Beaucoup parlent au téléphone. Les gens d'affaires parlent. Le pourcentage de conversations téléphoniques par jour est parfois nettement supérieur à ce qu’il est. Observez l'étiquette téléphonique! C'est une règle très importante. Vous êtes une personne bien élevée, n'est-ce pas? Vous voilà.
Décrochez le téléphone. Ils t'appellent!
Lorsque le téléphone sonne, nous le prenons automatiquement et répondons à l'habituel "Bonjour!".
Est-ce suffisant pour engager une conversation?
Voyons ce que dit l'étiquette téléphonique.
Tout d’abord, nous établissons une ligne de partage entre les contacts professionnels et personnels.
Le moment qui unit toutes les conversations est la politesse, la retenue et la possession d'une voix.
Votre interlocuteur ne peut pas voir ce que vous faites de l’autre côté du combiné. Mais la moindre intonation dégage de l'irritation, de l'hostilité, du chagrin et d'autres émotions.
"Bonjour" de manière professionnelle
Ils vous appellent sur votre téléphone professionnel. Ne saisissez pas le combiné après le premier bip. Cela peut donner l’impression à la personne qui vous appelle que vous n’avez tout simplement pas autre chose à faire que de répondre au téléphone. Ce n'est pas seulement votre réputation. Une conversation laissera une impression de la crédibilité de toute l'organisation. Répondez en attendant que deux ou trois sonneries sonnent. Mais en aucun cas plus. Les règles de l'étiquette téléphonique ne permettent pas de cette manière de montrer un manque de respect envers la personne.
Commencer immédiatement une conversation avec le nom de l'entreprise n'est pas recommandé. La meilleure phrase neutre "Bonne journée!" Est de saluer l'appelant. Cette heure de la journée est considérée comme le jour de travail principal. Dans d'autres cas, vous pouvez utiliser l'appel "Bonjour!"
Une condition préalable à une conversation professionnelle est de rejoindre le message d'accueil de la «carte de visite» vocale. Cela peut être le nom de l'organisation ou vos données personnelles - position, nom et prénom.
Idéalement, le schéma de voeux ressemblerait à ceci: «Bon après-midi! La société "Sun"! "Ou" Bonne journée! L'entreprise "The Sun". Directeur Olga Sergeeva. "
Une réponse bien organisée à l’appel déclenchera une conversation agréable et réussie. Cela créera une bonne impression de l'organisation, soulignera son statut et donnera de la solidité. C'est toujours un plaisir de traiter avec des personnes instruites. L’impression pourra donc jouer un rôle important dans la coopération future.
Personnel "Bonjour!"
Si vous pensez que vous pouvez engager une conversation avec un ami ou un ami à votre guise, vous vous trompez. Il est préférable de commencer tout appel entrant sur votre téléphone personnel avec les souhaits d’une journée coûteuse et votre propre présentation.
De cette façon, vous évitez de perdre du temps à expliquer si l'appelant a composé votre numéro par erreur. Lorsqu’on vous appelle pour des raisons personnelles pendant les heures de bureau, une petite présentation officielle donnera le ton à la conversation en général, c’est-à-dire que vous expliquerez clairement à la personne qu’il n’ya aucun moyen de mener des conversations vides pour le moment. Et ceci est juste une manifestation de bonnes manières et de courtoisie, qui est interprétée par les règles d'une conversation téléphonique.
Quand vous appelez
Cela semblerait plus simple, composez le numéro et définissez l’essence de la conversation. Mais beaucoup d’entre eux ont déjà constaté par expérience que, au début de la conversation, elle se développerait. Si un appel professionnel constitue le début d’une collaboration fructueuse, cela dépend des premiers moments de la conversation. La même chose peut être dite à propos des contacts personnels. Passez une demi-heure à expliquer qui appelle et pour quelle raison, ou expliquer l’essence dans quelques minutes, cela ressort clairement de l’appel initial.
Appel d'affaires
Vous avez composé le numéro de la société et reçu une réponse d'accueil standard. Vous devez également vous présenter.Si vous représentez une organisation, indiquez son nom et votre fonction. Ensuite, résumez l’essence de l’appel. Vous devez respecter les heures de travail des autres et ne pas consacrer votre temps à des explications incohérentes. En supposant une longue conversation, n'oubliez pas de demander s'il est commode de parler à la personne qui a décroché le téléphone maintenant. Peut-être devriez-vous déplacer la conversation à un moment plus opportun.
Les règles de l’appel téléphonique disent «non» à des phrases de vœux telles que «Cela vous dérange…», «Vous voyez, quel est le problème…», «Rien si je vous dérange…». Votre "bonjour" dans ce cas devrait être obéi avec dignité, sans vergogne. Ensuite, vous pouvez compter sur une conversation productive et le respect de soi. Après une présentation personnelle, vous pouvez dire: “Aidez-moi à résoudre cette question…”, “Dites-moi, s'il vous plaît…”, “Je suis intéressé par…”, etc.
Appel personnel à un ami ou un parent
«Salut, mon pote. Comment allez-vous? - Bien sûr, avec des proches, vous pouvez entamer une conversation comme celle-là. Mais il serait plus correct de nous présenter. Surtout si vous faites appel à une entreprise spécifique, et pas seulement pour discuter. Tout d’abord, vous pouvez composer le numéro d’un ami au mauvais moment. Une personne est occupée, est au travail ou à une réunion de travail, est engagée dans des problèmes personnels. Deuxièmement, imaginez que votre numéro n’était tout simplement pas déterminé et que la voix semblait inconnue en raison de communications de mauvaise qualité. Afin de ne pas vous mettre, vous et votre ami, dans une position inconfortable, appelez-vous.
Continuer la conversation
Dans toute conversation, vous devez être attentif à l'interlocuteur. Commencer une conversation téléphonique est une grande compétence, mais sa poursuite est d’une grande importance.
Continuation d'activité
Vous êtes l'initiateur de l'appel. Vous avez donc un problème spécifique que vous souhaitez résoudre au cours de la conversation. Préparez à l'avance une liste de questions qui vous intéressent, afin de ne pas vous écarter du sujet et de ne pas gaspiller le temps de travail des autres. Écoutez attentivement la personne à qui vous parlez. Essayez d’esquisser les réponses, cela évitera de demander à nouveau.
Au cours d'une conversation, la connexion a été perdue? Rappelez si vous avez commencé une conversation. Vous devez également mettre fin à la conversation. Assurez-vous de remercier la personne à qui vous parlez. Une fin agréable sera bien sûr une bonne journée.
S'ils vous appellent, écoutez attentivement la demande. N'oubliez pas de maintenir votre attention sur la conversation avec les phrases "Oui, bien sûr ...", "Je te comprends ...", "Nous essaierons de t'aider ...", etc. L'interlocuteur se sentira en confiance et sera capable de décrire le problème. Lorsque la conversation menace de prendre du retard, prenez l’initiative, aidez-la à diriger la conversation dans la bonne direction.
Avant de terminer, vérifiez auprès de l'interlocuteur s'il a reçu toutes les réponses. Si vous ne pouvez pas l'aider en vertu d'autres tâches officielles, indiquez-lui le contact d'un employé compétent dans un domaine donné.
Conversation téléphonique personnelle
Dans les conversations personnelles, la situation est plus simple. Mais ici, l'étiquette téléphonique donne quelques recommandations. Par exemple, un ami / une petite amie vous a appelé à un moment inopportun avec un grand désir de discuter. Pour de tels cas, il existe un appel téléphonique standard: "Désolé, maintenant à la réunion ..." ou "J'ai une réunion très importante, je vous rappellerai plus tard ...". Vous pouvez ajouter «Je comprends que cela est très important. Je vous rappellerai dès que je serai libre ... " Pour l'interlocuteur, cela indiquera que vous ne négligez pas ses problèmes. Donc, il n'y aura pas d'insultes inutiles. À propos, essayez de rappeler si vous avez promis.
Règles générales pour les appels téléphoniques
Les règles de l'étiquette téléphonique n'ont pas été inventées du plafond. Ce sont les observations de psychologues, l'expérience pratique, l'analyse basée sur les résultats de nombreuses conversations. Il y a certaines actions que l'étiquette salue ou nie. Nous en rassemblerons quelques-unes dans un petit mémo.
- Ne faites pas de conversations personnelles bruyantes dans les lieux publics et au travail. Vous mettez les autres dans une position inconfortable, vous obligeant à écouter les détails intimes de votre vie, qui ne leur sont pas liés.
- N'activez pas le téléphone avec haut-parleur si vous n'avez pas averti votre interlocuteur à ce sujet. Une telle situation peut créer des effets indésirables. Mais tout d’abord, c’est une manifestation de respect pour la personne à l’autre bout du fil.
- Choisissez soigneusement votre sonnerie. Agression moins forte, car les personnes ayant un système nerveux faible peuvent se trouver à proximité.
- Éteignez le son au téléphone lors de réunions, d'institutions culturelles et de lieux où une telle exigence est prescrite par les règles de conduite.
- Ne combinez pas conversation téléphonique et manger. Cela rend la compréhension difficile, traduit un manque de respect pour l'interlocuteur.
- Soyez prudent lorsque vous prévoyez de téléphoner. Tôt le matin, tard dans la nuit - comme vous le savez, ce n’est pas le meilleur moment pour parler même avec la personne la plus proche. Vous pouvez appeler à ce moment-là uniquement pour les problèmes les plus urgents. Ne l'oubliez pas.
Petite conclusion
Maintenant, vous connaissez l'étiquette téléphonique. Appeler à l'heure. Soyez poli. Passez un bon coup de fil et bonne humeur!
