Toți participanții la cifra de afaceri sunt obligați să țină evidența - conform legii. Responsabilitatea legală pentru corectitudinea și actualitatea acesteia este atribuită proprietarului sau șefului companiei autorizate de acesta, precum și contabilului șef.
Entități de semnătură
Șeful întreprinderii și contabilul principal, de regulă, semnează toate documentele contabile ale întreprinderii. Un astfel de drept le este atribuit prin lege sau documente interne ale întreprinderii.
Atribuțiile conducătorului sunt de obicei fixate în documentele constitutive și în contract; puterile contabilului șef pot fi fixate în fișa postului său, în ordinea șefului sau în contractul de muncă.
Ce să fac în cazul în care oficialii se schimbă
Schimbarea unui contabil sau director este o afacere destul de supărătoare și necesită o abordare atentă. În acest caz, compania trebuie să notifice nu numai autoritățile de reglementare și banca de servicii, ci și să efectueze corect acceptarea și transferul documentelor contabile primare către un nou angajat.
Din punct de vedere legislativ, o astfel de comandă este furnizată numai organizațiilor bugetare; întreprinderile care se auto-susțin o determină independent, de exemplu, printr-o ordine sau un regulament separat. În orice caz, este întocmit un act de acceptare a documentelor, al cărui exemplu este prezentat mai jos.
Pe baza practicii comerciale predominante, la schimbarea persoanelor responsabile de contabilitate, compania creează un ordin prin ordin al unei comisii speciale care efectuează un audit intern și acceptă documente de la șeful sau contabilul șef.
Un audit nu este obligatoriu, însă, compania poate angaja în mod independent auditori care vor da un aviz cu privire la starea contabilității și a contabilității fiscale. Un astfel de document poate ajuta compania să evite sancțiunile financiare viitoare ale organismelor de inspecție.
Dacă funcționarii în schimb au fost responsabili financiar, atunci se face un inventar obligatoriu al bunurilor și documentelor în modul prescris.
Cum să transferați documentele corect atunci când schimbați un director sau un contabil șef
Pentru încălcarea procedurii de contabilitate la întreprindere, funcționarii sunt responsabili până la răspundere penală, de aceea este atât de important să aranjați corect recepția și transferul documentelor la schimbarea acestora.
Cazurile sunt transferate directorului sau contabilului șef nou și în absența candidaților la comisie sau angajatului numit prin ordin. Comisia sau ofițerul executiv transferă ulterior documentele acceptate directorului sau contabilului șef nou. Dacă contabilul șef se schimbă, șeful întreprinderii poate accepta direct documentele.
Actul se execută în trei exemplare: unul pentru angajatul pe schimb, al doilea pentru salariatul numit, al treilea pentru contabilitate. Un act de acceptare a documentelor la schimbarea directorului este semnat de către membrii comisiei sau de un angajat responsabil, contabil șef și nou șef. Și în cazul unei modificări a contabilului șef, acest lucru se face de către membrii comisiei, șeful întreprinderii și noul contabil.
Act de acceptare a documentelor: eșantion
Conținutul documentelor de transfer este determinat de întreprindere de unul singur. Mai jos este actul de primire și transmitere a documentelor la schimbarea contabilului șef. Aceasta este o opțiune indicativă, de exemplu, o întreprindere.
Actul de acceptare a documentelor contabile primare ale SRL „Rank”.
Data, locul compilării.
Noi, directorul OOO Rang, Pavlov Ivan Trofimovich, acționând în baza Cartei, membrii comisiei pentru acceptarea documentelor de către economistul Olepta V.V., contabilul Kud N.P., arhivistul T. Rudenko, acționând în baza ordinului, cu pe de o parte, și contabilul-șef V. A. Alferova, acționând pe baza unui ordin pentru ocuparea forței de muncă și fișele postului, pe de altă parte, acest act a fost întocmit prin faptul că Alferova V.A. Transferuri și SRL „Rang” în persoana directorului și comisia acceptă următoarele documente ale SRL „Rank” pentru perioada aprilie 2010 - aprilie 2015 (listă detaliată):
- facturi pentru eliberarea de bunuri și facturi fiscale, acte privind eliberarea de bunuri și materiale și bunuri, contracte, facturi, acte de muncă efectuate, acte reconcilieri;
- raportare fiscală și financiară;
- descifrarea sumelor datoriei, activelor și pasivelor
- documentația salariului;
- acte de acceptare și transfer de documente în arhivă;
- inspecții ale autorităților de reglementare (dacă există).
Directorul și comisia au stabilit un deficit de 1 factură fiscală din data de 04.01.2014 în baza contractului de furnizare nr. 3 din 01.01.2014. Asupra acestui fapt de la V. Alferova. s-a primit o notă explicativă și s-a solicitat contrapartidei un duplicat al documentului lipsă.
Restul comentariilor privind înregistrările contabile nu sunt disponibile.
Verificarea auditului iar inventarul nu a fost realizat din lipsă de justificare.
Actul a fost întocmit în trei exemplare autentice: unul pentru V. A. Alferova, al doilea pentru departamentul de contabilitate al SRL „Rank”, al treilea pentru directorul LLC „Rank” și semnat de trei părți.
Consiliere juridică: pentru comoditate, lista documentației poate fi emisă sub forma unei anexe obligatorii la actul de acceptare.
Cine și cum să anunțe despre schimbarea persoanelor responsabile
În termen de 10 zile de la data modificărilor, întreprinderea trebuie să notifice autoritățile fiscale schimbarea persoanei responsabile. O astfel de notificare este emisă prin transmiterea unui formular de înregistrare aprobat.
De asemenea, este necesar să solicitați pentru o bancă de servicii un nou card cu semnături-tip, notariat.
Dacă compania are o semnătură digitală electronică, atunci trebuie să contactați centrul de certificare pentru a o anula pe cea veche și pentru a emite o nouă semnătură digitală, necesară pentru depunerea rapoartelor electronice.
În cazul unei schimbări de director, este necesar să se efectueze modificări și în registrul de stat al întreprinderilor: este prevăzut un formular special pentru aceasta.
Responsabilitate și sancțiuni
În cazul în care au apărut încălcări interne în timpul transferului cauzelor, comisia trebuie să solicite explicații în scris directorului sau contabilului șef. Dacă documentul lipsește sau distruge, este necesar să notificați în scris autoritățile de aplicare a legii și să includeți reprezentantul acestora în comisie.
Legea stabilește că semnatarii poartă responsabilitatea contabilității incorecte, cu toate acestea, aceasta nu scutește compania de posibile sancțiuni în timpul inspecțiilor. Noul director sau contabil nu va fi răspunzător pentru greșelile precedentului și pot fi impuse sancțiuni financiare întreprinderii, ca entitate comercială. De aceea, este atât de important să se întocmească corect procesul de primire și transmitere a documentelor la schimbarea funcționarilor.
Actul de transfer al afacerilor contabilului șef
