Activitatea oricărei organizații, de regulă, este asociată cu un număr mare de documente. Este vorba despre corespondența primită și răspunsurile trimise la aceasta, diverse comenzi și declarații ale angajaților, instrucțiuni tehnice și rapoarte contabile. Toate acestea necesită contabilitate și optimizare în timp util. Una dintre opțiunile pentru soluționarea acestei probleme este un inventar al documentelor.
În conformitate cu legea
Specialistul care lucrează la birou la întreprindere știe cel mai bine ce este un inventar de documente. Pe parcursul anului, o cantitate uriașă de hârtii trece prin ea. Toate sunt importante și fiecare joacă un rol special în rezolvarea acestei probleme sau a aceleiași probleme. Este pur și simplu imposibil să aruncați un astfel de bagaj, deoarece fiecare dintre aceste documente are o anumită perioadă de depozitare în timpul căreia este valabilă și poate veni foarte la îndemână. Astfel de documente sunt de obicei depuse în arhivă, unde sunt tot timpul.
În orice moment, acestea pot fi preluate de acolo și folosite conform destinației. În Legea federală „Cu privire la problemele arhivistice” din octombrie 2004, o listă cu toate posibilele tipuri de documente și fiecare dintre ei are un termen specific pentru care trebuie să fie alături de proprietar. Dar cum să iei în considerare cantitatea uriașă de hârtii primite pentru depozitare? Pentru aceasta există un inventar al documentelor. Acesta este compilat de către angajatul responsabil de arhivare și este o completare obligatorie la fiecare dosar sau caz trimis pentru stocarea pe termen lung.
Trimiterea de lucrări importante
De asemenea, secretarul de la întreprindere întocmește adesea un inventar de documente. Aceasta nu înseamnă înregistrarea corespondenței de intrare sau de ieșire. Pentru aceasta, fiecare secretar are un jurnal special. Acolo, momentul primirii sau expedierii scrisorii este înregistrat în consecință, indicând data, destinatarul și funcționarul executiv. In unele cazuri, inventarul poate fi inclus într-o astfel de corespondență.
De exemplu, o organizație trimite un pachet de documente la adresă. Nu pot fi doar introduse într-un plic și aruncate într-o cutie, lipind un timbru. Unde este garanția că documentele vor ajunge în întregime? Desigur, dacă acestea sunt broșuri sau pliante simple, atunci nu vă faceți griji. În orice moment pot fi trimise din nou. Dar uneori trebuie să trimiteți documente serioase la o cerere oficială. În acest caz, pe lângă principalele valori mobiliare, în pachet trebuie să fie anexate o scrisoare de întâmpinare și un inventar, care va fi o listă de documentație trimisă la această adresă.
Transfer de documente
Angajații care sunt implicați în contractare știu foarte bine care este un inventar de documente. Puteți face cu ușurință un eșantion.
Principalul lucru este că această lucrare conține toate informațiile necesare:
- Numele expeditorului este scris în colțul din stânga sus sau se pune ștampila companiei.
- În dreapta se află datele destinatarului (numele companiei și numele complet al conducătorului acesteia).
- Sub centru se află numele. De exemplu, va fi o „Listă de documente care trebuie transmise contractului”, al căror număr și dată trebuie indicate.
- În plus, se întocmește la întâmplare un tabel, în care trebuie să existe cel puțin 4 coloane (numărul în ordine, numele documentului, numărul și data acestuia, numărul de copii, numărul de foi).
- După aceea, se face o înregistrare finală despre câte documente sunt transferate conform acestui inventar. De asemenea, trebuie să calculați numărul total de foi de atașament.
- În partea de jos a paginii, se face o notă despre cine a transferat și primit aceste documente cu data, prenumele și poziția.
Aceasta este cea mai obișnuită listă de documente, un eșantion cunoscut de către orice funcționar ca număr de formular poștal 107. Formularele gata pot fi preluate în prealabil la orice birou poștal pentru a le completa și a le verifica încet la locul de muncă.
Subtilități de arhivare
Orice angajat al arhivei este familiarizat cu lista documentelor de caz. Se realizează în timpul transferului de valori mobiliare pentru depozitare. Acest document nu este doar conținutul unui folder specific. În orice moment este posibil să găsiți informațiile necesare într-un număr imens de lucrări.
Comenzile, rapoartele și alte investiții sunt sistematizate și rezumate într-un tabel, care ar trebui să conțină șase coloane necesare:
- Număr de serie.
- Indexul unui document specific în conformitate cu nomenclatorul.
- Data acesteia (cea indicată la înregistrare).
- Titlu (comandă, scrisoare, contract).
- Numere de foi.
- Notă.
Masa poate fi destul de mare. În orice caz, la sfârșit, ar trebui făcută o înregistrare finală despre câte documente sunt listate în ea, precum și despre numărul total de pagini calculate. Acum, căutând un astfel de folder, puteți găsi cu ușurință hârtia dorită după parametrii necesari, fără a face eforturi speciale.
Caracteristici ale inventarului
Lista internă de documente necesită cunoștințe speciale și atenție specială din partea compilatorului său. Uneori erorile de proiectare au ca rezultat pierderea hârtiei într-un flux imens de informații. Fiind în afara locului, ea zboară din vedere.
De exemplu, pt inspecție programată Inspectoratul fiscal a avut nevoie de un raport în urmă cu anul trecut și a fost depus cu neglijență împreună cu alte documente. A existat o situație în care un angajat al întreprinderii nu poate confirma această informație sau informațiile furnizate anterior. O astfel de neînțelegere poate duce la o amendă pentru organizație și o pedeapsă pentru angajații responsabili pentru furnizarea informațiilor și stocarea documentelor. Suma pierderii depinde de importanța datelor căutate. Pentru a preveni acest lucru, înregistrările documentelor trebuie păstrate în mod corespunzător. Acest proces, desigur, este foarte complex și consumă mult timp. În plus, este necesar să se țină seama de stadiul și secvența de mai multe proceduri.
Fișiere personale ale angajaților
Serviciul de personal al oricărei întreprinderi sau organizații este, de asemenea, o secțiune prin care trec multe documente diferite. Majoritatea acestora sunt acumulate în dosarele personale ale angajaților.
Acestea sunt păstrate în loc până la concediere și numai după aceea sunt arhivate. În acest caz, ofițerul de personal trebuie să întocmească un inventar al dosarelor personale. Este de remarcat faptul că în legislația Rusiei nu există anumite reguli privind pregătirea acesteia. Toate regulile sunt luate din epoca sovietică. În conformitate cu acestea, un astfel de inventar ar trebui să fie un tabel tip format din șapte coloane:
- Numărul în ordine.
- Indexul unui document specific.
- Data.
- Titlul și rezumatul documentului.
- Numere de foi.
- Data la care documentul a fost inclus în fișier.
- Notă pentru note speciale.
La sfârșit, se calculează numărul total de documente enumerate în listă. Toate acestea se fac sub semnătura ofițerului de personal care indică data transferului cauzei.
