Les entreprises russes, les agences gouvernementales, les entrepreneurs et les autres entités juridiques en communication utilisent régulièrement des documents officiels. L’utilisation des détails est l’aspect le plus important de la bonne interaction des organisations et des individus. Leur liste est déterminée par la loi russe. Conditions requises pour les documents - il s'agit de l'attribut le plus important des sources officielles publiées par les entreprises, les autorités ou compilées par des particuliers lors de tout contact avec une structure. Quelles sont les caractéristiques de travailler avec eux?
La définition
Les documents requis sont des éléments obligatoires de la conception visuelle de diverses sources d’information, approuvés, en règle générale, sur papier, sur papier, et approuvés au niveau des États, des normes du secteur ou des entreprises.
Les types de documentation appartenant à la catégorie organisationnelle et administrative sont établis conformément à la norme GOST R 6.30-2003. Cette source de normes comprend des critères unifiés dont l'utilisation est obligatoire lors de l'échange de documents avec la participation d'entreprises, d'autorités et d'autres institutions russes à statut officiel.
Examinez les détails les plus importants des documents définis par la norme d'état spécifiée.
Détails de base selon GOST: armoiries de la Fédération de Russie
De nombreux documents officiels doivent inclure les armoiries de la Russie. Ce symbole d'état peut être représenté en trois variétés: en multicolore sur le bouclier héraldique, en monochrome - avec ou sans élément similaire. Les armoiries multicolores de la Fédération de Russie devraient être placées sur des documents contenant les dispositions des lois constitutionnelles fédérales et des lois fédérales, ainsi que des règlements émanant du Président, du gouvernement et de l'Assemblée fédérale.
Les armoiries à une couleur de la Fédération de Russie sans bouclier héraldique devraient être placées sur des documents publiés:
- Commission interministérielle du secret d'État;
- tribunaux fédéraux;
- le bureau du procureur;
- Le comité d'enquête et d'autres organes de profil similaire.
L'emblème de la Fédération de Russie est utilisé comme élément dans les lettres et autres documents.
Armoiries du sujet de la Fédération de Russie et des municipalités
Les détails des documents adoptés dans les entités constitutives de la Fédération de Russie incluent leur propre emblème de la région. Les règles de son placement sont régies par des actes normatifs adoptés dans une matière donnée. En outre, au niveau régional, les règles relatives à l’implantation des armoiries de la Fédération de Russie sur certains papiers peuvent être approuvées. Les détails des documents délivrés au niveau des territoires municipaux peuvent, à leur tour, contenir l’emblème de la ville et d’une autre localité ou municipalité. Les règles relatives au placement de cet attribut sont établies par des actes réglementaires adoptés par les autorités locales.
Marque de commerce
L'enregistrement de détails de documents dans des organisations peut impliquer l'utilisation d'un emblème ou d'une marque. Ces éléments sont placés conformément aux dispositions de la charte des entreprises. De plus, l'emblème n'est pas placé sur des documents en même temps que l'emblème de la Fédération de Russie, une entité constitutive de la Fédération de Russie ou une municipalité. Les marques peuvent inclure des mots et des images. La couleur des accessoires correspondants peut être quelconque.
Code d'organisation
Conformément au classifieur d'entreprises panrusse, le code de document peut également être un code d'organisation. Cette information sert généralement de fonction de référence. Le document principal, dans la structure duquel figure un code d'organisation, est une lettre.
BIN
Dans la plupart des cas, les détails des documents principaux de l'organisation doivent être inclus dans sa structure OGRN. En lettres, cet élément est indiqué dans les informations générales sur l’organisation. PSRN est également utilisé lors de l’envoi de papier à en-tête de société. Pour les entrepreneurs, il existe un attribut similaire - OGRN IP. Il est principalement utilisé aux mêmes fins que l'élément correspondant dans le flux de documents avec la participation d'entités juridiques.
TIN et PPC
Ces détails, ainsi que le RPNP, sont le plus souvent utilisés dans la documentation principale, ainsi que dans les en-têtes rédigés par les employés de l’organisation. PPC - un élément inhérent aux entités juridiques. Les entrepreneurs individuels n'utilisent pas de tels accessoires.
Document Form Code
Conformément au classifieur de la documentation de gestion pour l'ensemble de la Russie, le code de formulaire doit être présent dans la structure de détail des différentes sources. Cet élément est principalement utilisé pour optimiser le taux de transfert de fichiers sur des canaux électroniques.
Nom de l'entreprise
Les détails obligatoires du document incluent un élément tel que le nom de l'organisation. Il est important que cela soit conforme à ce qui est indiqué dans les documents constitutifs de la société. Les formulaires doivent indiquer le nom complet de la société. L'abréviation peut être placée côte à côte (sous ou derrière celle-ci).
Informations de référence
L'élément suivant des détails des documents - informations de référence sur la société. Leur structure implique l'inclusion d'une adresse postale, de numéros de téléphone et d'autres informations que l'entreprise estime nécessaire de placer. De plus, en règle générale, le code de l’organisation, les numéros PSRN, TIN et KPP sont appliqués.
Nom du type de document
Le document doit être correctement classé par type. Le nom correspondant à l'espèce est inscrit dans la charte de l'entreprise. Il doit également répondre aux critères inclus dans le OKUD. Généralement, l'élément en question est fixé sur les formulaires. Pour les lettres, cet attribut (nom du document) n'est pas typique. Il est écrit en lettres majuscules.
Date du document
Le prochain attribut important est la date du document. Il doit refléter le moment de la création de la source correspondante ou, par exemple, de sa signature. La date est estampillée par la personne habilitée à signer le document ou par le service interne de l'organisation responsable de l'échange des sources pertinentes. Dans certains cas, la date peut être estampillée par le créateur du document.
Numéro d'enregistrement
Le numéro d'enregistrement (index) est une condition requise, qui est fixée pour faciliter le classement de la source dans les registres et archives internes de l'organisation, ainsi qu'un identifiant lors du flux de travail avec d'autres sociétés. Les règles d’apposition des éléments requis sont reflétées dans les sources administratives approuvées par la société.
De plus, dans certains cas, l'élément en question peut être complété par un lien incluant, en fait, le numéro d'enregistrement, ainsi que la date du document nécessitant une réponse. C'est-à-dire que cet attribut est souvent utilisé dans les lettres rédigées en réponse à des appels lancés à l'entreprise.
Lieu de compilation
Dans certains cas, le lieu de compilation d'un document peut être indiqué. Par exemple, si vous déterminez sur la base d'autres détails est difficile. Mais si le lieu de compilation est déjà indiqué dans d'autres éléments du document, il n'est pas nécessaire d'inclure les accessoires correspondants dans la structure source.
Destinataire
Le prochain attribut significatif est le destinataire. Il est indiqué s’il est nécessaire d’envoyer un document à un destinataire spécifique. unité structurelle Société correspondante. En outre, le destinataire peut être un fonctionnaire ou un citoyen ayant le statut d'une personne.
Vautour
Un cachet d'approbation de source peut être requis. Cet attribut peut donner au document un caractère normatif.Par exemple, un administrateur d’une entreprise peut utiliser le tampon de type «Je confirme», après quoi les dispositions de la source lieront les employés de l’entreprise.
La résolution
Un autre attribut intéressant est la résolution. Il est activé si un responsable, tel que le directeur de la société, souhaite prendre une décision sur le fond des informations contenues dans le document. Cet requis contient également un nom complet, le contenu de la commande, le délai dans lequel elle doit être complétée, une signature, une date. Les exécuteurs de la mission peuvent être indiqués.
Titre
Certains documents utilisent un en-tête. Son but est de présenter un bref résumé des informations présentes dans la source. En sens, cela devrait correspondre au nom du document. Exemple de titre: «Ordonnance sur la formation d’un comité de certification».
Marque de contrôle
Dans certains cas, le document nécessite des accessoires tels qu'une marque de contrôle. Cet élément indique que la source est acceptée par la structure compétente de l'entreprise et que des travaux sont en cours sur celle-ci. Habituellement, cet attribut ressemble à un tampon avec le mot "control".
Texte du document
Probablement la condition essentielle du document. Il reflète l’essence de l’information transmise par le biais de supports papier. En général, il est compilé en russe ou avec un statut officiel dans le sujet de la Fédération de Russie. Le texte peut inclure des tableaux, divers éléments de formatage.
La structure du texte est généralement présentée en deux parties: la première reflète les raisons et les objectifs de l'envoi du document, la seconde reprend l'idée principale de l'appel, de la demande, de la recommandation, etc. Dans certains cas, il est permis d'utiliser uniquement la seconde partie de la structure de l'attribut correspondant.
Marque d'application
Il se trouve que dans le texte du document, il est problématique d’afficher toutes les données nécessaires. Dans ce cas, la source peut être complétée par des applications. Ce fait doit être affiché sur le document à travers les accessoires appropriés. Comment la marque en question peut-elle être incluse dans la structure source? En règle générale, ils écrivent: “Application sur tel ou tel nombre de feuilles dans tel ou tel volume de copies”. Dans certains cas, il peut être nécessaire d'indiquer le nom du document contenant l'application.
La signature
Les types les plus importants de détails de document incluent un élément tel qu'une signature. Il est mis par un fonctionnaire, enregistrant ainsi l'exactitude des informations contenues dans la source. Et ce n’est pas simplement un autographe - une signature en tant qu’attribut indépendant devrait contenir le nom du poste de la personne qui signe le document, ainsi qu’une transcription.
Manche de guitare
Les exigences relatives aux détails des documents établis dans certaines organisations nécessitent la présence d'un cachet de signature. Il est utilisé dans les cas où il est nécessaire de régler le fait que les informations de la source sont approuvées par une personne compétente ou une structure de l'entreprise.
Le cachet doit comporter le mot "convenu", ainsi que des informations sur la position de la personne qui approuve les informations pertinentes, leur signature et leur décryptage. Une caractéristique essentielle du tampon d’approbation est son utilisation dans la gestion de documents impliquant plusieurs organisations.
Visa approuvé
Un élément suffisamment proche de la touche peut être appelé un visa d'approbation. Sa fonctionnalité clé est utilisée uniquement au sein de l'organisation. Dans le même temps, un visa peut être apposé plusieurs fois car le document est vérifié de manière séquentielle par différents départements.
Imprimer
Presque toujours, les détails des documents de paiement, ainsi que d'autres types de sources primaires, obligent les organisations à apposer un sceau. En Russie, c'est généralement de l'encre. La structure de la presse contient généralement des informations sur la société - nom de la société, numéro de téléphone personnel, numéro d'identification personnel, et autres détails.
Paperasserie: nuances
Nous avons déterminé que les détails des documents sont le critère le plus important pour organiser les procédures correctes permettant l’interaction de la société avec les partenaires, les agences gouvernementales et les communications internes. Quelles nuances caractéristiques de la mise en œuvre pratique du flux de travail dans les entreprises russes peuvent être notées?
Il est à noter que la saisie de tous les détails requis par GOST est un événement rare. Chaque document nécessite l’utilisation d’un ensemble approprié d’éléments. Par exemple, en ce qui concerne les lettres officielles, ils utilisent le plus souvent des détails tels que les armoiries de la Fédération de Russie, le sujet de la fédération, le logo de la ville ou de la société, le code de la société, le numéro PSRN, le numéro TIN, le nom KPP, ainsi que le nom de l'organisation.
Le nom du type de document en lettres n'est généralement pas mis. Si, par exemple, des types de sources comme un ordre, un acte, mémorandum ou une décision doit contenir dans sa structure l'élément correspondant. En lettres, il est nécessaire d'indiquer le nom complet de la société à laquelle le document est envoyé et, s'il existe un nom abrégé fourni par des sources officielles, celui-ci devrait également être indiqué (indiquer entre parenthèses après le nom complet).
Il existe plusieurs méthodes correctes pour réduire les noms d'organisations: par les premières lettres (c'est-à-dire une abréviation telle qu'un institut de recherche), par les syllabes initiales (par exemple, Uralmash peut être obtenu) ou par une autre méthode approuvée dans les documents officiels de l'entreprise destinataire.
L'adresse postale, ainsi que les numéros de téléphone et de télécopie, constituent d'autres détails importants des documents. Aussi dans les lettres officielles sont généralement indiqués coordonnées bancaires organisation. Un autre élément important du document pertinent est la date, qui reflète le moment de sa signature. Ensuite, le papier officiel est signé, le cachet de la société est apposé dessus.
