Dans presque toutes les organisations, quels que soient leur forme juridique et leur nombre d'employés (même si nous parlons d'entrepreneurs individuels), au cours de son travail, un grand nombre de documents commerciaux, de lettres, de rapports fiscaux et d'autres informations sont accumulés sur des supports électroniques. Presque toutes les entreprises qui opèrent depuis plus ou moins longtemps, tôt ou tard, sont confrontées au besoin de systématiser leurs archives.
Certains documents doivent être conservés, et certains, au contraire, il est temps de les détruire. Mais quelles sont les périodes de conservation des documents comptables, après quoi ils peuvent être éliminés en toute sécurité? En effet, notre cadre législatif est rarement condescendant à la violation de telles conditions et il est donc nécessaire de les connaître.
Cet article est consacré à la divulgation de ce problème.
Comment être
Il convient de noter que de nombreux documents sont censés être conservés pendant au moins 75 ans. Il est généralement recommandé de ne pas toucher à certaines catégories de rapports tout au long du travail de la société. Comment être Après tout, je voudrais respecter la loi dans son intégralité, sans toutefois compliquer la vie des employés chargés de la conservation des archives!
Avant de répondre à cette question, nous allons nous familiariser avec les principaux documents réglementaires, qui énoncent les exigences de base qui tiennent compte de la durée de conservation des documents comptables de toutes les entreprises, quels que soient leur forme juridique, leur taille et leur direction.
Réglementation normative de la conservation des documents
Examinons les principaux documents réglementaires qui régissent l’archivage dans les organisations.
Premièrement, la loi fédérale de novembre 2004 n ° 125-FZ. C'est un document général, il réglemente entièrement l'archivage dans notre pays. Ainsi, ses dispositions traitent de l'organisation du processus de conservation de tous les documents de production et de comptabilité, des méthodes d'acquisition et d'utilisation des archives. En outre, il consacre de manière législative les processus d'interaction entre les institutions d'archives et les citoyens qui souhaitent utiliser les informations qui y sont stockées.
Bien entendu, les «Règles de base pour le travail des organisations archivistiques» jouent un rôle primordial. Ils ont été officiellement approuvés et recommandés par décision des Archives fédérales, adoptée le 02/06/2002. Dans l’organisation du service d’archivage de l’organisation, nous vous recommandons vivement de vous familiariser d’abord avec ce document car il présente les points les plus importants et les plus fondamentaux de ce type d’activité.
Autres documents
Pour la conservation normale des documents importants, il est également nécessaire de connaître la liste des documents d'archives standard générés au cours des activités de toute entreprise. C’est là que sont indiquées les périodes d’archivage des pièces comptables. Ce document a été approuvé par un ordre séparé du ministère de la Culture de la Fédération de Russie en 2010. Le numéro du document est le N 558. Son nom même indique clairement qu'il contient une liste des principaux titres constitués à la suite des activités commerciales ou autres de l'entreprise.
Héritage de l'URSS
Le Règlement sur les documents, publié par le ministère des Finances de l'URSS le 29 juillet 1983, n ° 105, est toujours d'actualité. Dans le cadre de cette disposition, les conditions initiales de stockage des documents ainsi que la procédure pour leur création, acceptation et utilisation sont établies.
Du code des impôts
De plus, vous trouverez les informations pertinentes à l’article 23 du document correspondant. Ainsi, dans le huitième article, il existe une clause qui considère séparément les périodes de stockage des documents comptables pouvant être utilisés pour accumuler et retenir des impôts. Ceux-ci comprennent des titres qui confirment la réception directe de revenus, de dépenses, ainsi que d’impôts déjà payés en faveur de l’État.
Enfin, ces informations sont disponibles dans la loi fédérale 29 (n ° 402-З du 6 décembre 2011) «sur la comptabilité». Vous y trouverez les périodes de stockage des documents comptables dans les organisations d’entreprises commerciales.
Que faut-il conserver et pour combien de temps?
Il n’est pas surprenant que le stockage de documents comptables typiques formés au cours de l’activité de toute organisation (tout cela est dans la liste susmentionnée) est particulièrement important. Les papiers typiques sont stockés: 1 an, 5 ans, 75 ans. Certains documents (informations sur l'obtention de fonds en quantités particulièrement importantes) doivent être stockés de manière permanente.
Groupes de stockage
Les auditeurs professionnels affirment que tous les documents contenant des données comptables peuvent être divisés en quatre groupes principaux. Voici une liste des périodes de stockage pour les documents comptables:
- Les papiers qui doivent être conservés en permanence. Ceux-ci incluent tous les états financiers annuels, ainsi que toute preuve obtenue lors de l'inscription auprès des autorités fiscales.
- Groupe de stockage à long terme (plus de 10 ans). Il s’agit de notifications, de documents signés par les employés avec l’accord du traitement de données à caractère personnel. Les données sur le sujet lui-même, qui ont donné leur consentement, devraient être disponibles pendant 75 ans.
- Type temporaire. Il est supposé que les papiers de ce groupe devraient être conservés pendant 10 ans maximum. Ceux-ci incluent des factures, ainsi que des lettres de garantie.
- La quatrième variété comprend tous les documents susmentionnés, qui sont arrivés à expiration et doivent donc être éliminés.
Nuances importantes
Important! Vous devez savoir que la réduction de la durée de conservation est strictement interdite, mais une augmentation de ce délai est autorisée. Mais cela ne concerne que les organisations qui mènent des activités très spécifiques.
Ainsi, la durée de conservation des documents comptables dans la LLC, engagés dans la fourniture de prêts financiers à la population, commence à 75 ans. Dans la pratique, les organismes d’inspection notent que ces documents doivent être disponibles à tout moment, étant donné qu’en cas de réclamation (du côté des héritiers, par exemple), il peut être nécessaire de la produire même après cette période.
Par conséquent, l’organisation de la nomenclature qui sera utilisée dans une entreprise donnée pour l’organisation des activités d’archivage revêt une importance particulière. Nous allons maintenant examiner les exigences de base que les organisations d’inspection imposent à des organisations spécifiques, en fonction de leur forme juridique de propriété.
En général, leur variété ne diffère pas, mais il y a aussi quelques nuances. En règle générale, ils sont liés au montant des revenus que l'entreprise reçoit.
LLC
Tout d'abord, considérons LLC. Étant donné que le chiffre d'affaires de ces entreprises est assez important, leurs exigences sont plus strictes. Premièrement, tous les rapports comptables et fiscaux doivent être conservés pendant au moins 75 ans. De plus, la durée de conservation des documents comptables dans la LLC peut être prolongée indéfiniment dans les cas que nous avons déjà examinés ci-dessus.
La documentation relative aux règlements avec du personnel doit être conservée tout au long du travail d'une personne spécifique dans l'organisation et pendant au moins 10 ans à compter de la date de son licenciement. Si l'employé quitte l'entreprise, les documents doivent être conservés en permanence, car en cas de réclamation relative à la taille des accusations, ils devront d'abord être remontés.
Les factures et autres documents attestant des règlements avec des fournisseurs et des clients appartiennent au troisième groupe et doivent par conséquent être conservés jusqu'à 10 ans inclusivement. Comme nous l'avons déjà dit, les états financiers généraux doivent être conservés en permanence.
Entrepreneurs individuels
Les exigences pour cette catégorie d'entreprises sont beaucoup moins strictes, le nombre de documents créés étant beaucoup moins élevé. Alors, quelle est la durée de conservation des documents de comptabilité IP? Regardons cette question plus en détail. Premièrement, tous les certificats d’enregistrement, rapports annuels aux autorités fiscales. Ces informations doivent être stockées en permanence tout au long de la vie d’une entreprise.
Cependant, si un entrepreneur n’a pas d’employés et qu’il tient des registres selon un schéma simplifié, toutes les exigences s’arrêtent là. Bien entendu, la durée de conservation des documents de comptabilité IP dans ce cas est identique à 75 ans, car seuls les rapports annuels en font partie.
CJSC
Étant donné que l'activité de telles entreprises implique l'obtention d'un revenu important, ainsi que de règlements avec les actionnaires, les exigences relatives aux documents stockés dans ce cas sont les plus strictes. En général, dans la plupart des cas, la durée de conservation des documents comptables dans une entreprise est d'au moins 75 ans. Cependant, il y a des exceptions.
Bien entendu, toutes les informations sur le capital autorisé, le volume des dépôts, la taille de la part de charte des fondateurs doivent être conservées de manière permanente. La liste des documents qui doivent également être archivés pendant 75 ans ou plus comprend des documents comptables pouvant être utilisés par les organismes fiscaux: informations sur le rendement des actifs, déclarations de règlement avec les actionnaires, ainsi que supports électroniques sur lesquels des données de revenus sont disponibles. aux comptes de l’organisation des fonds en montants particulièrement importants.
Les informations sur les établissements avec personnel sont également conservées pendant 75 ans. Les autres documents (factures, lettres de garantie) ont une durée de conservation de 10 ans maximum.
Organisations budgétaires
Et quelles sont les périodes de stockage des documents comptables dans institution budgétaire? En règle générale, il n'y a pas d'exigences particulières pour cela. On estime que pendant 75 ans, seules des informations sur les états financiers annuels et les titres destinés aux autorités fiscales devraient être conservées. Tous les autres documents sont stockés jusqu'à 10 ans inclus.
Caractéristiques importantes
Si vous vous familiarisez avec la liste de toutes les lois et réglementations disponibles ci-dessus, vous serez peut-être surpris: la durée de conservation standard des documents comptables ne dépasse pas cinq ans (loi fédérale n ° 402)! En même temps, dans notre article, nous écrivons environ 10 ans et plus. Comment cela peut-il être? Malheureusement, dans ce cas, le cadre réglementaire est mal élaboré, alors que les exigences de la loi sont contraires à la réalité. Illustrons avec un exemple.
Si vous êtes même un simple opérateur individuel, vous pouvez facilement vous trouver dans une situation où l'inspection des impôts exige la présentation de documents déjà expirés (conformément aux exigences de la loi). Dans le cas d’une CJSC et d’une LLC, dont le chiffre d’affaires annuel peut dépasser des dizaines, voire des centaines de millions de roubles, l’absence de titres, même sans importance, peut causer de graves problèmes.
Par exemple, exigeaient souvent des papiers confirmant la légalité de la créance. Ce n’est un secret pour personne que son mandat peut en pratique être estimé à près de dix ans. Selon la loi, deux jeux de documents comptables peuvent déjà être détruits en même temps. Si la société en disposait vraiment, des dépenses importantes pourraient être engagées. Comment Très simple
Si la société est incapable de fournir les titres demandés, vous devrez recalculer l'impôt sur les bénéfices (même s'il peut ne pas exister du tout), ainsi que payer de lourdes amendes.En termes simples, lors de la détermination des périodes de stockage, il convient de se laisser guider non pas tant par les exigences de la loi (même si elle est paradoxale), mais par l’importance réelle d’un document pour une entreprise donnée.
Bien entendu, la durée de conservation des documents de comptabilité primaire doit toujours être aussi longue que possible, mais même de nombreuses factures sous certaines conditions doivent être conservées dans les archives pendant plus de 15 ans. Si la société a des débiteurs, ou si elle-même doit à quelqu'un, ces papiers doivent être conservés en permanence, quelles que soient les exigences de la loi fédérale et de ses résolutions.
Comment déterminer l'importance des documents comptables pour l'organisation?
Comment comprendre quels papiers doivent être marqués «avant besoin» lors de leur stockage, et que faut-il en faire à l'avenir? Dans ce cas, les avocats professionnels recommandent un examen séparé de la valeur des documents stockés.
La principale exigence à suivre par les membres de la commission est non seulement la valeur de l'information elle-même dans les documents stockés, mais également les dommages que l'organisation peut subir en cas de perte.
Ainsi, il est nécessaire d’augmenter la durée de conservation des documents financiers et comptables suivants: tous contrats et estimations relatifs aux travaux qui, même théoriquement, peuvent augmenter la valeur de l’entreprise elle-même et de ses composants individuels; tous les documents et supports électroniques liés aux achats concurrentiels; tous les documents pouvant être requis d'une manière ou d'une autre en cas de litige (même théoriquement possible).
Notes pour les entrepreneurs individuels
Comme il existe de nombreuses exigences et que leur interprétation dans divers actes législatifs et décisions de justice est extrêmement diverse, le processus de conservation des documents devient particulièrement difficile pour les entrepreneurs privés, car un entrepreneur individuel n’a souvent pas de formation juridique ni de spécialistes engagés pour résoudre de tels problèmes. Dans ce cas, il est nécessaire de contacter les cabinets d’avocats en cas de litige, s’il repose sur des documents comptables dont les termes et la procédure ne sont pas clairement définis dans la législation.
Remarque: plus le processus d'archivage est établi de manière compétente et complète, moins vous rencontrerez de problèmes à l'avenir.
Conditions requises pour l'organisation de l'archivage dans l'entreprise
Nous avons donc passé en revue les informations de base sur le timing. Mais comment organiser le stockage des documents de l'organisation? Quelles méthodes sont disponibles?
Tout d'abord, vous pouvez créer vos propres archives. Dans le cas d’entrepreneurs individuels et de petites sociétés à responsabilité limitée, le directeur de l’entreprise ou un employé spécialement embauché deviennent souvent l’archiviste. Les archives elles-mêmes deviennent soit une salle dédiée, soit même un grand coffre-fort.
Mais au cours des dernières années, le recours à des sociétés spéciales spécialisées dans la création et le stockage d’archives est devenu beaucoup plus populaire. Ils peuvent aider à organiser les installations de stockage existantes et à en créer de nouvelles. Dans le cas d'entreprises pour lesquelles il est particulièrement important de conserver des documents particulièrement précieux en toute sécurité, ces entreprises peuvent organiser leur stockage dans des boîtes spécialement protégées.
L’avantage de la première méthode est que vous maîtrisez parfaitement vos documents. Le coût bas de cette méthode est évident. Les inconvénients incluent la vulnérabilité des archives (tout le monde n’a pas les moyens d’équiper une salle ignifuge). En outre, tout le monde n'a pas la formation juridique appropriée pour bien organiser le stockage.
Les avantages de la seconde méthode incluent l'organisation idéale du stockage, ainsi que la préparation juridique complète du personnel de l'agence. Le côté négatif est loin de contrôler totalement les archives de la direction de l'entreprise.
Nous avons donc examiné la durée de conservation des documents comptables prévue par les normes législatives, ainsi que les exigences applicables aux principales formes juridiques d'entreprise dans cette affaire.
