Nouvelles règles de bureau

Les règles de travail au fédéral organes exécutifs les autorités ne s'étendent pas pour travailler avec des actes qui contiennent des secrets d'État. Sur la base des exigences, la structure autorisée élabore des directives pour le remplissage, la maintenance et le stockage des papiers. Lors de l'approbation des règles de travail, celles-ci sont coordonnées avec les responsables des archives de l'État.

Créer des actes

Les règles régissant le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux prévoient que ces structures peuvent utiliser des formulaires spéciaux, des feuilles de papier standard au format A5 ou A4. La création d'actes sous forme électronique est autorisée. Quel que soit le formulaire, le document doit contenir les détails requis, situés de la manière prescrite. Les formes sont développées en fonction de leur orthographe angulaire ou longitudinale. Dans le premier cas, les détails sont situés dans le coin supérieur gauche de la feuille. Avec la méthode longitudinale, ils sont placés au centre de la forme en haut. Les règles de la paperasserie dans la paperasserie permettent l'utilisation de modèles pour la préparation d'actes électroniques. Des marques doivent être indiquées sur chaque feuille: au moins 20 mm à gauche, au moins 10 mm à droite et 20 mm en haut et en bas. Les modèles électroniques et les exemples de formulaires doivent être approuvés par le responsable de l'autorité exécutive fédérale.

Les conditions requises

Les règles relatives à la paperasserie dans la paperasse déterminent que les actes doivent être assistés par:

1. Emblème d'Etat de la Russie.
2. Le nom de la structure constituant l'acte.
3. Le nom de l'unité structurelle.
4. Le nom du poste de la personne autorisée à établir le document.
5. Informations de référence sur la structure.
6. Le nom du type de document.
7. Date de compilation.
8. Numéro d'enregistrement.
9. Lien vers les données de l'acte entrant.
10. Lieu de publication (compilation).
11. Une barre pour restreindre l'accès au contenu.
12. La destination
13. Vautour d'agrément.
14. Résolution (instructions pour l'exécution de l'acte).
15. Texte
16. Marque de référence.
17. Enregistrer à propos de l'application.
18. Signature (note sur la signature électronique).
19. Vautour sur approbation.
20. Visa
21. Emplacement d'impression.
22. Disque de l'artiste.
23. Une note sur la mise en œuvre de la loi et son envoi aux entreprises.
24. Enregistrement de la réception du document.
25. Lien vers l'acte.

La composition des détails doit être établie en fonction du type et de l'objet de l'acte. Les règles générales de la paperasserie déterminent que l’approbation du papier est certifiée par le visa d’un employé autorisé. Cette disposition s'applique aux actes internes de la structure. La coordination des documents établis dans les institutions exécutives fédérales avec d'autres organes de l'État est certifiée par un cachet de signature, un protocole ou une lettre.

Remise, réception et enregistrement des actes

Dans les travaux de bureau des organes exécutifs fédéraux, les documents suivants sont utilisés:

1. Boîte de réception
2. Envoyé.
3. Interne

L’envoi et la remise des actes sont effectués par télécommunication, courrier, messagerie. Les règles générales de la paperasserie prescrivent le traitement initial des papiers entrants. Après cela, l'enregistrement et l'examen préliminaire des actes sont effectués pour un transfert ultérieur à leur direction. Le traitement initial des titres inclut la vérification de la livraison correcte, la disponibilité de la documentation et des applications. Les spécialistes de l’hôte trient également les certificats et ne sont pas soumis à inscription. Ce dernier est effectué le jour de la réception, de la préparation (signature ou approbation) ou du lendemain (jour ouvrable), sauf indication contraire de la loi.

Transfert en unités structurelles

Les règles régissant le travail de bureau dans les autorités fédérales stipulent que les actes postérieurs à l’enregistrement doivent être soumis à la direction pour examen. Cependant, il est autorisé d'envoyer des titres à un autre responsable. Cela nécessite la publication de la décision pertinente par le responsable. Les documents ou leurs copies avec résolutions (instructions d'exécution) doivent être transmis aux personnes responsables par le service de gestion du bureau. L'acte original est envoyé à unité structurelle sur lequel sa mise en œuvre est confiée. Si plusieurs départements jouent le rôle d’artiste interprète, l’original est transféré au responsable, les autres en recevant des copies. Si l'unité autorisée a accès à une copie électronique, l'acte original peut rester dans le service d'enregistrement, si cela est spécifié dans les règlements correspondants.

Soumettre des actes

Après signature par le responsable de l'organe exécutif ou un autre employé autorisé, les documents sont transférés aux employés du service de bureau. Ces derniers effectuent leur enregistrement et leur expédition. Les règles régissant le travail de bureau dans les organes exécutifs obligent les employés à vérifier l'exactitude de la compilation, son exhaustivité et la conformité du nombre d'exemplaires à la liste de diffusion. Les actes mal accomplis doivent être retournés aux unités responsables de leur mise en œuvre. En l'absence d'infraction, les papiers doivent être envoyés le jour de leur enregistrement ou le lendemain (jour ouvrable). Le transfert de documents d'une unité de structure à une autre s'effectue par le biais du service de bureau.

Caractéristiques comptables

Les règles de base du travail de bureau comprennent la procédure de synthèse des informations sur les actes entrants, rédigés et envoyés. L'analyse et la systématisation de l'information sont effectuées par le service responsable. Les rapports sont remis au chef de l'organe exécutif de la manière qu'il a spécifiée. Pour enregistrer et rechercher des actes dans une base de données électronique, des informations obligatoires sur les actes sont appliquées, conformément à l'annexe. Il est permis d'utiliser des données supplémentaires.

Fonds documentaire

Il est formé d'actes utilisés dans le travail de la structure de l'État. L'organe exécutif fédéral, en accord avec le service des archives, dresse et approuve une liste des documents créés au cours de ses travaux, ainsi que le fonctionnement de ses institutions subordonnées. De plus, pour chaque acte, la période de stockage est indiquée. L’organe exécutif élabore également des modèles d’album pour les formulaires unifiés, les documents générés. Les employés responsables de cette activité la coordonnent avec le responsable de la structure. Les règles de paperasse prescrivent la formation d'une nomenclature d'actes. Les employés responsables doivent assurer leur sécurité, leur comptabilité et leur transfert aux archives.

Nomenclature

Les règles de la paperasserie incluent sa formation dans les tâches de l'unité structurelle enregistreuse. Nomenclature:

1. Compilé sur la base des informations comptables des départements.
2. Approuvé par le responsable de l'organe exécutif fédéral. Dans ce cas, une coordination préliminaire avec la commission d’experts devrait être effectuée. L'approbation est effectuée au plus tard à la fin de la période en cours. La nomenclature entre en vigueur à compter du début de l'année prochaine (à compter du 1er janvier).
3. Une fois tous les 5 ans, il est approuvé par la Commission de vérification des archives de l'Etat. Les actes du fonds d'archives créés au cours des travaux lui sont transférés pour y être conservés en permanence.
4. Lors du changement de la structure ou des fonctions de l'autorité fédérale l'autorité compétente devrait être convenue avec la commission d'experts.

Les noms des sections de la nomenclature sont les noms des unités structurelles.

Spécificités de stockage

Lors de la formation des cas, ils sont répartis en fonction de la durée du contenu de l'archive. Il existe des catégories de stockage permanent et temporaire.Les règles de gestion du personnel prévoient une période de plus de 10 ans pour les communications sur le personnel. La période de stockage temporaire peut être inférieure à la valeur spécifiée. Les cas de la date de leur formation à leur transfert dans les archives ou leur destruction sont contenus dans les unités structurelles du lieu de compilation. Les papiers peuvent être délivrés aux employés pour une utilisation temporaire pour une période déterminée par le responsable de l'institution. Après l'expiration de cette période, ils sont soumis à retour. D'autres agences gouvernementales émettent des actes conformément à leurs demandes écrites avec l'autorisation du chef de l'organe fédéral exécutif ou de son suppléant. Dans des cas exceptionnels, le retrait de titres du stockage permanent est autorisé. Dans le même temps, les règles de travail des autorités fédérales prescrivent de laisser une copie des documents certifiés selon les modalités prescrites, ainsi qu'une loi sur les raisons de la délivrance des originaux.

Archivage

Les cas de stockage temporaire (plus de 10 ans) et permanent doivent être envoyés au plus tôt un an et au plus tard trois ans après la date de fin du service administratif. Le transfert des titres est effectué conformément aux stocks. Les cas dont la période de stockage temporaire est inférieure à 10 ans (inclus) ne sont pas transférés aux archives. À la fin de la période spécifiée, ils sont soumis à la destruction. La base de la compilation des inventaires est la nomenclature des cas.

Caractéristiques du travail avec des actes électroniques

Les règles de gestion de bureau établissent que la création, le traitement et le stockage d'informations peuvent être effectués dans le système d'information de la structure d'état. Dans ce cas, les actes électroniques doivent être établis conformément aux exigences applicables aux actes sur papier. Ils doivent également disposer des informations requises, à l'exception de l'emblème de la Russie. La composition des actes électroniques est déterminée par la liste des documents dont la conception, le stockage et l'utilisation ultérieure sont exclusivement réalisés sous forme numérique lors de l'organisation du travail interne de la structure. Cette liste est en cours d'élaboration conformément aux recommandations des archives nationales. La liste des actes, dont l'établissement, le stockage et l'utilisation ultérieure sera effectué sous forme numérique, est approuvée par le responsable de l'institution en accord avec le service des archives.

Traitement de la loi électronique

Les documents doivent être signés par une signature numérique renforcée qualifiée d'un responsable autorisé. L'envoi et la réception d'actes électroniques sont effectués par le service d'enregistrement de l'institution. Après la réception du document, le service de gestion de bureau doit vérifier la validité de la signature numérique. Les actes électroniques inclus dans le système d’information se voient attribuer des données d’enregistrement et d’enregistrement. Ils fournissent la gestion de documents. Cela inclut, entre autres, la recherche, l'accès, le stockage, le contrôle, l'utilisation, etc. L'enregistrement des actes reçus sur papier se fait avec la formation d'une copie électronique. La nomenclature indique que l'affaire est en cours de traitement numérique. Ceci est indiqué dans l'en-tête ou dans le champ "Note". Après la mise en œuvre ou l'envoi, les actes électroniques sont conservés pendant les périodes fixées pour des cas similaires exécutés sur papier. À la fin de la période, les informations contenues sous forme numérique seront détruites.

Lignes directrices

Ils sont décrits dans les instructions correspondantes. Les règles relatives à la paperasserie servent de base à l’élaboration de directives et d’autres lois locales régissant la technologie permettant de travailler avec des papiers au sein de l’institution. Ils définissent les techniques, les procédures de compilation, la procédure de travail avec les données. Sur la base du décret gouvernemental n ° 477, la règle de conservation est définie pour chaque structure d’État par précisément de tels actes locaux.

Caractéristiques de développement

Lors de la compilation des recommandations méthodologiques, les règles actuelles du travail de bureau de la Fédération de Russie sont prises en compte. Les fonctionnaires responsables du développement devraient être guidés par le Règlement type et coordonner le projet avec l’institution publique d’archives. Conformément à la norme GOST R ISO 15489-1-2007, tout établissement doit déterminer et fixer les règles internes du travail de bureau. Leur objectif devrait être la formation d'un système de gestion avec des actes fiables, authentiques et utilisables, capable de soutenir l'activité commerciale sur la période nécessaire.

Contenu des recommandations

La structure du texte n'est pas régie par des réglementations d'importance intersectorielle. En règle générale, les recommandations comprennent des dispositions générales, des sections sur les sujets et des annexes. Dans le premier bloc, déterminez:

1. Portée des recommandations. Par exemple: "L'instruction s'applique à toute la documentation de l'institution."
2. Responsabilité pour non-conformité.
3. L’unité est chargée d’assurer une procédure uniforme pour la rédaction des actes et la collaboration avec eux de tous les autres départements.
4. Le cadre réglementaire.

Des sections

Habituellement, ils commencent par les règles d'organisation de la paperasse. Cette section propose une classification des actes utilisés pour la mise en œuvre d'activités d'information, administratives et autres dans l'institution. Le paragraphe suivant identifie les principaux besoins en papier. Chaque règle de gestion de bureau est établie par un paragraphe distinct. Cela inclut également la procédure d’observation, de coordination et de signature. Les règles sont également définies dans ce bloc:

1. Enregistrement et certification des copies (applications).
2. Utilisation et stockage de timbres, formulaires, sceaux.
3. Travailler avec les actes des personnes responsables de leur mise en œuvre.

D'autres articles peuvent être présents dans cette section. Par exemple, le contenu peut être élargi pour inclure la préparation d'actes d'une structure collégiale, d'administrateurs généraux, etc. Dans la section "Gestion des documents", déterminez:

1. La procédure selon laquelle l'acceptation, le traitement et la distribution des actes entrants est effectuée.
2. Règles de transport et de transfert d'une unité à une autre.
3. Principales instances du mouvement des actes.
4. Règles de préparation et d'envoi de la documentation sortante.
5. La procédure pour enregistrer le volume des actes.

La section "Enregistrement" définit:

1. Règles selon lesquelles les actes entrants, internes et sortants sont numérotés.
2. Méthodes, formulaires et délais d'inscription.
3. La procédure d'indexation des actes.

Dans la section "Travaux de référence" sont fixés:

1. Les principes de la formation d'un référentiel dans l'institution.
2. Description des classeurs, bases de données et autres sources.
3. Technologie pour la mise en œuvre d'activités de recherche d'informations.

La section "Contrôle de l'exécution des documents" définit:

1. Types d'actes soumis à une vérification obligatoire.
2. La procédure selon laquelle les documents sont mis sous contrôle.
3. Règles pour la mise en œuvre des inspections. Les formes de cartes, l’utilisation de marques spéciales, etc. peuvent être décrites ici.
4. Responsabilités des artistes interprètes.
5. Délais typiques pour la mise en œuvre des actes.
6. La procédure de compilation des informations de contrôle.
7. Règles selon lesquelles la direction sera informée des vérifications effectuées.

La section "Stockage en ligne" contient des informations sur:

1. La procédure pour le contenu des actes. Il est installé à la fois pour le service de gestion de bureau et pour d'autres unités structurelles.
2. Responsabilité de certains agents pour assurer la sécurité des actes.
3. Les règles selon lesquelles la formation de certaines catégories de documents dans les affaires est effectuée.
4. La procédure d'élaboration et d'utilisation ultérieure de la nomenclature.
5. Règles d'indexation et de systématisation des cas.

Dans la section "Préparation pour la livraison à l'archive" sont définis:

1. L'ordre de l'examen.En particulier, la technologie de sélection de la documentation pour un stockage et une destruction ultérieurs est décrite.
2. La procédure de préparation des actes pour l'archivage.
3. Exigences pour la conception et la description des cas transférés.
4. La procédure selon laquelle les personnes responsables transmettent et acceptent les actes.

Selon la technologie adoptée, les spécificités de l'activité, les conditions de travail, la composition des sections peuvent être complétées et modifiées. Ainsi, par exemple, dans l'instruction, vous pouvez inclure des blocs qui déterminent la procédure à suivre pour traiter les appels des citoyens, les actes de portée limitée, l'assistance technique à la formation (sténographie, impression, enregistrement sonore, etc.).

Les applications

Ils doivent inclure un maximum de matériel de référence et d’illustration. Il doit être systématisé conformément à l'ordre des sections. Les annexes comprennent des diagrammes de flux de documents, des exemples de timbres et de sceaux, des exemples de formulaires, l'exécution de certains types d'actes, des listes de documentation contrôlée, des formes de comptabilité, etc.

Conclusion

Les règles officielles actuelles régissant le travail dans les bureaux prévoient une procédure claire pour travailler avec des actes de natures différentes utilisés dans les organes exécutifs du gouvernement fédéral, ainsi que dans d'autres institutions de l'État. Ils établissent les principales exigences pour les employés chargés de la compilation, de l’enregistrement, de la réception et de l’envoi des documents. Les règles déterminent également la procédure à suivre pour travailler avec des formulaires électroniques, des bases de données. Chaque institution spécifique les détaille, développant des documents locaux. Comme l'un d'entre eux est une instruction sur la paperasse. Il doit refléter l’ensemble du processus de travail avec des actes, des opérations technologiques situées dans un ordre logique. L'instruction réglemente les activités non seulement du service de bureau. Étant donné que les actes sont déplacés entre des divisions structurelles, leurs employés doivent également être familiarisés avec la procédure établie. L'élaboration des documents de réglementation locaux est effectuée par le service de gestion de bureau. Parallèlement, les employés des services d'archives et des services juridiques participent au processus. Le projet devrait être approuvé et signé par le responsable de l'institution. Le patron émet un ordre en vertu duquel l'instruction entre en vigueur. Dans toutes les unités structurelles, il devrait être utilisé comme un acte normatif. De plus, ses dispositions devraient être formulées clairement et clairement pour les employés. C’est conformément à ses dispositions et à ses exigences que l’institution établira, enregistrera et diffusera les documents.