Każdy z nas pisał formalne listy i notatki przynajmniej kilka razy w życiu. Gdziekolwiek jesteśmy i cokolwiek robimy, nasza korespondencja biznesowa odbywa się w dowolnej dziedzinie, którą należy prowadzić, aby znaleźć pewne punkty, wyjaśnić informacje, zadać pytanie i tak dalej. Jeśli wcześniej to zjawisko występowało częściej w aplikacjach papierowych i wysyłaniu listów do przełożonych (a także partnerów biznesowych), dziś kategoria ta rozprzestrzeniła się szerzej w naszym środowisku.
Musisz wiedzieć, jak prawidłowo prowadzić korespondencję biznesową, nawet jeśli po prostu złożysz zamówienie w sklepie internetowym i chcesz się skontaktować z jego przedstawicielem.
W tym artykule opisujemy niektóre z głównych punktów, które składają się na komunikację biznesową. Zwrócimy uwagę na to, jakie niuanse należy wziąć pod uwagę podczas wymiany listów z naszymi partnerami; czego nie można zaniedbać, jeśli nie chcesz stawić się rozmówcy niekompetentnemu i niegrzecznemu, a także pamiętać o zasadach, których należy przestrzegać w każdej sytuacji.
W stosownych przypadkach
Oczywiście korespondencja biznesowa jest najczęściej wykorzystywana w procesie pracy. Jeśli pracujesz w firmie, na pewno napotkasz potrzebę skomponowania tego rodzaju korespondencji. Ponieważ mówimy o kwestiach biznesowych, łatwo zrozumieć, że styl pisania powinien być odpowiedni - tak sformalizowany i oficjalny, jak to możliwe.
Dalsze wrażenia pracowników firmy, którzy wysłali list, o tobie i twojej firmie, zależą od tego, jak dobrze uda ci się nawiązać korespondencję biznesową. Dlatego do procesu pisania tekstu i jego projektu należy podchodzić możliwie odpowiedzialnie.
Przede wszystkim, jeśli szukasz korespondencji biznesowej, zalecamy zapoznanie się z naszymi instrukcjami. W nim, jak już wspomniano powyżej, przedstawimy kilka teoretycznych punktów, a także kwestie praktyczne. Na końcu artykułu postaramy się podać przykłady zwrotów typowych dla formalnego stylu pisania. Na koniec, korzystając z bazy z tego artykułu, możesz samodzielnie tworzyć wysokiej jakości teksty do dalszej komunikacji z kontrahentami.
Rodzaje korespondencji
Od razu omawiając, czym jest korespondencja biznesowa, chciałbym zwrócić uwagę na jej rodzaje. Możesz więc wybrać list z prośbą i odpowiednio list z odpowiedzią; list charakter informacyjny (najczęściej wysyłany do klienta); podziękowanie (w podziękowaniu za świadczoną usługę), list z powiadomieniem, przypomnienie, ostrzeżenie; list polecający; gwarancja i list motywacyjny. W rzeczywistości są to tylko najczęściej używane typy, które składają się zarówno na rzeczywistą, jak i elektroniczną korespondencję biznesową. Dlatego dzięki nim będziemy częściej spotykać się w praktyce.
Struktura
Logiczne jest, że dla wygodniejszej organizacji piszącej dowolny list przydatna byłaby praca z określoną strukturą lub planem. Pozwoli ci to podzielić zadanie na mniejsze etapy, które są znacznie łatwiejsze do wykonania. Na przykład zastanów się nad wierszem swojego listu w taki sposób, aby obejmował on tematy, które musisz przedstawić tak dokładnie, jak to możliwe. Na przykład, jeśli piszesz pytanie o cenę tego lub innego produktu, spróbuj krótko podać motyw: dlaczego piszesz do firmy (ponieważ chcesz kupić lub zamówić ten lub inny produkt); wyjaśnij główny cel (aby dowiedzieć się, ile będzie cię to kosztować zamówienie 10 jednostek towarów z określonymi opcjami).Na koniec określ, w jakiej formie chcesz otrzymać obliczenia, i zapytaj, czy udzielono rabatu na taką wielkość produkcji.
Oczywiście ta informacja jest już oczywista - wystarczy logicznie przeanalizować, co chcesz napisać. Ponadto nie możemy zapominać o projekcie i wymaganiach. Powiemy ci o tym później.
Wymagania dotyczące pisania
Zatem zasady korespondencji biznesowej mówią, że wszystkie listy powinny być po pierwsze krótkie. Jest to główna zasada, że zostanie przeczytany. Zgadzam się, nie wszyscy lubimy, kiedy jesteśmy obciążeni dużą ilością informacji. Jeśli ten list ma charakter biznesowy, nie powinien być ogromny - w tym przypadku można go po prostu zignorować. Jeśli nie możesz zmniejszyć informacji od razu, zrób to po napisaniu pierwszego szkicu listu.
Po drugie, twój partner (uczestnik korespondencji) musi zrozumieć, o co toczy się gra. Oznacza to, że list powinien być informacyjny i zrozumiały. Konieczne jest umieszczenie w nim informacji, które chciałbyś przekazać w taki sposób, aby uniknąć dodatkowych pytań i nie marnować czasu na wyjaśnianie szczegółów.
Po trzecie, list powinien być skierowany z szacunkiem do partnera lub pracownika firmy, który go przeczyta. To prawda - im więcej szacunku okażesz swojemu rozmówcy, tym większe są szanse, że odpowiednio odpowie na twoją prośbę i ostatecznie osiągniesz pożądany efekt.
Korespondencja w języku angielskim
W niektórych przypadkach negocjacje powinny odbywać się w języku angielskim (lub innym niż rosyjski). Jest to normalne, szczególnie w przypadku relacji z zagranicznymi kontrahentami. Warto zauważyć, że zasady korespondencji biznesowej dotyczą każdego języka: tylko zwroty stylistyczne mogą się różnić. Twoim zadaniem jest wybrać najbardziej odpowiedni dla sytuacji, w której Ty i Twój partner (rozmówca) jesteście.
Korespondencja biznesowa w języku angielskim wymaga oczywiście znajomości na wystarczająco wysokim poziomie, więc jeśli nie chodzi o Ciebie, zalecamy skontaktowanie się z profesjonalnymi tłumaczami. Ważne jest, aby tłumaczenie było wykonywane przez osobę posiadającą mowę specjalistyczną, która jest zawarta w języku korespondencji biznesowej.
Przykład Wejście
W każdej rozmowie sposób, w jaki zaczynasz, jest bardzo ważny. W związku z tym etykieta biznesowa Korespondencja nie różni się niczym od komunikacji na żywo: pierwszą rzeczą jest pozdrowić rozmówcę i jakoś wprowadzić go w rozmowę. Powitanie może być standardowym „Cześć”, ale wprowadzenie powinno być bardziej indywidualne. Na przykład możesz wskazać krótki cel swojego listu („Skontaktujemy się z Tobą w celu wyjaśnienia niektórych informacji na temat Twojego produktu. Przede wszystkim jesteśmy zainteresowani kosztem modelu A1). Inna opcja: „Kontynuując naszą rozmowę telefoniczną na temat modelu A1, piszę do Ciebie z pytaniem o koszt tego produktu”). Możesz również po prostu opisać swoją sytuację: „Piszę do Ciebie z tego powodu, że w 2010 roku Twój partner skontaktował się z naszą firmą, oferując Ci rozpoczęcie współpracy w tym obszarze w Twoim imieniu”.
Zestawienie materiałów
Ponadto, po napisaniu wstępu do listu, powinieneś wyjaśnić, dlaczego piszesz. Na przykład po zadaniu pytania o cenę produktu określ, co Cię interesuje. Możesz napisać: „Chcielibyśmy zamówić N-tą liczbę jednostek produktów podlegających dostawie na adres X”. W przypadku kontynuacji rozmowy telefonicznej możesz podać swoje żądanie - dlaczego napisałeś do tej osoby po rozmowie z nią przez telefon (powiedzmy, aby potwierdzić zamiar sfinalizowania transakcji): „Mianowicie: jesteśmy zainteresowani produktem N, pod warunkiem, że zostanie dostarczony z opcją X ”. Jeśli weźmiesz pod uwagę trzecią wersję, możesz również zacząć rozwijać motyw swojej chęci współpracy z firmą.Opisz, że leży to w twoim interesie i że partner odniesie jakąkolwiek konkretną korzyść z interakcji z tobą, jeśli wyrazi na to zgodę: „Będziesz zainteresowany, aby wiedzieć, że zmienił się kurs naszej firmy, po czym stał się jeszcze bliższy interesom twojego biznesu”.
Oferta
Każda korespondencja biznesowa (przytoczone przykłady również muszą mieć tę właściwość) wymaga logicznej sekwencji. Jeśli na początku pisałeś o tym, dlaczego piszesz, powinieneś dalej rozwinąć i rozwinąć ten pomysł. Wskaż szerzej to, czego chciałbyś od rozmówcy - być może zwrócisz mu uwagę na korzyści wynikające z zgody na współpracę z tobą. Ta część, według całej logiki, powinna być „szczytem” twojego listu, swego rodzaju kulminacją. Jeśli początkowo płynnie zbliżyłeś się do tego, co Cię interesuje, to w tej części powinieneś „odsłonić karty”. Wszelka korespondencja biznesowa (powyższe przykłady liter nie są wyjątkiem) powinna być budowana na tak gładkiej krzywej idącej w górę. Wtedy czytelnik twoich linii zrozumie twój nastrój, a zatem wygodniej będzie mu się z tobą komunikować. Nie wykonuj stromych skoków, nie przełączaj się z jednego tematu na drugi.
Jak pokazują przykłady, jeśli musisz na przykład omówić dwa niezwiązane ze sobą kwestie, możesz dokonać podziału na części artykułu, dzieląc go na akapity. Jest to wygodne dla czytelnika, który zobaczy wizualnie moment, w którym przechodzisz od jednego pytania do drugiego; tak też jest dla ciebie, ponieważ w tym przypadku piszesz tak, jakbyśmy mówili o dwóch różnych literach.
Jeśli mówimy o naszych przykładach, powinieneś napisać: „Ponadto chcielibyśmy ponownie zamówić produkty N, o których rozmawialiśmy miesiąc wcześniej”. Lub: „W cenie odpowiedniej dla naszych warunków chcielibyśmy nawiązać z Tobą stałą współpracę w tej dziedzinie, zwiększając kanał sprzedaży do tysiąca X-Y jednostek”. Na koniec możesz: „Jeśli Twoje zainteresowanie współpracą z nami jest nadal aktualne, daj nam znać”.
Co druga próbka korespondencji biznesowej jest budowana na tej zasadzie, więc nie ma w tym nic złego. Wręcz przeciwnie, często wyróżnianie nagłówków pomaga w lepszej nawigacji, ponieważ usuwa „pełny tekst”, stanowi rodzaj „zakotwiczenia”, do którego można przyczepić się wizualnie.
Ostatnia część
Na koniec powinieneś zakończyć list w taki sam sposób, jak zacząłeś. Jeśli napiszesz dzięki, napisz, że z przyjemnością współpracujesz z opisywaną firmą; jeśli jest to oferta handlowa, należy wyrazić wdzięczność za uwagę na list i mieć nadzieję na dalsze interakcje z tą osobą. Musisz zrozumieć, że sposób, w jaki kończysz swój list, w dużej mierze determinuje ostateczną opinię o tobie i twojej firmie. Wszelka korespondencja biznesowa (przykłady listów stale to potwierdzają) jest oparta na uprzejmości - dlatego zawsze pamiętaj, aby podziękować swojemu rozmówcy, wyrazić nadzieję, pochwalić go lub zostawić swoją rekomendację. Powinieneś wybrać zakończenie tekstu w taki sposób, aby w pełni odpowiadało problemowi opisanemu w liście.
Przykłady: „Mamy nadzieję, że pozostaniesz naszym stałym partnerem, mając nadzieję na stabilną współpracę w naszych przyszłych działaniach”. Lub „Jesteśmy szczerze wdzięczni za uwagę i mamy nadzieję, że możemy rozwijać współpracę z Tobą w przyszłości”. Lub „Dziękuję za uwagę. Mam nadzieję, że w dalszym ciągu możemy zapewnić Twoje interesy na rynku N.”
Etykieta i umiejętność czytania i pisania
W żadnym wypadku nie zapomnij o uprzejmości. Jak już wspomniano powyżej, ważne jest, aby zainteresować się korespondencją biznesową. Zwroty takie jak „cieszę się ze współpracy”, „dziękuję za uwagę”, „przepraszam za twoją troskę”, „chętnie cię zobaczymy”, „nie uczynisz nas firmą” i inne. Nawiasem mówiąc, dwa ostatnie odnoszą się bardziej do zaproszeń na uroczystości firmowe niż do pisania biznesowego.
Zawsze, jako wyraz szacunku, dodawaj do wyrażeń „proszę”, „dziękuję”, „uprzejmie” itd., W stosownych przypadkach.
Równie ważne w procesie pisania listów biznesowych jest umiejętność pisania i czytania. Mówiąc dokładniej, jeśli popełnisz przynajmniej jeden podstawowy błąd podczas tworzenia listu, możemy powiedzieć, że rozmówca sformułuje o tobie zupełnie inną opinię niż się spodziewasz. Dlatego staraj się pisać tak kompetentnie, jak to możliwe i sprawdzaj wszystko kilka razy. Jeśli nie wiesz, jak znaleźć błędy i naprawić je samodzielnie, skorzystaj z usług korektora lub usług specjalistycznych. Jest to bardzo proste, ale pozwala mieć pewność co do tekstu.
Ćwicz i trenuj
W sieci, jak wspomniano powyżej, istnieje wiele przykładów gotowych listów biznesowych na dowolny temat. Nie wstawiliśmy ich tutaj jako całości, ponieważ w rzeczywistości w tym artykule po prostu nie ma wystarczająco dużo miejsca, aby pomieścić tak dużą ilość informacji. W zamian postanowiliśmy po prostu podać kilka podstawowych zasad i zasad, z którymi miałeś okazję zapoznać się powyżej. Jest to jednak oczywiście dalekie od wszystkich kroków, które należy podjąć na ścieżce studiowania pisania biznesowego. W rzeczywistości praktyczna rola odgrywa najważniejszą rolę w tym obszarze.
Jeśli przestudiujesz, powiedzmy, 5-10 przykładów gotowych listów, a także przeczytasz nasz artykuł i wyciągniesz stąd kilka zasad, już wkrótce będziesz w stanie pisać listy tak, jak potrzebujesz. W rzeczywistości wystarczy to, aby stworzyć dowolny list w ramach korespondencji biznesowej.
Gotowe przykłady
Ponieważ, jak już wspomniano powyżej, istnieje ogromna liczba gotowych przykładów, pokusa, aby studenci i początkujący specjaliści wykorzystali czyjąś gotową wiedzę w celu stworzenia własnego projektu na jej podstawie. Chcę powiedzieć, że nie jest to zalecane w praktyce, podczas treningu - proszę.
W trakcie studiowania tego, co jest napisane innymi literami, możesz łatwiej nawigować po tym, co musisz wyjaśnić w korespondencji. Jest to normalne, ponieważ ludzką naturą jest uczenie się bezpośrednio z doświadczenia.
To prawda, że jeśli masz za zadanie skompletować pełnoprawny list biznesowy, najpierw przejrzyj przykłady i wybierz najbardziej odpowiedni dla twojego zadania. Następnie musisz dostosować go w jak największym stopniu do sytuacji, którą opracowałeś zgodnie z ogólną koncepcją, ale jednocześnie napisz go ponownie, aby ustalić własny styl prezentacji i pisania. W końcu być może będziesz w stanie lepiej przekazać informacje i sprawić, że komunikacja będzie bardziej produktywna i wydajna.
Ucz się i ćwicz! I możesz stworzyć własne listy biznesowe w dość krótkim czasie!
