Angajații departamentului de personal trebuie să aibă informații precise, complete și obiective despre toți angajații întreprinderii care se află în personalul acesteia. Documentația înregistrărilor individuale, care conține informații despre activitățile profesionale ale fiecărui lucrător, este colectată într-un fel de dosar. În continuare, avem în vedere modul în care se realizează formarea fișierelor personale ale angajaților la întreprindere. 
Informații generale
Dosarul pentru angajat este necesar pentru sistematizarea informațiilor disponibile, pentru a le rezuma într-un singur loc. Fișierul personal al angajatului, al cărui eșantion va fi prezentat mai jos, este un set de documente referitoare la:
- Ocuparea forței de muncă.
- Proces de promovare.
- Respectarea regulilor disciplinei muncii.
- Încetarea relațiilor cu angajatorul și alte persoane.
Principalele categorii de angajați
Trebuie menționat că gestionarea dosarelor personale ale angajaților nu este obligatorie în raport cu toți angajații. Un exemplu este Legea Federală nr. 79. Acesta prevede înregistrarea obligatorie a dosarelor personale ale angajaților care se află în serviciul public. Pentru alți lucrători, procedura de întocmire a dosarului poate fi determinată prin acte de reglementare de natură locală. Fișierele personale pot fi păstrate de următorii angajați:
- Manageri (șefi de întreprinderi, adjuncți, asistenți).
- Șefii diviziunilor structurale și adjuncții acestora.
- Specialisti conducatori (principali).
- Muncitori responsabili.
- Angajații care sunt incluși în rezerva de personal pentru transfer la posturi de importanță deosebită.
- Specialiști care asigură activitatea aparatului de management al întreprinderii.
Beneficiile compilării unui dosar
Trebuie menționat că fișierul personal al unui angajat este o sursă foarte convenabilă de date despre fiecare lucrător. Într-un dosar, sunt colectate toate copiile documentelor personale ale angajatului, comenzile luate în legătură cu el și așa mai departe. Acest lucru vă permite să faceți cele mai complete caracteristic pentru angajat, să-și observe meritele sau, invers, orice încălcări și abuzuri comise de acesta în timpul activităților sale profesionale la întreprindere.
Acte interne ale întreprinderii: dosarul personal al salariatului
Documentele sunt colectate și compilate de diverși angajați, la discreția conducerii. Dacă se presupune că dosarele cu acte personale pentru toți angajații, atunci este recomandabil să se creeze un act local adecvat. În plus, ar trebui inclusă o secțiune care să prevadă necesitatea deschiderii dosarului personal al unui angajat pentru fiecare angajat cu normă întreagă, inclusiv personal tehnic. La unele întreprinderi, managerii preferă să elaboreze un act separat care să stabilească toate specificul compilării dosarului. 
Principalele nuanțe
Indiferent de forma de regulament pentru întocmirea dosarelor pentru angajați, atunci când lucrați cu aceștia, ar trebui să determinați:
- Categorii de angajați pe care sunt depuse dosare personale. Vor fi toți angajații sau doar grupuri separate dintre ei. De exemplu, acesta poate fi doar manager al tuturor departamentelor de management.
- Modul în care este întocmit dosarul personal al salariatului. Eșantionul trebuie să includă toate secțiunile și coloanele necesare în care sunt introduse informații despre specialist.
- Componența lucrărilor care sunt colectate în dosar. Totodată, este indicat ce documente sunt depuse sub formă de copii și care sunt în original.
- Ordinea în care sunt întocmite dosarele.
- Reguli pentru familiarizarea angajatului cu hârtiile de pe el.
- Procedura de stocare a fișierelor personale ale angajaților.
Este necesar un dosar pentru un loc de muncă cu fracțiune de normă?
Acest lucru va depinde dacă angajatul ocupă o poziție în care fișierul personal al salariatului este necesar. În același timp, un nou dosar este de obicei început pentru cronometrele externe, iar pentru folderele interne, documentele corespunzătoare sunt depuse în dosarele existente. Dacă întreprinderea prevede desfășurarea obligatorie a afacerilor personale în actele de reglementare, atunci acestea vor fi, de asemenea, angajate pe locuri de muncă cu normă parțială, în conformitate cu procedura stabilită.
Pentru lucrătorii cu fracțiune de normă, dosarul este întocmit conform regulilor generale definite la fiecare întreprindere particulară. Conform art. 283 din Codul Muncii, un cetățean, atunci când îl numește în funcție concomitent, prezintă un pașaport sau un alt document care îi atestă identitatea. Dacă funcția necesită cunoștințe speciale, angajatorul are dreptul să ceară viitorului specialist să prezinte o diplomă sau un alt document despre educație sau formare (sau o copie a acesteia, certificată în mod corespunzător). Atunci când solicită o întreprindere cu condiții de muncă dificile sau periculoase (dăunătoare), angajatorul poate solicita un certificat al naturii și condițiilor de activitate la locul principal al salariatului. Copii ale documentelor depuse trebuie depuse la dosarul personal. 
Compilație inițială
Crearea fișierelor personale se realizează pentru o grupare ordonată a informațiilor documentate despre angajați direct în procesul de stabilire a relațiilor de muncă cu aceștia. Compilarea, de regulă, se face într-un folder separat pentru fiecare angajat. Această formă de conducere a afacerilor personale este considerată cea mai convenabilă modalitate de organizare a informațiilor. În același timp, trebuie amintit că este interzisă primirea, prelucrarea și atașarea la dosar a informațiilor care indică convingerile sale politice, religioase și de altă natură, viața privată, apartenența la organizații publice, inclusiv sindicatele.
Cerințe de bază
În practică, atunci când compilați fișiere personale, documentele sunt plasate într-un folder. Pe coperta sa a fost atașat numărul de serie alocat dosarului. În cadrul acestuia, dosarul personal al salariatului este înregistrat în jurnalul (cartea) contabilă corespunzătoare. Această cerință este cuprinsă în art. 695, punctul b din Lista documentelor de model de arhivă create în procesul de funcționare a organelor de stat, autoritățile locale cu indicarea perioadei de păstrare. După ce angajatul părăsește întreprinderea, dosarul său este eliminat din dosar. Apoi fișierul personal este executat pentru transfer în arhivă și depus. 
Informații despre jurnalul contabil (carte)
Acest document poate conține următoarele date:
- Numărul dosarului.
- Numele complet specialist.
- Numărul de dosare inițiale.
- Data transferului documentelor în arhivă.
- Alte informații furnizate politica internă întreprindere.
Executarea inițială presupune o grupare de documente care atestă angajarea unui cetățean, apoi toate informațiile legate de activitățile profesionale ale unui angajat din organizație.
Lista de date master
În legislație, lista documentelor care ar trebui incluse în fișierele personale nu este definită. Pentru funcționarii publici, se prevede că dosarul lor conține date personale și alte date cu privire la admiterea în serviciu, transmiterea acestuia și concedierea. Informațiile personale includ, de asemenea, informațiile necesare pentru a asigura activitățile unei agenții de stat. 
Dosarul conține și:
- Lista internă a lucrărilor.
- Fișă de înregistrare personală sau formular de cerere.
- Autobiografia.
- copii:
- document de identitate;
- certificat de asigurare;
- TIN (dacă este furnizat de un angajat);
- certificate de înregistrare militară pentru reclame și cetățeni supuși;
- titluri care confirmă dreptul specialistului la deduceri fiscale, prevăzute la art. 218 Cod fiscal;
- certificate de stabilire a nivelului de restricții privind handicapul, dizabilitatea (atunci când este furnizat de un specialist);
- ordine (ordine) de admitere în stat;
- fișa postului;
- un acord privind acceptarea răspunderii (dacă poziția o prevede);
- contract de muncă (dacă originalul este păstrat într-un folder separat).
5. Documente privind accesul la informații care constituie un secret protejat de lege (dacă îndeplinirea îndatoririlor unui specialist implică utilizarea acestor informații).
6. Rezultatele examinării medicale preliminare (examinare), care se realizează pentru a stabili adecvarea profesională (în cazurile prevăzute de lege).
Lucrări suplimentare
Pe parcursul activității specialistului, în dosarul personal pot fi depuse următoarele:
- Copii de acorduri ale contractului principal (sau copii ale acestora).
- Notificări privind modificările condițiilor contractului de muncă la inițiativa angajatorului.
- copii:
- rapoarte și note explicative, declarații și petiții ale salariatului cu privire la diverse probleme;
- ordine (comenzi) privind transferul unui angajat într-o altă activitate (poziție), privind înlăturarea sancțiunilor disciplinare, stimulente, încetarea activității la întreprindere;
- carte de muncă.
4. Rezultatele examinărilor medicale periodice (obligatorii).
5. Materiale de certificare (dacă poziția necesită aceste măsuri).
6. Alte documente referitoare la activitățile specialistului în întreprindere. 
Fotografie de specialitate
Este prezentă și în dosarul personal. De obicei, se folosește o fotografie 4x6. Pe spatele său este scris numele complet angajat. Este indicat să schimbați fotografia cel puțin o dată la 5 ani sau la o anumită vârstă. Această problemă este reglementată la discreția autorităților.
Schimbă detalii
Muncitorii care sunt responsabili de pregătirea și desfășurarea activității ar trebui să își monitorizeze starea și să actualizeze în timp util informațiile. Nu este necesară modificarea chestionarului sau a fișei de înregistrare, precum și necesitatea unui specialist să completeze din nou lucrarea. Toate ajustările se fac prin întocmirea de acte individuale. Acestea sunt numite adăugări la o anumită secțiune (adăugare la chestionar, de exemplu). De regulă, acestea sunt prezentate sub formă de tabel. Dezvoltarea de forme adecvate este la latitudinea angajatorului.
