oficialii Atribuțiile secretarului constituie partea principală a instrucțiunilor de desfășurare a activităților de muncă pentru postul de angajare desemnat. Pe lângă lista anumitor recomandări care sunt obligatorii, un document similar conține informații despre cerințele, drepturile, aria de responsabilitate a secretarului, precum și reglementările generale privind munca. Nu trebuie considerat că o astfel de poziție profesională este simplă și nu necesită luarea în considerare a anumitor nuanțe.
Responsabilități generale
Mai întâi trebuie să înțelegeți care sunt îndatoririle clasice, unificate ale secretarului. Pe scurt, acestea pot fi reduse la următoarele recomandări obligatorii:
- Asigurarea activităților administrative ale managementului.
- Primirea și redistribuirea corespondenței, prelucrarea, pregătirea și trimiterea răspunsurilor la scrisorile primite, după caz.
- Furnizarea lucrărilor de birou, colectarea și procesarea informațiilor necesare conducerii superioare.
- Acceptarea documentelor de la angajați pentru transmiterea către superiori pentru semnătură și familiarizare.
- Pregătirea ședințelor și procesele verbale ale acestora.
- Achiziționarea de birou și a altor produse necesare pentru a asigura activități normale de lucru.
- Organizarea recepției angajaților și a altor vizitatori.
- Îndeplinirea unui număr de instrucțiuni.
Cerințe de cunoștințe
Responsabilitățile angajatului pot varia ușor în funcție de specializarea principală. Cu toate acestea, indiferent de aceasta, cunoștințele din următoarele domenii pentru această poziție vor fi de prisos și foarte utile:
- Fundamentele dreptului muncii și administrativ.
- Etică generală și eticheta de afaceri.
- Fundamente ale documentației.
- Măsuri de siguranță.
- Reguli de lucru cu calcularea, recepția și negocierea, precum și echipamentele de birou.
- Protecția muncii
- Cerințe pentru desfășurarea corespondenței de afaceri.
Printre altele, este imposibil să îndepliniți în mod corespunzător atribuțiile de secretar fără cunoașterea fundamentelor interne ale întreprinderii, rutina activităților, documentele de reglementare și multe altele.
Responsabilități asistente
Atribuțiile secretarului managerului nu diferă cu mult de cerințele generale date mai sus. De asemenea, primește și transmite corespondența, este angajat în copierea și arhivarea documentelor, controlează livrarea comenzilor șefului către persoane responsabile, efectuează documentele necesare, asigură achiziționarea de bunuri prioritare. Printre altele, un astfel de specialist ar trebui să poată face față:
- furnizarea de activități administrative, precum și administrative;
- colectarea și prelucrarea, apoi furnizarea de informații la solicitarea unui nivel superior;
- organizarea convorbirilor telefonice și personale;
- scrierea scrisorilor de afaceri;
- crearea condițiilor pentru creșterea eficacității liderului și a multor altora.
De regulă, aceste atribuții oficiale ale secretarului șefului pot fi îndeplinite de persoane cu studii profesionale superioare și secundare. În ultimul caz, un avantaj semnificativ este prezența experienței de muncă în profesia de 2 ani.
Drepturile secretarului
Trebuie amintit că nu numai îndatoririle oficiale ale secretarului îi determină munca, angajatul are, desigur, și anumite drepturi. Astfel, acestea includ oportunitatea de a face cunoștință cu proiectele de lucru și dreptul de a face propuneri raționale ca parte a fișei postului lor.În plus, atunci când identifică deficiențe în cadrul competenței sale, secretarul are dreptul să atragă atenția șefului asupra acestor aspecte.
Cerințe pentru activitățile funcționarului
Sarcinile secretarului-secretar, de regulă, sunt ușor diferite de cele descrise mai sus. În acest caz, asistentul manager ar trebui să furnizeze în primul rând activități de gestionare directă, în timp ce funcționarul în cea mai mare parte este axat pe lucrările de hârtie. Instrucțiunile pentru opera sa trebuie să includă aspecte precum:
- Prelucrarea mail-urilor primite, compilarea și trimiterea răspunsurilor
- Monitorizarea implementării comenzilor și instrucțiunilor.
- Verificarea corectitudinii proiectării documentației interne.
- Înregistrarea, contabilitatea, stocarea documentelor.
Cerințe pentru activitățile grefierului
Modificări mult mai importante includ atribuțiile oficiale ale grefierului. De regulă, acești specialiști sunt implicați direct în menținerea și fixarea ședințelor de judecată. În plus, pregătesc scrisori, anchete și alte documente, pot apela persoane care participă la dezbaterea judiciară. O astfel de activitate activă poate fi efectuată de o persoană cu studii superioare și incomplete, fără experiență de muncă relevantă. De regulă, această poziție este aleasă de tinerii și fetele care doresc să dobândească experiență în sfera judiciară și să își continue cariera în domeniul jurisprudenței.
Unii s-ar putea părea că un astfel de post vacant nu necesită cunoștințe și abilități speciale, deci va fi potrivit pentru mulți, dar acest lucru nu este în întregime adevărat. Ce mai face grefierul judiciar? Atribuțiile sale includ:
- Respectarea Constituției, a legilor federale și a oricăror alte acte și acte juridice de reglementare.
- Executarea ordinelor unui judecător sau a altor persoane autorizate.
- Interacțiunea cu alți membri ai structurii judiciare pentru soluționarea problemelor din competența grefierului.
Informații generale
oficialii îndatoririle funcționarului, asistentul șef și personalul instanței sunt reglementate de un document special numit fișa postului. Prezența acesteia în orice companie este obligatorie, deoarece, conform listei de reguli specificate, un angajat înțelege ce acțiuni trebuie să efectueze și care nu. Un astfel de document este elaborat și redactat cu participarea echipei de conducere și, fără a conține, conține subsecțiuni precum dispoziții generale, drepturi și obligații, zona de responsabilitate, relațiile angajaților din cadrul companiei, precum și aplicațiile necesare.
