Une proposition commerciale est l'outil le plus utilisé dans le travail. Il est utilisé en collaboration avec des partenaires actuels et futurs. Il existe différents types d'offres commerciales.
En fonction des activités de l’entreprise, telle ou telle quantité d’information est sélectionnée pour que le client éventuel, le style et la structure de la formation du document Ensuite, plusieurs astuces seront présentées sur la manière de faire la bonne proposition commerciale. L'article examinera également les principales erreurs commises par les employés lors de la constitution de la structure du document et de son remplissage avec des informations.
Informations générales
En étudiant la question de savoir comment rédiger une proposition commerciale, dont un exemple est présenté ci-dessous, vous devez vous familiariser avec les exigences minimales pour l’enregistrement. Tout d’abord, le document doit être facile à lire. Une proposition commerciale de coopération en taille, en règle générale, ne dépasse pas une page A4. Pour cette raison, le travail est principalement axé sur le contenu.
Recommandations
Comment faire une offre commerciale? Bien entendu, un exemple de remplissage d'un papier particulier peut très clairement montrer la structure d'un document bien formé. Cependant, les normes ne doivent pas toujours être appliquées. Chaque offre commerciale a ses propres caractéristiques.
Voici quelques conseils et recommandations avec lesquels vous pouvez exécuter correctement ce document. Afin de formuler correctement toute proposition commerciale (fourniture de biens, transport, exécution d’opérations, etc.), il convient de prendre en compte les points suivants:
- Ce document sera étudié en l'absence du rédacteur. En conséquence, il est impossible de clarifier certains points et de commenter des points obscurs. La clarté de la présentation est la principale composante du succès d’une proposition commerciale. Le document devrait être très clair afin d’exclure toute possibilité de malentendu et d’ambiguïté. Une bonne solution serait de demander à un étranger de le lire et de découvrir des choses qui ne sont pas claires pour lui.
- Un document bien écrit devrait offrir des solutions au problème. Ainsi, un devis pour la fourniture de biens ne devrait pas faire de publicité pour les produits. Il doit fournir des moyens efficaces pour augmenter les revenus et réduire les coûts. Il est nécessaire de divulguer le sujet qui consiste à attirer plus de clients et à répondre de manière satisfaisante à leurs besoins. Vous devez également veiller à l'efficacité des employés ou à leur réduction. Seule une offre commerciale axée sur la résolution des problèmes des clients est efficace.
- Lors de la compilation d'un tel document, les erreurs de grammaire ne peuvent pas être autorisées. Actuellement, de nombreux services vérifient automatiquement l’orthographe. En conséquence, une proposition commerciale illettrée, qui contient de nombreuses erreurs, n’en indique qu’une. Une telle entreprise autorise la négligence dans le travail et la coopération avec ses partenaires. Ce n'est pas une idée qui devrait être transmise aux clients potentiels.Tout d’abord, vous devez relire le texte vous-même plusieurs fois, puis le donner à une autre personne pour vérification.
- La paperasse joue un grand rôle dans la perception. Le récit ne doit pas être chaotique, mais structuré. Les titres doivent être mis en évidence. Les éléments sémantiques interconnectés doivent être regroupés en paragraphes distincts. Chaque élément du texte doit être relié visuellement au reste.
- Ne transformez pas votre offre en spam. La meilleure option serait de vérifier au préalable avec les partenaires potentiels s’ils veulent s’en occuper. Par exemple, si une entreprise est intéressée à acheter de tels biens ou services, elle cherchera à les acquérir auprès des meilleures sources. Un appel préliminaire peut également avoir un effet positif sur la situation. C'est une excellente occasion de contacter à nouveau des clients potentiels. En cas d’intérêt mutuel, il convient de prendre rendez-vous pour les négociations.
Plan
Parlant de la manière de faire une proposition commerciale, une attention particulière devrait être portée à la structure. Pour faciliter la tâche, vous devez utiliser un plan spécifique. Selon le type d'activité de l'entreprise, certains éléments peuvent être ajustés. Les informations les plus volumineuses fournies peuvent être considérées comme une proposition technique et commerciale.
Définition de l'objectif
Une fois la proposition établie, il est nécessaire de parvenir à une répartition maximale entre les clients potentiels. Parfois, ces documents sont utilisés pour fournir des informations pertinentes à l'issue d'une réunion personnelle ou d'une conversation téléphonique. Deux stratégies peuvent être suivies.
Premièrement: l'inclusion dans le document de toutes les informations sur les produits et services proposés, en espérant qu'au moins certains d'entre eux intéresseront les clients potentiels. Deuxièmement: établir avec précision les besoins des partenaires et les satisfaire autant que possible. Sur la base de ce qui précède, il convient de décider de la constitution d’une offre commerciale.
Rassembler la bonne information
Après avoir déterminé l'objectif, commencez par préparer les informations nécessaires à inclure dans le contenu du document. Lorsque vous formulez une proposition commerciale pour des travaux de construction, vous ne devez pas essayer d’y inclure toutes les informations recueillies. Vous devriez vous concentrer sur une petite quantité d'informations pertinentes. Une énorme quantité d'informations inutiles n'apportera aucun avantage. Elle détournera l'attention des clients potentiels de l'essentiel. Dans ce cas, la tâche principale est de transmettre des informations sur les biens et services fournis. Le respect de cette règle constituera un autre pas vers la réalisation de l'objectif.
Options pour résoudre le problème
Il est important d'identifier clairement les questions auxquelles le client potentiel souhaite obtenir des réponses. Formuler une offre commerciale pour la fourniture de services, il est nécessaire de décrire la solution aux problèmes dans lesquels les partenaires aideront l'une ou l'autre activité. La mise en œuvre de ce paragraphe est essentielle à la réalisation de l'objectif. Une offre commerciale pour la fourniture de services qui ne peuvent pas être utilisés pour résoudre des problèmes sera simplement jetée.
Définition du cadre de tarification
Tout fabricant connaît la valeur réelle de ses produits et services. À ce stade, vous devez vous rappeler l'objectif de toute l'entreprise. Un certain nombre de problèmes émergents devront être abordés. L'objectif est de collaborer avec une nouvelle clientèle?
Vendre des services supplémentaires à d'anciens partenaires? Quel est le ratio client / client le plus rentable? La combinaison de tous ces facteurs détermine la catégorie de prix à indiquer lors de la formulation d'une offre commerciale. La forme du document implique un style de présentation spécial. En règle générale, les mêmes règles s'appliquent que pour la correspondance commerciale.
Offre commerciale compétente. Modèle de structure
Voici des recommandations pour vous aider à faire la meilleure expérience possible. Cela nécessitera le respect de certaines règles de conception. Pour certaines organisations, il suffit de faire une citation une fois. L'exemple est ensuite ajusté en fonction de l'évolution de l'entreprise.
En-tête de document
Le papier à en-tête de la société est le mieux adapté pour imprimer une offre commerciale. Le document doit nécessairement contenir "l'en-tête" approprié. L'adresse, les numéros de téléphone et le logo de votre propre entreprise doivent être situés en haut de chaque feuille. L'option idéale est obtenue si cette structure est en couleur.
Pour ce faire, vous pouvez utiliser des imprimantes laser à en-tête ou laser couleur personnalisées. En l'absence de telles capacités, une version en noir et blanc sera suffisante. En outre, le plus souvent, ces documents commerciaux sont envoyés par courrier électronique ou par fax. Il convient de rappeler qu'un tel "en-tête" devrait figurer sur chaque page de la proposition commerciale, et pas seulement sur la première.
Numéro d'enregistrement et date
Dans certaines organisations, la comptabilisation de toute la documentation entrante et sortante est requise. En conséquence, les offres commerciales entrent également dans cette catégorie. Par conséquent, il est nécessaire de suivre l’indication du numéro et de la date d’enregistrement.
Ces deux lignes sont placées sur la première page, généralement en haut à gauche. La première consiste à enregistrer une proposition commerciale du greffier de la société, la seconde à mener une procédure similaire dans une organisation cliente.
La destination
Cette colonne est destinée à indiquer le nom de la société, son adresse postale et électronique complète, ses fax et ses téléphones. Cette information est située dans le coin supérieur droit de la première page. Toutes les coordonnées doivent être indiquées dans leur forme complète. Cela facilite grandement le travail ultérieur avec la proposition commerciale.
Bonne manipulation
Cette clause doit indiquer à qui la citation est envoyée. Cela fait référence au nom et à la position du destinataire. Ils doivent être spécifiés dans leur intégralité. Dans certains cas, le destinataire n'est pas une personne spécifique, mais la direction ou le chef de département. Cependant, l'appel doit contenir toute offre commerciale. L'exemple "chers messieurs" est le mieux adapté dans ce cas.
La nécessité de faire preuve de respect
Une petite révérence verbale doit être localisée immédiatement après le traitement. La mise en œuvre de ce paragraphe est obligatoire. Il faut veiller à ce que les phrases polies ne se répètent pas dans chaque nouvelle lettre, si correspondance commerciale traîner.
Occasion de dialogue
La première ligne de l’appel doit être résumée dans le cadre de laquelle une proposition commerciale a été élaborée. Par exemple, si une réunion a eu lieu avec des partenaires au cours desquels ils se sont intéressés au document concerné, vous devez l'indiquer. Cela devrait être fait de manière à ce que le client potentiel comprenne immédiatement ce qui est en jeu.
Information de position
Ce paragraphe devrait exposer brièvement l’essence des principaux problèmes du partenaire potentiel que la proposition peut résoudre. Cela permettra au client de déterminer la précision et la fiabilité des informations fournies à l'auteur du document. Cela permettra également d’établir pleinement si les informations fournies ont été bien comprises. Après avoir lu cette partie de la proposition commerciale, le client potentiel doit compléter les conditions pour résoudre les problèmes à venir.
Formation d'application
Tous les calculs et détails techniques de la proposition commerciale doivent être détaillés. Ces informations doivent figurer dans les applications à numéroter. Dans le coin supérieur droit du document devrait indiquer un lien vers eux.
Les applications doivent être placées après la proposition. Leur nombre n'est pas limité. Toutefois, cela ne signifie pas que la modération doit être négligée à cet égard. Tout d'abord, vous devez vous assurer que les informations sur les produits et services proposés dans les applications seront compréhensibles et intéressantes pour les clients potentiels.
Problèmes d'investissement
Les aspects relatifs aux prix impliquent une description des avantages et des avantages qu'un client potentiel peut utiliser après avoir accepté un devis. Si plusieurs solutions sont proposées pour résoudre les problèmes des partenaires, nous devons expliquer brièvement la différence de coût.
Date d'expiration
Les clients potentiels doivent être pleinement conscients que l'offre soumise n'est pas illimitée. De nombreuses caractéristiques, telles que le prix, les conditions de livraison, peuvent varier en fonction de la situation. La période pendant laquelle l’immunité des critères énoncés peut être garantie doit être définie avec précision. En outre, tous les avantages de la coopération avec cette société doivent être résumés. Un petit paragraphe de quelques phrases suffira.
Commentaires
Ce paragraphe devrait indiquer la date exacte de la communication ultérieure. Vous devez également spécifier le type de connexion. Par exemple, parler au téléphone ou écrire par courrier électronique. Il est préférable de ne pas laisser cette question sans votre attention, et de la prendre vous-même, comme vous devriez vous en rappeler. Ne comptez pas trop sur le prochain contact à l'initiative de clients potentiels.
Date requise
Cette procédure doit être effectuée lors de la préparation de chaque proposition commerciale. Cela contribuera de manière significative à réduire l’occurrence de divers malentendus. Par exemple, un client potentiel peut facilement se perdre dans les documents lorsqu'il fournit à plusieurs reprises des informations supplémentaires et des modifications. Dans ce cas, il est très difficile d'établir ce qui est exactement pertinent.
La nécessité d'une signature personnelle
À la fin de la citation, quelques révérences verbales devraient être ajoutées. Ensuite, vous devez indiquer votre nom et votre position. Ensuite, vous devez mettre une signature personnelle. C'est un attribut intégral de ce type de documentation.
Le besoin de pagination
Le plus souvent, une offre commerciale ne correspond pas complètement à une feuille. Les pages d'un tel document doivent être numérotées. Il est également important d'indiquer leur nombre total. Dans ce cas, cela réduira considérablement le risque que le client potentiel ne se familiarise pas avec la proposition commerciale avant la fin en raison de la perte d'une partie des pages.
Conditions de dédouanement
Chaque paragraphe du document doit commencer par une ligne rouge. Il est permis d'augmenter l'intervalle entre eux. En utilisant l'alignement "en largeur", vous pouvez obtenir le type de texte le plus attrayant. L'utilisation de formatages complexes et de polices personnalisées est fortement déconseillée.
Lors du traitement d'un tel document, la modération doit être respectée. En outre, vous ne devez pas utiliser des polices trop petites, cela vaut la peine d’utiliser les polices les plus familières. Mieux vaut ne pas abuser du texte soulignant des éléments tels que gras et italique. Ils conviennent pour souligner les points les plus importants. Dans le même temps, leur nombre devrait rester minimal.
Informations complémentaires
L'offre directe ne devrait pas prendre plus de deux pages. Il convient de veiller à ce que le texte soit distribué uniformément sur les deux feuilles. Vous ne devriez pas permettre une telle situation lorsqu'une page est complètement remplie, alors que la seconde est inférieure à un quart. L'identité d'entreprise est la meilleure option pour la rédaction d'une proposition d'entreprise.
En outre, une circonstance favorable serait son écho avec la conception correspondante du site, des brochures et des brochures thématiques.De nos jours, de nouvelles normes d'empreinte digitale couleur sont de plus en plus appliquées. Vous pouvez profiter de cette situation. L'exécution d'une offre commerciale «en couleur» est une idée plutôt créative. Il faut veiller à ce que la documentation soit bien cousue. Cette règle doit être respectée quelle que soit la méthode utilisée pour envoyer des données à un client potentiel: personnellement, par courrier ou par messagerie.
Les erreurs les plus grossières et les plus courantes
1. Soumission de la documentation non pas à une personne spécifique, mais à plusieurs
Le plus souvent, cette méthode ne peut provoquer qu'une réaction lente. N'écrivez pas une proposition commerciale pour tout un groupe de personnes. Cela affectera négativement l’établissement d’une relation solide avec un client potentiel. Dans ce cas, l'offre commerciale constitue la forme de publicité la plus personnelle. Vous devriez vous adresser pour l'écrire, en vous concentrant sur un seul client potentiel.
2. Pré-conviction que personne ne lira un texte de plus d'une page
Il existe un avis selon lequel toutes les longues lettres sont déjà ennuyeuses par définition. Toutefois, même de courts messages publicitaires, dont la taille est définie par les spécialistes du marketing, peuvent être considérés comme tels. Dans la vie moderne, vous pouvez trouver de nombreux exemples lorsqu'un long film a reçu l'approbation générale des critiques et des téléspectateurs, et qu'un court métrage a été condamné et oublié.
Cela indique que dans ce cas, la taille n'a pas d'importance. Les gens ne voient pas d'inconvénient à apprendre les longs textes, ils ne veulent tout simplement pas en lire des textes ennuyeux. Il convient de veiller à ce que les informations contenues dans l'offre soient intéressantes pour les clients potentiels de l'entreprise. Ce n’est que dans ce cas qu’il recevra une réponse positive, quel que soit le volume.
3. Non-respect des normes de grammaire
Lorsque vous travaillez sur une proposition commerciale, il est nécessaire de la construire comme si un dialogue facile et décontracté était engagé avec le lecteur. Toutes les normes d'orthographe et de grammaire établies doivent être respectées. Dans le même temps, le texte doit correspondre à la simple communication du vendeur avec l'acheteur. Pas besoin de surcharger l'offre avec un nombre illimité de tours de parole complexes. Devrait sauver style d'affaires présentation, tout en rendant le texte aussi facile que possible pour la perception du client potentiel.
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Cordialement, Directeur de Expedition Company LLC ___________.
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