Een aanbod tot samenwerking wordt beschouwd als een document waarin een organisatie een aanbod aan een derde bedrijf doet over mogelijk gezamenlijk werk tegen gunstige voorwaarden. Het belangrijkste doel van een dergelijk voorstel is om de toekomstige partner te interesseren en hem deze organisatie te laten kiezen. Laten we in meer detail bekijken hoe dergelijke voorstellen worden samengesteld, wat hun belangrijkste kenmerken zijn.
Wie schrijft aan wie?
Een uitnodigingsbrief voor samenwerking wordt opgesteld door een geautoriseerde medewerker die zich bezighoudt met bedrijfsontwikkeling of een vergelijkbare richting. De tekst van een dergelijke brief moet worden overeengekomen met het hoofd van de organisatie. Soortgelijke voorstellen kunnen worden gedaan door het hoofd van het bedrijf.
De brief is opgesteld op naam van de directeur van het bedrijf waarmee verdere samenwerking is gepland. De geadresseerde kan ook de adjunct-directeur zijn of elke persoon die dergelijke kwesties behandelt en de bevoegdheid heeft om beslissingen te nemen over mogelijke samenwerking. Maar alle zakelijke voorstellen voor samenwerking worden uiteindelijk overwogen door het management van de organisatie.
Algemene regels
Het belangrijkste om te onthouden is dat het aanbod een soort haak is die de potentiële partner zou moeten vasthaken. De tekst van de brief moet informatief, interessant en competent zijn. Het ideale resultaat voor het lezen van een dergelijke brief zou zijn om een offerte of prijs voor goederen en diensten aan te vragen.
Ondanks het feit dat het voorstel voor samenwerking (een voorbeeld zal later worden gepresenteerd) als een officieel document wordt beschouwd, is er geen standaardformulier. Een brief wordt opgesteld in vrije vorm of volgens een sjabloon die is ontwikkeld in een bepaalde organisatie, op basis van de taken en mogelijkheden van de onderneming.
Wanneer u voorstellen doet, moet u de elementaire regels van de Russische taal, kantoorwerk en bedrijfsethiek volgen.
Voordat u een brief schrijft, moet u de details achterhalen van de medewerker met wie communicatie wordt verondersteld.
Het voorstel zal dus bestaan uit:
- Richting (deze fase is niet verplicht, omdat een slecht samengestelde titel u kan ontmoedigen om de rest van de brief te lezen).
- Oproepen (het is beter om deze fase te beginnen met de woorden "lieve").
- Het aanbod.
- Handtekeningen van de geadresseerde.
Hoofdgedeelte
Hoe een voorstel voor samenwerking te schrijven zodat de tegenstander geen andere uitnodigingen in overweging neemt? Het hoofdgedeelte van de brief moet de essentie van het hele voorstel bevatten. Bloemrijke uitspraken en wazige zinnen, lange en verwarrende zinnen, evenals speciale terminologie zijn hier ongepast. De essentie van de brief is duidelijk, beknopt en beknopt. De nadruk wordt gelegd op speciale functies en een voordelig aanbod.
In het grootste deel moet het afzenderbedrijf worden vermeld, maar dit moet alleen het jaar zijn van waaruit het werkt en de hoofdactiviteiten. In dit stadium is andere informatie overbodig.
U kunt ook de huidige partners of klanten van de organisatie opgeven die zeker alleen maar positief zullen reageren op de activiteiten van het bedrijf.
Aan het einde van de brief kunt u een link naar de officiële website geven, die meer gedetailleerde informatie over de organisatie bevat, evenals andere aanvullende informatie die niet in het voorstel is gespecificeerd.
De intonatie van de brief moet meer stimulerend dan verhalend zijn. Maar het belangrijkste is hier niet te ver gaan, de tekst correct samen te stellen, zonder diensten en samenwerking op te leggen.
In het geval dat de tekst lang is, maar alle informatie belangrijk is om te lezen, moet deze worden onderverdeeld in paragrafen en belangrijke punten markeren.De perceptie is dus compleet en de grote tekst wordt gemakkelijker waargenomen.
Het hoofdidee van de brief of een belangrijk bericht moet zich aan het begin of aan het einde bevinden. Het hele geheim is dat deze delen meer in het onderbewustzijn van de lezer worden afgezet.
Zoals de praktijk laat zien, zijn degenen die een uitnodigingsbrief voor samenwerking ontvangen (voorbeeld hieronder) klaar om niet meer dan 60 seconden te lezen, dit feit moet ook worden gelezen bij het opstellen van een brief.
Verplichte informatie
Bij het opstellen van een voorstel moet u altijd de verplichte informatie onthouden die erin staat. Dit is:
- naam van de organisatie die de brief verzendt;
- feitelijk adres en telefoonnummer om contact op te nemen met de contactpersoon;
- achternaam, naam, patroniem van de bevoegde persoon en zijn functie;
- de belangrijkste essentie van het beroep.
Aanvullende documenten of verwijzingen naar wetgevingshandelingen en normen die rechtstreeks verband houden met het samenwerkingsvoorstel kunnen bij het voorstel worden gevoegd.
registratie
U kunt op verschillende manieren een brief uitgeven:
- Schrijf een aanbod met de hand.
- Typ de aanbieding op de computer.
De eerste optie is natuurlijk enigszins verouderd, maar in sommige gevallen blijkt deze de meest effectieve, omdat er leiders zijn die geen nieuwe technologieën accepteren en liever communiceren en werken op de "ouderwetse manier".
De tweede optie is bekender en handiger. Ten eerste is er in elektronische vorm waarschijnlijk een voorbereiding van het officiële briefhoofd van de organisatie met de nodige details, en ten tweede, als de voorstellen voortdurend worden opgesteld, kan er een kant-en-klaar briefsjabloon zijn waar u alleen de geadresseerde moet vervangen en mogelijk informatie moet wijzigen die correct is in de specifieke case.
Een voorstel kan in een willekeurig aantal exemplaren worden gedaan, maar in het begin bevat het noodzakelijkerwijs een beroep, en aan het einde - de handtekening van de afzender.
De datum moet alleen worden ingesteld in situaties waarin het aanbod promoties of speciale voorwaarden bevat die gedurende een bepaalde tijd actief zijn.
Het is niet nodig om het aanbod tot samenwerking te registreren in het journaal van uitgaande correspondentie.
Hoe te "samenwerken"
'Dwingen' betekent natuurlijk niet dat er een fysiek effect wordt uitgeoefend op de persoon die het besluit tot samenwerking neemt. Het eerder gepresenteerde voorbeeld van een samenwerkingsvoorstel toont aan dat de brief de tegenstander moet aanmoedigen om een positieve beslissing te nemen.
Om dit te bewerkstelligen, heeft de ene organisatie alleen een aanmoedigingsspeech nodig waarin wordt opgeroepen tot samenwerking en moet het andere bedrijf een korting of een kleine vergoeding aanbieden om het voorstel te accepteren.
Voordat je brieven schrijft, moet je je tegenstander goed bestuderen: waar hij mee akkoord kan gaan en wat voor hem onaanvaardbaar is. Inderdaad, in één woord of zin, kunt u het idee van het hele bedrijf meteen bederven.
Heb je dankbaarheid nodig?
Een ander belangrijk punt van het samenwerkingsvoorstel is dankbaarheid. Aan het einde van dergelijke brieven moet noodzakelijkerwijs dankbaarheid zijn voor de tijd en de gelezen brief.
Dit geeft zowel de ernst van de organisatie als elementaire beleefdheid aan voor de tijd die de tegenstander nodig heeft.
Dergelijke brieven bevatten standaard geen dank, omdat dit een individuele benadering is van elke organisatie ten opzichte van zijn potentiële partner of klant.
vertrektijden
Dus, wat is de beste manier om een uitnodigingsbrief voor samenwerking te sturen (eerder verstrekt voorbeeld)?
Dit kan op verschillende manieren, elke organisatie kiest voor zichzelf een acceptabelere en gemakkelijkere optie. Overweeg de meest voorkomende:
- E-mail. Deze methode wordt beschouwd als de eenvoudigste, snelste en goedkoopste. Maar de brief aan de tegenstander kan gemakkelijk verdwalen, nadat hij in de ongewenste correspondentie van de geadresseerde is geraakt. Een vergelijkbare methode kan alleen worden gebruikt als de afzender en de geadresseerde contact hebben gelegd.Welnu, of stuur een "willekeurig" briefje, je hebt plotseling geluk en het staat niet in de map "Spam".
- Mail. Deze methode wordt als de meest betrouwbare beschouwd, omdat de brief in ieder geval de geadresseerde bereikt. Maar het is ook de meest tijdrovende, omdat iedereen weet hoe langzaam de Russische post werkt. Natuurlijk, als de nieuwsbrief enorm is, dan is deze methode duidelijk niet geschikt, het is beter om de eerste optie te gebruiken.
- Fax. Een enigszins verouderde, maar nog steeds gebruikte methode voor het verzenden van aanbiedingen. Ook geschikt voor een specifiek aanbod van een bepaald bedrijf.
- Elke moderne communicatiemethode (instant messengers, sociale netwerken, enz.). Een dergelijke methode is alleen relevant als de partijen elkaar goed kennen en een schriftelijk voorstel slechts een formaliteit is voor verdere samenwerking.
Dus nu weet je wat een samenwerkingsvoorstel is, hoe je het moet opstellen en verzenden.