Printre întreaga varietate de documente legate de corespondență de afaceri un loc special este scrisoarea de scuze. Pentru a compila corect, trebuie să aveți o idee clară de lucrări de acest fel.
Caracteristica documentului
Activitățile oricărei organizații sunt legate de soluția unei mari varietăți de producție și alte probleme. Uneori, există situații când acțiuni incorecte ale unei părți pot duce la probleme pentru ambii parteneri. Astfel de conflicte necesită rezolvare imediată. În aceste cazuri este întocmită o scrisoare de scuză.
Mai degrabă, poate fi atribuită lucrărilor. eticheta de afaceri. Un astfel de mesaj are două funcții. În primul rând, partea vinovată trebuie să-și ceară scuze destinatarului pentru inconvenientele cauzate de acesta. În al doilea rând, scrisoarea de scuză ar trebui să poarte o dorință pozitivă și dorința de a menține relații bune și înțelegere reciprocă între părți. Cu acesta, trebuie să încercați să neteziți colțurile ascuțite și să rezolvați problema în mod pașnic. O scrisoare de scuză este de obicei trimisă în următoarele cazuri:
- Acțiunile necalificate ale unuia dintre angajați au devenit publice și au dus la subminarea reputației însoțitorului.
- A existat o neînțelegere între angajații celor două companii.
- Există o neîndeplinire clară a obligațiilor contractuale.
- Forța Majeure.
Fiecare dintre aceste situații, în felul său, a dus la apariția unui conflict care trebuie încercat să fie rezolvat cu sinceritate
Reguli de înregistrare
Pe o antet, trebuie să fie întocmită o scrisoare oficială de scuză, care este o foaie A4 cu detaliile tipărite pe ea, aranjate într-un anumit fel. Este scris în numele șefului unei întreprinderi și este direcționat către întreaga echipă a alteia. Desigur, pentru că cel mai adesea regizorul își cere scuze nu pentru el însuși, ci pentru acțiunile subordonaților săi.
Uneori, o astfel de scrisoare este întocmită de reprezentantul responsabil al companiei și o adresează clientului inconvenient. o astfel de tipul scrisorii considerat unul dintre cele mai dificile. Cuvintele trebuie alese astfel încât să dorească să creadă în sinceritatea lor. Rezultatul cazului depinde foarte des de acest aspect. Acțiunile greșite ar trebui să fie întotdeauna capabile să recunoască și să încerce să utilizeze fiecare oportunitate pentru a remedia totul. Reprezentantul părții opuse trebuie să creadă că greșeala făcută nu va fi repetată în viitor. Un astfel de apel are ca scop minimizarea conflictului pentru a menține parteneriate bune în viitor.
Structura documentului
Pentru a pregăti o scrisoare de scuză, nu trebuie să aveți o probă la îndemână. Poate fi compus independent. Pentru a face acest lucru, trebuie să amintim mai întâi că scrisorile de această natură constau de obicei din trei părți:
- introductiv (introductiv);
- de bază;
- finală.
Pentru scrierea textului, este mai bine să utilizați un plan special cu ajutorul căruia va fi mai ușor să vă exprimați constant gândurile.
În acest recurs, se pot distinge mai multe puncte:
- În primul rând, trebuie să vă exprimați aprecierea pentru faptul că partenerul a raportat situația.
- Apoi, exprimă-ți regretul că totul s-a întâmplat așa.
- Următoarele sunt scuze imediate.
- După aceasta, trebuie să încercăm să explicăm motivul pentru care s-a produs o astfel de neînțelegere.
- La sfârșit, trebuie să-i asiguri pe destinatarul recunoștinței sincere și să-ți exprimi speranța pentru reluarea relațiilor anterioare. În plus, merită să subliniem separat importanța muncii în echipă.
