Le formulaire T-2 est un document comptable que les responsables du personnel de chaque entreprise sont tenus de conserver. Ce formulaire indique la carte personnelle de l’employé. Nous discuterons ensuite de la procédure à suivre pour remplir la carte personnelle d’un employé, les documents et les informations nécessaires pour remplir le formulaire T-2.
Dois-je conserver une carte personnelle?
Remplir ce formulaire est obligatoire pour chaque employé qui a rejoint la société sur la base d'un contrat de travail.
La maintenance de ce document est obligatoire car un lien pour remplir le formulaire T-2 se trouve dans les "Règles pour la maintenance et la conservation des carnets de travail". Ils ont de nombreux liens indiquant l’obligation de remplir la carte personnelle d’un employé. Les enregistrements du classeur sont copiés et transférés sur une carte personnelle. Avec toutes les données saisies sur cette carte, l'employé doit être familiarisé avec sa propre signature. La carte T-2 contient toutes les informations sur l'employé, son travail et ses réalisations professionnelles.
En l'absence d'un système automatisé dans l'entreprise de gestion du personnel, ce formulaire T-2 unifié est rempli manuellement, avec une écriture propre et claire, de préférence en caractères d'imprimerie. Dans le même temps, les corrections, les fautes de frappe et les erreurs ne sont pas autorisées, à l'exception des barrages établis (comme lors de la modification du nom ou des données du passeport). Dans ce cas, vous devrez recommencer à remplir ce document sur un formulaire vierge.
Liste de documents
Lorsqu’il postule à un emploi, le service du personnel ou son employé commence une telle carte et lorsqu’il est licencié, il la ferme. Parallèlement, la forme T-2 continue d’être stockée dans l’entreprise.
Il est préférable de remplir ce formulaire par un membre du personnel expérimenté afin d'éviter toute erreur. Pour cela, il est nécessaire d’apporter les documents suivants au service du personnel:
- Livre de travail.
- Certificat de pension.
- Diplôme
- Passeport d'un citoyen venu travailler.
- INN
- Carte d'identité militaire (pour les personnes passibles du service militaire).
- Autres documents (permis de conduire ou carnet médical, etc.).
- Numéro et date de l'ordre d'emploi.
- Contrat de travail.
En outre, les informations suivantes doivent être fournies à la personne qui remplit ce document: date de naissance du plus proche parent, votre numéro de téléphone personnel, ainsi que les numéros de téléphone des proches parents, et si vous parlez des langues étrangères.
Toutes ces informations doivent être signalées à l'avance pour que la carte personnelle de l'employé soit correctement remplie.
Formulaire T-2 et un exemple de son remplissage
La composition de ce document - pas moins de onze sections, espacées de quatre pages, comprend:
- Informations générales Le nom, le prénom, le prénom de l'employé sont indiqués ici conformément aux données du passeport. La date de naissance, le lieu et la citoyenneté sont entrés. En outre, cet élément comprend une indication du niveau d'éducation, de la composition de la famille et des coordonnées.
- Comptabilité militaire, si l'employé est responsable du service militaire.
- Emploi et mises à pied. Ces informations doivent être réécrites à partir du carnet de travail de l'employé en stricte conformité. Si vous modifiez des informations de cette section, l'employé en est familiarisé sous une signature personnelle.
- Certification. Les informations du certificat sont indiquées.
- Formation avancée. Les deux points sont renseignés sur la base des certificats de formation avancée ou des certificats reçus. Ces données sont particulièrement nécessaires pour les professions du secteur de la médecine, de l’éducation, de la conception et de la construction. Après tout, certaines catégories de travailleurs sont simplement obligées d’élever le niveau de leurs connaissances et de le confirmer au bout d’un certain temps.
- Recyclage professionnel. Il est certifié par un document sur l'éducation complémentaire.
- Prix, titres honorifiques. Ces données sont extraites d’entrées dans le carnet de travail, de commandes, ainsi que de certificats d’honneur et autres certificats.
- Vacances Cette colonne indique tous les types de jours fériés que l'employé a le droit de prendre, qu'il s'agisse d'un congé annuel, d'un congé d'étude ou de tout autre type.
- Avantages Dans cette catégorie, il est nécessaire d'indiquer la présence de certains avantages pour le salarié, par exemple la présence d'un enfant handicapé.
- Informations complémentaires Dans cette colonne, vous pouvez spécifier des informations telles que, par exemple, un permis de conduire, la présence d’une formation incomplète ou la réécriture d’informations sur le passeport étranger de l’employé.
- Motifs de la résiliation du contrat de travail. Pendant qu'une personne travaille dans l'entreprise, cette colonne de la carte personnelle reste vide. Après le licenciement, le service du personnel entre les informations relatives au licenciement (numéro et date de la commande, ainsi que les motifs de son exécution).
Faire des changements
Si vous modifiez des informations sur l'employé, toutes les données doivent immédiatement être entrées sur une carte personnelle. Si les modifications concernent des données générales ou des informations sur l'enregistrement militaire, alors, après les avoir apportées, l'employé doit les assurer personnellement de sa signature.
Tous les autres changements, qu'il s'agisse d'un changement de lieu de résidence, de nom de famille ou de données de passeport, ainsi que de l'état matrimonial, sont entrés dans une carte personnelle à l'aide du système de radiation. C'est-à-dire que les informations anciennes sont soigneusement rayées, suivies de nouvelles informations. Dans le même temps, il est interdit de supprimer d'autres informations ou de corriger des erreurs à l'aide de cette méthode.
Si, pour une raison quelconque, l'ancienne carte est devenue inutilisable, ses informations doivent être transférées dans le nouveau formulaire.
Il est également possible d'introduire une nouvelle carte lors de la modification de certaines informations relatives à l'employé. Pour ce faire, une marque appropriée est faite sur l'ancien formulaire et une nouvelle carte est stockée avec l'ancienne.
Codage
Un encodage peut être nécessaire pour remplir certains champs de la carte. Elle doit être effectuée conformément aux normes établies par les systèmes automatisés de gestion du personnel.
Chaque employé se voit attribuer un matricule unique qui reste inchangé tout au long du travail dans l'entreprise.
Les dates sont enregistrées en chiffres arabes, par exemple, le 16.12.2015.
Lorsque vous indiquez le lieu de résidence et le lieu de naissance, il est nécessaire d’appliquer les abréviations généralement admises, telles que village - village, région - reg. et ainsi de suite.
Encore une fois, vous devez faire attention au fait que si des codes incorrects ou des chiffres qui ne lui sont pas liés sont entrés sur le formulaire T-2, ils seront considérés comme endommagés. Dans ce cas, il sera nécessaire de le réécrire dès le début. Par conséquent, si les connaissances dans le domaine du codage sont insuffisantes, il est recommandé de laisser tous les champs nécessaires en blanc.
Si l'entreprise ne dispose pas d'un système automatisé pour remplir le formulaire T-2, il est permis de ne pas coder les détails.
Caractéristiques de remplissage
Le nom de l'entreprise doit être indiqué en toutes lettres. L'abréviation n'est possible que si elle est prévue par les documents statutaires.
Si le fait de renseigner n'importe quel champ implique la réponse négative «non» ou «n'a pas», il est nécessaire de le laisser complètement vide. Les tirets ne sont pas placés dans ces colonnes.
Une attention particulière est requise pour remplir les dates. Un mois parmi eux est écrit en mots, par exemple, le 15 décembre 2015.
Vous ne devez pas utiliser des signes tels que fraction, égalité et deux points.
Lorsqu'un employé est licencié, comme mentionné ci-dessus, les informations doivent être entrées immédiatement et dans le formulaire T-2. En outre, l'employé démissionnaire doit signer la carte lors de la fermeture.
Un membre expérimenté du personnel sera en mesure de remplir rapidement un formulaire T-2 unifié à l'aide d'un échantillon du formulaire T-2. Cependant, cela ne sera pas difficile pour un débutant.Pour ce faire, vous pouvez lire et vous familiariser avec toutes sortes de commentaires et de directives.
Nous avons appris ce qu'est le formulaire T-2, un exemple de remplissage est présenté dans les illustrations de l'article.
Formulaire de carte personnelle T-2-vierge
