Ce este o scrisoare de răspuns și cum să o compun?

În corespondența de afaceri, fiecare document are propriul său sens și poate afecta, într-un fel sau altul, relația dintre parteneri. Printre numărul uriaș de diferite tipuri de astfel de documente, un loc special îl ocupă scrisoarea de răspuns.

Clasificarea documentelor de afaceri

În relațiile dintre părți, majoritatea problemelor sunt soluționate în scris. Și conform legii, după cum știți, acordurile verbale nu sunt valabile. Prin urmare, fiecare companie trebuie corespondență de afaceri. Este un mijloc general de schimb de informații ca urmare a contactelor oficiale între diverse organizații și întreprinderi.

Toate scrisorile de afaceri sunt împărțite în două categorii:

1. Cele care necesită un răspuns obligatoriu.
2. Cei care nu au nevoie de o astfel de reacție.

Scrisoarea de răspuns aparține celei de-a doua categorii. Este unul dintre tipurile comerciale de documente, împreună cu o scrisoare de solicitare, informații, avertizare, ofertă, memento sau prezentare. Astfel de valori mobiliare sunt de obicei utilizate în momentul încheierii și sprijinirea suplimentară a diferitelor acorduri și alte acorduri între părți. Scrisoarea de răspuns, spre deosebire de celelalte, nu cere nimic și nu oferă nimic. Conține numai informații solicitate anterior de cealaltă parte.

Confirmarea aplicației

O scrisoare de răspuns este pregătită în diferite cazuri. Aceasta poate fi o reacție la o plângere, cerere sau solicitare specifică. Mai mult, poate fi atât pozitiv, cât și negativ. În cel de-al doilea caz, documentul va prezenta deja un fel de scrisoare de respingere. Dar este necesar să-i oferim o explicație detaliată a motivelor care au dus la o astfel de decizie. De exemplu, putem lua în considerare cazul când compania a primit o comandă scrisă oficială pentru fabricarea unui anumit tip de produs pentru o anumită perioadă. Dacă o astfel de cooperare este de dorit pentru întreprindere, atunci este necesar să răspundem imediat. Răspunsul este arbitrar. Poate începe cu cuvintele: „Vom completa” sau „Vom produce”. Ca perioadă, este mai bine să indicați data expedierii, ținând cont de timpul necesar pentru producerea mărfurilor și transferul acestora în depozit. În plus, este necesar să se prevadă condițiile de plată, deoarece clientul poate conta pe mai multe etape. În plus, rămâne doar să calculați suma totală și să furnizați detaliile dvs. pentru care clientul va face transferuri de bani. Un astfel de document este de obicei semnat de director și contabil șef, iar la sfârșit sunt raportate coordonatele executorului direct.

Corespondența cu indivizii

Unele întreprinderi, prin natura activității lor, au contact direct cu persoanele fizice. Aceasta poate fi o organizație care lucrează în sectorul serviciilor sau o companie care produce bunuri de larg consum. Informații de natură foarte diferită, atât pozitive, cât și negative, pot veni la adresa unei astfel de întreprinderi de la cetățeni. Cu toate acestea, necesită un răspuns adecvat și un răspuns obligatoriu. În astfel de cazuri, nu vă puteți limita la o conversație personală sau un apel telefonic. Un cetățean trebuie să primească clarificări complete cu privire la toate problemele care îl interesează. Acesta ar trebui să fie un răspuns detaliat la scrisoare.

Un eșantion de astfel de document trebuie să îndeplinească anumite cerințe:

1. Pentru orice corespondență de afaceri este mai bine să utilizați formularul oficial.
2. Este necesar să se țină seama de caracteristicile pregătirii acestor documente.Principalul lucru este că acestea ar trebui să fie scrise în conformitate cu regula cunoscută a paralelismului, adică să conțină același vocabular și rânduri lingvistice care au fost utilizate de autorul-inițiator. Acest lucru va maximiza înțelegerea reciprocă.
3. Asigurați-vă că faceți un link către scrisoarea de solicitare, indicați numărul și data acesteia.
4. Este mai bine să începeți textul cu expresia: „La numărul dvs. de scrisoare ...”, „Ca răspuns la solicitarea dvs.…” sau „Vă informăm…”.

Următoarea este o declarație a faptelor și se ia o decizie finală.

Strict formal

Dacă doriți să răspundeți la scrisoarea oficială, atunci trebuie să faceți acest lucru corect. Trebuie amintit că un astfel de recurs trebuie să fie cu siguranță politicos și corect. Nu uitați și despre alfabetizare. Este ridicol să vezi erori evidente în informațiile furnizate de o organizație de încredere.

Încă de la început, adresa este tipărită în colțul din dreapta sus. Este o copie exactă a celor indicate pe plic. Răspunsul este dat întotdeauna la un fel de solicitare, prin urmare, în ștampila de înregistrare din stânga sus, trebuie notate detaliile sale originale (numărul și data plecării). Apoi vine un scurt apel către destinatar (puteți indica pur și simplu prenumele fără inițiale). Textul trebuie să conțină explicații detaliate privind problema de interes. Ca argumente, ar trebui utilizate doar datele verificate. În niciun caz nu se poate baza pe zvonuri și speculații. Dacă este necesar, puteți utiliza extrase din reglementări cu articolele relevante. Directorul întreprinderii semnează un astfel de document și se face o notă puțin mai mică cu datele numelui și numărul de telefon al executivului responsabil.