Zasady pracy biurowej w federalnej organy wykonawcze władze nie obejmują pracy z aktami zawierającymi tajemnice państwowe. W oparciu o wymagania autoryzowana struktura opracowuje wytyczne dotyczące wypełniania, konserwacji i przechowywania dokumentów. Zatwierdzając zasady pracy biurowej, są one koordynowane z kierownictwem archiwum państwowego. 
Twórz akty
Zasady pracy biurowej w federalnych organach wykonawczych stanowią, że struktury te mogą wykorzystywać specjalne formularze, standardowe kartki papieru w formacie A5 lub A4. Tworzenie aktów w formie elektronicznej jest dozwolone. Niezależnie od formy dokument musi zawierać wymagane dane, które znajdują się w zalecany sposób. Formy są opracowywane zgodnie z ich pisownią kątową lub podłużną. W pierwszym przypadku szczegóły znajdują się w górnym rogu po lewej stronie arkusza. W metodzie podłużnej są one umieszczane w środku formy na górze. Zasady dotyczące dokumentacji w dokumentacji pozwalają na stosowanie szablonów przy przygotowywaniu aktów elektronicznych. Na każdym arkuszu należy umieścić wcięcia: co najmniej 20 mm po lewej stronie, co najmniej 10 mm po prawej stronie i 20 mm na górze i na dole. Szablony elektroniczne i przykładowe formularze muszą zostać zatwierdzone przez szefa federalnego organu wykonawczego.
Wymagania
Zasady dotyczące dokumentacji związanej z dokumentami określają, że w aktach muszą uczestniczyć:
- Godło państwowe Rosji.
- Nazwa struktury stanowiącej akt.
- Nazwa jednostki strukturalnej.
- Imię i nazwisko osoby upoważnionej do sporządzenia dokumentu.
- Informacje referencyjne o strukturze.
- Nazwa typu dokumentu.
- Data kompilacji.
- Numer rejestracyjny
- Link do danych nadchodzącego aktu.
- Miejsce wydania (kompilacja).
- Pasek ograniczający dostęp do treści.
- Miejsce docelowe
- Sęp zatwierdzenia.
- Uchwała (instrukcje wykonania aktu).
- SMS
- Znak referencyjny.
- Nagraj o aplikacji.
- Podpis (uwaga na podpis elektroniczny).
- Sęp po zatwierdzeniu.
- Visa
- Lokalizacja wydruku
- Zapis artysty.
- Uwaga na temat wykonania ustawy i przesłania jej do biznesu.
- Dokument odbioru dokumentu.
- Link do aktu.
Skład szczegółów ustala się zgodnie z rodzajem i celem aktu. Ogólne zasady dotyczące dokumentów określają, że zatwierdzenie papieru jest poświadczone wizą upoważnionego pracownika. Przepis ten ma zastosowanie do wewnętrznych aktów struktury. Koordynacja dokumentów sporządzonych w federalnej instytucji wykonawczej z innymi organami państwowymi jest poświadczona pieczęcią podpisu, protokołem lub listem. 
Dostawa, odbiór i rejestracja aktów
W pracy biurowej wykonawczych organów federalnych wykorzystywane są następujące dokumenty:
- Skrzynka odbiorcza
- Wysłano
- Wewnętrzny
Wysyłanie i doręczanie dokumentów odbywa się za pomocą telekomunikacji, poczty, usług kurierskich. Ogólne zasady dotyczące dokumentów określają wstępne przetwarzanie dokumentów przychodzących. Następnie przeprowadzana jest rejestracja i wstępne rozpatrywanie aktów w celu dalszego przekazania ich zarządowi. Wstępne przetwarzanie papierów wartościowych obejmuje weryfikację prawidłowej dostawy, dostępności dokumentacji i wniosków. Specjaliści od hostów sortują również certyfikaty i nie podlegają rejestracji. Ten ostatni odbywa się w dniu otrzymania, przygotowania (podpisania lub zatwierdzenia) lub następnego dnia (dnia roboczego), chyba że prawo stanowi inaczej.
Przeniesienie do jednostek strukturalnych
Zasady pracy biurowej we władzach federalnych przewidują, że działania po rejestracji należy przedłożyć kierownictwu do rozpatrzenia. Dozwolone jest jednak przesyłanie papierów wartościowych innemu urzędnikowi. Wymaga to publikacji odpowiedniej decyzji przez szefa. Dokumenty lub ich kopie wraz z rezolucjami (instrukcjami egzekucji) muszą zostać przekazane osobom odpowiedzialnym przez biuro zarządzania biurem. Oryginalny akt jest wysyłany na adres jednostka strukturalna na którym powierzono jej wykonanie. Jeśli kilka działów pełni rolę wykonawców, oryginał jest przenoszony na odpowiedzialnego za nie, a pozostałe otrzymują kopie. Jeżeli upoważniona jednostka ma dostęp do kopii elektronicznej, oryginalny akt może pozostać w służbie rejestracyjnej, jeżeli jest to określone w odpowiednich regulaminach.
Składanie aktów prawnych
Po podpisaniu przez kierownika organu wykonawczego lub innego upoważnionego pracownika dokumenty są przekazywane pracownikom działu biurowego. Te ostatnie dokonują rejestracji i wysyłki. Zasady pracy biurowej w organach wykonawczych zobowiązują pracowników do sprawdzenia poprawności kompilacji, kompletności oraz tego, czy liczba kopii odpowiada liście mailingowej. Niepoprawnie wypełnione akty należy zwrócić jednostkom odpowiedzialnym za ich wykonanie. Jeśli nie ma w nich żadnych naruszeń, dokumenty należy wysłać w dniu ich rejestracji lub w dniu następnym (dzień roboczy). Przenoszenie dokumentów z jednej jednostki konstrukcyjnej do drugiej odbywa się za pośrednictwem działu biurowego. 
Funkcje księgowe
Podstawowe zasady pracy biurowej obejmują procedurę podsumowywania informacji o przychodzących, sporządzonych, wysłanych aktach. Analiza i systematyzacja informacji są przeprowadzane przez odpowiedzialny dział. Raporty są przekazywane szefowi organu wykonawczego w sposób przez niego określony. Aby rejestrować i wyszukiwać akty w elektronicznej bazie danych, obowiązkowe informacje o aktach są stosowane zgodnie z załącznikiem. Dozwolone jest korzystanie z dodatkowych danych.
Fundusz Dokumentów
Powstaje z aktów wykorzystywanych w pracy struktury państwa. Wykonawczy organ federalny, w porozumieniu z departamentem archiwalnym, opracowuje i zatwierdza listę dokumentów powstałych w trakcie jego pracy, a także funkcjonowania podległych mu instytucji. Ponadto dla każdego aktu wskazany jest okres przechowywania. Organ wykonawczy opracowuje również szablony albumów dla ujednoliconych formularzy, generowanych dokumentów. Pracownicy odpowiedzialni za to działanie koordynują to z kierownikiem struktury. Zasady formalności określają tworzenie nomenklatury aktów. Odpowiedzialni pracownicy muszą zapewnić bezpieczeństwo, księgowość i transfer do archiwum.
Nomenklatura
Zasady formalności obejmują ich formowanie w zadaniach rejestrującej jednostki konstrukcyjnej. Nomenklatura:
- Opracowano na podstawie informacji księgowych działów.
- Zatwierdzony przez szefa federalnego organu wykonawczego. W takim przypadku należy przeprowadzić wstępną koordynację z komisją ekspertów. Zatwierdzenie odbywa się nie później niż na koniec bieżącego okresu. Nomenklatura wchodzi w życie od początku przyszłego roku (od 1 stycznia).
- Raz na 5 lat jest zatwierdzany przez Państwową Komisję Kontroli Ekspertów. Akty Funduszu Archiwalnego utworzonego podczas pracy są mu przekazywane do trwałego przechowywania.
- Podczas zmiany struktury lub funkcji organu federalnego organ powinien zostać uzgodniony z komisją ekspertów.
Nazwy sekcji nomenklatury są nazwami jednostek strukturalnych. 
Specyfika przechowywania
W tworzeniu przypadków są one dystrybuowane w zależności od czasu trwania zawartości w archiwum. Istnieją kategorie trwałego i tymczasowego przechowywania.Zasady zarządzania personelem przewidują ponad 10 lat na dokumenty dotyczące personelu. Okres przechowywania tymczasowego może być krótszy niż określona wartość. Sprawy od daty ich powstania do przeniesienia do archiwum lub zniszczenia znajdują się w jednostkach strukturalnych w miejscu kompilacji. Dokumenty mogą być wydawane do czasowego użytku pracownikom na okres ustalony przez kierownika instytucji. Po upływie tego okresu podlegają one zwrotowi. Inne agencje rządowe wydają akty zgodnie z ich pisemnymi wnioskami za zgodą szefa federalnego organu wykonawczego lub jego zastępcy. W wyjątkowych przypadkach dozwolone jest usunięcie papierów wartościowych ze stałego przechowywania. Jednocześnie przepisy dotyczące urzędów dla władz federalnych nakazują pozostawienie kopii dokumentów poświadczonych w ustalony sposób, a także ustawy o przyczynach wydania oryginałów.
Archiwizacja
Przypadki czasowego (dłuższego niż 10 lat) i stałego okresu przechowywania należy przesłać nie wcześniej niż rok, ale nie później niż trzy lata od daty zakończenia ich pracy urzędniczej. Przeniesienie papierów wartościowych odbywa się zgodnie z wykazami. Przypadki, których tymczasowy okres przechowywania jest krótszy niż 10 lat (włącznie), nie są przenoszone do archiwum. Pod koniec określonego okresu podlegają zniszczeniu. Podstawą kompilacji zapasów jest nomenklatura spraw.
Funkcje pracy z aktami elektronicznymi
Zasady zarządzania biurem ustalają, że tworzenie, przetwarzanie i przechowywanie informacji może odbywać się w systemie informacyjnym struktury państwa. W takim przypadku akty elektroniczne muszą być sporządzone zgodnie z wymogami mającymi zastosowanie do aktów papierowych. Muszą także mieć wymagane dane, z wyjątkiem godła państwowego Rosji. Skład aktów elektronicznych jest określony przez listę dokumentów, których zaprojektowanie, przechowywanie i późniejsze wykorzystanie odbywa się wyłącznie w formie cyfrowej przy organizowaniu wewnętrznej pracy struktury. Ta lista jest opracowywana zgodnie z zaleceniami Archiwum Państwowego. Wykaz aktów, których kompilacja, przechowywanie, a następnie wykorzystanie nastąpi w formie cyfrowej, jest zatwierdzany przez kierownika instytucji w porozumieniu z działem archiwizacji.
Elektroniczne przetwarzanie aktów prawnych
Dokumenty muszą być podpisane kwalifikowanym ulepszonym podpisem cyfrowym upoważnionego urzędnika. Wysyłanie i odbieranie aktów elektronicznych odbywa się przez służbę rejestracyjną instytucji. Po otrzymaniu dokumentu usługa zarządzania biurem musi zweryfikować ważność podpisu cyfrowego. Aktom elektronicznym zawartym w systemie informatycznym są przypisywane dane rejestracyjne i rejestracyjne. Zapewniają zarządzanie dokumentami. Obejmuje to między innymi wyszukiwanie, dostęp, przechowywanie, kontrolę, wykorzystanie itp. Rejestracja czynności otrzymanych w formie papierowej odbywa się z utworzeniem kopii elektronicznej. Nomenklatura wskazuje, że sprawa jest prowadzona w formacie cyfrowym. Jest to zaznaczone w nagłówku lub w polu „Uwaga”. Po wdrożeniu lub wysyłce akty elektroniczne są przechowywane przez okresy ustalone dla podobnych przypadków wykonywanych na papierze. Pod koniec tego okresu informacje zawarte w formie cyfrowej zostaną zniszczone. 
Wytyczne
Są one opisane w odpowiednich instrukcjach. Zasady dotyczące dokumentacji stanowią podstawę do opracowania wytycznych i innych lokalnych przepisów regulujących technologię pracy z dokumentami w instytucji. Definiują techniki, procedury kompilacji, procedurę pracy z danymi. Działając na podstawie dekretu rządowego nr 477, zasadę prowadzenia dokumentacji określa każda struktura państwa właśnie takimi aktami lokalnymi.
Funkcje programistyczne
Przy opracowywaniu Zaleceń metodologicznych brane są pod uwagę obecne zasady pracy biura RF. Urzędnicy odpowiedzialni za rozwój powinni kierować się przepisami modelowymi i koordynować projekt z archiwalną instytucją publiczną. Zgodnie z GOST R ISO 15489-1-2007 każda instytucja musi ustalić i ustalić wewnętrzne zasady pracy biurowej. Ich celem powinno być stworzenie systemu zarządzania z wiarygodnymi, autentycznymi i użytecznymi działaniami, które mogą wspierać działalność biznesową w niezbędnym okresie.
Treść rekomendacji
Struktura tekstu nie podlega przepisom o znaczeniu międzysektorowym. Zazwyczaj zalecenia obejmują przepisy ogólne, sekcje tematyczne i załączniki. W pierwszym bloku określ:
- Zakres zaleceń. Na przykład: „Instrukcja dotyczy całej dokumentacji instytucji”.
- Odpowiedzialność za niezgodność.
- Jednostka odpowiedzialna za zapewnienie jednolitej procedury sporządzania aktów prawnych i współpracy z nimi we wszystkich innych działach.
- Ramy prawne.
Sekcje
Zwykle zaczynają się od zasad porządkowania dokumentów. Ta sekcja zawiera klasyfikację aktów prawnych wykorzystywanych przy wdrażaniu działań informacyjnych, administracyjnych i innych w instytucji. Poniższy akapit określa kluczowe wymagania dotyczące papieru. Każda reguła zarządzania biurem jest ustanowiona w osobnym akapicie. Obejmuje to również procedurę obserwacji, koordynacji, podpisywania. Reguły są również ustawione w tym bloku:
- Rejestracja i certyfikacja kopii (wniosków).
- Wykorzystywanie i przechowywanie znaczków, formularzy, pieczęci.
- Praca z aktami osób odpowiedzialnych za ich wdrożenie.
Inne elementy mogą być obecne w tej sekcji. Na przykład treść można rozszerzyć o przygotowanie aktów kolegialnej, zastępców szefów itp. W sekcji „Zarządzanie dokumentami” określ:
- Procedura, zgodnie z którą przeprowadza się przyjmowanie, przetwarzanie i dystrybucję nadchodzących aktów.
- Zasady transportu i przenoszenia z jednej jednostki do drugiej.
- Kluczowe przypadki ruchu aktów.
- Zasady przygotowania i wysyłania dokumentacji wychodzącej.
- Procedura rejestrowania ilości aktów.
Zestawy sekcji „Rejestracja”:
- Reguły, zgodnie z którymi aktom przychodzącym, wewnętrznym i wychodzącym są przypisywane numery.
- Metody, formularze i terminy rejestracji.
- Procedura indeksowania aktów.
W sekcji „Prace referencyjne” zostały naprawione:
- Zasady tworzenia systemu odniesienia w instytucji.
- Opis szafek, baz danych i innych źródeł.
- Technologia realizacji działań związanych z wyszukiwaniem informacji.
Sekcja „Kontrola wykonywania dokumentów” określa:
- Rodzaje aktów podlegających obowiązkowej weryfikacji.
- Procedura, zgodnie z którą dokumenty podlegają kontroli.
- Zasady przeprowadzania inspekcji. Formy kart, użycie specjalnych znaków i tak dalej można opisać tutaj.
- Obowiązki wykonawców.
- Typowe terminy wdrożenia aktów.
- Procedura kompilowania informacji kontrolnych.
- Zasady, zgodnie z którymi kierownictwo zostanie poinformowane o przeprowadzonych kontrolach.
Sekcja „Pamięć online” zawiera informacje o:
- Procedura dotycząca treści aktów. Jest instalowany zarówno dla usługi zarządzania biurem, jak i dla innych jednostek strukturalnych.
- Odpowiedzialność określonych urzędników za zapewnienie bezpieczeństwa czynów.
- Zasady, zgodnie z którymi odbywa się tworzenie niektórych kategorii dokumentów w biznesie.
- Procedura opracowania i późniejszego wykorzystania nomenklatury.
- Zasady indeksacji i systematyzacji spraw.
W sekcji „Przygotowanie do dostarczenia do archiwum” zdefiniowano:
- Kolejność badania.W szczególności opisano technologię wyboru dokumentacji do późniejszego przechowywania i niszczenia.
- Procedura przygotowania aktów do archiwizacji.
- Wymagania dotyczące projektu i opisu przeniesionych skrzyń.
- Procedura, zgodnie z którą osoby odpowiedzialne przekazują i akceptują akty.
W zależności od przyjętej technologii, specyfikę działalności, warunki pracy, skład sekcji można uzupełnić i zmienić. Na przykład w instrukcji można uwzględnić bloki, które określają procedurę rozpatrywania odwołań od obywateli, działają w ograniczonym zakresie, zapewniają wsparcie techniczne dla szkoleń (stenogramy, drukowanie, nagrywanie dźwięku itp.).
Aplikacje
Powinny zawierać maksymalnie materiał referencyjny i ilustracyjny. Musi być usystematyzowany zgodnie z kolejnością sekcji. W dodatkach znajdują się schematy obiegu dokumentów, przykłady pieczęci i pieczęci, przykładowe formularze, wykonanie niektórych rodzajów czynności, listy kontrolowanej dokumentacji, formy jej księgowania i tak dalej.
Wniosek
Obecne oficjalne zasady pracy biurowej pozwalają na jasną procedurę pracy z aktami o innym charakterze stosowanymi w organach wykonawczych rządu federalnego, a także w innych instytucjach państwowych. Ustanawiają kluczowe wymagania dla pracowników odpowiedzialnych za kompilowanie i rejestrację, przyjmowanie i wysyłanie dokumentów. Zasady określają również procedurę pracy z elektronicznymi formularzami dokumentów, bazami informacji. Każda konkretna instytucja wyszczególnia je, opracowując lokalne dokumenty. Jednym z nich jest instrukcja dotycząca formalności. Powinien odzwierciedlać cały proces pracy z aktami, operacje technologiczne rozmieszczone w logicznej sekwencji. Instrukcja reguluje działalność nie tylko biura. Ponieważ akty są przenoszone między działami strukturalnymi, ich pracownicy powinni być również zaznajomieni z ustanowioną procedurą. Opracowywanie lokalnych dokumentów regulacyjnych jest przeprowadzane przez usługę zarządzania biurem. Jednocześnie w tym procesie uczestniczą pracownicy działów archiwalnych i prawnych. Projekt powinien zostać uzgodniony i podpisany przez kierownika instytucji. Szef wydaje rozkaz, zgodnie z którym instrukcja wchodzi w życie. We wszystkich jednostkach strukturalnych należy go stosować jako akt normatywny. Ponadto jego postanowienia powinny być jasno i jasno sformułowane dla pracowników. Instytucja będzie gromadzić, rejestrować i rozpowszechniać dokumenty zgodnie ze swoimi przepisami i wymogami.
