Enregistrements comptables primaires. Formulaires de documents comptables primaires. Les documents primaires sont ...

Les documents primaires sont des objets matériels dans lesquels les données initiales sont accumulées et obtenues, à leur tour, lors d'observations, de développement, de recherches et d'autres types d'activités humaines. Dans de nombreux domaines, ces documents servent de base aux rapports. Examinons plus avant quelles formes de documents primaires peuvent être.

Informations générales

Les documents primaires sont une confirmation de la validité légale de toute opération ou action. En d'autres termes, ils prouvent que tel ou tel fait a eu lieu. L'enregistrement des documents primaires est effectué au moment de l'action ou de l'opération. A travers ces papiers, la responsabilité des artistes interprètes est établie.

Documents comptables primaires

Toutes les opérations commerciales effectuées par l'entreprise doivent être enregistrées dans des acquittements. Ils sont acceptés pour la comptabilité s'ils sont compilés sous la forme présente dans les albums correspondants des formulaires unifiés. Ces magasins sont conformes à la PBU, approuvée par arrêté du ministère des Finances n ° 34. Si nécessaire, des colonnes et des lignes supplémentaires peuvent être insérées dans les formulaires des documents comptables primaires. Dans ce cas, tous les détails requis établis par les textes réglementaires doivent être conservés. Les corrections apportées aux formulaires sont confirmées par les commandes correspondantes. Les formulaires de documents comptables primaires fixant les transactions en espèces ne sont pas soumis à modification

Codes

Les documents primaires unifiés sont des formulaires dans lesquels les informations sont saisies conformément aux classificateurs en vigueur dans le pays. Certains codes ne font pas référence à ces normes. Ils sont conçus pour systématiser et généraliser les données lors du traitement informatique. Ces opérations sont enregistrées conformément au système de codage approuvé par l'entreprise.

Facultatif

Les formulaires unifiés développés directement par la société elle-même peuvent également être acceptés pour la comptabilité. Ils doivent également conserver les informations obligatoires fournies pour d'autres types d'échantillons. La société elle-même peut développer une liste de documents primaires non contenus dans les albums.

Détails obligatoires

Les documents principaux de l'organisation doivent contenir:

• nom
• date de compilation;
• nom de la société pour le compte de laquelle le formulaire est rempli;
• une indication des postes des personnes responsables de l'opération et de sa fixation.

Tous les formulaires doivent être endossés par les entités dont les informations sont présentes. Les documents de signature primaires de certification servent de preuve de l'authenticité et de la validité juridique des titres.

Personnes responsables

Les documents comptables primaires doivent être complétés de manière correcte et dans les délais. Cette tâche est effectuée par des personnes qui, en fait, les composent et les approuvent. Les employés responsables veillent également à ce que les documents soient transférés en temps voulu au service de la comptabilité en vue de leur prise en compte dans les rapports. Les fonctionnaires sont tenus de ne saisir que des informations fiables sur les formulaires. La liste des employés pouvant signer des documents principaux est approuvée par la direction de l'entreprise en accord avec le service financier et de règlement. Les papiers enregistrant les transactions commerciales relatives aux flux de trésorerie sont directement endossés par le directeur de la société.Le chef comptable a également le droit de signer ces documents.

Classification

Les documents primaires sont des formulaires utilisés dans divers domaines de l'entreprise. Tous ces papiers peuvent être divisés en:

1. Organisationnel et administratif. Celles-ci comprennent les ordonnances, les ordonnances, les procurations, les instructions, etc. Tous permettent la mise en œuvre de certaines opérations.
2. Acquittement Cette catégorie comprend les bons de réception, les exigences, les factures, les actes d’acceptation, etc. Tous ces documents sont des documents de la comptabilité primaire des transactions. Les données qu’ils contiennent sont enregistrées dans les registres respectifs.
3. Formes d'états financiers. Ces documents sont utilisés pour la comptabilité.

Certaines formes sont simultanément considérées comme acquittantes et permissives. Ceux-ci incluent notamment la masse salariale ordre de dépenses en espèces et ainsi de suite

Travail de bureau

Un calendrier spécial est en cours d’élaboration au sein de l’entreprise, selon lequel les conditions et la procédure de déplacement de la documentation principale au sein de l’entreprise, ainsi que sa réception en comptabilité, sont déterminées. Après le transfert des titres au service financier et de règlement, ils sont vérifiés. En particulier, il est surveillé:

1. La forme du document. Un employé autorisé vérifie l'exactitude et l'exhaustivité du remplissage, ainsi que la présence des informations obligatoires.
2. Fidélité arithmétique des calculs.
3. Le contenu Les documents ne doivent pas contenir de contradictions internes, voir clairement la relation entre certains indicateurs.

Registres

Une fois les pièces comptables primaires acceptées, les informations les concernant sont saisies dans des feuilles spéciales. Dans le même temps, les formulaires sont marqués, excluant leur réutilisation. Par exemple, une date est définie. Le registre comptable est appelé feuilles spéciales pour la saisie et l’organisation des informations. Ils sont conservés dans des magazines ou des livres spéciaux, sur des cartes et des pages séparées, sous la forme de typogrammes obtenus à l'aide d'ordinateurs. Les registres peuvent être sous forme de bandes magnétiques, de disquettes, de disques et d’autres lecteurs. La fixation des opérations commerciales est effectuée dans l'ordre chronologique. Toutes les actions sont regroupées dans les comptes correspondants.

Types de registres

La classification est effectuée pour différents motifs. Donc, en apparence, les registres sont divisés en:

1. Livres (principal, argent).
2. Cartes (pour documents comptables, immobilisations, etc.).
3. Magazines avec des feuilles imprimées ou non lignées.

Selon le type d’enregistrements produits, les registres peuvent être:

1. Systématique (grand livre des comptes).
2. Chronologique (registres d'inscription).
3. Combinés (mandats).

En ce qui concerne le niveau de détail des informations, distinguent les registres:

1. Combiné (mandat magazine).
2. Synthétique (grand livre).
3. Analytique (cartes).

Point important

Les informations saisies dans les documents comptables principaux doivent être enregistrées de manière à garantir leur sécurité pendant la durée fixée pour leur stockage dans le service des archives. Les informations peuvent être sous forme électronique ou papier. Dans le premier cas, la société est obligée à ses frais de produire des copies de documents sur papier. Cela est nécessaire pour fournir des informations aux autres participants aux opérations commerciales, aux autorités de surveillance autorisées, au bureau du procureur et au tribunal.

Stockage du papier

Avant de soumettre des documents aux archives, ils sont regroupés par ordre chronologique, puis ils sont complétés et entrelacés. Tous les documents sont classés dans des dossiers spéciaux. Lors de la soumission de la documentation aux archives, le certificat correspondant est rempli. Lors du stockage des registres, leur protection contre l'introduction non autorisée d'ajustements doit être assurée. Les informations contenues dans les documents concernent le secret commercial de la société. Les personnes ayant accès à cette documentation ne sont pas autorisées à divulguer des informations.En cas de violation des secrets commerciaux, les responsables sont responsables en vertu des lois de la Fédération de Russie. La durée de conservation de la documentation principale, conformément à l'art. 17 La loi fédérale "sur la comptabilité" est établie conformément aux règles en vigueur dans l'entreprise. De plus, la période ne devrait pas être inférieure à 5 ans.

Ajustements

S'il y a une erreur dans les feuilles, celles-ci doivent être corrigées. La correction dans ce cas est accompagnée d'une justification et est certifiée par la signature de l'employé responsable avec la date. Les corrections apportées aux papiers de banque et de caisse ne sont pas autorisées. Le reste du formulaire d’ajustement ne doit être établi qu’après accord des autres participants aux opérations commerciales. Ceci est confirmé par les signatures des mêmes employés qui ont certifié les documents. Dans ce cas, la date de réglage est indiquée. Les accessoires qui seront corrigés doivent être barrés. La ligne doit être fine mais claire pour que vous puissiez voir la valeur d'origine. La mention manuscrite à côté porte la mention "Corrigé". Le rajustement est certifié par la signature de l'employé qui l'a fourni, en indiquant son nom et ses initiales.

Récupération de papier

La législation sur la comptabilité ne contient pas de règles claires régissant la procédure de recompilation de la documentation en cas de perte. D'autres réglementations de l'industrie spécifient également uniquement les périodes de conservation. Etant donné que la législation n'établit pas exactement ce que l'entreprise doit faire exactement lorsque des documents principaux sont perdus pour des raisons indépendantes de sa volonté, les recommandations suivantes figurent dans la lettre de l'UMNS:

1. Nommer par ordre de la commission habilitée à mener une enquête interne sur les causes de décès, documents manquants. Si nécessaire, des représentants de la surveillance de l'État, des organes d'enquête et de la sécurité devraient être invités à sa composition.
2. Prendre les mesures autorisées par la loi pour restaurer les documents qui doivent être mis à jour et stockés dans les délais impartis. Par exemple, des copies d’états sur le mouvement des comptes de trésorerie peuvent être obtenues auprès de sociétés de services bancaires, les contreparties peuvent demander des factures, des actes, des contrats, etc.

Cependant, loin de toujours, la société a la possibilité de demander des duplicata de tous les documents perdus. Ainsi, par exemple, cela peut se produire lorsqu'il y a un grand nombre de sous-traitants, en raison de l'absence d'acheteurs ou de fournisseurs aux adresses précédemment connues ou en raison de la perte d'informations de contact. Ainsi, certaines circonstances assez objectives peuvent créer certains obstacles au rétablissement de la documentation. Dans le même temps, de nombreux gestionnaires ont une question logique: faut-il que l'autorité fiscale soit informée de ce qui s'est passé? Selon certains experts, il n'est pas nécessaire de notifier l'inspection. Dans tous les cas, cela n'éliminera pas la responsabilité probable. Pour le manque de documentation primaire dans la législation prévoit une amende. Cette peine est établie notamment à l'art. 120 NK.

Solution possible au problème

Un contribuable qui, pour une raison ou une autre, a perdu la documentation originale peut effectuer l’une des opérations suivantes:

1. Récupérez, si possible (au moins partiellement) du papier.
2. Faire des entrées correctives pour les dépenses qui ne sont pas documentées et reflètent les ajustements dans déclaration révisée impôt sur les bénéfices pour la période. Les coûts non certifiés par des valeurs mobilières ne sont pas comptabilisés en charges dans le reporting fiscal.
3. Permettez aux représentants du service des impôts d'établir les montants à verser au budget lors de leur vérification. Cela se fait sur la base des données détenues par l'entrepreneur, ainsi que des informations sur d'autres entreprises similaires. Cette possibilité est prévue à l'art. 31, paragraphe 1, paragraphe 7 du Code des impôts.

Enlèvement du papier

Cette procédure ne peut être effectuée que par les autorités autorisées.Ceux-ci comprennent notamment des organes d'enquête préliminaire, des enquêtes, des procureurs, des services d'inspection des impôts, des tribunaux et des services de police. La documentation principale est saisie sur la base des décisions de ces autorités adoptées dans le cadre de la loi. La lettre du Ministère des finances n ° 16/176 a approuvé l'instruction selon laquelle cette procédure est effectuée. La saisie de la documentation est effectuée en cas de dissimulation ou de sous-estimation par le contribuable de revenus ou d’autres objets imposables. Tant l'entreprise que le fonctionnaire et le citoyen peuvent agir en tant que violateurs. Le comptable en chef ou un autre employé responsable de la société est autorisé, avec le consentement et en présence des représentants des autorités qui procèdent à la saisie, à faire des copies des documents principaux indiquant la date de cette procédure.