Ce fel de document este descrierea postului? Disponibil în fiecare instituție, determină funcțiile, drepturile și măsura de responsabilitate a angajatului care deține o anumită funcție. Instrucțiunea este necesară pentru distribuirea corectă a sarcinilor, finalizarea la timp a unei sarcini de muncă, definirea contactelor de muncă ale angajaților și relațiile lor, organizarea unei încărcări uniforme.
De unde provin instrucțiunile
La elaborarea acestui document, ei se bazează pe structura existentă a organizației, un ghid de clasificare și standardele de management.
Luați în considerare exemplul profesiei de manager de birou, modul în care se face fisa postului de secretar. Un eșantion din acesta (de regulă, tipic) are mai multe secțiuni.
Prima este prevederile generale. Prima secțiune oferă informații despre persoana angajată: cine poate solicita exact această funcție, pe care secretarul o transmite și la ce va fi ghidat în lucrare, descrie cunoștințele și abilitățile sale și cine îl va înlocui în timpul absenței sale. A doua secțiune este despre responsabilitățile funcționale. Ce necesită fișa postului pentru secretar?
El controlează executarea de către alți angajați a ordinelor și ordinelor șefului, organizează întâlniri și întâlniri, apeluri telefonice ale șefului său imediat, primește vizitatori, înregistrează corespondența.
Acestea sunt funcții comune - sunt îndeplinite de orice secretar. Se pot extinde în funcție de specificul întreprinderii, despre care vom discuta mai jos.
Alte articole și secțiuni
Secțiunea „Responsabilități” descrie în detaliu toate detaliile activității. Conținutul său rezultă din precedent.
În paragraful „Drepturi”, fișa postului secretarului explică la ce poate solicita. Acestea sunt: optimizarea procesului de muncă, capacitatea de a utiliza documentele sau informațiile necesare pentru muncă, ridicarea nivelului profesional.
Ultimul paragraf „Responsabilitate” descrie ceea ce secretarul este responsabil pentru angajator. Această secțiune, ca și cea precedentă, este de obicei standard pentru majoritatea acestor instrucțiuni.
Și mai mult?
Ce face exact acest angajat? Luați în considerare ce funcționalitate conține o descriere tipică a postului secretarului șefului.
Organizează și oferă din punct de vedere tehnic activitățile manageriale ale șefului. Acceptă corespondența de intrare, transferurile către angajații specifici sau către unitățile structurale.
Efectuează documente, efectuează diverse operații pe computer pentru a colecta și prelucra informațiile necesare pentru luarea deciziilor.
Fișa postului secretarului-referent își asumă multe responsabilități diverse. El acceptă cererile și pregătește documente pentru semnătură la cap, selectează materialele necesare pentru această lucrare. Acesta controlează corectitudinea execuției și face editarea proiectelor de documente, organizează apeluri telefonice ale șefului, fixează informațiile în lipsa acestuia, le transmite și primește prin fax, copiază documentele pe o fotocopiator, primește și trimite mesaje telefonice.
Fișa postului secretarului-referent implică statutul de asistent competent și competent care pregătește cereri și scrisori în numele șefului, întocmește răspunsuri la acestea.
Și asta nu este totul ...
De asemenea, secretarul planifică și organizează întâlniri și întâlniri organizate de autorități, pentru care colectează materialele necesare, notifică participanții cu privire la ordinea de zi a evenimentului, data acestuia și întocmește procese-verbale.
El supraveghează îndeplinirea de către angajați a comenzilor și comenzilor exact și la timp și păstrează un fișier cu cardul de înregistrare. Fișa postului de secretar, printre altele, îl face obligat să ofere șefului locului de muncă echipamente de birou și rechizite.
Tipărește materiale de birou, păstrează o bază de date cu informații actuale. Gestionează primirea vizitatorilor, ajută la examinarea operațională a solicitărilor și a altor probleme. Execută cazuri, se prezintă la arhivă, le controlează siguranța.
Modul său de funcționare este stabilit în conformitate cu regulile din programul de lucru al organizației. Fișa postului secretarului șef îl taxează cu atribuții oficiale și călătorii de afaceri în caz de nevoie industrială.
Vorbim despre drepturi și responsabilități
Drepturile secretarului în organizație implică posibilitatea de a cere condiții normale de muncă din partea conducerii, asistență în îndeplinirea sarcinilor oficiale, asistență informațională - el poate solicita orice documente de care are nevoie în activitatea sa.
El are dreptul să-și îmbunătățească propriile calificări, să știe despre deciziile de management viitoare cu privire la activitățile sale, să prezinte propuneri și să pună întrebări.
Secretarului i se acordă dreptul de a semna documente de referință și informații în competența sa.
Ca orice angajat, este responsabil pentru neîndeplinirea sarcinilor sale de muncă conform Codului Muncii al Federației Ruse, pentru infracțiunile comise în perioada de activitate, pentru producerea de daune materiale.
Dacă drepturile și măsurile de răspundere luate pentru această poziție în diferite instituții sunt destul de similare, funcționalitatea secretarilor, așa cum sa menționat deja, poate varia semnificativ. Considerați aceste diferențe ca un exemplu al responsabilităților altor reprezentanți ai postului.
Fișa postului secretarului unității de instruire
Acest specialist este considerat un contractant tehnic. Pentru a fi numit în funcție, el are nevoie de o educație profesională superioară sau specializată. Ce ar trebui să facă exact secretarul departamentului de pregătire?
Ca orice secretar, este obligat să conducă în mod competent documentele, să fie familiarizat cu conducerea tuturor departamentelor instituției, să poată folosi înregistratoare vocale, dispozitive de recepție și comunicare, magnetofoane. Respectă standardele sistemului de documentare de afaceri și reglementările privind munca, precum și protecția și siguranța muncii.
Responsabilitățile secretarului parte de instruire
Fișa postului secretarului într-o instituție de învățământ are specificul său. El ține minute de ședințe ale comisiei de selecție, întocmește dosarele personale ale elevilor (studenților). Eliberează și introduce informațiile necesare în cărțile de identitate ale studenților și în registrele academice, completează cărțile privind eliberarea diplomelor și duplicatele, certificatele, registrele studenților în ordine alfabetică.
Ține cont de orele de predare și de participare a studenților, pregătește jurnale de instruire, comenzi pentru deplasarea contingentului. Acesta primește documentații de contabilitate și raportare a aplicațiilor, prelucrează fișierele personale ale elevilor și le trimite la arhivă.
Activitățile sale se desfășoară în strânsă legătură cu șefii de departamente, profesori și departamente de contabilitate ale unei instituții de învățământ.
Și ce face secretarul școlii?
Fișa postului secretarului școlii precizează că acest angajat este acceptat și demis direct de către director, învățământul trebuie să aibă învățământ profesional secundar sau învățământ general, cu pregătire specială pentru programul necesar.
În activitatea sa, el este ghidat de documente normative privind documentația, legislația muncii, instrucțiuni pentru menținerea cărților de muncă, standardele de protecție a muncii, carta școlii și instrucțiunile proprii.
Vorbește un discurs scris competent, știe să lucreze la echipamentele de birou.
Principalele direcții de lucru
Fișa postului secretarului-funcționar al școlii le enumeră suficient de detaliat. El servește activitățile directorului școlii și ale adjuncților, desfășoară documente, colectează informații despre lucrătorii și elevii școlii. Organizează apeluri telefonice pentru director, primește și transmite faxuri, mesaje telefonice, înregistrează mesaje în absența directorului.
Secretarul organizează ședințele consiliului școlar, adunările generale ale personalului, tutela și consiliile pedagogice desfășurate de directorul ședințelor. Pentru a face acest lucru, colectează și pregătește materialele necesare, notifică invitații despre eveniment, înregistrează participanții. Întocmește protocoalele finale.
Sarcini suplimentare
Ca orice secretar, îi oferă directorului rechizite și echipamente de birou, creează condițiile pentru ca șeful să funcționeze eficient. Transmite și primește informații, tipărește documente și materiale.
Formularează cazuri conform nomenclaturii aprobate, se depune la arhivă la timp. Acceptă corespondența, sistematizează modul adoptat la școală, se transferă de la director la interpreții numiți, monitorizează implementarea, trimite corespondența.
Acceptă cererile și documentele angajaților, elevilor, părinților. Organizează recepția, secvența optimă de solicitări și sugestii.
Fișa postului secretarului-funcționar la școală, de regulă, presupune un program de lucru neregulat, legat de programul de lucru, dar pleacă de la o săptămână de lucru de 40 de ore. În acest proces, el interacționează cu personalul de administrare, predare și servicii.
Descrierea postului funcționarului
De asemenea, are propriile sale caracteristici specifice. Funcționarul în cadrul lucrărilor sale pleacă de la sarcina de a asigura buna funcționare a aparatului judiciar. El trebuie să efectueze o cantitate mare de lucrări de rutină necesare legate de primirea cetățenilor, pregătirea scrisorilor, anchetelor, extrase și somații, apelarea martorilor și a participanților la proces.
El întocmește și plasează listele de revizuire a cazurilor care vor fi luate în considerare în cadrul ședinței, verifică notificarea notificării, dă copii ale concluziilor, verifică prezența persoanelor chemate la ședință, notează ora prezenței lor în instanță în cadrul unor citații.
În plus, secretarul întocmește documente pentru victimele convocate și martorii să plătească pentru călătorie, la cererea participanților aduce conținutul cazierului judiciar, întocmește dosare la sfârșitul controlului (administrativ, penal și civil), păstrează o carte de evidență.
Profesie dificilă
De asemenea, datoria sa este să pregătească copii ale documentelor judecătorești, să execute și să transfere acte de executare, alte materiale în legătură cu executarea pedepsei, precum și într-o ordine judiciară separată.
Fișa postului funcționarului instanței necesită un nivel suficient de calificare pentru a îndeplini sarcinile. El trebuie să respecte anumite interdicții și restricții specifice funcției publice, normele de comportament oficial ale angajaților.
Ce cunoștințe și abilități sunt necesare de către grefierul judecător?
În primul rând, legal. Fișa oficială a postului pentru funcționarul instanței prezintă cerința de a cunoaște o mulțime de legi, de la Constituție și Codul Muncii la instrucțiunile clerice aprobate în entitatea sa constitutivă a Federației Ruse.
Majoritatea acestora se referă la procedurile judiciare și la activitățile autorităților.Pe lângă ele, trebuie să cunoașteți elementele de bază ale interacțiunii cu structurile de management și diverse organizații, lucrări de birou, norme gramaticale ale limbii ruse, subtilitățile stilului de afaceri în limba scrisă și vorbită, regulile corectării și editării.
Aceasta include, de asemenea, nivelul de bază al cerințelor de calificare în domeniul tehnologiei informației, cunoașterea fluxului de lucru și probleme de securitate a informațiilor.
Și mult, mult mai mult ...
Secretarul are nevoie de abilități în planificarea unei zile de lucru, analiza și sistematizarea informațiilor primite, pregătirea materialelor analitice și realizarea unui dialog constructiv.
În activitatea sa, el trebuie să fie capabil să lucreze cu dispozitive de calculator periferice și internet, să utilizeze e-mail, foi de calcul și editori de text, să pregătească prezentări etc.
După cum vedem, fișa postului secretarului-dactilograf în ultimele decenii a suferit modificări radicale și include astăzi multe cerințe tehnice și informaționale noi. Secretarul modern trebuie să fie nu doar un angajat atent și executiv, ci și să țină pasul cu vârsta, folosind cele mai noi evoluții în domeniul său profesional.
