Le travail de toute organisation est généralement associé à un grand nombre de documents. Il s’agit de la correspondance entrante et des réponses qui lui sont adressées, de diverses commandes et déclarations d’employés, d’instructions techniques et de rapports comptables. Tous exigent une comptabilité et une optimisation rapides. Une des options pour résoudre ce problème est un inventaire de documents.
Conformément à la loi
Le spécialiste chargé du travail de bureau au sein de l'entreprise sait mieux ce qu'est un inventaire de documents. Au cours de l'année, une quantité énorme de papiers le traverse. Tous sont importants et chacun joue un rôle particulier dans la résolution de tel ou tel problème. Il est tout simplement impossible de jeter de tels bagages, car chacun de ces papiers a une certaine période de stockage pendant laquelle il est valable et peut s'avérer très utile. Ces documents sont généralement déposés dans les archives où ils se trouvent tout le temps.
À tout moment, ils peuvent être pris à partir de là et utilisés comme prévu. Dans la loi fédérale sur les affaires archivistiques d’octobre 2004, une liste de toutes les types de documents et chacun d'entre eux a une date limite spécifique pour laquelle ils doivent être avec le propriétaire. Mais comment prendre en compte l'énorme quantité de papiers reçus pour le stockage? Pour cela, il existe un inventaire de documents. Il est compilé par l’employé responsable de l’archivage et constitue un complément obligatoire à chaque dossier ou dossier soumis pour stockage à long terme.
Envoi de documents importants
Le secrétaire de l'entreprise dresse aussi souvent un inventaire des documents. Cela ne signifie pas l'enregistrement de la correspondance entrante ou sortante. Pour cela, chaque secrétaire dispose d'un journal spécial. Là, le moment de la réception ou de l’envoi de la lettre est enregistré en conséquence, en indiquant la date, le destinataire et le dirigeant. L'inventaire peut dans certains cas être à l'intérieur d'une telle correspondance.
Par exemple, une organisation envoie un paquet de documents à l'adresse. On ne peut pas simplement les mettre dans une enveloppe et les jeter dans une boîte en y collant un timbre. Où est la garantie que les papiers parviendront intégralement? Bien sûr, s’il s’agit de brochures ou de simples dépliants, ne vous inquiétez pas. A tout moment, ils peuvent être envoyés à nouveau. Mais parfois, vous devez envoyer des documents sérieux à la demande officielle. Dans ce cas, en plus des titres principaux, une lettre d'accompagnement et un inventaire doivent être inclus dans le colis, qui constituera une liste de la documentation envoyée à cette adresse.
Transfert de document
Les employés impliqués dans les contrats savent très bien ce qu'est un inventaire de documents. Vous pouvez facilement en faire un échantillon vous-même.
L'essentiel est que ce document contienne toutes les informations nécessaires:
- Le nom de l'expéditeur est écrit dans le coin supérieur gauche ou le cachet de l'entreprise est apposé.
- À droite, les données du destinataire (nom de la société et nom complet de son responsable).
- En dessous du centre se trouve le nom. Par exemple, il s'agira d'une «Liste de documents à transmettre au contrat», dont le numéro et la date doivent également être indiqués.
- En outre, un tableau est compilé de manière aléatoire, dans lequel il doit y avoir au moins 4 colonnes (numéro dans l’ordre, nom du document, son numéro et sa date, nombre de copies, nombre de feuilles).
- Après cela, un enregistrement final est créé sur le nombre de documents transférés en fonction de cet inventaire. Vous devez également calculer le nombre total de feuilles de pièces jointes.
- Tout en bas de la page, une note indique qui a transféré et reçu ces documents avec la date, le nom de famille et la position.
Il s’agit de la liste la plus courante de documents. Un exemplaire de ce document est bien connu du greffier sous le numéro de formulaire postal 107. Il est possible de prendre des formulaires prêts à l’avance dans n’importe quel bureau de poste afin de les compléter et de les vérifier lentement sur le lieu de travail.
Subtilités d'archivage
Tout employé des archives est familiarisé avec la liste des documents de cas. Elle est réalisée lors du transfert de titres pour stockage. Ce document n'est pas simplement le contenu d'un dossier spécifique. Il permet à tout moment de trouver les informations nécessaires parmi un très grand nombre de journaux.
Les commandes, les rapports et les autres investissements sont systématisés et résumés dans un tableau, qui devrait contenir six colonnes obligatoires:
- Numéro de série
- Index d'un document spécifique selon la nomenclature.
- Sa date (celle indiquée lors de l'inscription).
- Titre (commande, lettre, contrat).
- Numéros de feuille.
- Note
La table peut être assez grande. Mais dans tous les cas, à la fin, un enregistrement final doit être établi sur le nombre de documents qui y sont répertoriés, ainsi que sur le nombre total de pages. Maintenant, en regardant dans un tel dossier, vous pouvez facilement trouver le papier souhaité par les paramètres requis sans faire d'effort particulier.
Caractéristiques de l'inventaire
La liste interne de documents nécessite des connaissances particulières et une attention particulière de la part de son compilateur. Parfois, des erreurs de conception entraînent la perte de papier dans un flot d’informations considérable. Étant hors de propos, elle s'envole.
Par exemple, pour inspection programmée L’inspection des impôts avait besoin d’un rapport l’an dernier, qui a été déposé avec négligence et d’autres documents. Il y avait une situation dans laquelle un employé de l'entreprise ne peut pas confirmer ceci ou cette information fournie précédemment. Un tel malentendu peut entraîner une amende pour l'organisation et une sanction pour les employés chargés de fournir des informations et de conserver des documents. Le montant de la perte dépend de l’importance des données recherchées. Pour éviter cela, les enregistrements de documents doivent être conservés de manière appropriée. Ce processus est bien sûr très complexe et prend beaucoup de temps. De plus, il est nécessaire de prendre en compte les étapes multiples et la séquence de la procédure.
Dossiers personnels des employés
Le service du personnel de toute entreprise ou organisation est également une section à travers laquelle passent de nombreux documents différents. La plupart d'entre eux sont accumulés dans les dossiers personnels des employés.
Ils sont stockés sur place jusqu'à leur licenciement, puis archivés. Dans ce cas, l'agent du personnel doit dresser un inventaire des dossiers personnels. Il est à noter que la législation de la Russie ne contient pas de règles concernant sa préparation. Toutes les règles sont prises de l'ère soviétique. Selon eux, un tel inventaire devrait être un tableau de types de sept colonnes:
- Nombre dans l'ordre.
- Index d'un document spécifique.
- Date
- Titre et résumé du document.
- Numéros de feuille.
- Date à laquelle le document a été inclus dans le fichier.
- Note pour les notes spéciales.
Tout à la fin, le nombre total de documents répertoriés dans la liste est calculé. Tout cela se fait sous la signature de l'agent du personnel indiquant la date de transfert du dossier.
