Wszelkie działania pracowników w przedsiębiorstwie związane z odbiorem i dostawą materiałów, towarów lub innych kosztowności muszą być właściwie wykonane. Jednym z głównych dokumentów niezbędnych do wdrożenia takiej procedury jest pełnomocnictwo do uzyskania towarów i materiałów. Co to jest i jak poprawnie wypełnić taki formularz?
Opis dokumentu
W każdym przedsiębiorstwie lub organizacji istnieje usługa, która zajmuje się dostawami. Jako przedmioty dostawy mogą być surowce, materiały, różne towary i inne wartości. Wszystko to jest konieczne, aby produkcja kontynuowała nieprzerwaną pracę każdego dnia. Technologia tego procesu jest prosta. Najpierw skontaktuj się z dostawcami. Następnie musisz zapłacić zgodnie z wcześniejszą umową. I dopiero potem możesz iść po towar, zabierając ze sobą pełnomocnictwo do odbioru towarów i materiałów.
Co zawiera ten dokument i dlaczego jest tak ważny? Po pierwsze, potwierdza autorytet pracownika i fakt, że działa on w interesie określonego przedsiębiorstwa. Jak inaczej dostawca może upewnić się, że dostarcza towary właściwej osobie? Po drugie, pełnomocnictwo do odbioru towarów i materiałów potwierdza, że pracownik działa w ramach wcześniej zawartej umowy. Po otrzymaniu towaru pracownik musi go dostarczyć list przewozowy. Czasami potrzebujesz również dokumentu potwierdzającego płatność. Ale w większości przypadków strona finansowa sprawy powinna zostać z góry wynegocjowana.
Rodzaje pełnomocnictw
Aby po otrzymaniu uzgodnionego towaru nie było problemów, należy bardzo ostrożnie przygotować dokumenty towarzyszące. I do tego absolutnie wszystko trzeba wiedzieć o każdym z nich. Należy zatem zauważyć, że pełnomocnictwo do uzyskiwania towarów i materiałów może mieć inny okres ważności. Maksymalny czas to nie więcej niż pięć lat. Takie długoterminowe dokumenty są rzadko używane. Zwłaszcza jeśli chodzi o uzyskanie określonych towarów i materiałów. Tutaj wszystko odbywa się na podstawie umowy. Dlatego takie pełnomocnictwa mają najczęściej charakter jednorazowy. Z reguły wydawane są na okres nie dłuższy niż dziesięć dni. Ponadto należy pamiętać, że kupujący może powierzyć odbiór towarów nie tylko swojemu pracownikowi, ale także osobie, która nie jest członkiem przedsiębiorstwa. Istnieje w tym pewne ryzyko. Możesz uniknąć niebezpieczeństwa tylko wtedy, gdy zawrzesz umowę z taką nieupoważnioną osobą, która gwarantuje, że poniesie wszystkie wydatki na towary, jeśli zostaną zgubione.
Dobry przykład
Sporządzenie pełnomocnictwa do odbioru towarów i materiałów wcale nie jest trudne. Nie musisz mieć pod ręką próbki. Najważniejsze jest, aby wiedzieć, jakie dane powinny być wskazane w tym dokumencie.
Na przykład idzie na pocztę w celu korespondencji lub sprzedawca idzie do sklepu po artykuły papiernicze. Czego będzie do tego potrzebował? Oczywiście najpierw należy zawrzeć umowę, na podstawie której wystawiana jest faktura. Wymienia każdą pozycję według pozycji, wskazując liczbę jednostek. Teraz pozostaje tylko przekazać go upoważnionej osobie z przedsiębiorstwa. Skąd dostawca może wiedzieć, którzy pracownicy przyjadą po odbiór towaru? Na podstawie czego powinien mu wierzyć? Ustnie takie problemy nie są rozwiązane. W tym celu istnieje pełnomocnictwo do odbioru towarów i materiałów. Próbkę można wykonać dowolnie. Najważniejsze jest to, że w dokumencie wyraźnie odnotowano następujące punkty: kto, na jakiej podstawie i co należy otrzymać.Jeśli wszystkie te fakty są wskazane na papierze i potwierdzone podpisem szefa, dostawca nie ma wątpliwości.
Pusty formularz
W przypadku, gdy dostawa i odbiór towarów są stałe, konieczne jest szybkie sporządzenie pełnomocnictwa do odbioru towarów i materiałów. Puste w tym przypadku byłoby najwygodniejszą opcją. Nie będzie potrzeby za każdym razem wymyślać nowego tekstu i wybierać właściwe słowa. Pozostaje tylko wypełnić brakujące kolumny i możesz iść w drogę.
Aby uwzględnić wszystkie niezbędne aspekty, musisz wiedzieć, że każde pełnomocnictwo tego rodzaju powinno zawierać następujące informacje:
- pełna nazwa przedsiębiorstwa lub organizacji;
- nazwa samego dokumentu i jego szczegóły;
- miejsce i data wydania (wymagane słownie);
- dane firmy;
- dane dotyczące pracownika lub pełnomocnika (stanowisko, F. I. O., dane paszportowe);
- zadanie dla pracownika (co należy zrobić);
- data ważności obywatela.
Informacje powinny być jak najbardziej kompletne i zrozumiałe, aby nikt nie mógł zakwestionować pełnomocnictwa do odbioru towarów i materiałów. Formularz musi koniecznie zawierać podpis głowy (czasem głównego księgowego) wraz z okrągłą pieczęcią firmy.
Pełnomocnictwo
Każda firma ma pracownika, który jest zobowiązany do prowadzenia rejestrów i wydawania pełnomocnictw do odbioru towarów i materiałów. Forma dokumentu w tym przypadku może być używana zarówno własna, jak i opracowana przez państwo. Wiadomo, że Goskomstat Federacji Rosyjskiej w październiku 1997 r. W swojej rezolucji nr 71a zatwierdził dwie typowe międzysektorowe formy pełnomocnictwa: M-2 i M-2a.
Są do siebie bardzo podobne i różnią się tylko tym, że pierwszy z nich ma dodatkową tabelę, w której wszystkie przedstawione informacje są powielone. Na linii cięcia jest oddzielony od głównej formy i przekazany do rąk odbiorcy. Umożliwia to upoważnionemu przedstawicielowi potwierdzenie wykonania powierzonego mu zadania. W przeciwnym razie obie formy są identyczne. Ich wypełnienie nie jest trudne. Na przedniej stronie napisz:
1. Nazwa dokumentu, data wydania i ważność.
2. Dane dotyczące firmy odbiorcy (nazwa, rachunek bieżący i nazwa banku obsługującego).
3. Uzupełnij informacje o upoważnionym przedstawicielu.
4. Nazwa dostawcy.
5. Podstawa odbioru towaru (numer konta).
Na odwrocie napisano:
1. Nazwa istotnych aktywów ze wskazaniem ich ilości.
2. Podpis odbiorcy, kierownika firmy i głównego księgowego.
3. Drukowanie.
Mając taki formularz w ręku, możesz bezpiecznie iść po towar.
