Un nou cuvânt englezesc „back office” a apărut în viața de zi cu zi a Rusiei. Ce este asta Ce funcții îndeplinește? În ce companii există? Să încercăm să înțelegem mai detaliat.
Back office. Ce este asta
Aceste unități există în multe organizații. Un birou este un departament sau un departament al unei companii care are anumite funcții. Este vorba despre rutină, administrativ și service. În mod tradițional, funcțiile includ și tehnologia informației (administrare și asistență), resurse umane și contabilitate.
În unele organizații, se prescriu separat direcții de lucru suplimentare pe care biroul de serviciu trebuie să le efectueze. Ce este asta Adesea, angajații acestui departament sunt angajați în contabilitatea statistică și analitică a vânzărilor, achizițiilor, soldurile de inventar și întreținerea arhivei.
Dacă acest birou este o divizie a băncii, atunci funcțiile includ operațiuni de compensare, servicii curente de decontare a numerarului, etc.
Istoric de birou
În etapele inițiale ale dezvoltării afacerii, amenajarea spațiilor oricărei companii a fost specială. Prim-planul a fost ocupat de așa-numita recepție. Acest lucru a fost făcut astfel încât clienții să aibă posibilitatea de a găsi rapid și ușor angajatul potrivit. Desigur, conducerea a investit foarte mult în această cameră, făcând reparații costisitoare, curățenie și mobilier. Recepția ar fi trebuit să facă cea mai bună impresie, deoarece este „fața” oricărei companii.
Angajații săi trebuie să fie, de asemenea, consistenți în stilul de îmbrăcăminte și comportament. Aceasta este partea publică a oricărei companii.
În fundal, biroul din spate a fost localizat în mod tradițional. Acesta este un astfel de loc în care s-a desfășurat producția în sine, exista un sistem de spații administrative, diverse departamente, depozite etc.
Prin urmare, aceste teritorii au fost, în mod tradițional, murdare, sumbre și nu foarte bine îngrijite. Prezentarea acestor spații nu a fost foarte urmărită, deoarece clienții nu au apărut niciodată în ele. În mod firesc, nu sunt impuse cerințe speciale pentru apariția angajaților. Mai multă atenție a fost acordată abilităților profesionale.
Această împărțire a biroului în două diviziuni mari care îndeplinesc funcții diferite s-a dovedit bine și există până în prezent.
Angajații de la birou creează o „imagine” frumoasă pentru companie. În același timp, compania dezvoltă și înflorește datorită personalului din back-office. De ce? Să aruncăm o privire.
Semnificația și importanța back-office-ului pentru dezvoltarea companiei
Practica arată cât de mare este rolul acestei unități pentru organizație.
În primul rând, back-office-ul ajută la menținerea reputației companiei într-un mediu extrem de competitiv. Desigur, dacă angajații își îndeplinesc bine și clar sarcinile. Într-adevăr, pentru orice client, principalul criteriu pentru o companie bună este un serviciu de calitate. Datorită angajaților din spate, se efectuează un ciclu complet al unei anumite operațiuni.
În al doilea rând, gestionarea riscurilor este realizată și de birou. Ce aduce acest lucru companiei? Angajații acestui departament elaborează rapoarte, selectează date, factori și fac calcule pe baza deciziilor de conducere luate. Prin urmare, corectitudinea și acuratețea lor este foarte importantă pentru viitorul companiei. Angajații lucrează extrem de responsabil, reducând semnificativ riscurile.
În al treilea rând, serviciul de back office dezvoltă, de asemenea, noi metode de economisire și propuneri de raționalizare. Desigur, angajații nu câștigă direct resurse financiare pentru companie. Dar pot influența indirect acest proces.
Back office în bancă
Este o unitate de contabilitate operațională. Datorită activității sale, activitățile principalelor departamente sunt asigurate.
Back office este implicat în contabilitatea și înregistrarea tranzacțiilor cu valori mobiliare, gestionarea pasivelor și a activelor, precum și în decontări cu clienții. Dar acesta este doar vârful aisbergului.
Back office efectuează operațiuni de procesare a împrumuturilor. În plus, angajații se implică adesea în deschiderea contului, contabilitatea și gestionarea riscurilor.
Back office. Executarea documentară și susținerea unei tranzacții pe piața valorilor mobiliare
În bănci, biroul principal este adesea format din mai multe divizii. Mai ales dacă organizația face un număr mare de tranzacții pe piața valorilor mobiliare. Atribuțiile angajaților includ prelucrarea electronică și documentară, sprijinul acestora. Să ne lămurim mai detaliat pe asta.
În primul rând, salariatul de birou menține un registru de tranzacții, întocmește un contract de vânzare a valorilor mobiliare ale unui anumit emitent.
Urmează procesul de reînregistrare a valorilor mobiliare. Acesta este un transfer de proprietate. Pentru a începe acest proces, angajatul din back-office trebuie să emită o comandă de transfer și să legitimeze tranzacția curentă.
După efectuarea reînregistrării și primirea unui document justificativ, angajatul controlează procesul de decontare finală.
Angajatul din spate are o responsabilitate foarte mare. Dacă există cea mai mică inexactitate în procesul de documentare, tranzacția este recunoscută ca fiind nevalidă. Drept urmare, clientul va avea de suferit, iar compania va suferi pierderi grave.
În plus, biroul secundar este angajat în tranzacții analitice (interne) între departamente din organizație în sistemul de redistribuire a finanțelor.
Pentru domeniul comerțului din ultimii ani, ei folosesc adesea o varietate de programe de automatizare back-office.
Back office cu amănuntul
Atunci când organizează o afacere, un manager se confruntă cu multe probleme. Este necesar să oferim podul de tranzacționare cu mărfuri, să automatizăm contabilitatea depozitelor la întreprindere, să gestionăm prețurile, să interacționăm cu furnizorii și sucursalele.
Pentru a rezolva aceste și multe alte probleme, după cum sa menționat, există programe speciale pentru back-office.
În sistemul de vânzare cu amănuntul, angajații unei astfel de unități vor ajuta la controlul sosirii și eliberării mărfurilor, anularea și mutarea, reevaluarea, efectuarea de retururi, numerar operațiuni bancare lucrați cu echipamente comerciale.
Pachetul software poate avea diferite configurații: comerț cu amănuntul nealimentar, magazin de comodă, magazin de comodat sau supermarket. În prezent există o alegere.
Reteaua de birou
Principalele domenii de activitate în comerțul cu rețele sunt:
- efectuarea de modificări și completări la o gamă largă de bunuri;
- schimb de date între departamente;
- contabilitate centralizată;
- obținerea de rapoarte operaționale despre funcționarea sucursalelor etc.
Pentru a facilita munca și pentru a asigura interacțiunea biroului cu o rețea de puncte de desfacere, ei folosesc adesea o versiune automatizată a back-office. Aceste programe permit organizației să lucreze mai eficient și mai rapid.
Back office în catering
Lucrările personalului de catering din birou sunt în principal operațiuni în curs de desfășurare. În mod tradițional, includ următoarele:
- comiterea operațiunilor obligatorii de rutină;
- efectuarea contabilității mărfurilor și depozitelor;
- procesul de control asupra producției de vase;
- colectarea și analiza datelor;
- pregătirea rapoartelor.
În funcție de mărimea și cifra de afaceri a organizației, biroul central din comerț numără, de obicei, de la trei la treisprezece până la cincisprezece persoane.
În prezent, după cum s-a menționat, există sisteme automatizate care să faciliteze implementarea operațiunilor pe care angajații trebuie să le efectueze. Acesta este, desigur, un moment pozitiv pentru șeful organizației. Dar nu întotdeauna pentru muncitori. Practica arată că achiziția de sisteme automatizate care efectuează cea mai mare parte a activității de back-office duce la reducerea personalului.
