Pojęcie „audytu personelu” mocno wpisało się w kolokwialne zapasy krajowych firm i przedsiębiorstw. Ale nie wszyscy wiedzą, co to jest. W ogólnie przyjętym rozumieniu przeprowadzane są audyty personalne w celu oceny zgodności pracowników z ich obecnymi stanowiskami. Ale w rzeczywistości ta koncepcja ma znacznie szersze znaczenie.
Co to jest audyt?
Audyt personelu przeprowadzają specjalnie przeszkoleni pracownicy przedsiębiorstwa. Wynika to z potrzeby weryfikacji wyników zarządzania pracownikami, ich interakcji i perspektyw ich stanowisk dla wyników firmy.
Ze swojej natury audyt personelu w organizacji można przypisać operacjom rekomendacyjnym, a nie obowiązkowym. Audyt pomaga przeanalizować sytuację panującą w przedsiębiorstwie i daje kierownictwu możliwość podjęcia decyzji o rekrutacji lub wymianie pracowników. Jednak prawo do podjęcia ostatecznej decyzji o zmianie personelu należy wyłącznie do szefów firmy.
Cele audytu
Audyt ma następujące zadania. Przede wszystkim zadaniem sprawdzania personelu jest stwierdzenie, że specjaliści spełniają cele przedsiębiorstwa. Jednocześnie warto się upewnić: czy pracownicy postępują zgodnie z instrukcjami określonymi dla nich w ramach regulacyjnych przedsiębiorstwa, czy działają w ramach swoich uprawnień, nie wykraczają poza swoje obowiązki, jak szybko pracownicy mogą reagować na sytuację i podejmować właściwe decyzje. Głównym celem audytu jest terminowe wyeliminowanie problemów i luk w polityce personalnej przedsiębiorstwa.
Przedmiotem audytu jest cały personel, ponieważ to on jest głównym sposobem działania przedsiębiorstwa i zysków z jego działalności.
Audyt personelu jest formą zarządzania, a raczej sposobem monitorowania siły roboczej i zarządzania nią.
Jak każdy proces, audyt przeprowadzany jest w oparciu o szczegółowe wytyczne. Do jednego z głównych zasady audytu można przypisać profesjonalizmowi jego wykonania.
Selekcja i weryfikacja personelu są przeprowadzane przez specjalnie przeszkolonych specjalistów pod kątem zgodności pracowników z ich stanowiskami. Ponadto eksperci ds. Audytu powinni mieć niezbędną niezależność i nie powinni wykazywać uprzedzeń ani protekcjonalności wobec badanego personelu.
Audyt personalny opiera się na zasadach uczciwości i otwartości; nikt nie ma prawa wpływać na podejmowanie przez audytorów decyzji dotyczących zgodności personelu ze swoimi stanowiskami.
Kryteria oceny personelu
Realizując swoje działania, audytorzy przede wszystkim zwracają uwagę na zgodność kwalifikacji personelu z wymaganiami dotyczącymi ich stanowisk lub cech zawodowych. Jednocześnie audytorzy z reguły odnoszą się do opracowanej zunifikowanej księgi kwalifikacji zawodów. Ponadto recenzenci oceniają przydatność i komplementarność personelu. Konieczne jest również sprawdzenie, jak zrównoważony personel wykorzystuje swój czas pracy.
Należy zauważyć, że oceniając personel, audytorzy biorą pod uwagę, jak prawidłowo kierownictwo zapewnia politykę kadrową i jakie są wskaźniki rotacji personelu.
Na podstawie wyników audytu audytorzy podejmują decyzję o zgodności personelu z zajmowanymi przez niego stanowiskami i wymogami prawa, a także o dalszych krokach w celu poprawy rekrutacji personelu, wyeliminowania niedoborów personelu, poprawy zarządzania i zwiększenia szacunku dla przełożonych wśród podwładnych.
Informacje o audycie
Przedstawiono również pewne warunki dotyczące danych, na podstawie których przeprowadzany jest audyt personelu. Konieczne jest, aby informacje uzyskane podczas audytu dotyczyły konkretnie okresu, w którym są przeprowadzane.Musisz również upewnić się, że dane te zostały w całości otrzymane, mimo że są one całkowicie potrzebne lub nie, i dotyczą wszystkich pracowników.
Zwyczajowo otrzymuje się niezbędne informacje w trzech formach. Pierwszym z nich jest uzyskiwanie informacji w postaci wykresów, wykresów, tabel, diagramów, zwykle w wersji dokumentalnej lub elektronicznej.
Ponadto jednym ze sposobów postrzegania informacji o personelu jest monitorowanie w czasie rzeczywistym interakcji między pracownikami lub podwładnymi.
Innym sposobem jest komunikowanie się z pracownikami i uzyskiwanie od nich bezpośrednich wrażeń na temat klimatu w zespole, polityki w firmie itp.
Metody kontroli
Eksperci przeprowadzają audyt zarządzania zasobami ludzkimi w trzech obszarach. Pierwszy z nich ma podejście organizacyjne i ma na celu weryfikację dokumentów pod kątem ich zgodności z prawem. Oprócz sprawdzania legalności takie działania pomagają dowiedzieć się, jak skuteczne jest zarządzanie personelem.
Drugim podejściem jest ocena motywacji i sytuacji psychospołecznej w zespole, stosunek do wyników ich działań, koncentracja na ogólnym sukcesie firmy.
Trzeci obszar ma charakter gospodarczy i polega na sprawdzeniu sukcesu przedsięwzięcia.
Klasyfikacja audytu
Eksperci zalecają regularne przeprowadzanie audytu personelu i dokumentacji. Większość ekspertów zgadza się, że optymalny okres audytu wynosi raz na dwa do trzech lat, w zależności od wielkości firmy, jej obrotów i odpowiednio rotacja personelu.
Na podstawie częstotliwości audytu możemy przeprowadzić następującą klasyfikację.
Przede wszystkim audyt można podzielić na bieżący, który jest przeprowadzany w określonych odstępach czasu, a także audyt operacyjny, który jest przeprowadzany, gdy taka potrzeba gwałtownie się pojawi.
W zależności od kompletności ilości sprawdzanych danych audyt polityki kadrowej jest podzielony na pełny, lokalny i tematyczny.
Metodami weryfikacji może być selektywna i złożona.
W związku z poziomem audytu kontrola może być przeprowadzana przez kierownictwo wyższego szczebla, kierowników działów lub samą służbę rekrutacyjną.
Przeprowadzenie audytu potencjału kadrowego mogą odpowiednio eksperci z zewnątrz i ich specjaliści. Najważniejsze, że są kompetentni w tej sprawie.
Algorytm audytu
Każdy czek ma swoje własne cechy. Z reguły audyt organizacji personelu jest przeprowadzany w kilku etapach.
Pierwszym z nich jest przygotowanie. Na tym etapie eksperci stają przed zadaniem sformułowania zadań weryfikacyjnych, wyboru niezbędnych specjalistów do ich przeprowadzenia i wydania dokumentów.
Następnie następuje bezpośrednia weryfikacja informacji, podczas której audytorzy zbierają niezbędne dokumenty, organizują spotkania i rozmowy z pracownikami, przeprowadzają ankiety itp.
Na trzecim etapie gromadzone dane są sprawdzane, a uzyskane wyniki porównywane z aktami regulacyjnymi. Na ostatnim etapie audytorzy przygotowują wyniki audytu i na ich podstawie wyciągają wnioski, które są przesyłane do kierownictwa organizacji.
Audyt trwa od dwóch do trzech tygodni, rzadziej miesiąc. Czas trwania audytu może się różnić w zależności od wielkości personelu. Po zebraniu i przestudiowaniu niezbędnych dokumentów w celu zapewnienia zgodności z ramami prawnymi wyniki te są wyświetlane w raporcie końcowym. Osobny rozdział jest im poświęcony.
Po ponownej weryfikacji audytorzy sporządzają kopię ostatecznego podsumowania. Ta metoda dokumentowania wyników monitorowania eliminuje możliwość wystąpienia błędów. Z reguły wyniki są prezentowane na arkuszach formatu A-4. Dla przeciętnego przedsiębiorstwa objętość wyniesie około 50 arkuszy.
Raport potwierdza audyt i zawiera jego wyniki.Ten dokument zawiera informacje o stanie polityki kadrowej w firmie, a także sposoby korygowania braków i wskazówki dotyczące poprawy sytuacji w przedsiębiorstwie.
Z reguły raport jest opracowywany na podstawie ogólnie przyjętego schematu i zawiera następujące elementy:
- które dokumenty lub działy zostały sprawdzone;
- jakie luki zostały znalezione;
- ekspertyza na temat sposobu korygowania luk w dokumentacji;
- dane dotyczące stwierdzonych niezgodności z obowiązującym prawem;
- jak realne jest zagrożenie odpowiedzialności prawnej przy dalszym braku działania;
- Informacje o możliwości odzyskania utraconych danych lub dokumentów.
Wszystko to pomoże zoptymalizować pracę każdego przedsiębiorstwa, a tym samym zwiększyć jego rentowność.
