Certyfikacja personelu jest raczej ważnym elementem zarządzania, a także najskuteczniejszą formą oceny personelu. Jest to obowiązkowe dla tych pracowników, dla których taka procedura jest przewidziana w obowiązującym prawie.
Dobrowolna certyfikacja personelu przeprowadzana jest bezpośrednio decyzją zespołu zarządzającego w celu optymalizacji zarządzania, a także zwiększenia wydajności i stabilności biznesu. Warto zauważyć, że dziś tę procedurę, bez przesady, można nazwać jedną z najpopularniejszych form oceny pracowników, a raczej to, czy rzeczywiście odpowiadają zajmowanemu stanowisku.
Regularna certyfikacja personelu, która obejmuje sprawdzanie biznesowych i osobistych cech każdego pracownika, a także jego wskaźników pracy, zapewnia praktyczne zastosowanie wyników. Pomaga to poprawić rekrutację personelu, a także stale stymulować pracowników do podnoszenia własnych umiejętności. W końcu efektywność każdej firmy to połączenie wszystkich zasobów organizacyjnych, w tym potencjału pracowników.
Dlaczego się to robi?
Przede wszystkim przeprowadzana jest certyfikacja personelu, aby menedżerowie mogli podejmować określone decyzje kierownicze. Początkowo ocenia się, w jaki sposób potencjał pracowników zapewnia firmie możliwość realizacji własnych celów. Taka procedura jest dość istotna dla obiecujących przedsiębiorstw, które rozwijają się dość aktywnie, mają elastyczną strukturę i system zarządzania.
Z tego powodu menedżerowie otrzymują informacje, których potrzebują, aby zapewnić najbardziej efektywną pracę z personelem. Za jego pomocą mogą dostosowywać działania i zachowanie pracowników, a także identyfikować obszary wymagające większej kontroli. Dokładne opracowanie systemu przenoszenia pracowników jest zapewnione właśnie dzięki takim danym. Przede wszystkim jest to ważne podczas pracy ze specjalistami. Ocena i certyfikacja personelu daje możliwość znacznie wydajniejszego i tańszego przemieszczania się pracowników, zwłaszcza jeśli w chwili obecnej firma nie ma profesjonalnego personelu. System szkolenia i rozwoju personelu jest również opracowywany i udoskonalany, a decyzje dotyczące zwolnienia różnych pracowników są usprawnione.
Warto między innymi wspomnieć, że wszystkie etapy certyfikacji personelu pozwalają na stworzenie systemu motywacji i motywacji pracowników do zwiększania wydajności ich pracy. W rezultacie wzrasta odpowiedzialność każdego pracownika za to, jak kompetentnie wypełnia on swoje obowiązki, a wprowadzane są zachęty w celu zwiększenia profesjonalizmu oraz podniesienia wiedzy i umiejętności. Nie można nie powiedzieć, że w ten sposób indywidualne cele pracowników zbliżają się do zadań, które sama firma musi rozwiązać.
Jaka jest skuteczność?
Skuteczność rodzajów certyfikacji personelu zależy przede wszystkim od tego, jak dobrze przeprowadzona jest procedura, jak zajmują się nią wykwalifikowani specjaliści, a także od zasad, którymi kieruje się polityka personalna kierownictwa firmy.
Wszystkie decyzje organizacyjne, które są podejmowane w firmie i muszą być wzięte pod uwagę i zaprogramowane w procesie przygotowania i początkowego rozwoju systemu certyfikacji, w celu zminimalizowania ewentualnych trudności. Nieprzewidziane sytuacje mogą pojawić się w trakcie samego sprawdzania, więc musisz zrobić wszystko, aby im zapobiec. W ten sposób procedura certyfikacji personelu stanie się znacznie bardziej skuteczna, a także nie obejmie żadnych nieoczekiwanych lub niedokładnych momentów.
Jeśli dana osoba nie zna prawnych aspektów certyfikacji lub po prostu nie przestrzega zasad, takich jak obiektywizm oceny, a także zapewnienie całkowitej poufności wyników, wówczas proces ten da firmie negatywny wynik, co przejawi się w wystąpieniu konfliktu i absolutnie nieuzasadnione wydatki czasu.
Jaki jest cel?
Celem certyfikacji personelu jest ujawnienie możliwości firmy w celu formułowania decyzji na podstawie wyników oceny, a także zapewnienie wpływu na poziom lojalności pracowników i zaangażowanie w firmę. Pomoże to zaangażować każdego pracownika w strategię firmy. Zapewnienie takich wyników można osiągnąć tylko wtedy, gdy istnieje jasno określony cel przeprowadzenia tej procedury, który oczywiście można następnie zmienić zgodnie ze strategią organizacji i ogólnymi celami, a także poziomem wzajemnych powiązań i współzależności tej procedury od innych obszarów pracy z personelem. Z tego powodu takie prace są planowane i organizowane indywidualnie dla każdej firmy.
Jeśli ocena i certyfikacja personelu w przedsiębiorstwie zostanie przeprowadzona w sposób kompetentny, pozytywnie wpłynie to na wszystkie aspekty pracy nie tylko zespołu zarządzającego, ale także specjalistów. Działania związane z samą organizacją, a także certyfikacja, zapewniają znacznie głębsze badanie personelu, poprawiają poprawność ich wyboru, a także umożliwiają bardziej efektywne umieszczanie personelu i jego wykorzystanie. Certyfikacja motywuje do rozwijania aktywności twórczej i inicjatywy ze strony pracowników, co jest szczególnie ważne w nowoczesnych warunkach.
Jak to się odbywa?
Certyfikacja personelu, której przykład można dziś zobaczyć w większości nowoczesnych firm, odbywa się w kilku etapach, z których każdy musi być przeprowadzany niezwykle kompetentnie. Ta procedura wymaga dokładnego podejścia i uwagi specjalistów.
Etap wstępny
W takim przypadku odbywa się przygotowanie projektu wdrożenia certyfikacji. Specjaliści odpowiedzialni za przeprowadzenie tej procedury potwierdzają i przeprowadzają szczegółową prezentację dla zespołu zarządzającego.
Formalizacja norm, zasad i procedur
Specjaliści opracowują kompletny pakiet odpowiedniej dokumentacji, a także podejmują decyzje organizacyjne wraz z zarządem firmy (lub zarząd robi to samodzielnie). Właściwa dokumentacja całej procedury po raz pierwszy pozwala prawidłowo wykorzystać utworzone metody certyfikacji personelu w przyszłości.
Zdecydowanie zaleca się opracowanie również takiego akapitu, jak „Przepisy dotyczące certyfikacji personelu”, który będzie później jednolitym wewnętrznym dokumentem regulacyjnym dla przedsiębiorstw. Określi wspólne wymagania dotyczące częstotliwości, technologii, procesu certyfikacji, a także co obejmuje i jak należy je rozwijać.Sformalizowanie tej procedury w formie dokumentu wywołuje potrzebę sprecyzowania i pełnego uwzględnienia wszystkich zasad, zagłębienia się w najdrobniejsze szczegóły, opisu wszystkich możliwych problemów i szczegółów dotyczących tego, jak powinno się odbyć to wydarzenie.
W ten sposób system certyfikacji personelu stanie się niezwykle przejrzysty, a także zrozumiały dla specjalistów z technicznego punktu widzenia.
Faza próbna
W celu przetestowania proponowanej procedury w dziale zarządzania personelem powstaje projekt pilotażowy. Na tym etapie przeprowadzana jest dokładna kontrola i udoskonalanie każdej sekcji metodologii, która będzie następnie stosowana w przedsiębiorstwie.
Przygotowanie
Przed każdą zaplanowaną z góry procedurą certyfikacyjną specjaliści z działu zarządzania personelem powinni przeprowadzić szczegółowe prace konsultacyjne. W szczególności na dwa tygodnie przed przeprowadzeniem samej procedury przekazywane są szczegółowe kryteria, pytania do egzaminu, odbywa się rozmowa wyjaśniająca, a także konsultacje na temat tego, co zostanie zrobione i jak.
Certyfikacja
Same działania certyfikacyjne są przeprowadzane bezpośrednio, zgodnie z zasadami i metodami opracowanymi przez dział zarządzania personelem na wczesnych etapach.
Podsumowanie
Zespół zarządzający podejmuje decyzje zarządcze, a także omawia wyniki certyfikacji w zespole. Przeprowadzana jest również ocena wymaganego okresu na dalsze certyfikaty.
Wykres
Harmonogram częstotliwości przeprowadzania certyfikacji personelu zależy bezpośrednio od konkretnej wersji tej procedury.
- Inny
Taka certyfikacja jest przeprowadzana co najmniej raz na pięć lat i jest obowiązkowa dla każdego pracownika firmy. Podstawą takiej procedury jest informacja, w jaki sposób działalność zawodowa pracownik w trakcie swojej pracy przez określony czas, a także jaki wkład wnosi do wspólnej pracy zespołu. Informacje te są stopniowo gromadzone we wspólnym banku danych, a następnie mogą być wykorzystane przez kierownictwo do dalszej certyfikacji.
- Nadzwyczajne
Taka certyfikacja jest przeprowadzana, jeśli jest to konieczne, aby ocenić działania, a także indywidualne cechy pracownika, w razie potrzeby, w celu zwiększenia jego pozycji lub w celu utworzenia rezerwy na nominację lub wyboru na studia do dalszego przekwalifikowania. W razie potrzeby określa się również przyczyny niezadowalającej pracy określonej jednostki lub konkretnego pracownika.
- Zaświadczenie o awansie zawodowym lub decyzji o przeniesieniu pracownika do innej jednostki
Ta procedura jest przeprowadzana z uwzględnieniem wymagań nowego proponowanego stanowiska lub nowych obowiązków. Jednocześnie określa się potencjalne możliwości pracownika, a także poziom jego szkolenia zawodowego.
- Powtarzane
Mianowany na podstawie certyfikacji, jeśli pracownik zgłosił pewne uwagi, a także ustalono okres, za który musi je poprawić. Tę procedurę można przeprowadzić według dowolnego kryterium, stosując dowolną określoną lub kilka metod jednocześnie.
- Wygaśnięcie okresu próbnego
W takim przypadku proces certyfikacji personelu jest przeprowadzany w celu uzyskania udokumentowanych wniosków na temat wyników tej procedury, a także sformułowania uzasadnionych zaleceń dotyczących wykorzystania tego pracownika w przyszłości.
Co jest oceniane?
Niezależnie od konkretnej certyfikacji, określa się kilka podstawowych kryteriów.
- Funkcje zachowania
W takim przypadku czynności pracowników są wstępnie analizowane i ustalane są pewne standardy zachowania, które mogą wpływać na wydajność pracy. W przeważającej większości przypadków kryteria służą do oceny personelu, którego praca wymaga bezpośredniego kontaktu z klientami firmy.
- Skuteczność
Wymaga to dokładnego określenia kryteriów wydajności, szczegółowo bada stosowność decyzji podejmowanych przez pracownika, a także ocenia podejmowane przez niego działania. Opcje pomiaru kryteriów wydajności obejmują: ocenę ekspercką kierownictwa, ocenę opłacalności pracownika oraz określenie zadowolenia klienta.
- Poziom osiągnięcia celów
Wymaga to obowiązkowego zdefiniowania dokładnych zadań, a także kryteriów ich rozwiązywania. Zapewnia dogłębną analizę przyczyn niepowodzenia w osiągnięciu określonego celu. Technologie pomiarowe obejmują określenie wyniku ekonomicznego, a także przeprowadzenie oceny eksperckiej. Ponadto określa się stopień wykonania obowiązków służbowych. Analiza ta jest stosowana w tych warunkach, w których obowiązki zawodowe są jasno określone i w jakiś sposób regulowane.
Warto między innymi wspomnieć, że cechy osobowości pracownika podlegają również ocenie, jeżeli zostanie dokonany wybór i dalsze planowanie indywidualnego rozwoju tego pracownika na korzyść organizacji.
Jakie kryteria są stosowane podczas weryfikacji?
Kryteria oceny opracowane w konkretnej firmie są podzielone na dwie główne kategorie:
- Kompetencje zawodowe
Obejmuje to różne kryteria odpowiednie dla zajmowanego stanowiska, a także dla określonego rodzaju działalności. Określane są wyniki pracy, które pracownik osiąga w procesie wypełniania swoich obowiązków, a także ilościowe i jakościowe wskaźniki wydajności w każdym z poszczególnych elementów działania.
- Kompetencje korporacyjne
Ta kategoria obejmuje kryteria, w jaki sposób każdy pracownik rozumie zadania i cele postawione przed firmą, a także jakie posiada ludzkie cechy, które mogą się przydać lub, odwrotnie, zaszkodzić jego pracy.
