adressée au client qui n’était pas pratique. Tel type de lettre considéré comme l'un des plus difficiles. Les mots doivent être choisis de manière à ce qu'ils veuillent croire en leur sincérité. L'issue de l'affaire dépend très souvent de cela. Les mauvaises actions doivent toujours être capables de reconnaître et d'essayer d'utiliser toutes les opportunités afin de tout réparer. Le représentant de la partie adverse doit croire que l'erreur commise ne se reproduira plus à l'avenir. Un tel appel vise à minimiser le conflit afin de maintenir de bons partenariats à l'avenir.
Structure du document
Pour préparer une lettre d'excuses, il n'est pas nécessaire d'avoir un échantillon sous la main. Il peut être composé indépendamment. Pour ce faire, nous devons d’abord rappeler que les lettres de cette nature sont généralement composées de trois parties:
- introduction (introduction);
- principal;
- finale.
Pour rédiger un texte, il est préférable d’utiliser un plan spécial avec lequel il sera plus facile d’exprimer systématiquement vos pensées.
Dans cet appel, plusieurs points peuvent être distingués:
- Tout d’abord, vous devez exprimer votre appréciation du fait que le partenaire a rendu compte de la situation.
- Puis exprimez votre regret que tout se soit passé comme ça.
- Ce qui suit sont des excuses immédiates.
- Après cela, nous devons essayer d’expliquer la raison d’un tel malentendu.
- À la toute fin, vous devez assurer le destinataire de la gratitude sincère et exprimer l'espoir de la reprise de relations anciennes. En outre, il convient de souligner séparément l’importance du travail d’équipe.
