Datorită faptului că în viața de zi cu zi întâlnim în mod constant documente la serviciu și acasă, dorim să le dedicăm conversații în continuare. Să aflăm ce este un document și ce tipuri există.
Ce este un document?
Un document este informația înregistrată pe un suport tangibil care are detalii care îi permit să fie identificate. Există și alte definiții ale acestui concept. Deci, putem spune că un document este informația stocată de persoane și organizații ca dovadă a activităților sau obligațiilor.
Esența documentului
Practic, toate definițiile disponibile ale unui document subliniază natura (esența) informațională a acestuia.
Legea „Informații, tehnologii informaționale” prevede că informațiile sunt informațiile furnizate, indiferent de formele și metodele de transmitere a acestora. Și asta înseamnă că, după afișarea în document, putem salva și transfera informațiile disponibile altor persoane și, de asemenea, le vom folosi în mod repetat.
Un purtător de informații documentate este un obiect care este utilizat pentru stocarea și securizarea acesteia într-o formă sonoră, vocală și vizuală.
Din cele de mai sus, putem concluziona că documentul este și un element indispensabil al activității interne a oricărei organizații, instituții, companii, care asigură interacțiunea unităților individuale. Într-adevăr, este o informație care este motivul pentru luarea tuturor deciziilor manageriale, precum și dovada punerii în aplicare a acestora și a materialelor pentru activități ulterioare.
În sfera managementului, un document este un element de lucru, deoarece orice decizie luată este consemnată în scris.
Semnele externe ale documentelor sunt caracteristici caracteristice care reflectă dimensiunea și forma acestuia, metodele de înregistrare și elementele de proiectare. Autorul său poate fi atât o persoană fizică, cât și o persoană juridică. Orice document de lucru, dacă este executat corect, are forță juridică.
Detalii despre documente
Hârtia este asociată cu respectarea tuturor elementelor obligatorii, care se numesc rechizite. Acestea includ:
- nume;
- destinatar;
- autorul;
- data;
- text;
- semnătură;
- Rezoluția;
- aprobare și aprobare.
Trebuie menționat că diferite documente au detalii complet diferite. Numărul lor depinde de scopurile și scopul său. Mulți, de exemplu, au un număr limitat de detalii. Apropo, dacă cel puțin unul dintre ele este indicat incorect, atunci documentul este considerat invalid.
Contabilitatea documentelor
Ce documente sunt necesare în lucrare? În domeniul managementului organizației se utilizează o varietate de forme. Totul depinde de unde și în ce scop trebuie să depuneți documente.
Toate nu există de la sine, ci sunt supuse unei sistematizări stricte. Cu alte cuvinte, orice companie ține evidența documentației. Acest lucru este necesar, în primul rând, pentru ca orice informație să poată fi întotdeauna ușor și la momentul potrivit pentru a fi găsite.
Documente personale și oficiale
Documentele au o clasificare proprie din diverse motive. Deci, după origine, sunt personale și oficiale.
- Personalul este creat în afara locului de muncă. Poate fi corespondență, jurnal, note.
- Dar cele oficiale sunt documente ale organizației, întocmite într-un anumit mod și în forma stabilită.
Dar în grupul de documente oficiale se disting cele personale, de exemplu: pașaport, diplomă, certificat, permis de ședere, carte de muncă.
Este clar că lucrările oficiale iau parte în principal la lucrările clericale, majoritatea fiind documente de conducere.Cu ajutorul lor, funcțiile de conducere ale organizației sunt realizate: planificare, finanțare, control, furnizare și contabilitate. 
Clasificarea documentației
Conform metodei de documentare a informațiilor pot fi de altă natură:
- scris;
- text;
- scrise de mână;
- dactilografiată;
- electronice;
- pictural.
Acesta poate fi un document video, audio, document foto, precum și alb și desen. După cum puteți vedea, există o mare varietate dintre ele.
În ce documente este nevoie contabilitate de gestiune? Absolut totul. Multe dintre ele sunt prezente în orice organizație. Este imposibil de obținut folosind o singură specie. Toate acestea sunt necesare în funcție de situație.
Documente de intrare, de ieșire și interne
Documente de intrare, de ieșire și interne - cu toții am auzit despre o astfel de clasificare. Deci, totalitatea acestor lucrări formează fluxul de documente al întregii organizații. Titlurile de intrare și cele de ieșire sunt supuse unei contabilități stricte. Acestea sunt înregistrate în jurnalele respective de corespondență de intrare și de ieșire.
După numărul de probleme ridicate, documentele sunt împărțite în simple și complexe. În primul, se ridică o singură întrebare, iar în celelalte, câteva.
Tipuri de restricții privind accesul la valori mobiliare
După disponibilitate, hârtia este definită ca secretă, neclasificată și destinată utilizării oficiale generale. Secretele sunt marcate cu o ștampilă specială. Utilizarea lor necesită o permisiune specială. Iar pentru lucrul cu alte documente nu sunt necesare toleranțe. Acestea sunt destinate angajaților organizației.
Metoda de prezentare a textului documentului
Conform metodei de prezentare, documentele sunt împărțite după cum urmează:
- eșantion;
- ecran de imprimare;
- individuală.
În lucrările individuale, prezentarea merge în stilul propriu, ca și cum ar fi de la sine. Documentele de ecran sunt emise conform unei anumite scheme folosind un set de fraze standard. Cel mai frecvent tip de astfel de hârtie este un chestionar sau un certificat. De regulă, acestea sunt tipărite pe formulare gata pregătite, care apoi introduc anumite date.
Ce documente sunt necesare în munca de zi cu zi? Desigur, tipic. Sunt întocmite pe baza unui eșantion specific și sunt utilizate în situații similare. Sunt create șabloane care, dacă este necesar, sunt luate ca bază, introducând doar informații suplimentare. Foarte des este necesar să se întocmească unele documente pentru a obține altele, de exemplu, în serviciul fiscal sau în alte cazuri.
Tipuri de documente de autenticitate
Prin autenticitate, documentele sunt împărțite în originale, copii și duplicate. Este clar că originalul este prima instanță unică. Este certificat de sigiliu umed și semnătură.
Duplicatul este un duplicat al originalului, cel mai adesea este emis după pierderea documentului original și are, de asemenea, forță juridică. În ceea ce privește copiile, deși coincid complet cu originalul, acestea nu au nicio forță juridică.
Împărțirea documentelor în funcție de perioada de stocare și metoda de transfer
Conform duratei de valabilitate, documentele sunt împărțite în depozite permanente, temporare (perioadă de depozitare până la zece ani) și depozitare pe termen lung (mai mult de zece ani).
Și prin metoda de transmitere, la telegrame, scrisori, faxuri și mesaje (electronice).
Orice ai spune, documentele au intrat strâns în viața noastră. În fiecare zi ne ocupăm de tot felul de hârtii. Și indiferent în ce domeniu lucrăm, folosim întotdeauna documente pentru a primi și transmite aceste informații sau acelea.
