Conform studiilor realizate de diverse agenții de recrutare, profesia de „secretar” este una dintre cele asociate cu cel mai mare număr de rafinării și nevoia de a se adapta la programul de lucru al conducerii. Acest grup include, de asemenea, șoferi și reprezentanți ai altor specialități.
Ce este un secretar?
Acest termen provine din latinescul „secret”, așa numit procuri în Roma antică. Și apoi, și mai târziu (la curțile regale) au fost exclusiv bărbați, uneori reușind să ajungă la putere foarte în mod abătut.
Această profesie a căpătat o apariție feminină deja la sfârșitul Primului Război Mondial, odată cu apariția unei mașini de scris și apariția unei astfel de funcții de secretar-referent. În zilele noastre, cu tehnologiile lor avansate, există chiar secretari asistenți virtuali. Acesta este numele companiilor sau persoanelor care furnizează servicii online pentru scrierea de e-mailuri sau primirea de apeluri telefonice (traduse) fără prezența fizică a unui secretar în birou.
Ce face?
Printre oameni, secretarul personal al regizorului are o imagine stereotipă - o frumusețe cu picioare lungi, care poate tasta în principal pe un computer, să facă cafea și să răspundă la apeluri. Uneori, acest lucru se reflectă în glume de conținut nu prea decent. De fapt, profesia de „secretar”, precum și poziția de referent într-o companie mare presupune prezența unui bagaj foarte serios de competențe, cunoștințe și, de asemenea, anumite calități de lucru. Un adevărat reprezentant al acestei profesii nu se poate descurca fără organizare, diligență, punctualitate și diplomație.
Atribuțiile secretarului (secretar-referent) includ cunoașterea tuturor documentelor normative referitoare la lucrările de birou, gestionarea documentelor, organizarea lucrărilor de birou, structura de management, principiile de bază ale echipamentului de birou, regulile de protecție a muncii. Toate drepturile, îndatoririle și tipurile sale de muncă prestate sunt reglementate de fișele postului. Ea este principalul document legal privind activitățile unui astfel de angajat. Pentru a compila în fiecare caz este necesar cu toată responsabilitatea.
Să analizăm secțiunile principale ale acestui document.
Ce citește instrucțiunea pentru secretarul asistent?
Dispozițiile generale conțin numele organizației, indică superiorii imediați și îl cheamă pe cel care îl va înlocui pe secretar în cazul absenței sale. Acolo veți găsi cerințele pentru vechimea și calificarea angajatului și o listă cu toate documentele necesare lucrării (reguli, GOST, coduri și reglementări).
Funcțiile atribuite secretarului sunt date în secțiunea a doua (aceeași). Aceasta include obligația de a pregăti documentele necesare în conformitate cu instrucțiunile conducerii, de a înregistra, de a primi și de a trimite corespondența, de a organiza și de a controla activitatea de recepție, de a efectua documente documentare și multe altele.
Mai detaliat, activitățile sale sunt descrise în secțiunea următoare - „Sarcinile secretarului”. Vorbim despre siguranța și contabilitatea corespondenței, eliberarea certificatelor privind diverse documente înregistrate, organizarea și pregătirea reuniunilor oficiale, copierea și tipărirea, înregistrarea mesajelor pentru superiorii rămași în absența sa și informarea acestuia despre acestea, oferind biroului companiei papetărie necesară.
În fiecare organizație, îndatoririle secretarului pot avea propriile caracteristici în funcție de specificul lucrării. Poziția lui poate părea ca un „secretar”, ceea ce înseamnă extinderea gamei de responsabilități de bază.
Despre drepturile secretarului
La ce are dreptul secretarul? Conform instrucțiunilor, i se permite să solicite materialele care vor fi necesare în lucrare în diverse departamente ale companiei, pentru a determina procedura de utilizare a acestora.
Un alt lucru este să transferați documentele scanate direct executanților direct către directori, să stabiliți succesiunea vizitatorilor în sala de recepție și să distribuiți apelurile telefonice în funcție de importanța lor și să solicitați angajaților să explice în caz de încălcări disciplinare.
Ca orice alt angajat, secretarul personal al șefului are dreptul să lucreze în condiții adecvate, care trebuie să se conformeze cerințe de protecție a muncii și standarde de siguranță.
De ce răspunde secretarul asistent?
Poartă răspunderea pentru nedivulgarea informațiilor confidențiale, pentru calitatea documentației și transmiterea la timp a conducerii sale, atitudinea responsabilă față de gestionarea documentelor, păstrarea proprietății și documentele organizației, relațiile tactile cu conducerea și angajații.
Următoarea secțiune a descrierii postului indică care sunt relațiile de muncă și relațiile funcționale care există între secretarul asistent și diverse structuri ale companiei. De regulă, într-o organizație de talie medie, secretarul trebuie să interacționeze pe probleme materiale și tehnice (furnizarea biroului cu rechizite de birou) cu departamentul administrativ și economic, pe probleme de gestionare a documentelor - cu alte unități și, desigur, direct cu conducerea.
Performanța secretarului este evaluată în conformitate cu principalele criterii selectate, care sunt, de asemenea, reglementate de secțiunea corespunzătoare a instrucțiunii. În marea majoritate a cazurilor, astfel de criterii sunt eficiența și diligența. Există, de asemenea, situații în care instrucțiunea este supusă revizuirii. Acest lucru se poate întâmpla la schimbarea funcțiilor sau a structurii organizației.
Pentru a rezuma
La angajarea unei persoane, persoana numită în această funcție face cunoștință cu instrucțiunile de serviciu, care prezintă toate îndatoririle secretarului. Reamintiți-le scurt din nou.
- Recepția apelurilor telefonice pentru cap.
- Toate lucrează cu documentație - sortare după importanță, proiectare, pregătire, primire și distribuție, stocare și sistematizare.
- Organizarea recepției vizitatorilor.
- Asistență șefului în planificarea programului de lucru; dacă este necesar, rezervarea biletelor și rezervarea unui hotel.
- Pregătirea și organizarea negocierilor de afaceri.
- Comandarea materialelor de birou și a altor fleacuri necesare, uneori produse.
După ce s-a familiarizat cu lista îndatoririlor, angajatul semnează sub instrucțiune, se pune semnătura șefului. Rețineți că fiecare organizație are propria versiune a instrucțiunii, dar niciuna dintre ele nu ar trebui să contrazică legislația actuală sau standardele de muncă acceptate.
Secretar al Curții
Specificul muncii din fiecare instituție, după cum știți, este diferit. Ce face, de exemplu, un grefier? Care sunt responsabilitățile sale de serviciu? Există o mulțime de ele:
- proiectarea copertinelor de actualitate;
- primirea cererilor de la asistenții judiciari;
- depunerea de documente și materiale în cazuri;
- compilarea inventarelor de cazuri noi;
- numerotarea paginilor;
- distribuirea copiilor hotărârilor judecătorești participanților la caz (părților);
- trimiterea copiilor hotărârilor judecătorești către anumite persoane în numele judecătorului;
- informarea părților despre datele și datele audierilor judecătorești.
În plus
Sarcinile îndeplinite de grefierul de judecată includ, dar nu se limitează la:
- afișarea listelor cauzelor judecătorești timp de o săptămână;
- verificarea aspectului părților la ședință;
- păstrarea evidenței judiciare;
- controlul primirii și trimiterea tuturor documentelor implicate în caz.
Secretarii ar trebui să familiarizeze părțile cu materialele cazului, să controleze notificările primite prin poștă, să înmâneze chitanțe, anunțuri, copii ale actelor și alte documente importante. Acestea introduc informații în reviste și cărți, în sistemul informatic, tipăresc acte scrise de mână, predau cazurile judecătorilor pentru verificare și le iau după acestea, eliberează și depun documentele de executare și fac multe alte lucruri în numele judecătorilor.
Cerințe pentru grefier
- Documentele ar trebui să fie numerotate.
- O listă de cazuri și alte documente este compilată separat.
- Fotografiile și plicurile sunt numerotate, în caz de eșec, numerotarea începe din nou, numerele vechi urmează să fie trecute (nu corectate!).
- Toate corecțiile sunt certificate în conformitate cu formularul acceptat.
- Acoperirile cauzelor sunt întocmite indicând numele instanței, numărul și titlul cauzei, numele părților, datele de începere și sfârșit, numărul de foi și termenul de valabilitate.
- Inventarele sunt realizate manual sau pe un computer.
Ce trebuie să facă un secretar școlar?
Uneori există reclame „Am nevoie de un secretar la școală”. Care este această poziție și ce trebuie făcut acolo? Să aflăm.
Secretarul școlii este primul și cel mai important asistent al directorului. El trebuie să îndeplinească toate instrucțiunile și instrucțiunile superiorilor săi legate de funcționarea instituției de învățământ.
Principalele sale responsabilități includ conducerea afacerilor cu privire la schimbările de personal (concediere, admitere) angajaților, înscrierea și expulzarea studenților. Sarcina sa este să întocmească un document pe care regizorul va trebui să-l asigure cu propria semnătură. Dacă este necesar, secretarul trebuie să colecteze și să livreze documentele semnate la momentul potrivit pentru examinare autorităților superioare.
Alte responsabilități ale secretarului școlii includ primirea și livrarea informațiilor către elevi și personal. În absența unui director în funcție, secretarul este obligat să înregistreze numărul și conținutul total al apelurilor, reclamațiilor și contestațiilor vizitatorilor, inclusiv al elevilor din ciclul primar.
în plus
Marcajul, care conține instrucțiunea secretarului școlii, prevede: este de asemenea responsabilitatea acestuia din urmă să îndeplinească (alte) instrucțiuni. Ce înseamnă asta?
Se descifrează după cum urmează: secretarul directorului școlii trebuie să urmeze orice instrucțiuni, cu excepția cererilor personale. Acesta poate fi, de exemplu, un apel pentru o conversație între un student sau profesor, trimiterea de e-mail, efectuarea unui transfer de bani, achiziționarea echipamentului necesar școlii. Această listă este practic inepuizabilă, adică îndatoririle secretarului la școală sunt foarte, foarte ample.
Dacă școala nu prevede funcția de contabil, afacerile financiare sunt de asemenea atribuite secretarului. Sarcina sa este să trimită informații despre salarii, să completeze o fișă de timp, să facă ajustările necesare.
Ajutorul secretarului poate fi solicitat nu numai de director, ci și de orice vizitator la recepție. Ei apelează la el pentru a tipări textul, a copia documentul și a clarifica un număr imens de întrebări.
Dacă lucrați ca asistent secretar la CEO
În acest caz, sunteți unul dintre specialiști, iar regizorul vă va accepta și va demite, și îl veți supune direct. Pentru a ajunge în această poziție, trebuie să aveți o educație superioară (sau cel puțin specială), experiență în poziția de 1 an. Dacă nu există experiență, un certificat de participare la cursuri de secretar-referent.
Trebuie să fiți competent în activitățile economice și financiare ale întreprinderii, perspectivele dezvoltării acesteia, organizarea managementului documentelor și a muncii, abilitățile informatice și echipamentele de birou, traducerea într-o limbă străină a documentației de producție, etica de afaceri.
Funcții și responsabilități
Trebuie să preiați toate serviciile de referință și informații legate de documentația întreprinderii. La fel ca și organizarea și controlul lucrărilor de birou în sucursalele și diviziunile individuale ale companiei. Nu e de mirare - nu ești un secretar-secretar obișnuit. Acestea ar trebui să poată să se documenteze și să organizeze rapid activitățile organelor sale de conducere și de consultanță. Dacă nu există un inspector de personal, păstrați toate documentele și evidența personalului.
Secretarul adjunct al directorului general trebuie să pregătească documentele necesare pentru a asigura activitățile financiare și economice ale întregii întreprinderi, să organizeze recepția, înregistrarea, contabilitatea, stocarea acestora. Acesta controlează corectitudinea pregătirii, aprobării și aprobării tuturor documentațiilor transmise spre semnare conducerii întreprinderii. Preia măsuri pentru executarea la timp a calității comenzilor de la superiori, aduce informații direct executanților, realizează analize și emite avize cu privire la rapoarte și certificate trimise conducerii.
În plus, funcțiile secretarului includ menținerea unei comunicări operaționale cu privire la problemele activităților companiei cu cetățenii - persoane fizice și organizații individuale (atât de stat cât și comerciale). Acceptă vizitatorii, poate desfășura activități de personal - completează dosare personale, comenzi, cărți de muncă, contracte (contracte), documente de călătorie și certificate de incapacitate de muncă, păstrează o foaie de timp și eliberează certificate de salariu.
Și din nou despre drepturi
Această poziție implică nu numai îndatoririle extinse ale secretarului, ci și drepturile care le corespund. Pe lângă cele acceptate în general, acestea includ dreptul de a solicita materialele și informațiile necesare de la orice servicii funcționale ale întreprinderii și cerința de a explica motivele întârzierilor în îndeplinirea sarcinilor de management. Apoi: este posibil să se solicite completarea documentelor întocmite de antreprenori cu încălcarea regulilor acceptate în conformitate cu GOST 6.38-90 sau ISO - standardele internaționale de documentare.
El are dreptul de a vedea, în cadrul propriei sale competențe oficiale, documente legate de activitățile de management al întreprinderii, depunând conducerii spre examinare propuneri personale privind îmbunătățirea activității organizației în domeniul gestionării documentelor și utilizarea celor mai noi tehnologii informatice.
El are acces la documentele marcate „Confidențial” și poate interacționa cu orice angajați și servicii ale întreprinderii pentru a monitoriza implementarea deciziilor de conducere și a oferi informațiile respective.
