Tipuri de documente. Document: concept și tipuri

Un document este un obiect tangibil care conține anumite informații. Cuvântul are rădăcini latine și se traduce prin „probă, probă, probă”. Să analizăm în continuare care sunt tipurile de documente.

terminologie

Legislația conține o definiție a unui document. În conformitate cu acesta, este un mediu material de informații înregistrat în el sub formă de text, imagine, înregistrare de sunet sau o combinație a acestora. Aproape toate tipurile de documente au propriile detalii. Prin aceste elemente, puteți identifica suportul. Este utilizat pentru a transfera informații în spațiu și timp pentru stocare și utilizarea ulterioară. Această definiție caracterizează documentul în sens restrâns. În sens larg, diverse obiecte pot acționa ca un astfel de mediu de stocare. De exemplu, documentele pot fi considerate cărți, sculpturi etc.

Caracteristici cheie

În prezent, există diferite tipuri de documente. Toate au propriile lor caracteristici, caracteristici distinctive. Cu toate acestea, toate sunt unite cu un singur scop - sunt folosite pentru a transmite orice informație. Cei mai importanți transportatori de informații sunt considerați documente cetățenești. Ei acționează ca certificate pentru identificarea uneia sau altei persoane, indicând apartenența lor la orice asociație sau capacitatea de a desfășura o activitate sau alta. În sistemele informaționale, pe de o parte, un document ca obiect material se caracterizează printr-un complex de valori ale proprietăților sale (detalii, atribute), adică metadatele sale. Odată cu aceasta, este descris conținutul informațiilor prezente și fixate în acestea. Acest lucru se face de obicei prin indexuri sau coduri. De exemplu, medicii, atunci când completează anumite documente medicale, folosesc coduri în loc de cuvinte.

Lucrare clericală

Diferite tipuri de documente pot viza o problemă. În unele cazuri, pentru a simplifica munca cu ele, acestea sunt combinate. O colecție de materiale dedicate unui anumit subiect se numește documentare. În procesul creării și proiectării sale, informațiile sunt înregistrate. Se realizează după anumite reguli. Acest lucru este valabil mai ales în cazurile în care sunt create documente ale întreprinderii. O organizație trebuie să aibă o persoană care să înregistreze informații pe media. Orice, inclusiv documentele generale ale companiei, acționează ca o sursă a acestei informații sau a respectivei informații.

Dacă normele stabilite nu sunt respectate, se pot pierde informații importante. În cadrul documentației, este necesar să se țină seama de standardele legislative existente, să se respecte cerințele naționale pentru compilarea și procesarea informațiilor. Pentru o implementare mai completă a cerințelor, sunt emise instrucțiuni și reguli speciale și se stabilește procedura pentru păstrarea evidenței. Deci, documentele contabile sunt executate conform PBU. Aceste reguli stabilesc cerințele de bază pentru raportarea conținutului. Pentru a simplifica activitatea, sunt utilizate formularele de documente aprobate la nivel guvernamental. Utilizarea lor este obligatorie pentru toate organizațiile care operează în diverse domenii.

Clase de documente

Toți operatorii de transport sau informații pot fi împărțiți în funcție de diverse semne. Deci, după origine, se disting documente personale și oficiale. Primele includ un mediu de stocare creat de o persoană în afara activității sale profesionale. Documentele personale includ corespondență, jurnale, memorii ș.a. Toate sunt create ca parte a vieții private a unei persoane.Documentele oficiale sunt cele care sunt compilate, executate și certificate în mod corespunzător de către o persoană fizică sau juridică.

În această categorie se disting un grup de purtători de informații personale. Acestea includ, în special, documente care permit identificarea unei persoane (permis de ședere, pașaport), certificarea educației și specialității (certificat, diplomă), vechime și așa mai departe. Serviciile de birou funcționează de obicei cu operatorii de date oficiali. Cele mai multe dintre ele sunt legate de management. Sunt create pentru a implementa astfel de funcții și sarcini precum planificarea, finanțarea, contabilitatea (documentele contabile), achizițiile publice, controlul ș.a. În activitățile curente ale companiei, sunt utilizate suporturi de servicii.

Categorii după metodă

În funcție de modul în care sunt înregistrate informațiile, sunt alocate următoarele documente:

• Scrierea. Acesta este un suport text, informații în care sunt înregistrate de diferite tipuri de litere.
• Scriere de mână. Informațiile sunt introduse într-un astfel de document de mână.
• Text. Pe astfel de media există informații vocale înregistrate folosind orice sistem de înregistrare sau scriere a sunetului.
• Electronic. Aceste documente sunt create cu ajutorul unui computer.
• Mașină de scris. Semnele scrise sunt aplicate pe astfel de suporturi cu mijloace tehnice.
• Pictorial. Documentele din această categorie ilustrează informațiile prin ilustrarea unui obiect.
• Fotografic - creat cu ajutorul fotodetectoarelor.
• Documente cinematografice - audiovizuale sau vizuale.

În administrarea companiilor, se folosesc purtători de informații textuale create prin mașină sau manuscris, precum și electronic. Serviciile de birou își desfășoară procesarea și depozitarea. Documentele pot fi și:

• Belov. În astfel de documente, textul este scris fără corecții sau corecții sau transferat dintr-un alt suport.
• Chernoff. Astfel de documente reflectă activitatea editorului sau a autorului asupra textului.

În funcție de atitudinea față de aparatul de management, organizațiile fac distincție între suporturile de stocare primite, interne și cele de ieșire. De obicei, au propriul lor număr de serie.

Restricții de conținut și acces

În funcție de numărul de întrebări pe care le acoperă textul, se disting documente simple și complexe. Primele includ, de exemplu, enunțuri, scrisori etc. Textul lor ridică o întrebare. Documentele complexe pot fi trimise mai multor oficiali, diviziunilor structurale, instituțiilor simultan. Acestea includ, în special, decizii, decizii, ordine, instrucțiuni și altele. Unele dintre ele sunt folosite ca documente legale.

De exemplu, actele de reglementare locale ale organizației - comenzi, instrucțiuni. Printre ele se află documente tehnice. De exemplu, poate fi reglementări, standarde, instrucțiuni și așa mai departe. În funcție de restricțiile de acces, documentele pot fi neclasificate, secrete și pentru utilizare oficială. Acestea din urmă pot fi utilizate în mod liber, dacă este necesar, de către angajații acestei companii. Pentru a lucra cu documente secrete, este nevoie de permisiunea specială. Utilizarea lor se realizează în conformitate cu regulile stabilite. Multe dintre ele sunt folosite și ca documente legale. Mediile de stocare secrete și oficiale sunt marcate cu ștampilele corespunzătoare.

Mod de prezentare

Conform acestui criteriu, documentele sunt împărțite în:

• eșantion;
• ecran de imprimare;
• individuală.

În cea din urmă, conținutul este prezentat sub forma unui text legat. Autorul (compilatorul, executantul) documentelor individuale pregătește o declarație originală cu privire la una sau mai multe probleme pentru îndeplinirea unei anumite sarcini manageriale. Astfel de media sunt text literar. Documentele pe ecran se disting prin prezentarea oficializată.Folosesc expresii pre-pregătite sau fragmente individuale de text repetat și există omisiuni pentru introducerea informațiilor variabile. Cele mai frecvente tipuri de astfel de documente includ un certificat sau un chestionar.

Informațiile variabile se potrivesc de obicei cu ele de mână. Pentru informații permanente, există forme speciale de documente. De exemplu, ar putea fi scrisori de mulțumire declarații și așa mai departe. Documentele de probă sunt utilizate pentru înregistrarea informațiilor duplicate. Textele sunt modelate. De exemplu, poate fi vorba de documente legale (acorduri, contracte), instrucțiuni, reguli și așa mai departe. Metoda de dactilografiere în documente este utilizată pentru a compune forme de texte - mostre (standarde). Pe baza lor, anumite documente sunt deja create. Textul de exemplu se numește model. Ulterior, textele cu conținut similar sunt expuse pe baza acestuia.

Gradul de autenticitate

Documentele pot fi originale, duplicate și copii. Originalele se numesc o singură instanță sau prima instanță. Acestea sunt, de regulă, documente legale, care sunt certificate prin semnătura persoanei autorizate, ștampila omologării, sigiliul sigiliului și indicele de înregistrare. Originalul, fără greș, conține informații care îi confirmă autenticitatea. Deci, documentele legale, de exemplu, conțin informații despre autor, loc, timp de creație. Un duplicat se numește duplicat. Un astfel de document are și forță juridică. Duplicatele sunt emise la pierderea originalului. De exemplu, în cazul unei pierderi a cărții de muncă, angajatorul este obligat să emită un duplicat salariatului. O copie reproduce integral sau parțial informațiile din original. Un astfel de document nu are forță juridică. O copie o achiziționează la aplicarea detaliilor relevante. De exemplu, o copie a unei procuri certificate de un notar are forță juridică.

Alte criterii

În funcție de perioada în care mass-media informațională este prezentă în instituție, acestea alocă: documente de stocare permanentă, temporară (până la zece ani) și pe termen lung (mai mult de 10 ani). Aceste sau acele perioade sunt stabilite de Arhiva Federală și sunt stabilite în listele corespunzătoare. În funcție de metoda de transmisie, ei disting:

• Mesaje telefonice.
• Telexuri.
• Mesaje prin e-mail.
• Telegrame.
• Scrisori.
• Mesaje prin fax.

Pentru a transfera unele, echipamentul de birou este utilizat (fax, de exemplu).

Atribuirea mass-media

Documentele, care au afișat (fixat) această sau acea informație, asigură, astfel, acumularea și păstrarea lor, posibilitatea transferului către persoane interesate, reutilizare. Transportatorii de informații sunt considerați unul dintre elementele esențiale ale structurii interne a unei organizații, instituții, companii, prin care se asigură interacțiunea unităților. Pe baza acestei informații sau a aceleiași informații, se iau diverse decizii. Informațiile acționează ca dovadă a executării comenzilor, o sursă de generalizări, materiale de referință și activitate de căutare. Un document în munca managerială este atât un obiect, cât și un rezultat al muncii, deoarece decizia luată este înregistrată, înregistrată în el. Sarcina funcționarilor este de a monitoriza siguranța, livrarea la timp, emiterea suporturilor de informații. Dacă lucrarea se referă la hârtie sau documente electronice, atunci specialiștii trebuie să respecte cerințele stabilite la întocmirea acestora.

Semne principale

Parametrii externi ai documentului includ cei care reflectă dimensiunea și forma acestuia, metoda de înregistrare, precum și elemente de proiectare. Autorul este persoana juridică sau persoana care a compus textul. Documentul conține mai multe elemente, care sunt numite rechizite. Acestea includ, în special:

• Numele.
• Destinatar.
• Autorul.
• Data.
• Text.
• Rezoluție.
• Semnătura.
• Ștampila aprobării, aprobării ș.a.

Diferite documente folosesc diferite seturi de detalii. Unele au un număr limitat de elemente necesare. Numărul de detalii depinde de crearea, scopul, cerințele pentru forma și conținutul documentului, precum și de metoda de înregistrare a informațiilor.

formă

Este un set de detalii. Forma folosită pentru un anumit tipul de documente (comenzi, comenzi) se numește standard. Se caracterizează printr-un anumit set de detalii, care sunt aranjate în secvență strictă.

De exemplu, formularul de cerere include: destinatarul, autorul, titlul documentului, textul, semnătura personală, data. Un mediu de stocare este considerat o singură copie. Cu toate acestea, activitățile organizației sunt documentate și înregistrate în complexul mai multor documente. Ei sau grupurile lor interacționează într-un anumit mod și corespund funcțiilor manageriale. Totalitatea operatorilor de informații care sunt interconectați prin numele, scopul, caracteristicile, sfera de distribuție, precum și cerințele uniforme pentru proiectarea lor, formează un sistem de documentare. În prezent, în cifra de afaceri a companiilor, informațiile oficiale sunt plasate pe hârtie și pe suport electronic.