O notă este un document interstatal prin care se produce comunicarea oficială între angajați. Conținutul său este redus la sarcini, la îndeplinirea oricăror sarcini etc., adică la probleme de lucru. În ciuda faptului că scrierea unui memo este o chestiune simplă și nereglementată prin reguli foarte stricte, cu toate acestea, trebuie să le cunoașteți. În acest articol, vom lua în considerare procedura de compilare a acestei documentații, tipuri etc.
trăsătură
Natura notei de serviciu este informațională, ceea ce înseamnă că conține anumite notificări, mesaje, instrucțiuni etc. Problemele abordate în aceasta se referă la angajatul specific căruia i-a fost trimis. Cu alte cuvinte, o notă este o cutie de instrumente pentru comunicarea în cadrul unei întreprinderi.
Notă: memoriul obligatoriu nu a fost stabilit. Acesta este un document suplimentar, deși se pot întocmi comenzi și instrucțiuni pe baza acestuia.
practică
Memoriul este considerat a fi o documentare frecvent utilizată, în același timp, care nu este inclusă în lista documentelor de management clasificate oficial. Folosit pe scară largă, devine comunicare la nivel orizontal: adică este întocmit de un angajat al unei unități pentru a transfera o cerere sau o propunere către un angajat al alteia.
Important: statutul obiectelor de conducere, între care comunicarea se face printr-un memo, ar trebui să fie echivalent. În caz contrar, documentul este considerat nu o notă, ci o notă.
Scopul utilizării
Un memorandum pentru lucru poate fi utilizat în diferite cazuri.
Iată câteva exemple:
- pentru bonusurile angajaților;
- să trimită un angajat într-o călătorie de afaceri;
- raportarea către departamentul de logistică despre defecțiuni ale echipamentului;
- nota de cumpărare;
- notificarea șefului de securitate de la șeful oricărei alte unități cu privire la necesitatea ca persoanele neautorizate (nu angajații) să intre în clădirea companiei din motive;
- o cerere sub forma unui memoriu trimis departamentului de contabilitate pentru alocarea resurselor materiale pentru anumite nevoi etc.
Cazuri selectate pentru scrierea de note
Deși memoriul este considerat o hârtie internă, unul dintre soiurile sale este un document trimis comisiei de atestare. Cu toate acestea, utilizarea notelor lipicioase numai pentru comunicarea de lucru este încă mai frecventă.
Cum să scrii o notă?
Normele de bază pentru redactarea unei note sunt similare cu oricare alte. Acestea includ scrierea pe o foaie în format A4, instrucțiuni de la cine și cui este trimis, certificare după dată și semnătură. Dar cum să scrii o notă în conformitate cu toate cerințele?
- în centru (permis și în partea stângă a foii) scrieți numele corespunzător al documentului;
- Există două opțiuni pentru scrierea datei - atât cu cifre complet arabe, cât și cu indicarea lunii în cuvinte;
- în titlu, la rubrica principală se poate adăuga o scurtă descriere a conținutului documentului;
- Informațiile despre expeditor și destinatar trebuie să fie complete: nume, prenume și patronimice, numele complet al poziției și departamentul (unitatea) la care este atașată această poziție.
Notă de serviciu Conținut
Răspunsul la întrebarea modului de a scrie o notă include nu numai detaliile și atributele acestui document, dar și conținutul acestuia.
Lucrarea analizată nu necesită o declarație a esenței problemei într-un limbaj foarte uscat și oficial - este permisă narațiunea gratuită, care să reflecte în mod specific motivul scrisului.
Conținutul este de obicei împărțit în două părți. Primul dintre acestea se numește preambul. Acesta vorbește pe scurt despre ceea ce a determinat redactorul să scrie o notă și să o trimită unui anumit angajat.
A doua parte este considerată principală, de asemenea este mai mare decât preambulul. Acest text include o declarație a cererii sau propunerii directe. La acesta se poate adăuga o analiză a situației, concluzii și rezultate.
formă
Când sunt întrebați despre cum să scrie un memo, unele companii oferă pur și simplu angajaților lor o formă specială. Dar, trebuie menționat, aceasta nu este o unificare obligatorie - GOST oferă numai dispoziții consultative (cu privire la fonturi, dimensiuni și spațiere) fără un eșantion aprobat. Cu toate acestea, dacă acest lucru există într-o anumită companie, cel mai bine este să rămâneți la ea.
Serviciu și memorii
Un pic mai mare în notă, sa observat cum diferă notele oficiale și cele de raportare. Dar multe persoane sunt încă înclinate să le confunde între ele.
Cele mai frecvente erori sunt:
- memo pentru angajatul de la angajat la șef (de fapt, un raport);
- despre cresterea salariului;
- despre promovare.
Ultimele două implică un tratament nu la nivel orizontal, ci vertical, ceea ce neagă definiția unui memo.
Important: împărțirea notelor în memorii și explicative a priori este incorectă.
înregistrare
Toate memoriile sunt înregistrate în registru. În funcție de modul în care este organizată documentația în fiecare anumită companie, fie cel care a întocmit hârtia, fie cea care a primit-o se poate ocupa de acest lucru. În orice caz, aceasta se reduce la faptul că notei de serviciu i se atribuie un număr unic, care ar trebui indicat în textul său.
Exemplar memo
"Departamentul de vânzări, directorul Direcției Tehnologia Informației V. A. Kutsak
memorandum
№ 19-43/102
13 aprilie 2015
La testarea stării unui computer pentru performanțele sale
Începând cu data de 04/10/2015 în computerul personal al unui angajat de vânzări R. D. Maksimenko, există defecțiuni obișnuite, și anume: o repornire fără a da această comandă PC-ului, probleme cu pornirea / oprirea și, de asemenea, pâlpâirea ecranului. Datorită celor descrise, vă rog să efectuați diagnosticul necesar de către specialiștii departamentului dvs. pentru a detecta cauzele defecțiunilor, precum și pentru a le rezolva cu succes. Sugerez ca rezultatele testării să fie emise în scris, rezumate la alte acțiuni: repararea sau înlocuirea utilajului.
Șef secție L. A. Kudryavtsev "
Să presupunem că s-a dovedit că computerul nu este reparator. În acest caz, întocmim un memoriu pentru a scrie echipamentul.
Exemplu de notă de dezafectare
"Departamentul de vânzări, Directorul logistic Departamentul M. A. Oleinik
memorandum
№ 21-45/104
16 aprilie 2015
Despre dezafectarea unui PC care nu funcționează
Începând cu 10 aprilie 2015, au apărut defecțiuni regulate în computerul personal al unui angajat de vânzări, R. Maximenko. Diagnosticele efectuate de aceștia de către specialiștii departamentului IT au arătat următoarele: PC-ul nu este potrivit pentru operarea ulterioară. În acest sens, rog să scriu echipamentul de mai sus pentru inoperabilitate.
Șef secție L. A. Kudryavtsev "
Pe lângă ea, veți avea nevoie de o altă notă - pentru a înlocui echipamentul dezafectat.
Notă de înlocuire a echipamentului
"Departamentul de vânzări, directorul departamentului de logistică M. A. Oleinik
memorandum
№ 22-46/104
17 aprilie 2015
Despre înlocuirea unui computer stricat
Calculatorul personal al unui specialist al departamentului, Maksimenko R. D., a fost dezafectat și trebuie înlocuit din cauza funcționării sale (conform doc. Nr. 20-44 / 103 din 15.04.2015).Vă rugăm să furnizați echipamente noi care să corespundă parametrilor dezactivați. Vă rugăm să informați despre implementare în scris. Atașez la notă raportul diviziei tehnologiei informației cu privire la diagnostic și rezultatele acesteia.
Șef secție L. A. Kudryavtsev "
În concluzie
De obicei, scrierea unui memo nu provoacă probleme. Acest document interstatal este un mijloc de comunicare destul de familiar între diferite niveluri de guvernare. Numai „confuzia” dintre notificări și notificări poate provoca bariere condiționate (articolul indică modul în care acestea diferă).
În unele companii, compilarea memoriilor are loc exclusiv în funcție de modelul introdus și aprobat (în acest caz, este mai bine să se aprovizioneze cu formulare speciale pentru acestea), în altele este mai mult decât gratuit.
La întocmirea acestui document, ar trebui să se ghideze aceleași reguli ca și pentru alte documente - fontul și distanțarea în funcție de GOST, data și semnătura pentru valabilitatea notei.
În general, o notă este un set de instrumente foarte convenabil, care este ușor de stăpânit și, atunci când este utilizat corect, există o lucrare bine coordonată și clară a unei echipe de organizații. Ajută la menținerea unei legături holistice între departamente și, de asemenea, consolidează structura pe care o compun.
