Managerul de birou este unul dintre cei mai necesari personal în activitatea oricărei companii moderne. O gamă largă de responsabilități include funcțiile unui specialist organizațional și de supraveghere. Îmbină simultan până la trei plenipotențiari: secretar, manager, administrator. Atribuțiile unui manager de birou implică în principal o mare responsabilitate și o diligență ridicată.
Cerințe de specialitate
Instrucțiunile pentru managerul biroului de muncă includ cerințele necesare pentru angajarea și implementarea acestuia în viitor. Primul lucru pe care ar trebui să îl aibă un candidat pentru această funcție este educația și abilitățile profesionale adecvate. Angajatul trebuie să aibă o diplomă de absolvire a învățământului secundar de specialitate, superior sau incomplet.
Aptitudinile ar trebui să aibă cunoștințe despre structura biroului și caracteristicile activității sale. Zonarea camerei este un factor important în funcționalitate. Dacă managerul biroului cunoaște principiile organizării activităților, îi va fi ușor să controleze pozițiile individuale de muncă. Personalul ar trebui alocat în funcție de sarcini, astfel încât alte lucrări să nu fie perturbate. Directorul de birou trebuie să cunoască sfera de muncă și gradul de responsabilitate al fiecărui specialist.
Responsabilități de administrator de birou
Managerul este obligat să organizeze o producție optimă confortabilă în clădirea de birouri. Pe lângă zonare, managerul trebuie să gestioneze angajații, astfel încât toate funcțiile fiecărui cadru să fie îndeplinite stabil. Elementele de bază ale biroului sunt stabilite de către administrator pe elementele:
- Selectarea și plasarea specialiștilor.
- Planificarea strategiilor și tacticii la locul de muncă.
- Construirea structurii organizatorice a biroului.
Pentru o condiție de lucru stabilă în birou, este necesar să vă asigurați că fiecare lovitură reușește în activitățile sale. Rezultatele pozitive ale muncii sunt realizate prin metode de motivare și de gestionare a strategiei sale. Dezvoltarea și implementarea unor abordări inovatoare pentru îmbunătățirea calității și creșterea productivității sunt atribuțiile unui manager de birou.
Comunicarea de afaceri în echipa de lucru se bazează pe moralitate și etică profesională. Un manager de birou este un exemplu de ton politicos și respect pentru angajați.
Control intern
Toate deciziile luate trebuie să fie controlate de administrator. Controlul se realizează în următoarele domenii profesionale:
- Introducerea și menținerea programului intern de muncă.
- Respectarea standardelor specifice de comunicare a companiei.
- Controlul asupra culturii vorbirii atunci când comunicați cu clienții și partenerii de afaceri.
- Codul vestimentar este un punct important în activitatea companiei. Angajații trebuie să poarte uniforme corespunzătoare care sunt stabilite de standarde. mediul de afaceri și statutele companiei.
Directorul de birou, ale cărui responsabilități de serviciu includ managementul personalului și controlul activității, ar trebui să își dezvolte propria metodologie și structură de organizare pentru evaluarea calității muncii. Fiecare angajat este supus răspunderii disciplinare în cazul încălcării programului de lucru și a eticii muncii. Însuși managerul poartă o astfel de responsabilitate. Sistemul de măsuri pentru prevenirea încălcărilor, metodele de soluționare a conflictelor cu conducerea și alți angajați și metodele de stimulare morală sunt dezvoltate de către administrator.
Obligațiile managerului
Funcțiile managerului pot fi îndeplinite și de către administratorul biroului. În acest caz, el trebuie să pună la dispoziția personalului și a spațiilor dotările necesare. Fiecare angajat trebuie să aibă un ecuson și cărți de vizită, astfel încât personalitatea, numele, poziția, datele de contact să poată fi găsite și manipulate corect. Fața specialistului este fața biroului și a companiei.
Materialele de birou sunt furnizate în mod regulat și sunt responsabilitatea administratorului de birou. Planurile economice sunt întocmite pentru furnizarea de bunuri, ținând cont de cantitatea de produse livrate companiei, costul achizițiilor în vrac și sistemele de reduceri. Livrările constante de materiale de birou, inclusiv hârtie și produse consumabile pentru echipamente, se efectuează cu încheierea tranzacțiilor cu furnizorii și companiile de servicii cu participarea directă a directorului de birou. Primirea mărfurilor este controlată prin înregistrări de plată și contabilitate. Emisiunea de papetărie și rechizite pentru personal se face cu numirea persoanelor responsabile și cu disponibilitatea schemelor și procedurilor de distribuire a valorilor economice.
Toate echipamentele sunt controlate de către managerul de aprovizionare, în acest caz de administratorul de birou. Responsabilitățile includ monitorizarea stării echipamentelor tehnice, a comunicațiilor. În cazul unei defecțiuni a aparatelor și utilajelor, este apelată o companie de service sau un tehnician de reparații și se verifică rezultatele activității sale. Un astfel de control apare și atunci când echipamentele noi sunt livrate la birou.
Un inventar de echipamente și furnituri este realizat de către administratorul biroului, împăcând periodic disponibilitatea și starea tehnică a proprietății economice cu datele contabile.
Sub responsabilitatea sa, managerul sprijinului economic gestionează fondurile alocate biroului pentru achiziționarea de bunuri necesare pentru companie și pentru nevoile tehnice ale spațiilor. Managerul de aprovizionare organizează aprovizionarea materială și tehnică a evenimentelor deliberative, conferințe, negocieri.
Secretar și îndatoririle sale
Toate procesele cheie de mai sus în activitatea managerului și deciziile sale ar trebui să fie stabilite oficial, și, prin urmare, responsabilitatea managerului de birou, secretar într-o singură persoană include suport documentar pentru activitățile organizaționale. Fiecare document, în funcție de scop, are propria formă și structură de compilare. Abia atunci decizia sau planul luat vor avea o bază legală și vor necesita implementarea strictă a tuturor punctelor. Așa se creează activitatea unei companii clare și coerente.
Colaborare și integrare
Secretarul-manager organizează o întâlnire și primirea oaspeților. Delegațiile și comisioanele, partenerii, clienții sunt vizitatori importanți ai companiei. Activitățile companiei și dezvoltarea acesteia depind direct de ele. Comunicarea are loc la nivel de afaceri folosind o etică prietenoasă formal, fără a vă deplasa la relațiile personale și la interacțiune - doar munca. Managerul de birou ar trebui să simbolizeze cultura și respectul nu numai ca reprezentant de conducere, ci și pentru compania în ansamblu. Primirea și transmiterea informațiilor de contact se realizează direct de către secretar. Pentru cooperare și soluționarea problemelor importante de interacțiune, se realizează schimbul cărților de vizită, analiza și stocarea acestora în departament. Menținerea corespondenței de afaceri cu partenerii și sucursalele este responsabilitatea managerului de birou. Realizează electronic și prin curier trimitând materialul necesar, primind și analizând informațiile, întreținând corespondență de afaceri.
Manager în structura de management
În cele mai multe cazuri, managerul este subordonat direct directorului general al companiei și al conducerii superioare. Responsabilitatea și drepturile sunt prescrise de autorități, care monitorizează respectarea acestora.Atribuțiile managerului de birou pentru CV includ un raport privind organizarea internă a biroului, realizarea rezultatelor productivității și dificultățile întâmpinate în activitatea și prestarea de activități. Ei fac propuneri pentru îmbunătățirea condițiilor, probleme economice și economice privind achiziționarea de echipamente și materiale, cereri de relocare, promovare și concediere a lucrătorilor. Sunt luate în considerare pedepsele disciplinare și stimulentele pentru specialiști distinși.
Instrucție de specialitate
Angajarea unui nou manager este însoțită de compilarea și adoptarea unui set de îndatoriri, drepturi și responsabilități. Instrucțiunea managerului de birou include o listă completă a tuturor normelor și regulilor de mai sus pentru muncă și organizare, include, de asemenea, persoane sau funcții care raportează administratorul.
Scara carierei
Cariera managerului se bazează pe dezvoltarea internă și creșterea profesională, ceea ce înseamnă îmbunătățirea abilităților. Schimbarea de influență apare odată cu creșterea sau scăderea autorității în ochii subordonaților și a altor angajați. Mobilitatea pozitivă verticală a poziției este determinată de succesele în realizarea obiectivelor stabilite de companie, inițiativa și calitățile sociabile, abilitățile inovatoare și o metodologie eficientă de lucru.
Managerul de birou este una dintre cele mai căutate profesii. Un specialist eficient ar trebui să acorde o atenție considerabilă resurselor umane, această cerință este responsabilitatea managerului de birou pentru CV. Corect corect de interior abilități de conducere și un personal înalt calificat va afecta pozitiv dinamica dezvoltării companiei.
