Asistent personal la șef: atribuții și cerințe

Resursa principală a oricărei organizații sunt angajații săi. Ele contribuie la creșterea și prosperitatea producției. Șefii competenți își valorizează angajații. Printre alte posturi semnificative, asistentul managerului este deosebit de notabil. Obligațiile și a căror importanță este greu de supraestimat. Este vorba despre mâna dreaptă și principalul consilier, organizator de evenimente și coordonator de întâlnire. Fără un asistent bun, va fi foarte dificil pentru un manager de top să gestioneze o întreprindere.

Caracteristici distinctive și specificul asistentului

Nu există o astfel de poziție care să fie atât de contradictorie și ambiguă în ceea ce privește cerințele ca asistent manager. Responsabilitățile angajaților angajați în acest tip de activitate includ câteva puncte. În plus, asistenții personali sunt adesea confundați cu secretarii sau cu managerii de birou. Deși sunt similare, sunt diferite tipuri de activități.

Atribuțiile funcționale ale asistentului manager:

• Asigurarea zilei de lucru a șefului - program, întâlniri, semnarea documentelor și călătorii de afaceri;
• asigurarea unui loc de muncă confortabil pentru un manager de top - având grijă de microclimat, curățenie și confortul camerei;
• lucrați cu documente ale capului, în special cu scrisori și apeluri primite;
• asigurarea confortului psihologic al superiorilor;
• negocieri initiale;
• traducere;
• furnizarea de papetărie de conducere etc.

Această listă este mult mai vastă decât sarcinile de secretariat și administrative. Cu toate acestea, specificul cu care se confruntă angajatul în funcția de „asistent personal la șef”, responsabilitățile și nuanțele activității vor fi diferite pentru diferiți angajatori.

Se întâmplă că aceasta este în principal lucrare de secretariat. Sau asistentul este angajat exclusiv în asigurarea confortului și a ordinii șefului. Unii asistenți sunt deputați cu drepturi depline și au subordonați ai angajaților lor.

Întrebările profesionale ale angajatorului pentru candidat pentru funcția de „asistent manager”, îndatoririle și cerințele pentru educație

Cerințele pentru educația de bază și experiența de muncă vor varia, în funcție de percepțiile conducerii. Cel mai adesea, această vacanță este considerată o carieră de început. Cu toate acestea, un manager de conducere serios se va căuta pe sine ca asistenți la o persoană cu o anumită experiență profesională și de viață.

Cerința minimă este învățământul secundar legat de administrare sau jurisprudență. În plus, angajatorii așteaptă următoarele calități profesionale de la solicitanți:

• capacitatea de a lucra în toate programele de birou;
• imprimare de mare viteză;
• alfabetizare;
• cunoașterea a cel puțin unei limbi străine, cel mai adesea engleza;
• cunoașterea elementelor de bază ale programării și ale programelor computerizate care nu sunt standarde;
• capacitatea de a efectua documente și corespondență în conformitate cu cerințele de reglementare;
• cunoașterea elementelor de bază ale legislației actuale;
• discurs competent, pronunțat.

Aceasta este cerința minimă pentru solicitant pentru funcția de „asistent personal la șef”. De asemenea, responsabilitățile pot fi completate, în funcție de sfera organizației. În unele întreprinderi, o condiție prealabilă pentru admiterea la astfel de lucrări este educația de profil sau conexă. În plus, educația suplimentară de afaceri sau cursurile de formare continuă este considerată un mare avantaj.

Atribute personale asistente

Pe lângă cele profesionale, o serie de cerințe personale sunt prezentate asistenților manageri.Particularitățile postului de „asistent manager”, îndatoririle și funcțiile de lucru necesită un depozit cu caracter special.

În primul rând, este:

• rezistență la stres - la urma urmei, un asistent trebuie să ia adesea furia șefilor săi și să asculte nemulțumirea subordonaților săi;
• multitasking - capacitatea de a efectua mai multe sarcini simultan este cea mai valoroasă calitate a unui bun asistent;
• gândire pozitivă - fără această trăsătură de caracter, asistentul manager nu va face față responsabilităților suplimentare, deoarece activitățile sale depășesc adesea sfera de aplicare a cooperării standard de afaceri;
• capacitate înaltă de învățare - dorința de a învăța lucruri noi și de a înțelege bine fluxul de lucru ar trebui să fie prezentă în fiecare asistent bun.

Acestea sunt doar trăsăturile de bază, de caracter necesare pentru fiecare asistent manager pentru o carieră profesională de succes. Dar cea mai importantă cerință personală - temperamentul și comportamentul șefului și asistentului nu ar trebui să disoneze, ci să se completeze ideal.

Responsabilități generale

Asistentul lucrează direct cu conducerea organizației, îndeplinind atât sarcini personale, cât și atribuții profesionale. Acestea includ, de obicei:

• desfășurarea activității de birou a șefului, iar în unele cazuri întreaga organizație. La întreprinderile individuale, asistenții gestionează secretariatul organizației;
• coordonarea managementului. Programează întâlniri de afaceri, reamintește superiorilor evenimente și activități de diferite tipuri;
• efectuarea corespondenței în numele organizației;
• primirea și redistribuirea apelurilor telefonice primite;
• furnizarea capului cu toate informațiile necesare la cerere.

Responsabilități suplimentare ale asistentului șefului organizației

Un asistent personal la șef cu atribuții și funcții suplimentare este cel mai frecvent post vacant pentru acest domeniu de activitate. Cel mai adesea, conducerea caută un angajat destul de divers, capabil să extindă responsabilitățile.

Cele mai frecvente responsabilități suplimentare sunt:

• traducere dintr-o limbă străină, inclusiv în timpul negocierilor. Nu întotdeauna conducerea poate avea încredere deplină în afara lucrătorilor, iar cunoașterea cel puțin a limbii engleze va fi foarte utilă aici;
• organizarea excursiilor capului și însoțirea în excursii. O astfel de activitate presupune că asistentul va avea grijă de toate momentele casnice: mutarea, comandarea unui taxi și hotel, catering și documente;
• însoțirea superiorilor la evenimentele de protocol;
• servicii gospodărești.

Această listă este departe de a fi completă. Cel mai adesea este destul de dificil să răspunzi fără echivoc la întrebarea care este responsabilitatea unui asistent manager? Această activitate este foarte diversă. Fiecare sef isi cere propriile cerinte, principalul lucru este sa se asigure ca toate acestea sunt in conformitate cu legea.

Mod asistent personal

Una dintre principalele caracteristici ale acestei activități este dependența de orele de muncă ale angajatului de management. Desigur, este prevăzută normativ o zi lucrătoare de opt ore. De fapt, asistenții își compară regimul cu șefii.

Această „neclaritate” a timpului de lucru și necesitatea de a ține mereu legătura cu conducerea, îi sperie adesea pe absolvenții acestor locuri vacante. De fapt, nu trebuie să lucrați mai mult decât în ​​orice alt loc. Doar că timpul de odihnă și muncă devine instabil.

Job Job Assistant Manager

Structura postului „asistent manager”, îndatoririle, cerințele pentru educație și experiența de muncă ar trebui specificate în fișa postului. Acesta este un document care oferă transparență cerințelor de management și control facil asupra îndeplinirii sarcinilor angajaților.

Fișa postului este normativă și obligatorie.Acest document descrie toate subtilitățile activității unui asistent manager. Acesta este practic un ghid de acțiune. Documentul include nu numai îndatoririle, ci și drepturile, responsabilitățile și caracteristicile soluționării litigiilor de muncă.

În legătură cu specificul activităților asistentului manager, pregătirea fișei postului său trebuie tratată cu atenție specială. Asigurați-vă că veți prescrie caracteristicile muncii, nuanțele de organizare a timpului de muncă și odihnă, compensații pentru prelucrare.

Este necesar să se distingă descrierea postului de asistent de același document pentru funcția de „asistent manager de proiect. ” Sarcinile celor din urmă sunt adesea temporare, la fel și munca în sine.

În plus, descrierea postului trebuie să indice clar numele poziției. Cel mai adesea indică „secretar”, „secretar-referent”, „director de direcție”. Asigurați-vă cu atenție că această intrare este în concordanță cu reglementările actuale și este actualizată.

Ce trebuie indicat în CV-ul asistentului executiv

Poziția de asistent personal este un început excelent pentru o carieră absolventă. Astfel, puteți obține primul loc de muncă și puteți obține o experiență profesională incomparabilă. Cu toate acestea, pentru solicitanții de locuri de muncă cu experiență, acest post poate părea interesant. Mai ales dacă intenționați să schimbați sfera de activitate.

Cunoscând principalele responsabilități ale unui asistent manager, nu este dificil să scrii un CV. Acest document presupune că ați citit partea teoretică a întrebării și sunteți gata să începeți munca. Studiați cu atenție cerințele pentru solicitant și începeți să scrieți textul.

Datele care trebuie indicate în CV pentru „asistentul” sau „asistent personal la șef”:

1. Numele complet al prenumelui și patronimic, în CV pentru o companie străină, sunt permise doar primele două.
2. Starea civilă Acesta este un punct obligatoriu - poziția de asistent presupune ore de lucru deseori neregulate. Trebuie să fim siguri că un astfel de program nu va afecta în mod negativ responsabilitățile familiei.
3. Educație. Indicat în ordine cronologică. Dacă încă studiați, asigurați-vă că verificați cât timp va dura până la finalizare. Adesea, angajatorii iau ca asistenți finali studenți ai ultimelor cursuri, urmați de avansarea în carieră. Aici se indică, de asemenea, cunoașterea unei limbi străine și nivelul de competență al acesteia.
4. Experiență de muncă. Indicați din ultima. Dacă nu deja, atunci enumerați proiectele dvs. de voluntariat, participarea la activități comunitare sau organizații profesionale, practici de formare și alte activități adecvate. Dacă nu puteți oferi ceva, luați o caracterizare la departamentul de absolvire și scrieți-vă că sunteți gata să o furnizați.
5. Caracteristici personale. Oferiți-vă cea mai veridică evaluare. Descrieți personajul în termeni de psihologie clasică și asigurați-vă că vă notați punctele forte și punctele slabe.
6. Informații suplimentare. Aici ar trebui să scrieți de ce angajatorul ar trebui să vă aleagă dintre alți candidați. În plus, asigurați-vă că indicați abilități suplimentare, cum ar fi deținerea permisului de conducere. Chiar și în acest moment va fi util să scrieți despre disponibilitatea educației suplimentare, cursuri de educație continuă, educație de afaceri.
7. Contacte. Lăsați cât mai multe modalități de a vă contacta: telefon mobil și de acasă, adresă de e-mail, skype, link către o pagină de pe o rețea de socializare. Indicați doar datele actuale.

Un CV întocmit corect nu va trece neobservat de către angajator.

Responsabilitățile asistentului șef de unitate

De obicei, solicitanții de locuri de muncă caută un loc de muncă ca asistent manager. Dar este mai ușor să începeți promovarea în această nișă de carieră, cu funcția de „asistent manager” departamentul de vânzări. " Atribuțiile acestui angajat nu sunt atât de voluminoase, dar experiența și perspectivele sunt incomparabil mai mari.

Principala diferență între managerii asistenți ai departamentelor în activitățile lor mai specifice și mai concentrate. Ei îndeplinesc lucrări legate de o anumită zonă de producție sau de management. Această experiență este de neprețuit pentru avansarea în carieră.

Atribuțiile asistentului față de șeful unității includ toate aceleași ca și cele ale conducătorului întreprinderii. Există însă o specificitate specială:

• necesitatea cunoașterii temeinice a esenței procesului de producție, gestionare sau tranzacționare a unității;
• contactul cu asistenții din alte departamente și un asistent al directorului general;
• păstrați documentația specifică a unității.

Perspectivele de carieră a unui asistent personal

Tinerii văd acest post ca un început de carieră. Cu toate acestea, trebuie să distingi ce tip de promoție vrei. Orizontală sau verticală? La această întreprindere sau aceasta este doar linia de plecare într-un CV-ul viitor? Strategia pentru acțiuni suplimentare depinde de răspunsurile la aceste întrebări.

Conducerea apreciază asistenții buni, iar acest lucru, din păcate, este rău pentru creșterea carierei lor. Șeful nu vrea să dea drumul la angajatul ideal, este de acord să își ridice salariul și să ofere beneficii suplimentare - aceasta este o opțiune pentru o carieră orizontală. Cel mai frecvent în rândul asistenților personali.

Cel mai simplu mod este să vă deplasați scara de carieră într-o anumită organizație din poziția de șef de unitate asistent. Astfel de poziții sunt adesea luate cu perspectiva de a cunoaște mai bine angajatul și de a se pregăti. Dacă vrei o carieră verticală, atunci acesta este drumul tău.

Poziția de asistent manager nu este vizibilă pentru ochiul exterior, dar foarte semnificativă pentru organizație. Un asistent competent este capabil să îmbunătățească eficiența șefilor și, prin urmare, să ofere mai mult profit întreprinderii.